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Dans l'environnement dynamique d'aujourd'hui, les agences gouvernementales sont confrontées à des demandes croissantes pour communiquer efficacement leurs visions stratégiques, leurs initiatives et leur impact sur la communauté. Les facteurs économiques et financiers volatils, les problèmes réglementaires et les améliorations technologiques, en particulier, rendent plus difficile la satisfaction de ces demandes. Il n’est pas étonnant qu’envisager un processus de planification stratégique puisse sembler intimidant. Pourtant, les bons outils, processus et analyses de données aident les agences à gagner en efficacité, à obtenir de meilleures informations et à se sentir plus confiantes dans l'avenir lors de l'élaboration de plans stratégiques.

Mais avant de nous plonger dans 5 conseils de planification stratégique destinés aux agences gouvernementales, examinons rapidement ce qu'implique la planification stratégique.

Qu'est-ce que la planification stratégique ?

Selon la Government Finance Officers Association (GFOA), planification stratégique pour les agences gouvernementales, il s’agit de définir où et ce qu’une organisation veut être à l’avenir. Ce processus comprend la conception d’une vision et l’identification des buts et objectifs. Alors que liés à l'élaboration de politiques financières, à la planification de l'amélioration des immobilisations et à la budgétisation, le plan stratégique est intrinsèquement différent.

En règle générale, la planification stratégique est utilisée pour effectuer les tâches suivantes :

Pourquoi la planification stratégique est-elle importante ?

La planification stratégique aide les responsables financiers à modéliser l'organisation telle qu'elle existe aujourd'hui, puis à superposer les stratégies possibles par-dessus. Quels types de stratégies ? Les changements dans les politiques fiscales, les projets d'investissement, les nouveaux programmes, etc. en sont quelques exemples. Grâce à cette approche proactive, les parties prenantes peuvent visualiser des scénarios futurs plausibles et leurs impacts correspondants. La planification stratégique peut être un outil de narration utile pour aider les parties prenantes à comprendre l’impact futur que les agences peuvent avoir sur leur communauté dans des limites de ressources.

De plus, en interne, la planification stratégique est un moyen puissant de définir l’orientation et les priorités d’une agence. Pourquoi? La planification complète une boucle de rétroaction cohérente. Premièrement, le plan stratégique détermine l’allocation du budget et des ressources. Ensuite, les données réelles entraînent des révisions des prévisions. Et enfin, les changements prévus influencent le plan stratégique des années à venir (voir Figure 1). Cette boucle de rétroaction garantit que les agences s’alignent sur la maximisation de l’impact communautaire.

Figure 1 : Boucle de planification des commentaires qui crée un alignement organisationnel.

Conseils de planification stratégique pour les agences gouvernementales

Comprendre ce qui va se passer demain ou la semaine prochaine est difficile en soi. Il semble donc presque impossible de comprendre ce qui pourrait arriver dans un à deux ans – ou dans cinq ans.

Et si le processus de planification se déroule feuilles de calcul hors ligne? Eh bien, c'est un casse-tête encore plus grave. Élaborer un plan qui représente véritablement une vision de l’avenir nécessite d’aligner les données réelles avec les contributions de l’ensemble de l’agence. Ainsi, devoir combiner diverses feuilles de calcul dépourvues de contrôles de qualité et de cohérence des données peut faire de tout processus de planification une tâche fastidieuse et chronophage.

Mais il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi ! Vous trouverez ci-dessous 5 conseils de planification stratégique permettant aux agences gouvernementales de gagner du temps, d'obtenir de meilleures informations et de gagner en confiance lors de l'élaboration de plans stratégiques.

1. Centraliser les données et assurer le contrôle qualité.

La base d’un plan stratégique fiable réside dans la disponibilité de données précises et opportunes pour soutenir des décisions de financement et de dépenses en toute confiance. De plus, les données utilisées pour le plan stratégique doivent être cohérentes et alignées avec les données utilisées pour les autres processus de planification financière, dont le budget.

Comment créer un alignement ? En travaillant avec les parties prenantes informatiques et opérationnelles pour exploiter les données disponibles dans toute l'organisation, les équipes financières génèrent des informations éclairées et prennent des décisions basées sur les données. Mettre en œuvre des outils centralisant les données provenant de plusieurs sources, assurer le contrôle de la qualité des données et assurer la transparence avec des capacités d'exploration favorise en fin de compte l'alignement et la confiance au sein de l'organisation.

2. Intégrer les états financiers.

Les organisations se concentrent souvent principalement sur l’état des activités. Mais la modélisation du bilan et du tableau des flux de trésorerie dans le plan stratégique a également une valeur significative. Pourquoi? Dans un monde idéal, les agences pourraient disposer d’une trésorerie illimitée. Mais aujourd’hui, les responsables financiers sont généralement confrontés à des contraintes financières et doivent prioriser et équilibrer le financement pour assurer la viabilité financière à long terme.

En intégrant les trois états financiers, les parties prenantes peuvent mieux comprendre l'impact financier à long terme des différentes stratégies et facteurs externes. Les parties prenantes peuvent également prendre des décisions éclairées, notamment :

3. Effectuer une analyse de scénario.

La planification de scénarios aide les organisations à être plus résilientes et adaptables. Le processus nécessite d'identifier une gamme de conditions futures possibles, puis d'élaborer des plans pour répondre à chaque condition.

Par exemple, une agence locale peut souhaiter comprendre des scénarios potentiels de changements dans les politiques fiscales. Après tout, les agences gouvernementales doivent examiner attentivement les impacts potentiels des changements de politique fiscale pour équilibrer les besoins de revenus avec la santé économique de la communauté.

La planification par scénarios améliore non seulement la précision et l'efficacité des efforts de planification, mais aide également les finances à devenir un partenaire stratégique de l'organisation. En comprenant les résultats possibles et en mettant en place un plan pour réagir, les agences peuvent être mieux placées pour réussir dans un monde en évolution rapide.

4. Automatisez les calculs et la logique.

Excel peut être très sujet aux erreurs, que ce soit en raison de cellules de données mal saisies ou corrompues ou de formules incorrectes ou brisées. De plus, Excel peut s'avérer particulièrement fastidieux lorsque les données proviennent de plusieurs sources et que chaque partie d'une feuille de calcul est liée et affecte d'autres parties. De minuscules erreurs peuvent facilement – ​​et rapidement – ​​se transformer en de plus gros maux de tête.

Mise en place d'un solution logicielle qui rassemble automatiquement les données, exploite les calculs standard et exécute facilement des scénarios de grande envergure change la donne pour les équipes Finance. Il est révolu le temps où il fallait parcourir des feuilles de calcul boguées et fouiller dans des lignes de données pour corriger des erreurs de saisie ou des erreurs. Au lieu de cela, la bonne solution peut rétablir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Comment? En permettant à l'équipe de se concentrer sur la recherche et l'analyse au lieu de passer de longues heures et des nuits tardives au bureau à traiter des problèmes de données.

5. Utilisez des tableaux de bord et des visuels pour raconter votre histoire.

Tableaux de bord et visualisations sont de puissants outils de narration pour le plan stratégique. En fait, des tableaux de bord efficaces aident à orienter la prise de décision auprès d’un public varié (voir Figure 2). La capacité de visualiser rapidement les tendances des données, les impacts des initiatives et les moteurs économiques, ainsi que les principaux KPI financiers au fil du temps devient possible grâce aux tableaux de bord et aux rapports. Et ces capacités permettent une prise de décision meilleure et plus rapide.

Figure 2 : Les visualisations de données OneStream permettent d'obtenir des informations et des changements plus rapides en réponse aux fluctuations du marché et des résultats financiers.

