Les entreprises comptent sur les responsables financiers pour fournir des informations uniques sur l'élaboration d'un plan annuel efficace. Le plan de planification annuel détermine le cours des opérations au cours de l'année à venir, conseillant les parties prenantes sur les endroits où investir, réduire les coûts et allouer les ressources. Pour la plupart des organisations, la planification fiscale est principalement soutenue par des feuilles de calcul Excel®, mais étant donné le rythme rapide des affaires et la fréquence des perturbations mondiales des marchés et des chaînes d'approvisionnement, ainsi que le rythme des affaires aujourd'hui, il est temps d'adopter un processus de planification annuelle plus dynamique.
Planification annuelle dans un environnement commercial en évolution rapide
Qu'une entreprise soit confrontée à des perturbations économiques, géopolitiques, du bassin de main-d'œuvre ou de la chaîne d'approvisionnement, les prévisions financières statiques ne suffisent plus, et l'utilisation d'Excel comme principal outil de planification non plus. Une meilleure option est un processus dynamique qui permet une collaboration transparente, un suivi des résultats simple et un processus de planification plus rapide et plus fiable. Une telle solution garantit que le processus de planification annuelle génère plus de valeur pour l'entreprise et est beaucoup moins cloisonné et chronophage.
Le plan annuel doit finalement rassembler les éléments de tous les processus de planification d'une organisation (financiers, opérationnels et qualitatifs) afin de fournir une image complète pour l'année à venir. Cela comprend, mais sans s'y limiter, des plans opérationnels pratiques externes à la fonction financière mais ayant un impact sur les résultats budgétaires, des plans stratégiques définissant des objectifs institutionnels à moyen terme, et même une planification à long terme axée sur les années ultérieures (voir figure 1).
Figure 1 : Objectifs opérationnels, stratégiques et de planification à long terme
Excel empêche la vitesse et l'agilité dans le processus de planification annuelle
Excel est un outil puissant dans la boîte à outils financière, et il est compréhensible que les analystes financiers aient l'impression d'avoir un diplôme dans "l'art d'Excel". Cela dit, Excel peut présenter des obstacles chronophages qui frustrent les utilisateurs, contrecarrant ainsi le processus de planification annuelle.
Les défis liés à la gestion d'un grand ensemble de données dans Excel et au maintien de la confiance dans les chiffres peuvent rapidement submerger tout processus de planification financière. La conséquence des conflits de données oblige souvent les professionnels de la finance à passer un temps précieux à revalider et à défendre les chiffres pendant les périodes de planification difficiles en raison de modèles Excel difficiles à suivre ou opaques.
Figure 2 : Fouiller dans les données Excel pour identifier les formules cachées peut être frustrant et chronophage
La bonne nouvelle est qu'il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi.
Générez des partenariats commerciaux dans le processus de planification annuelle avec le logiciel CPM
Pour éviter ces limitations, les professionnels de la finance peuvent faire évoluer le processus de planification annuelle en passant des feuilles de calcul sujettes aux erreurs et chronophages à un Logiciel CPM solution qui agrège et unifie (figure 3) données opérationnelles et financières – apporter immédiatement de la valeur aux efforts de planification.
Figure 3 : Agréger et unifier les données opérationnelles et financières pour obtenir de meilleures informations dans OneStream
Voici quelques avantages clés de l'utilisation d'un logiciel CPM spécialement conçu pour la planification annuelle :
- Une collaboration plus efficace: Éliminez les problèmes de contrôle de version et les fils de discussion fastidieux avec plusieurs pièces jointes en réunissant différentes équipes dans une seule application. Assurez-vous que rien ne manque en utilisant le logiciel CPM qui rassemble les données historiques internes et externes en un seul endroit. Intégration des données d'informations financières et opérationnelles aide les professionnels de la finance à identifier les informations manquantes.
- Améliorer la précision des prévisions: Réduisez les modifications erronées et suivez et optimisez les performances pour générer de meilleures informations. Ces informations améliorent ensuite les cycles de prévision, génèrent des données meilleures/plus propres et aboutissent finalement à des projections financières plus précises. L'utilisation appropriée de feuilles de calcul flexibles en tant que logiciel frontal du CPM permet l'analyse des données à l'aide de fonctionnalité Excel intégrée sans trop compter sur les capacités limitées d'Excel, les utilisateurs peuvent enfin prendre le contrôle de la connexion entre les sorties de données et les données source dans le logiciel CPM.
