Accélérez la clôture : réconciliation des comptes et rapprochement des transactions

"Automatisation" : le mot est sur toutes les lèvres, au point d'en perdre son sens. Pourtant, la réalité est là : la digitalisation ouvre chaque jour de nouvelles possibilités pour gagner du temps et éliminer les erreurs.

Tout ce qui est répétitif et chronophage est un candidat naturel à l'automatisation. Les réconciliations de comptes cochent évidemment ces deux cases. Le processus est identique à chaque cycle, et la grande majorité des comptes se réconcilie du premier coup, sans nécessiter la moindre investigation. Difficile à croire ? Pourtant, selon l'enquête CFO d'EY (2020), 95 % du temps des équipes finance est consacré à des transactions qui correspondent déjà, au détriment des écarts qui méritent vraiment attention.

L'automatisation devient d'autant plus urgente quand on sait que, selon l'étude Finance Benchmark de Ventana Research (2022), 43 % des organisations mettent encore plus de six jours à clôturer leurs comptes. Plus surprenant encore : d'après Accounting Web (2021), 30 % des répondants déclarent que leur clôture s'étale sur 16 à 19 jours ouvrés. La pression pour raccourcir ces délais, communiquer les résultats plus rapidement aux parties prenantes et prendre de meilleures décisions ne cesse de s'intensifier. Accélérer les réconciliations de comptes peut faire une différence considérable, sur tous ces plans à la fois.

Dans cet article, nous verrons pourquoi une solution de réconciliation de comptes pleinement intégrée, combinée à des capacités de chargement et de rapprochement de transactions, est indispensable pour garantir une clôture financière dans les délais.

Le défi

Pour de nombreuses organisations, le processus de réconciliation de comptes ne se limite pas à une charge de travail manuelle et fastidieuse : il génère aussi des retards significatifs dans la clôture financière. La raison est simple : les grandes entreprises internationales doivent réconcilier des centaines, voire des milliers de comptes à chaque clôture mensuelle ou trimestrielle, au niveau de la maison mère comme de ses filiales. À cela s'ajoute la nécessité de rapprocher les données entre les multiples applications utilisées pour piloter l'activité. Plus les systèmes sont nombreux, plus les réconciliations se multiplient.

Les directions financières les plus avancées cherchent à éliminer les risques inhérents aux processus manuels : réconciliations manquantes ou perdues, comptes non réconciliés, reports à nouveau mal utilisés, justifications insuffisantes. Beaucoup ont opté pour des logiciels de réconciliation de comptes autonomes pour y remédier.

Mais cette approche n'est pas toujours la bonne réponse. Avec des applications dédiées et déconnectées du reste du système d'information, un "écart d'intégrité des données" (voir Figure 1) apparaît entre les réconciliations et les états financiers. Quand les comptes sont réconciliés dans un outil distinct du processus de reporting financier, les données se désynchronisent facilement, entraînant des retards de clôture et des problèmes de fiabilité des données.

Figure 1 – Applications de réconciliation de comptes autonomes

La solution

Pour rendre les réconciliations de comptes véritablement efficaces, il ne suffit pas d'automatiser le processus : il faut l'intégrer pleinement à la clôture financière. Lorsque les balances comptables sont chargées dans un système unique, qui couvre à la fois la consolidation financière, le reporting et les réconciliations, les données restent en permanence synchronisées et la clôture gagne en rapidité comme en fiabilité. Un seul chargement de balance peut ainsi alimenter en parallèle l'ensemble des processus de reporting, y compris les réconciliations, à partir d'une source unique. Ce fonctionnement réduit les risques d'écarts et accélère la clôture.

Un système unifié doit également intégrer une fonctionnalité de rapprochement automatisé des transactions, pour résoudre les écarts rapidement et accélérer le processus de réconciliation en permettant de croiser facilement des données transactionnelles provenant de sources multiples.

Voici pourquoi l'automatisation est au cœur de cette approche :

• Moins d'étapes manuelles
• Fini les réconciliations hasardeuses sous Excel
• Une logique basée sur des règles, qui permet aux équipes de se concentrer sur les exceptions et d'optimiser les processus

Quand le processus est entièrement automatisé et unifié, les bénéfices d'une balance comptable commune à toutes les étapes de la clôture et de la conformité deviennent évidents. Les données évoluent en permanence tout au long de la clôture : dans un système automatisé, ces mises à jour se propagent instantanément à l'ensemble des processus, sans avoir à déplacer manuellement les données entre des solutions distinctes. L'écart d'intégrité des données est ainsi définitivement éliminé (voir Figure 2).

Figure 2 – L'approche unifiée : en finir avec l'écart d'intégrité des données

Pourquoi OneStream ?

OneStream's single unified platform approach and financial data quality management capabilities are unique in the market. The Account Reconciliations and Transaction Matching solutions are both available to all customers as free downloads from the OneStream Marketplace, part of the OneStream Solution Exchange which makes available more than 75 other business process solutions. Using these solutions, organisations can then incorporate account reconciliations and transaction-level matching directly into daily, weekly, or monthly tasks and workflows, which are also managed in OneStream.

100% de réussite client

C'est cette capacité à unifier les processus de clôture financière en parallèle, sans complexité ajoutée, qui permet à OneStream de remplacer plusieurs applications finance héritées ou connectées, ainsi que les tableurs. Une opportunité réelle pour les organisations de réduire leur coût total de possession et de maximiser le retour sur leur investissement OneStream. Voici quelques exemples concrets :

The Carlyle Group souhaitait simplifier son environnement CPM en regroupant trois outils disparates au sein d'une plateforme unique, moderne et évolutive, capable de répondre aux besoins actuels et futurs, tout en donnant aux métiers plus de maîtrise sur leurs réconciliations. Après le déploiement de OneStream pour la clôture financière, la consolidation, le reporting, le budget et la planification des effectifs, le groupe a adopté la solution de réconciliation de comptes OneStream. Désormais, l'ensemble de l'organisation réconcilie dans un outil unique, sans aucune réconciliation hors système. Le groupe peut aussi appliquer ses politiques comptables (seuils, fréquences, autres exigences) et dispose d'un niveau d'auditabilité et de traçabilité accru, grâce à une source unique de données pour le reporting et les réconciliations.

AFL, après avoir déployé OneStream pour la clôture financière, la consolidation, le reporting et le budget, a remplacé Blackline par la solution de réconciliation de comptes OneStream. Résultat : une accélération de 75% du processus de réconciliation et une économie d'environ 100 000 dollars par an sur les licences logicielles.

L'ambition d'une source unique de vérité est pleinement réalisable avec OneStream.

En savoir plus

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