Conclusion

Même si prédire l’avenir reste incertain, la planification stratégique donne aux responsables financiers la prévoyance et l’agilité nécessaires pour tirer parti des opportunités et gérer efficacement les changements potentiels. La finance peut tirer parti de solutions de données intégrées, de calculs automatisés, de cadres de planification de scénarios et de visualisations percutantes. Grâce à ces aspects, les équipes financières amélioreront l’efficacité, la compréhension et la confiance dans le plan stratégique et positionneront l’agence pour un succès à long terme.

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OneStream regroupe les processus financiers dans une solution de plateforme unique pour permettre une intégration transparente entre les données, les personnes et les processus qui pilotent l'organisation. Découvrez comment OneStream permet aux équipes financières gouvernementales d’améliorer la planification, d’obtenir de nouvelles informations et de rationaliser les processus financiers.

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Les responsables des finances publiques sont aujourd’hui sous pression pour améliorer l’aide à la décision, accroître la transparence et créer des gains d’efficacité. De plus, les agences sont confrontées aux contraintes des systèmes existants, des processus manuels fastidieux et des outils d'analyse inefficaces. Les agences se tournent alors vers meilleur logiciel de budgétisation gouvernementale des solutions pour automatiser les processus et atténuer ces défis. Ici, nous avons sélectionné les 5 meilleures solutions logicielles gouvernementales budgétaires en fonction de leurs fonctionnalités, des avis des clients et de la reconnaissance du secteur.

Pour compiler cette liste, nous avons considéré des logiciels répondant aux qualifications suivantes :

Qu’est-ce qu’un logiciel de budgétisation gouvernementale ?

Pour les agences gouvernementales, les logiciels de budgétisation jouent un rôle central dans la capacité à rationaliser les processus de planification, à accroître la transparence et à obtenir de nouvelles informations. Les solutions doivent être adaptées aux besoins spécifiques des agences gouvernementales. Comment? En englobant l'ensemble du processus budgétaire, depuis la planification stratégique, la formulation du budget, l'exécution du budget et la gestion des performances jusqu'au reporting et à l'analyse.

Vous trouverez ci-dessous quelques fonctionnalités courantes des logiciels de budgétisation destinés aux agences gouvernementales :

En tirant parti de ces fonctionnalités, les agences peuvent rationaliser les processus de planification, minimiser les erreurs et prendre des décisions financières éclairées.

Vous ne savez pas quelle solution logicielle budgétaire convient le mieux à votre agence ? Vous êtes au bon endroit !

Dans l'analyse comparative qui suit, nous explorerons les caractéristiques et fonctionnalités de 5 principales solutions de budgétisation gouvernementale : OneStream, Oracle EPM Cloud, SAP, Workday/Adaptive et Anaplan.

Les meilleures solutions logicielles de budgétisation pour les agences gouvernementales

1. OneStream

OneStream est une solution de financement d'entreprise leader à laquelle les agences gouvernementales font confiance. Il offre une plate-forme complète unifiant de manière unique la consolidation financière, la planification, le reporting et l'analyse. Grâce à des fonctionnalités de budgétisation robustes, OneStream offre les avantages suivants aux agences gouvernementales (voir Figure 1) :

Figure 1 : Tableau de bord OneStream Operational Insights

La plateforme unifiée de OneStream permet aux équipes financières et opérationnelles de mieux collaborer et de fournir une source unique de vérité. Avoir cette source unique élimine la complexité des multiples solutions, interfaces et intégrations. Sans oublier que les agences peuvent également éviter les coûts élevés et la duplication des données et des métadonnées tout en évitant les processus et mises à niveau fastidieux.

La plateforme unifiée de OneStream permet aux équipes financières et opérationnelles de mieux collaborer et de fournir une source unique de vérité. Avoir cette source unique élimine la complexité des multiples solutions, interfaces et intégrations. Sans oublier que les agences peuvent également éviter les coûts élevés et la duplication des données et des métadonnées tout en évitant les processus et mises à niveau fastidieux.

Avantages:

Inconvénients:

2. Oracle Enterprise Performance Management Cloud

Oracle Enterprise Performance Management Cloud (Oracle EPM Cloud) fournit une solution permettant aux agences fédérales d'automatiser la formulation et l'exécution du budget. Il offre des fonctionnalités de planification, de prévision, de reporting, de sécurité et de flux de travail.

Avantages:

Inconvénients:

3. SAP

La solution SAP pour EPM est une combinaison de SAP Group Reporting intégré dans S/4HANA pour les consolidations et de SAP Analytics Cloud (SAC) pour la planification financière et opérationnelle.

SAP S/4HANA Group Reporting est une solution d'entreprise pour les consolidations. Dans le cadre de S/4HANA, la solution Group Reporting exploite une combinaison de fonctionnalités liées à Group Reporting pour les consolidations et à S/4HANA pour les principales capacités de clôture. SAP Analytics Cloud est une plateforme cloud de planification, de business intelligence (BI) et d'analyse prédictive qui permet aux organisations de visualiser, planifier et prendre des décisions basées sur les données.

Avantages:

Inconvénients:

4. Planification adaptative de la journée de travail

Workday Adaptive Planning couvre les fonctions de planification, de consolidation, d'analyse et de reporting. Construite sur une base de données propriétaire en mémoire, la solution permet la collaboration et les mises à jour en temps réel dans une interface utilisateur de navigateur de type feuille de calcul. 

Avantages:

Inconvénients:

5. Anaplan

Anaplan est une technologie de modélisation cloud qui permet la planification, la budgétisation et les prévisions sur une seule plateforme. La solution sert des clients dans un large éventail de secteurs et de fonctions, notamment la finance, les ventes et le marketing, la chaîne d'approvisionnement, ainsi que les ressources humaines et la main-d'œuvre.

Avantages:

Inconvénients:

Conclusion

Choisir la bonne solution de budgétisation est essentiel pour les agences qui cherchent à dépasser les processus traditionnels/manuels et à évoluer vers une solution EPM moderne. Dans cet article de blog, chacune des 5 meilleures solutions logicielles de budgétisation présentées offre des fonctionnalités et des avantages uniques, répondant aux divers besoins des agences gouvernementales.

Cependant, une solution logicielle de budgétisation financière se démarque des autres si vous cherchez à rationaliser les processus financiers de back-office et à accroître considérablement la confiance dans le reporting et la planification. OneStream propose en fin de compte le meilleur logiciel pour répondre aux besoins évolutifs de vos agences, quelle que soit leur complexité.

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Pour le ministère de la Défense (DoD), la disponibilité, la confidentialité et l'intégrité des données sensibles sont une priorité absolue. L’augmentation des risques liés à la cybersécurité peut présenter des risques majeurs pour les particuliers, les entreprises et les gouvernements. Compte tenu de ce risque, il est impératif de disposer d’une bonne sécurité des informations et d’une solide posture de cybersécurité. Les désignations telles que l'autorisation DoD Impact Level 4 (DoD IL4) sont donc importantes pour les solutions technologiques utilisées par les agences gouvernementales.

Dans cet article de blog, nous donnerons un aperçu de l'autorisation DoD IL4 et pourquoi elle est importante pour les agences gouvernementales lorsqu'elles évaluent des solutions cloud.

Qu’est-ce que l’autorisation provisoire DoD IL4 ?

La Agence des systèmes d'information de défense (DISA)) sert d'agence de soutien informatique au combat pour le DoD. Plus précisément, DISA fournit des conseils essentiels aux fournisseurs de services cloud pour l'hébergement des informations et des systèmes du DoD. Les évaluations de sécurité rigoureuses de DISA aident les agences gouvernementales à prendre des décisions éclairées lors de l'évaluation des offres de services cloud.

En tant que responsabilité principale, DISA développe et maintient les exigences de sécurité de base utilisées par le DoD pour évaluer la sécurité d'une offre de services cloud. DISA définit les niveaux d'impact du DoD, les directives de sécurité pour chacun et les exigences qui doivent être respectées. Ces exigences garantissent à leur tour la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations sensibles.