- Activer une meilleure auditabilité : Activez la capacité d'exploration en arrière dans les données au niveau des transactions pour garantir la confiance dans les chiffres grâce à Qualité des données financières. Fini le temps où l'on souffrait de cellules de données mal saisies ou corrompues ne fournissant aucune traçabilité ; au lieu de cela, donnez aux professionnels de la finance une confiance totale dans les chiffres utilisés dans le processus de planification.
- Gagnez du temps et revenez à l'essentiel: Récupérez du temps pour effectuer des tâches à valeur ajoutée et des analyses significatives qui mènent à de meilleures informations. Libérez les analystes du dépannage, des feuilles de calcul boguées et de l'exploration des rangées de données pour corriger les erreurs de clé ou les erreurs. Rétablissez l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée en permettant à l'équipe financière de se concentrer sur des tâches importantes au lieu de passer de longues heures et des nuits tardives au bureau à régler des problèmes de logiciels et de données.
Comme nous le savons, le temps c'est de l'argent - et plus on passe de temps à des informations précieuses au lieu de traiter les données de systèmes disparates, meilleur et plus fiable votre plan annuel sera.
Conclusion
Bien que les feuilles de calcul Excel puissent être puissantes, votre équipe doit avoir confiance dans le résultat de vos efforts de planification annuelle - et il n'y a pas de meilleur moyen de le faire qu'en passant d'un processus lourd de feuilles de calcul à un logiciel CPM. Le logiciel CPM prend en charge une collaboration efficace et réduit le temps perdu sur des activités sans valeur ajoutée, en favorisant un dialogue plus significatif sur les risques et les opportunités, et en fournissant une meilleure compréhension des besoins de trésorerie et de capital qui génèrent de la valeur commerciale.
En savoir plus
Lorsqu'ils sont mis à rude épreuve, les os humains ont la capacité de s'adapter au stress en se détériorant rapidement en taille au fil du temps. La même chose pourrait être dite pour les organisations aux prises avec des outils de gestion des performances hérités. Le stress causé par des applications financières obsolètes peut être ressenti non seulement par les équipes financières, mais aussi à l'échelle de l'entreprise par le biais d'une baisse massive de l'efficacité des processus.
Premier fournisseur de solutions pour les procédures d'implants orthopédiques, Orchid Orthopaedics avait besoin de se remettre des blessures causées au sein de sa propre organisation financière après des années d'utilisation d'Infor et d'Excel®. Ces applications fragmentées entravaient les progrès d'Orchid Orthopaedics vers des processus de consolidation financière et de planification plus solides. Heureusement, ils savaient que plus tôt une plate-forme financière moderne serait mise en œuvre, plus tôt le processus de guérison commencerait et plus leur organisation serait rapide et efficace. Lisez la suite pour en savoir plus sur le parcours de transformation financière d'Orchid Orthopaedics et les succès qu'ils ont connus en remplaçant Infor et Excel® par OneStream.
Fournir des services de pointe pour les dispositifs médicaux
Basée à Mason, MI, Orchid Orthopaedic Solutions (Orchid) fournit des solutions pour les procédures d'implants orthopédiques depuis 2005. Orchid est désormais un leader mondial des solutions de dispositifs médicaux orthopédiques, fournissant des services de conception et de fabrication à l'échelle mondiale. Spécialisée dans les implants, les instruments à usage unique et les technologies innovantes dans les domaines de la reconstruction articulaire, des hanches, des genoux, de la colonne vertébrale, des traumatismes, des extrémités et des soins dentaires, Orchid détient les normes de qualité les plus élevées de l'industrie. Orchid emploie environ 2,000 350 employés et génère plus de XNUMX millions de dollars de revenus annuels.
Points de douleur d'orchidée
Orchid avait besoin d'une plate-forme offrant une plus grande visibilité et optimisation pour soutenir le développement rapide de l'entreprise. Orchid utilisait Infor CPM pour les consolidations financières et Microsoft Excel® pour la planification financière, mais rencontrait de nombreuses limitations et défis. Pour consolider les chiffres réels et les prévisions dans Infor, l'équipe des finances passait près de deux heures à rendre le système, ce qui a entraîné des retards dans leurs processus de clôture et de budgétisation. La fonction de complément Excel® d'Infor nécessitait trop d'efforts manuels pour effectuer une analyse ad hoc et la création de nouveaux rapports était très inefficace. Du côté de FP&A, la conception de leur système n'a pas permis à Orchid d'utiliser des fonctionnalités pour des prévisions améliorées telles que la planification des personnes, la planification CAPEX, les scénarios de simulation, etc.