DISA définit quatre niveaux d'impact : IL2, IL4, IL5 et IL6. Pour chaque niveau croissant, il existe des normes plus robustes basées sur deux facteurs. Le premier est la sensibilité des informations à stocker ou à traiter. Le deuxième est l’impact potentiel d’un événement entraînant la perte de confidentialité, d’intégrité ou de disponibilité des informations (voir Figure 1).

Figure 1 : Définitions des niveaux d'impact du DoD

La reconnaissance DoD IL4 prouve que l'offre de services cloud répond aux exigences de sécurité pour le traitement et le stockage de données non publiques et non classifiées, notamment informations non classifiées contrôlées (CUI). Avec de telles données, la divulgation non autorisée d’informations peut avoir de graves effets négatifs sur les opérations et les actifs de l’organisation, ou sur les individus.

Bien que le DoD IL4 ne contienne pas de données classifiées ou de données associées à la sécurité nationale, des garanties substantielles sont néanmoins nécessaires. Ces protections comprennent les contrôles d'accès, l'identification et l'authentification, le cryptage, l'audit et la surveillance.

Pourquoi l'autorisation DoD IL4 est-elle importante pour les agences gouvernementales fédérales ?

En général, les logiciels qui reçoivent l'autorisation DoD IL4 offrent plusieurs avantages clés pour les organisations du DoD cherchant à tirer parti de solutions basées sur le cloud pour répondre à leurs besoins opérationnels.

Le logiciel autorisé par IL4 offre les avantages suivants :

  1. Garantie de sécurité :  Il est soumis à des évaluations de sécurité rigoureuses et répond aux exigences de sécurité étendues fixées par le DoD pour garantir que le logiciel dispose de fonctionnalités de sécurité robustes et de contrôles en place pour protéger les informations sensibles.
  2. Soutien aux missions :  Fournit la confiance pour l’hébergement et le traitement des applications et des charges de travail critiques qui impliquent des informations sensibles du DoD.
  3. Interopérabilité:  Favorise l'interopérabilité et la compatibilité entre les différents systèmes, plates-formes et environnements du DoD, permettant l'intégration et l'échange de données entre les applications autorisées par IL4 et d'autres composants du DoD pour faciliter la collaboration et le partage d'informations au sein de l'entreprise.
  4. Confiance et Confiance :  Donne l'assurance aux parties prenantes du DoD que le logiciel répond aux normes et exigences rigoureuses de sécurité du DoD, renforçant ainsi la confiance dans la capacité du logiciel à garantir l'intégrité et la confidentialité des données.
  5. Efficacité et économies :  Aide les organisations du DoD à rationaliser leurs opérations, à améliorer leur efficacité et à réaliser des économies à long terme en réduisant le risque d'incidents de sécurité et les coûts de remédiation associés.

Autorisation OneStream et DoD IL4

Logiciel OneStream est fier d'avoir reçu l'autorisation provisoire DoD IL4. Lorsqu'elles recherchent des solutions cloud sécurisées répondant aux normes fédérales, les agences fédérales exigent cette qualification importante pour garantir une bonne sécurité des informations.

Cette reconnaissance signifie que OneStream Software répond aux exigences de sécurité pour le traitement et le stockage d'informations contrôlées non classifiées.

Avec cette autorisation, OneStream fournit aux agences du DoD une solution de plateforme robuste pour la consolidation financière, le reporting, la planification, l'analyse et la qualité des données à un niveau de sécurité accru.

OneStream permet ainsi aux agences d'accélérer et de simplifier les processus de planification au sein des bureaux du budget et des finances. En modernisant les opérations de back-office, les agences fédérales peuvent mieux gérer l’augmentation des coûts des ressources, optimiser les allocations de financement et faire progresser les résultats des missions (voir Figure 2).

Figure 2 : Exemple de tableau de bord fédéral OneStream

Chez OneStream, nous pensons que la sécurité et la conformité sont essentielles, c'est pourquoi nous nous engageons à fournir une plateforme sécurisée et fiable à nos clients. DoD IL4 marque le dernier ajout au portefeuille de conformité de OneStream, y compris le statut FedRAMP modéré.

Conclusion

DISA joue un rôle crucial en répondant aux besoins du DoD et maintient des normes élevées pour garantir la sécurité, la conformité et la préparation aux missions pour les environnements cloud. Lors de l'évaluation des logiciels, les agences gouvernementales fédérales doivent comprendre les niveaux d'impact de DISA et la manière dont elles peuvent soutenir les missions de l'agence afin de garantir la confiance dans la sélection de logiciels qui répondent aux exigences de l'agence.

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L’intelligence artificielle (IA) est l’une des technologies les plus révolutionnaires de notre époque et constituera clairement une priorité future pour les agences gouvernementales. En fait, la loi sur l’IA dans le gouvernement a été créée pour promouvoir l’utilisation responsable de la technologie de l’IA. La loi aura un impact significatif sur les opérations de l'agence en raison de nouvelles exigences en matière de main-d'œuvre, d'informations et d'infrastructures. Grâce à cette loi, les responsables financiers peuvent améliorer leurs opérations de back-office et créer des résultats à grande valeur ajoutée.

Qu’est-ce que la loi 2020 sur l’IA dans le gouvernement ?

La L'IA dans la loi gouvernementale a été créé pour aider les agences fédérales à garantir qu'elles de manière responsable approcher la technologie de l’IA. La loi poursuit trois objectifs principaux :

De plus, le Le Bureau de la gestion et du budget a proposé une politique (actuellement en cours d'examen des commentaires publics) pour créer de nouvelles exigences et orientations pour l'agence en matière de gouvernance, d'innovation et de gestion des risques de l'IA. L’IA sera un projet futur important que les dirigeants des agences devront intégrer dans les futurs plans opérationnels et qui aura un impact sur les ressources, les informations et les infrastructures. Les dirigeants peuvent ainsi s’attendre à opérer des changements opérationnels.

Que signifie la loi sur l’IA dans le gouvernement pour les agences aujourd’hui ?

Avec des changements opérationnels à l’horizon, les dirigeants d’agence doivent planifier stratégiquement leurs prochaines étapes en matière d’intégration de l’IA. La loi et la politique proposée décrivent les nouveaux rôles, responsabilités, rapports et exigences clés que les agences devront prendre en compte lors de l’adoption de processus commerciaux d’IA. Les agences devraient envisager de prendre les mesures suivantes lorsqu’elles abordent l’IA :

Quelles sont les opportunités pratiques d’IA pour les équipes financières ?

Les équipes financières peuvent tirer parti de la technologie de l’IA de diverses manières utiles et judicieuses pour obtenir de meilleurs résultats.

Une solution consiste à intégrer l’IA et l’apprentissage automatique (ML) dans les opérations de back-office, ce qui constitue une tendance croissante pour les équipes financières. Pourquoi? Eh bien, le ML peut aider les équipes financières à établir des prévisions plus précises et plus fiables, à automatiser les tâches répétitives et à identifier des modèles et des tendances qui autrement pourraient passer inaperçues dans l'analyse traditionnelle. Comment?

Le ML facilite les prévisions pour les équipes financières de trois manières : 

1. Améliorer la budgétisation et la planification

Les méthodes traditionnelles de planification financière reposent souvent sur des données et des hypothèses historiques, ce qui entraîne des inexactitudes et des capacités prédictives limitées.  ML a transformé ce processus en incorporant plusieurs variables et relations de données complexes, permettant à la Finance de faire des prédictions et des projections plus précises (voir Figure 1).

Figure 1 : Tableau de bord amélioré de prévisions et de planification financières de Sensible ML

En tirant parti des algorithmes de ML, Finance peut analyser les données financières historiques ainsi que des facteurs externes tels que les tendances du marché, le comportement des clients et les indicateurs économiques. Ces algorithmes peuvent identifier des modèles cachés, découvrir des relations non linéaires et générer des prévisions plus précises. En conséquence, la fonction Finance peut prendre des décisions fondées sur les données, optimiser l’allocation des ressources et atténuer les risques financiers. Le plus gros avantage ? Être capable de mieux planifier différents services, tels que les taxes, les frais et les volumes d'expédition.

2. Utilisation de la modélisation de scénarios et de l’analyse de sensibilité

La modélisation de scénarios et les simulations stratégiques sont devenues des outils essentielsdes s qui aident les agences à comprendre les résultats potentiels de différents scénarios et décisions. Grâce à de telles évaluations, les équipes financières peuvent faire des choix stratégiques et élaborer des plans d'urgence pour atténuer les risques et mieux servir la mission de l'agence.

En intégrant les prévisions de l'IA et du ML dans planification d'un scénario, les agences peuvent créer des scénarios plus réalistes et plus utiles et identifier le meilleur plan d’action (voir Figure 2).

Figure 2 : Processus de planification de scénario

3. Amélioration de l'efficacité opérationnelle

Le ML améliore l'efficacité opérationnelle en automatisant les tâches répétitives, en minimisant les erreurs et en identifiant les domaines à améliorer. Plus précisément, la fonction Finance peut exploiter les algorithmes de ML pour rationaliser les processus financiers tels que formulation du budget, reporting des écarts et rapport financier.

Par exemple, les algorithmes de ML peuvent supprimer le besoin de processus manuels fastidieux et permettre au service financier d'analyser facilement de grands volumes de données financières pour identifier les anomalies et signaler les risques potentiels en temps réel. En automatisant ces processus, la fonction Finance peut gagner du temps, améliorer la précision et se concentrer sur les activités à valeur ajoutée.

Conclusion

Les équipes financières doivent aujourd’hui réaliser des gains significatifs et améliorer les opérations de back-office. Avec la loi sur l’IA dans le gouvernement et la récente commande exécutive du président Biden sur l’utilisation responsable de l’IA, il est urgent que les agences tirent parti de l’IA pour être compétitives en ces temps dynamiques. Désormais, les dirigeants des agences disposent d'un cadre pour mettre en œuvre la technologie de l'IA et améliorer l'efficacité des missions grâce à une technologie d'IA pratique.

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Les agences gouvernementales subissent une pression croissante pour communiquer efficacement leurs plans, leurs initiatives et leur impact sur la communauté. Le budget, un puissant outil de communication, aide les agences à y parvenir non seulement en identifiant les services et les allocations de financement, mais également en fournissant la justification des décisions clés. Pour renforcer la confiance dans les budgets, les équipes financières doivent donner la priorité aux données de qualité, favoriser une meilleure collaboration et mettre en œuvre des processus d’examen continu.  

À l’approche du prochain cycle budgétaire, le moment est venu pour les agences étatiques et locales d’apporter des améliorations et de se préparer à une saison de planification plus confiante.

Comprendre l'importance du budget

Le budget annuel identifie de manière cruciale les services qui seront fournis et les allocations de financement associées, l'alignement des ressources et la responsabilité des dépenses. Mais le budget est aussi un puissant outil de communication pour les Finances. Pourquoi? Le budget transforme les plans, initiatives et programmes en faits et chiffres pour les parties prenantes internes et externes. Ce faisant, le budget montre quantitativement quels services et fonctions sont prioritaires et comment ils seront soutenus. Le budget crée essentiellement la justification des décisions clés et un plan tangible qui est ensuite exécuté et suivi au fil du temps.

Relever les défis uniques de la planification gouvernementale

Organisme gouvernemental Les dirigeants financiers sont confrontés à la tâche exigeante de créer un budget équilibré tout en garantissant la viabilité financière à long terme. Équilibrer l’optimisation des fonds restreints avec le soutien des objectifs et des initiatives communautaires crée un défi complexe (voir Figure 1). En conséquence, les décisions concernant l’utilisation des fonds récurrents ou non récurrents, les allocations de réserve, la couverture des services de base et le financement de nouvelles initiatives nécessitent un examen attentif. Pour renforcer la confiance dans leurs plans, les équipes financières doivent s'appuyer sur des données fiables, collaborer efficacement avec les opérations et adopter une surveillance continue.

Figure 1 : Le défi de l’équilibre entre les sources et les utilisations des fonds

Créer la confiance dans le processus budgétaire

Pour répondre à des questions difficiles et avoir l’assurance du plan, le département Finance a besoin de données fiables tout au long du processus budgétaire. Les agences gouvernementales peuvent mettre en œuvre les trois stratégies suivantes pour budgétiser en toute confiance :

  1. S'appuyer sur des données de qualité : Tirez parti des outils pour centraliser les données, garantir les contrôles de qualité des données et assurer la transparence.
  2. Permettre une meilleure collaboration : Offrez aux utilisateurs non seulement des outils de reporting et de planification faciles à utiliser, mais également les données nécessaires.
  3. Mettre en œuvre des processus d'amélioration continue : Offrez aux équipes les capacités nécessaires pour effectuer des rapports sur les écarts en temps réel, des prévisions et une modélisation de scénarios robustes.

S'appuyer sur des données de qualité

La base d’un budget fiable réside dans la disponibilité de données précises et actualisées pour étayer les décisions de financement et de dépenses. Il est important de noter que disposer de faits et de chiffres pour étayer les décisions de financement et de dépenses renforce la confiance. Même si les données ne créent pas de réponses – c'est ce que font les gens – elles jettent les bases qui mènent à de meilleures conversations. Comment? Les données facilitent des conversations éclairées, démontrant l’importance de diverses initiatives et des compromis potentiels.

Alors, comment mettre des données fiables entre les mains des équipes financières et non financières ?

Pour commencer, les équipes financières doivent travailler avec les parties prenantes informatiques et opérationnelles pour exploiter les données disponibles dans toute l'organisation afin de générer des informations éclairées et de prendre des décisions fondées sur les données. Mettre en œuvre des outils centralisant les données provenant de plusieurs sources, assurer le contrôle de la qualité des données et assurer la transparence avec des capacités d'exploration peut favoriser l'alignement et la confiance au sein de l'organisation.

Figure 2 : Tableau de bord OneStream pour l'examen du budget

Permettre une meilleure collaboration

Bien que le budget annuel soit un processus axé sur les finances, l'ensemble de l'organisation doit permettre à chacun de travailler à la réalisation du plan et des objectifs communs définis pour la communauté. Pour ce faire, il faut la contribution des Finances et des Opérations pour créer un budget réaliste et exécutable. Comment obtenir un meilleur alignement ? 

L'alignement se produit lorsque les finances et les opérations disposent d'outils de reporting et de planification faciles à utiliser ainsi que des données nécessaires à l'analyse. En tirant parti de l'intégration rapports et analyses Dans une plateforme dotée de fonctionnalités en libre-service, Finance peut créer facilement et rapidement des tableaux de bord et des rapports qui peuvent être partagés dans toute l'organisation – et le faire d'une manière que tout le monde peut comprendre et utiliser. 

Même si d’autres professionnels de la finance comprennent les feuilles de calcul de données, tout le monde n’a pas le temps ni les connaissances nécessaires pour approfondir ces rapports. Être capable d'aborder les points importants d'une manière qui peut être facilement partagée et discutée est donc essentiel lorsque le temps presse dans le processus de planification annuelle.

Mettre en œuvre des processus d'amélioration continue

Le processus de planification annuelle ne devrait pas être une approche à définir et à oublier. Après tout, étant donné la nature dynamique de l’environnement commercial actuel, le budget peut rapidement devenir obsolète. Maintenir la pertinence du budget tout au long de l'année nécessite donc une amélioration continue.