Orchid a donc commencé sa recherche d'une nouvelle solution CPM, innovante et pratique. Orchid a été très impressionné par les capacités de la plate-forme de financement intelligent de OneStream et par les Quadrant magique de Gartner placement de leadership dans les deux consolidation financière et la planification financière. Les références clients de OneStream ont aidé l'équipe Orchid à consolider sa décision et ils sont passés d'Infor à OneStream.
La finance implante une solution moderne
En se convertissant à OneStream, Orchid s'est désormais doté d'une plateforme unifiée de consolidation financière, de reporting, budgétisation et prévision. Contrairement à la version d'Infor, la fonction de complément Excel® de OneStream permet à Orchid d'exécuter facilement une analyse ad hoc sur des données réelles de manière récurrente, tandis que les flux de travail guidés offrent une visibilité améliorée sur le processus de clôture.
Avec OneStream, Orchid bénéficie de temps de consolidation plus rapides, d'un processus de clôture rationalisé et d'un accès plus rapide aux résultats. En fait, Orchid a raccourci le processus de clôture mensuelle de 20 %-. L'équipe Orchid comprend désormais mieux les performances mensuelles et a réduit de 2 à 3 jours le temps nécessaire à la compilation des résultats de fin de mois pour l'équipe de direction et le conseil d'administration.
Orchidée a même étendu sa plateforme OneStream pour inclure Réconciliation des comptes , Gestionnaire de tâches et People Planning solutions de OneStream MarketPlace™. La fonction Gestionnaire des tâches a fourni une meilleure visibilité sur l'état du processus de clôture de fin de mois en mettant à jour les propriétaires du processus. De plus, People Planning automatise la prévision des coûts de main-d'œuvre, permettant à Orchid de mieux gérer ses dépenses les plus importantes.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur le parcours OneStream unique d'Orchid Orthopaedics, nous vous invitons à lire leur Témoignage client. Et si votre organisation est prête à commencer votre parcours de transformation financière, contactez OneStream dès aujourd'hui!
Un produit révolutionnaire est lancé sur le marché. Êtes-vous impatient de le tester ou attendez-vous qu'il soit largement accepté par la société ? Il y a de nombreux avantages à se lancer tôt, en particulier lors de l'adoption de la technologie. Les organisations avant-gardistes peuvent se positionner à l'avant-garde d'un mouvement et d'une évolution majeurs du marché. Comme on dit, le lève-tôt attrape le ver.
Avec un œil sur l'innovation, Huisman était prêt à adopter de nouvelles technologies pour son parcours de transformation financière qui a commencé en 2018. En tant que l'un des premiers à adopter OneStream aux Pays-Bas, Huisman a tenté sa chance, et c'était une bonne occasion. Huisman a vu l'attrait et le potentiel de OneStream parce que la vision de l'entreprise s'alignait sur ses propres besoins et objectifs. Depuis lors, OneStream a été nommé leader dans les rapports Gartner Magic Quadrant pour Cloud Financial Close et Planification et analyse financières dans le cloud (FP&A) marchés, et a récemment reçu un score de recommandation de 100 % dans le Enquête de planification BARC 21.
Lisez la suite pour en savoir plus sur le parcours OneStream de Huisman et les succès qu'ils ont connus en remplaçant Excel par une plate-forme financière intelligente.
Paysage épars d'applications
Fondée en 1929, Équipement Huisman est une société d'exploitation mondiale dont le siège social est basé à Schiedam, aux Pays-Bas. Huisman conçoit et fabrique des équipements de construction lourde pour les plus grandes entreprises mondiales des marchés des énergies renouvelables, du pétrole et du gaz, du civil, de la marine et du divertissement. Les produits de Huisman vont des grues, des équipements de pose de canalisations, des équipements de forage et des treuils aux conceptions de navires et aux offres spéciales. Huisman emploie environ 2,500 600 personnes et réalise un chiffre d'affaires annuel de XNUMX millions d'euros.
Avec des implantations dans le monde entier, Huisman disposait de 10 bureaux régionaux utilisant différents systèmes financiers locaux et Excel pour la consolidation financière et les rapports de projet. Les chiffres de fin de mois et de clôture trimestrielle prendraient jusqu'à un mois, tandis que les rapports de fin d'année prendraient 3 à 4 mois. Il n'y avait pas de pack de rapports standard pour tous les départements et emplacements, ce qui a conduit à des données non concordantes qui ont rendu les rapports difficiles.