Le contrôle budgétaire doit aller au-delà du suivi des dépenses et de la responsabilité au niveau du département et du compte. Pour être efficace, le suivi budgétaire doit également évaluer le niveau de service fourni à la communauté, suivre les progrès des nouvelles initiatives et programmes et identifier les tendances et les facteurs pouvant avoir un impact sur les opérations futures. Cette richesse d’informations permet aux agences étatiques et locales de comprendre leurs performances et de prendre de meilleures décisions pour l’avenir. Comment les agences peuvent-elles promouvoir l’amélioration continue ?

Les agences cherchant à faciliter une telle amélioration doivent fournir une plate-forme qui fera ce qui suit :

Figure 3 : Tableau de bord OneStream pour la budgétisation basée sur les projets

Conclusion

À l’approche du prochain cycle de planification, les agences gouvernementales doivent prendre des mesures proactives pour renforcer la confiance budgétaire. Ces étapes consistent notamment à donner la priorité aux données de qualité, à favoriser une meilleure collaboration et à adopter des processus d'amélioration continue. Grâce à ces actions, les agences peuvent améliorer l’efficacité de la planification et responsabiliser les décideurs. La mise en œuvre d’outils et de méthodologies modernes permettra à terme aux agences gouvernementales de naviguer avec succès dans le processus budgétaire complexe et de remplir leur mission de mieux servir leurs communautés.

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At OneStream, nous comprenons la nature très complexe, longue et exigeante de la planification et du reporting. Et cette compréhension est exactement la raison pour laquelle nous avons construit le Plateforme de finance intelligente OneStream – qui est conçu pour permettre une prise de décision en toute confiance et maximiser l’impact commercial pour les agences gouvernementales étatiques et locales.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont OneStream peut responsabiliser votre organisation ? Visitez notre site Web à www.onestream.com.

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Budgets des États et des agences locales : défis de planification et de prévision

Pour les budgets des agences nationales et locales, la planification et les prévisions sont des fonctions essentielles qui garantissent l'utilisation efficace des fonds des contribuables.

Mais malgré d'importants investissements dans la technologie de planification des ressources d'entreprise (ERP), de nombreuses agences rencontrent encore des difficultés importantes pour naviguer dans le processus extrêmement complexe de budgétisation gouvernementale. Pourquoi?  Parce que les systèmes ERP n'ont pas été conçus pour gérer la complexité des budgets gouvernementaux.  Malheureusement, de nombreuses entités s'efforcent de contourner ces limites avec des systèmes disparates de solutions ponctuelles de logiciels de prévision financière et de feuilles de calcul. Cette approche disparate ne fait que créer d'autres défis lorsque les équipes financières des agences doivent faire face à des goulots d'étranglement, des sources de données disparates et des processus de planification cloisonnés. Alors, comment les agences étatiques et locales peuvent-elles relever ces défis ?

Dans Smarter, Faster, Better Budgets: How to Supercharge Your ERP to Make Better Use of Financial Data – un webinaire récent organisé par Gouvernant, une division d'e.Republic – les panélistes ont discuté de la réponse à cette question.  

Gouvernant fournit des nouvelles, des analyses et des idées pour les professionnels qui dirigent les États et les localités de l'Amérique. Publié depuis 1987, Gouvernant est une source fiable d'archives pour les dirigeants élus, nommés et autres qui cherchent à gérer le présent et à anticiper l'avenir des gouvernements d'État et locaux.

Dans le webinaire, modérateur Justin Marlowe, Senior Fellow, Center for Digital Government, discute avec des panélistes Brenda Decker, Senior Fellow, Center for Digital Government, et Joël Bittick, directeur régional - SLED, OneStream Software, les complexités et les défis uniques des budgets des agences gouvernementales. En outre, les panélistes discutent de la manière dont les logiciels modernes de prévision financière relèvent ces défis en s'intégrant de manière transparente aux systèmes ERP et en unifiant les fonctions de gestion financière.

Surmontez la complexité de la budgétisation avec une plateforme financière unifiée

M. Marlowe commence la discussion par une question sur la raison pour laquelle tant de gouvernements étatiques et locaux maintiennent des processus autonomes pour les parties clés des processus financiers malgré un investissement important dans la technologie ERP. Ensuite, M. Bittick décrit comment la plupart des agences étatiques et locales ont fait des investissements importants dans les ERP pour obtenir de bons résultats réels, mais ont réalisé une lacune dans ce que les ERP peuvent offrir.  

Cet écart conduit les agences à s'appuyer sur Microsoft Excel® ou des solutions ponctuelles pour de nombreuses fonctions, telles que les rapprochements de fonds/comptes, la planification des subventions, la planification opérationnelle et les rapports statutaires du rapport financier annuel complet (ACFR)/rapport financier annuel populaire (PAFR). Comme l'explique M. Bittick, ces les outils autonomes, en particulier les feuilles de calcul, sont sujets aux erreurs, manquent de contrôles et de pistes d'audit et ont une évolutivité limitée.  

M. Bittick explore ensuite comment les feuilles de calcul ne peuvent pas répondre efficacement aux besoins de dimensionnalité des données des équipes des finances des agences nationales et locales (voir la figure 1).

Budgets d'État et d'agences locales - Exemple de besoins de dimensionnalité d'agences d'État et locales
Figure 1. Exemple de besoins de dimensionnalité des agences nationales et locales

Après cette discussion, M. Marlowe s'adresse à Mme Decker avec une question sur la façon de réagir lorsque quelqu'un dit que sa feuille de calcul est trop complexe pour être intégrée dans un système financier. Mme Decker, s'appuyant sur son expérience en tant que directrice de l'information de l'État du Nebraska pendant plus de 10 ans, décrit comment la plupart des systèmes ERP n'ont pas été conçus pour les agences gouvernementales. Par conséquent, les utilisateurs devaient souvent s'appuyer sur des feuilles de calcul pouvant être conçues en fonction de leurs besoins spécifiques. Elle explique que la réponse à ce problème consiste à investir dans une plate-forme financière qui peut être superposée aux systèmes ERP et répondre aux besoins uniques des agences gouvernementales.

Ensuite, dans une question précise à M. Bittick, M. Marlowe demande comment une agence utiliserait La plateforme financière intelligente pour modifier le plan comptable statique dans un système ERP afin qu'il soit plus approprié pour les rapports ou la budgétisation de cette agence. M. Bittick décrit comment OneStream est une couche complémentaire aux systèmes ERP, qui gèrent principalement les transactions financières. En outre, souligne-t-il, OneStream s'intègre de manière transparente aux systèmes ERP pour permettre l'analyse financière, la budgétisation, la planification, la prévision, la clôture et le reporting.  

Il décrit comment OneStream ne remplace pas les systèmes ERP mais les complète et s'aligne sur eux (voir Figure 2). En élaborant, il explique comment OneStream permet aux agences de gérer les performances en combinant des données financières réelles efficaces et transparentes avec des plans prospectifs pour mesurer les résultats et les performances. Mme Decker ajoute à cette discussion en expliquant que les systèmes ERP n'ont pas la capacité de planification pour mesurer la valeur nécessaire pour remplir les obligations des agences envers les citoyens et gérer efficacement leur argent.

La plateforme de financement intelligent OneStream
Figure 2. Plate-forme financière intelligente de OneStream

M. Marlowe entame ensuite une discussion sur les défis de la gestion du financement fédéral aux États et aux agences locales, tels que le financement de la loi CARES (Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act) et de la loi sur la réduction de l'inflation. Se concentrant sur certains des défis liés à ces fonds, il discute de la nécessité de gérer les variations dans les exigences de suivi et de déclaration, entre autres aspects connexes.

Mme Decker répond en notant "que l'argent vient avec beaucoup de ficelles". En élaborant, elle se concentre sur les variations de conformité et de déclaration du financement des subventions, y compris les difficultés de gestion des subventions de transfert. Ces subventions, souligne-t-elle, obligent l'agence non seulement à rendre compte de la manière dont elle a distribué les fonds, mais également à suivre et à rendre compte de la manière dont les bénéficiaires ont utilisé ces fonds.  Elle explique en outre que, pour rester en conformité avec les exigences en matière de subventions, les agences gouvernementales doivent souvent suivre des éléments qui ne sont normalement pas suivis dans les systèmes ERP.

Suite à cette partie de la discussion, M. Bittick explique comment la plate-forme financière intelligente de OneStream unifie les processus financiers, y compris des solutions telles que la planification des subventions (voir la figure 3). Il explique en outre comment cette solution permet aux agences gouvernementales de suivre toutes leurs subventions et informations sur les subventions au sein de la plateforme, quel que soit le nombre de subventions. Ce suivi des subventions comprend toutes les dépenses ventilées par salaires et traitements, achats, services et autres dépenses. Soulignant les avantages du suivi, il note comment la solution intègre à la fois le suivi et la planification avec une vérifiabilité complète. Mme Decker intervient également pour souligner l'importance de cette capacité de planification, car les agences doivent évaluer soigneusement l'impact à long terme des subventions, en particulier lorsque le financement initial de la subvention créera une future obligation de financement après l'utilisation des fonds de la subvention.

Budgets des agences nationales et locales - Capture d'écran de la planification des subventions OneStream
Figure 3. Solution de planification des subventions de OneStream

Poursuivant sur le thème de la réflexion prospective, M. Marlowe interroge les panélistes sur les défis auxquels sont confrontés les organismes gouvernementaux dans la production de rapports sur le retour sur investissement et plus particulièrement avec la budgétisation basée sur les performances.

Mme Decker décrit comment l'établissement de mesures de retour sur investissement peut être très difficile pour les agences gouvernementales, qui doivent souvent remplir des mandats difficiles à mesurer. À titre d'exemple, elle oppose la clarté de la mesure de l'exhaustivité d'un projet de construction de route à un projet de facilité d'accès. Dans ce dernier cas, les résultats sont relativement difficiles à définir, les agences doivent donc rechercher des systèmes capables de répondre à ce besoin. M. Bittick fournit ensuite un exemple de la manière dont un client actuel de OneStream tire parti de la plate-forme pour mettre en œuvre une budgétisation basée sur les performances (voir Figure 4). Plus précisément, il décrit comment le client engage OneStream pour définir les métriques de retour sur investissement.

Budgets des agences nationales et locales - Exemple de budgétisation basée sur les performances OneStream
Figure 4 : Exemple de client OneStream

Alors que le webinaire tire à sa fin, les panélistes concluent par une discussion sur l'impact des taux d'inflation actuels sur les processus de budgétisation des agences étatiques et locales. Mme Decker décrit comment les agences sont invitées à planifier plusieurs scénarios en réponse à la pression inflationniste et comment les systèmes ERP n'ont pas la capacité de planifier plusieurs scénarios. Poursuivant la discussion, M. Bittick explique comment une grande agence d'État aux prises avec des feuilles de calcul tire parti de OneStream pour répondre à l'évolution des taux d'inflation en refondant les prévisions mensuellement avec les chiffres réels du mois précédent inclus. Ce processus serait extrêmement difficile avec des feuilles de calcul, mais cela ne prend que quelques minutes avec le logiciel de prévisions financières de OneStream.

Conclusion

Lorsqu'elles cherchent à améliorer l'efficience et l'efficacité des processus budgétaires pour optimiser l'utilisation des fonds des contribuables, les équipes des finances des agences étatiques et locales sont confrontées à des complications différentes de celles de leurs homologues des entreprises. Les systèmes ERP sont efficaces pour gérer les transactions financières des agences, mais les systèmes ne sont pas conçus pour les exigences uniques de la planification gouvernementale. Et comme le souligne le webinaire, la plateforme de finance intelligente de OneStream complète et s'aligne sur les systèmes ERP et permet aux agences de vaincre la complexité au sein du gouvernement budgétisation, planification et prévision.

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La santé de toute organisation à multiples facettes dépend de plusieurs équipes travaillant à l'unisson, avec plusieurs sources de données en temps réel. Dans cet article, nous examinerons rapidement comment la bonne technologie peut renforcer la capacité de votre équipe à collaborer rapidement et avec précision, tout cela à travers l'objectif d'un logiciel de budgétisation et de planification pour l'enseignement supérieur.

La budgétisation et la planification dans l'enseignement supérieur n'ont rien de simple. C'est une matrice. De quelle façon précisément? Eh bien, tout simplement, il y a trop de pièces mobiles, trop de variables externes et trop de parties prenantes pour que ces deux activités fondamentales soient linéaires. Alors que le rythme croissant des changements d'aujourd'hui exerce une pression de plus en plus forte sur les équipes financières, nombre d'entre elles prennent des mesures pour moderniser leur budgétisation statique et cycles de planification.

Une planification et une budgétisation réussies dépendent d'une collaboration massive

Vous auriez du mal à trouver un régent, un président, un prévôt, un doyen ou tout autre dirigeant d'enseignement supérieur qui n'ait pas inscrit la collaboration comme une valeur fondamentale. Les établissements d'enseignement ont une interdépendance inhérente et doivent avoir toutes leurs unités organisationnelles synchronisées, travaillant ensemble, pour atteindre de grands objectifs (voir la figure 1). Pour cette raison, l'accès et la collaboration avec des données est impératif à tous les niveaux de l'organisation.

Gartner Cloud FC MQ

Figure 1 : L'importance du partage de données et de la collaboration Source : Services analytiques HBR, 2020

L'écart de collaboration dans la budgétisation et la planification commence et se termine souvent par la nature distincte des systèmes internes et, plus important encore, par la façon dont ces systèmes partagent les données et les modifications. Toute équipe qui envoie des e-mails autour de versions de feuilles de calcul et de documents avec des modifications et des notes ne connaît que trop bien cette douleur.

Si ces équipes impriment des copies papier et éditent avec des notes autocollantes – une pratique qui est encore étonnamment courante – alors cette douleur peut même être pire. Essentiellement, travailler séparément et consolider en cours de route crée des ouvertures pour les erreurs et détruit tout espoir d'un revirement rapide et précis.

Les processus manuels produisant des budgets et des plans statiques ne fonctionnent plus

Les feuilles de calcul ne sont pas équipées pour gérer les multiples couches de travail qui se déroulent dans la vague d'activités connues sous le nom de budgétisation et de planification dans l'enseignement supérieur.

Gartner Cloud FC MQ

Figure 2 : Les problèmes causés par la collaboration sur les feuilles de calcul atteignent un large éventail Source : MarketWatch, "88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs »

En fait, les équipes de budgétisation et de planification sont censées apporter des modifications, intégrer de nouvelles données et structures, se tenir à jour et communiquer plus clairement que jamais. Voici quelques-uns des principaux défis qui entravent les efforts de budgétisation et de planification lorsqu'ils sont enracinés dans des mises à jour manuelles via des feuilles de calcul :

  1. Aucun contrôle de version. Avez-vous déjà travaillé sur un gros projet où vos coéquipiers vous ont envoyé plusieurs e-mails avec une pièce jointe portant le même nom ? Saviez-vous lequel vous deviez utiliser, sans perdre de temps à revenir sur toute la chaîne des échanges ?
  2. Pas de piste d'audit. Lorsque vous échangez des fichiers, comment vous rappelez-vous qui a modifié quoi ? Tu te souviens quand ils l'ont changé ?
  3. Trop d'erreurs. Avez-vous été chargé de préparer le résultat final ? Pendant que vous ressaisissiez les modifications des notes et des feuilles de calcul séparées dans la sortie finale (était-ce vraiment le "final"… ou "final2"…), avez-vous accidentellement mal saisi un numéro ? Nous sommes tous passés par là et nous avons tous passé des heures à parcourir les feuilles sources pour trouver la bonne entrée. Pire encore, que se passe-t-il si vous avez complètement raté l'erreur et que le résultat final est incorrect lorsqu'il est transmis à la direction ?
  4. Revirement lent. Tout le monde déteste les délais, mais la rapidité est importante lorsque vous prenez des décisions stratégiques. Avez-vous déjà insisté pour livrer à temps, terminé votre travail et appris seulement plus tard que les dirigeants étaient déçus que les résultats que vous avez livrés soient obsolètes par rapport aux informations qu'ils venaient d'entendre aux actualités ou de lire dans une mise à jour législative ? Si vos connaissances et vos données ne peuvent pas être mises à jour en temps réel avec vos résultats, comment pouvez-vous être sûr de prendre de bonnes décisions ?