Des feuilles de calcul à une plateforme financière intelligente
Huisman s'est lancé dans une transformation numérique pour améliorer la transparence dans l'ensemble de l'organisation et optimiser les performances de l'entreprise. Cela incluait une forte concentration sur l'amélioration de la consolidation financière, des rapports et de la gestion de la performance des projets. Bien qu'un nom inconnu dans la région des Pays-Bas à l'époque, la plate-forme cloud de OneStream a été sélectionnée en raison de sa capacité à rationaliser les rapports financiers, mais aussi à prendre en charge une gestion plus opérationnelle et des performances de projet. Huisman croyait fermement que OneStream apporterait confiance dans leurs contrats et moins d'incertitude dans les données financières.
La phase 1a de la mise en œuvre de OneStream s'est concentrée sur l'administration du projet pour 50 entités déclarantes. Cela comprenait le traitement des chiffres réels, des budgets de vente, des budgets révisés et des prévisions dans OneStream avec des informations détaillées sur les heures et les coûts par projet. La gestion des activités intersociétés est rationalisée grâce aux conversions de devises des taux de projet qui se produisent dans OneStream. La phase 1b s'est concentrée sur la mise en œuvre du consolidation financière modèle avec P&L, bilan, cash-flow et reprise des capitaux propres produits dans OneStream. Les phases futures comprendront des rapports fiscaux, des informations de trésorerie quotidiennes, la planification et la budgétisation, etc.
Avantages du passage à OneStream
OneStream était suffisamment flexible pour connecter les paysages système à travers les emplacements, éliminant le besoin de déplacer des données entre des systèmes fragmentés et offrant à Huisman une meilleure compréhension des performances du projet dans chaque entité et portefeuille. En équilibrant les rapports de projet avec les rapports financiers, Huisman a gagné en visibilité sur les performances du projet avec des données financières plus détaillées.
Avec 90 % de leurs données de projet dans OneStream, Huisman réconcilie de manière transparente entre les systèmes et les emplacements. OneStream capture différents niveaux d'informations sur tous les sites, ce qui a considérablement rationalisé la gestion des projets et des contrats. Les utilisateurs peuvent explorer les informations récapitulatives sur un projet, puis les détails des employés, pour mieux gérer le cycle de vie du projet, de la proposition à la livraison. Les utilisateurs peuvent faire leur propre analyse en découpant et en découpant les données selon leur propre point de vue.
Avec plus de 50 rapports, Huisman est passé du suivi mensuel au suivi quotidien des heures pour 600 employés sur l'ensemble des projets. Ils disposent désormais de packs de rapports standard détaillés que les chefs de projet, les chefs de service et le conseil d'administration peuvent examiner.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur le parcours OneStream unique de Huisman, nous vous invitons à lire leur Témoignage client. Et si votre organisation est prête à abandonner les feuilles de calcul et à commencer votre parcours de transformation numérique, contacter OneStream dès aujourd'hui !
Si une activité rapide de fusions et acquisitions peut fournir une plate-forme stratégique pour une croissance future, elle peut également présenter des défis opérationnels. Par exemple, une organisation se retrouvera souvent avec plusieurs sociétés différentes à bien des égards, des modèles d'exploitation à l'ERP et à d'autres systèmes. Ce fut le cas pour Grupo Traxión, une organisation leader de logistique et de transport automobile composée de 32 entreprises, chacune avec ses propres ERP, plan comptable et philosophie de travail. Mais en mettant en œuvre une plate-forme moderne de gestion des performances d'entreprise (CPM), Grupo Traxión a pu abandonner ses processus manuels basés sur Excel avec une approche unifiée pour la consolidation financière et le reporting dans l'ensemble de l'entreprise.
De nombreuses équipes financières s'appuient sur des feuilles de calcul Excel comme solution de base pour la budgétisation, la planification et les prévisions. Pour les organisations plus petites et moins sophistiquées, le faire souvent semble comme une approche raisonnable. Après tout, Excel est généralement disponible dans le cadre de l'infrastructure par défaut de l'entreprise, il est donc familier à de nombreux utilisateurs. Mais la vérité est qu'il y a un problème majeur avec l'utilisation d'Excel. Pourquoi? Eh bien, des problèmes surviennent lorsque les organisations utilisent Excel comme plus qu'une solution pratique pour gérer les tâches personnelles de base et commencent à s'appuyer sur lui pour prendre en charge les processus financiers critiques.
Dans cette situation, les équipes financières s'enlisent rapidement dans la gestion de feuilles de calcul fastidieuses et sujettes aux erreurs et sont entravées par un outil qui manque de fonctionnalités de flux de travail et de pistes d'audit. Ces coûts cachés des feuilles de calcul limitent la capacité du responsable financier à se concentrer sur leur véritable valeur en soutenant la prise de décision dans l'ensemble de l'entreprise. Cela crée un problème majeur à un moment où de nombreuses organisations doivent relever le défi de la complexité croissante de l'entreprise et de l'évolution rapide du marché. Il n'est donc pas surprenant que les responsables financiers recherchent une solution meilleure et plus moderne qu'Excel.