Les coûts cachés des feuilles de calcul sont créés par la duplication des efforts, les erreurs et les retouches. Tout ce temps perdu détourne l'attention de votre équipe de la véritable valeur de l'analyse et de la communication qui soutient une prise de décision solide dans l'ensemble de l'institution et maintient tout le monde coincé dans un travail chargé.

Alors que le rythme du changement continue d'augmenter, les équipes financières de niveau supérieur doivent se concentrer sur la collecte, le rapprochement et la gestion des points d'intégration clés et se concentrer sur la collaboration avec les décideurs et fournir des informations meilleures et plus rapides.

Avancer en toute confiance

At OneStream, nous comprenons que la complexité est le sous-produit inévitable du changement, en particulier dans l'enseignement supérieur. Par conséquent, nous croyons que votre succès ne sera pas réalisé en éliminant la complexité, mais plutôt en guidant efficacement votre institution à travers elle.

Comment faisons-nous ça? Notre plate-forme unifiée de finance intelligente (voir la figure 3) nous permet de fournir nos nombreuses fonctionnalités au sein d'une application unique, extensible et basée sur le cloud, conçue pour évoluer avec votre organisation. C'est pourquoi des centaines d'organisations, y compris de nombreux établissements d'enseignement supérieur, ont choisi OneStream - et elles n'ont jamais regardé en arrière.

La plateforme financière intelligente
Figure 3 : Plateforme de financement intelligent de OneStream

Pourquoi l'unification est-elle importante ? Eh bien, cela élimine les ouvertures pour les erreurs créées par le travail manuel et les outils de reporting financier séparés et connectés. Si vous ressaisissez des données ou dépendez de points de connexion techniques pour les mises à jour, vous avez ouvert la porte à des problèmes potentiels.

Qu'est-ce qu'une approche de plateforme peut faire pour vous et votre équipe ? Voici quelques-uns des principaux avantages que vous obtenez avec OneStream logiciel de budgétisation et de planification:

En savoir plus

Besoin d'une preuve? Que diriez-vous d'un excellent exemple de l'une des 10 meilleures universités de recherche publiques du pays ? Cette étude de cas détaille comment OneStream a aidé à réduire le temps nécessaire pour terminer les budgets et a des retours sur investissement détaillés, y compris comment un processus régulier existant de 3.5 heures a été réduit à seulement 5 minutes.

Vous voulez continuer la discussion ? Avez-vous des questions? Nous contacter, et l'un de nos experts vous contactera dès que possible.

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Les équipes de budgétisation, de comptabilité et de finance dans l'enseignement supérieur, tout comme dans d'autres domaines, doivent s'adapter et prospérer face à des changements rapides. Dans cette série de blogs, nous découvrirons les principaux moteurs de valeur que les logiciels modernes de budgétisation et de planification ont à offrir aux dirigeants de l'enseignement supérieur. Nous expliquerons également comment ces leaders peuvent amorcer ou accélérer le cheminement vers la conquête de la complexité et donner à leurs équipes les moyens de diriger rapidement.

La vitesse et l'agilité sont plus importantes que jamais

Alors que l'exactitude, la transparence et la cohérence sont l'épine dorsale des opérations comptables et financières, l'ajout de vitesse et d'agilité est ce qui sépare finalement les institutions qui offrent une valeur constante de celles qui luttent.

Et alors que la marque des deux ans de la pandémie de COVID-19 s'envole, la vitesse et l'agilité n'ont jamais été aussi importantes pour les dirigeants de l'enseignement supérieur.

Ces dirigeants ont été contraints à plusieurs reprises d'ajuster les opérations quotidiennes. Mais ils sont maintenant confrontés à un autre obstacle : concilier visions, plans et budgets avec une perturbation historique qui a entraîné une baisse des inscriptions, entraînant une perte critique de revenus (voir la figure 1).

Figure 1 : Changements d'inscription d'une année à l'autre par type d'établissement

Graphique : Natalie Schwartz/Higher Ed Drive, Source : National Student Clearinghouse Research Center

Ces pertes de revenus ont naturellement exercé une pression sur l'équipe des finances. Et bien que la pression ne soit pas nouvelle pour les dirigeants financiers de l'enseignement supérieur, le COVID-19 et ses complexités ont miné de nombreuses institutions au point qu'elles n'essaient plus d'équilibrer les budgets par des coupes et des gains d'efficacité. Au lieu de cela, les écoles doivent repenser et restructurer leurs modèles commerciaux.

Les membres du conseil d'administration, les présidents et les doyens - qui assument tous d'énormes responsabilités - exigent donc des données plus cohérentes et opportunes pour éclairer leurs décisions.

Les équipes de la comptabilité et des finances doivent donc se moderniser pour rationaliser les processus, unifier les résultats et donner aux dirigeants les informations nécessaires non seulement pour prendre des décisions clés, mais aussi pour pivoter si nécessaire. Après tout, les impacts économiques et opérationnels totaux de la pandémie ne sont pas encore connus, mais une chose est certaine : la complexité et le rythme rapide des changements sont la nouvelle norme.

Quoi de neuf dans cette série de blogs

Au cours des prochaines semaines, nous expliquerons pourquoi les dirigeants de l'enseignement supérieur ont besoin d'une approche moderne basée sur une plateforme pour planification, budgétisation et prévisions. Nous expliquerons également comment accélérer les cycles de reporting et d'analyse, et nous vous présenterons la feuille de route pour vous montrer comment en faire une réalité.

Vous trouverez ci-dessous une ventilation des sujets et des défis associés que nous aborderons en cours de route :

  1. Budgétisation- Votre processus budgétaire annuel prend-il trop de temps en raison de l'intégration manuelle des données avec les systèmes de base et d'une dépendance excessive aux feuilles de calcul pour la modélisation ? Même après tous ces efforts, manquez-vous de visibilité sur les sources de financement au sein de l'organisation ? Si vous comptez sur des systèmes et des processus obsolètes, il est difficile d'aligner les plans financiers sur les objectifs stratégiques. Pourquoi? Eh bien, se concentrer sur les priorités institutionnelles nécessite de la précision - et la précision est un avantage clé que le logiciel de gestion des performances d'entreprise apporte à la table.
  2. Planification/prévision à long terme- Votre processus de planification à long terme produit-il des documents stagnants qui sont souvent périmés avant la fin du premier trimestre ? Avec autant de pièces mobiles, de sources de financement de l'État, de recherche, de dotations, de coûts en constante augmentation, il peut être difficile, voire impossible, de maintenir la pertinence de votre plan et de vos prévisions. Analyses prédictives et les prévisions résolvent ce dilemme.
  3. Reporting/Analyse (Signalisation)– Traditionnellement, rapports a été utilisé pour surveiller et communiquer les progrès vers les objectifs et les priorités définis dans les plans et les budgets - de sorte que les rapports n'ont historiquement regardé que vers le passé. À l'avenir, nous voulons améliorer la fonction de rapport. Donner aux dirigeants les moyens de recevoir et de comprendre rapidement les positions financières et opérationnelles. Pour donner aux dirigeants les données et les informations nécessaires pour pivoter quand et où il est nécessaire de corriger le cap ou de profiter des opportunités.  Signalisation financière fait que tout arrive.