Lorsqu'il s'agit de budgétiser, de planifier et de prévoir dans une organisation dotée de plusieurs installations, la cohérence au sein de l'entreprise est essentielle. Mais l'utilisation de feuilles de calcul volumineuses pour gérer des informations financières critiques telles que la planification du capital, les données sur la main-d'œuvre, le COGS et plus encore, peut entraîner l'échec d'une entreprise de fabrication complexe. En termes simples, les feuilles de calcul créent des goulots d'étranglement dans la disponibilité et l'exactitude des informations. C'était un problème trop familier pour Innovations in Nutrition and Wellness (INW) Manufacturing. Mais heureusement, ils ont trouvé une plate-forme de gestion des performances d'entreprise (CPM) avant-gardiste qui pourrait répondre à leurs besoins d'aujourd'hui et de demain. Continuez à lire pour en savoir plus.
Survivre et prospérer dans l'environnement commercial volatile d'aujourd'hui nécessite des processus de planification et de reporting agiles, avec un aperçu en temps quasi réel des performances de l'entreprise. Votre organisation est-elle freinée en raison de la dépendance à l'égard de budgets statiques, de feuilles de calcul Excel ou d'applications héritées pour la planification, la budgétisation et les prévisions ? Si tel est le cas, tu n'es pas seul.
Lorsqu'elles s'engagent dans des activités de fusion et d'acquisition, il est impératif que les organisations soient en mesure de s'adapter facilement à l'évolution des conditions commerciales. Cependant, il est courant que le bureau des finances déraille lors de l'intégration des systèmes financiers et du processus opérationnel d'une entreprise nouvellement acquise. Et c'est un défi qui n'était que trop familier pour Prince Corporation.
Les responsables financiers s'efforcent continuellement d'obtenir une clôture de fin de mois plus rapide. Mais lorsque les organisations utilisent des feuilles de calcul volumineuses pour la clôture financière, la consolidation et le reporting, elles ne font que créer un stress supplémentaire pour les équipes comptables. Comme West Bend Mutual Insurance (WBMI) l'a appris, un processus de reporting financier basé sur Excel est fastidieux à gérer, rigide et sujet aux erreurs manuelles. C'est pourquoi, pour éviter à leurs équipes financières de passer des nuits tardives à rapprocher et à publier des écritures de journal, WBMI est passé à une plate-forme de gestion des performances d'entreprise (CPM) moderne et unifiée. Le résultat a été un processus de préparation des états financiers plus efficace, une clôture de fin de mois plus courte et une équipe financière moins stressée. Jetons un coup d'œil à leur histoire OneStream unique.
En tant que musicien à temps partiel, il y a quelques mois, je pensais à ce à quoi ressemblerait une chanson sur OneStream et les problèmes que nous résolvons si Bob Dylan l'écrivait et la chantait comme une chanson folk. M. Dylan est un grand poète américain qui a le don de prendre la douleur de quelqu'un et de la transformer en paroles - pensez à des chansons comme "Hurricane", "A Hard Rain's Gonna Fall", "Like a Rolling Stone" et d'autres. J'ai donc essayé et il en est sorti une chanson et une vidéo sur un comptable fictif et le parcours de son entreprise, de la dépendance aux feuilles de calcul et aux applications héritées à la plate-forme moderne et unifiée de OneStream. Voici un résumé rapide de l'histoire.
Soutenir les exigences de clôture financière, de consolidation et de reporting d'une entreprise à croissance rapide, avec de nombreuses activités de fusions et acquisitions, peut être très difficile si vous vous appuyez sur des feuilles de calcul et des processus manuels. Microsoft Excel est un excellent outil de productivité personnelle, mais il n'a pas été conçu pour prendre en charge les processus d'entreprise critiques, tels que la collecte et la consolidation de données financières à partir de plusieurs emplacements pour les rapports financiers.
Avouons-le. Les feuilles de calcul Excel® n'ont pas été conçues pour répondre aux exigences complexes de consolidation financière et de reporting des entreprises mondiales. Lors d'une croissance internationale, chaque nouvelle entité dans un pays différent ajoute une devise supplémentaire à traduire dans la devise de reporting de l'entreprise. Il peut également y avoir plusieurs entités juridiques, systèmes ERP et exigences de reporting locales selon différentes normes comptables. La consolidation de ces données avec Excel peut devenir compliquée très rapidement, car les feuilles de calcul sont partagées et modifiées manuellement par plusieurs personnes.