La meilleure alternative - Une plate-forme unifiée

OneStream a permis à des centaines d'organisations (dont des dizaines dans le secteur public) pour libérer la puissance de la comptabilité et de la finance en unifiant la planification, la budgétisation, les prévisions, le reporting et l'analyse via une solution unique et extensible (voir Figure 2). Cette solution est livrée via une plateforme cloud conçue pour évoluer et évoluer avec votre institution.

Pourquoi devriez-vous vous en soucier ? Eh bien, voici quelques-uns des principaux avantages que vous obtenez avec Le logiciel de budgétisation et de planification de OneStream:

Figure 2 : Plate-forme financière intelligente unifiée de OneStream

Connectons-nous et poursuivons la discussion

Bien que vous ne soyez peut-être pas encore client, nous apprécions votre travail dans le secteur public et apprécions votre opinion - et nous aimerions explorer les opportunités où nous pouvons avancer ensemble. Chez OneStream, notre mission est simple : "Chaque client est une référence, un succès à la fois."

Pour plus d'informations, téléchargez la présentation de la solution pour l'enseignement supérieur. Vous voulez continuer la discussion ? Avez-vous des questions? Nous contacter, et l'un de nos experts vous contactera dès que possible.

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Si les finances publiques concernent quoi que ce soit, ce sont des données. Souvent de grandes quantités de données. Données reçues (des systèmes sources tels que les ERP ou d'autres agences), données traitées (telles que la formulation du budget, les allocations et les projections) et données qui sortent de la porte (données à d'autres agences et rapports au public) .

À pratiquement toutes les étapes du parcours des données financières, nous avons besoin d'informations supplémentaires sur le nombre devant nous à un moment donné. S'il s'agit d'une valeur agrégée, quelles en sont les composantes ? D'où vient le numéro ? A-t-il été importé d'un autre système ? Quelqu'un a-t-il entré le numéro ? a-t-il été calculé ? Ce nombre est-il lié à un fonds, un bureau, un programme, un projet ou un objectif stratégique spécifique ? Ce numéro a-t-il changé ? Qui l'a changé ? Quand l'ont-ils changé ? Qu'est-ce que c'était avant qu'ils ne le changent ? A-t-il nécessité une approbation pour être modifié ? Qui l'a approuvé et quand ? Quels autres nombres sont touchés si ce nombre change ?

Tout cela se résume à ce qui est peut-être l'un des termes les plus surutilisés, définis de manière erronée et diversement compris en matière de finances publiques : selon une analyse de l’Université de Princeton. C'est peut-être parce que le terme est utilisé en dehors des finances publiques dans pratiquement tous les domaines imaginables. En fait, je me souviens dans un cours de composition musicale à l'université, nous analysé Concertos de Bach. Mais, lorsqu'il s'agit d'analyser les données financières du gouvernement, cela peut se résumer au processus de découverte de « l'histoire » des chiffres. Comment il est arrivé ici et ce qu'il représente vraiment. Il existe peut-être autant de façons d'analyser les données financières que d'interpréter le terme. Ce qui suit est une discussion de certaines des méthodes d'analyse financière les plus courantes au gouvernement aujourd'hui et de certains des avantages et des inconvénients de chacune :

1 – Appeler quelqu'un

C'est la solution la plus basique au problème d'analyse. Nous avons besoin de connaître des informations détaillées sur une valeur, donc nous téléphonons/envoyons un e-mail à la personne que nous pensons avoir les informations requises. C'est peut-être la bonne personne, ou peut-être pas. La réponse peut être rapide, ou peut-être pas. Il n'y a souvent aucune connaissance du niveau d'effort requis de la part du répondant pour produire les informations demandées. Cette méthode est la plus efficace pour les cadres ou les consommateurs d'informations qui ne traitent généralement que des agrégations de données de très haut niveau et qui ont rarement des demandes de renseignements de cette nature. Le retour sur investissement de leur temps pour accéder et se former à l'utilisation de toute autre méthode peut ne pas en valoir la peine pour eux ou pour l'agence.

Avantages:

Inconvénients:

2 – Utiliser des feuilles de calcul

feuilles de calcul

Cette méthode est largement utilisée. Il s'agit de la méthode utilisée par de nombreuses personnes recevant les demandes de la méthode 1. Cela implique des extraits de données produits par l'informatique qui sont ensuite mappés et téléchargés dans des structures de données héritées telles qu'Essbase ou TM1. Ensuite, les compléments sont utilisés pour se connecter à ces données. L'efficacité de cette méthode peut varier considérablement en fonction de la structure des données source, de la structure de la zone de stockage intermédiaire des données, ainsi que des compétences et de la disponibilité de l'équipe informatique impliquée dans l'extraction et la maintenance des données. De nombreuses agences continuent d'utiliser cette méthode simplement parce qu'elles le font depuis très longtemps.

Bien qu'il existe certainement un niveau élevé de familiarité avec cette méthode, l'obtention des informations nécessaires peut prendre beaucoup de temps. Les données nécessaires résident souvent dans plusieurs systèmes. Il peut y avoir des données transactionnelles financières dans un système, des données budgétaires dans un autre, un suivi des flux de travail et des approbations dans un autre, des rapprochements de comptes dans un autre et des informations d'audit dans un autre encore. Cela peut rendre le processus extrêmement complexe ou, selon les besoins, impossible.

Avantages:

Inconvénients:

3 – Utiliser les outils de Business Intelligence

De nombreuses agences disposent de divers outils de business intelligence (BI) tels que Tableau, Qlik ou Cognos. Ceux-ci sont utilisés pour explorer les données, créer des tableaux de bord, suivre les indicateurs de performance clés et produire des rapports. Beaucoup d'entre eux ont une capacité ETL (extraction, transformation, chargement) assez sophistiquée pour joindre des tables et extraire des données des systèmes sources, tandis que d'autres s'appuient sur des outils ETL tiers. Dans la plupart des cas, ils reposent sur l'utilisation de données dans un univers de données, un entrepôt, un lac de données ou un magasin de données.

Alors que les outils de BI nécessitent une formation spécialisée, la plupart des agences disposant de ces outils en interne ont des experts dans leur personnel. Cependant, ces experts ont tendance à résider dans un groupe informatique (technologies de l'information) ou d'autres équipes opérationnelles et peuvent ne pas avoir le sens financier nécessaire. Les informations d'audit ou de contrôle sont rarement déplacées des systèmes sources vers un entrepôt de données et les outils de BI n'ont pas de capacité d'audit en eux-mêmes. Les outils de BI manquent également d'intelligence financière, de sorte que tout traitement financier des données nécessite une configuration et/ou une programmation étendues.

Avantages:

Inconvénients:

4 – Utiliser une plateforme de gestion financière avec analyse incluse

Analyse financière

Une nouvelle option pour répondre à ce besoin consiste à utiliser une plate-forme financière intelligente dotée d'une capacité d'analyse financière intégrée, telle que OneStream. Au lieu d'extraire les données d'un système budgétaire, d'un système de consolidation, d'un système de rapprochement des comptes, d'un système de gestion de documents, d'un système de reporting et d'un système de workflow, tout cela se fait sur une seule plateforme. Plusieurs agences avant-gardistes utilisent actuellement cette nouvelle technologie ou sont en train de la déployer. Mais la majorité des agences disposent encore de plusieurs systèmes cloisonnés pour gérer ces diverses fonctions, car c'était la seule technologie disponible jusqu'à assez récemment.

Ces systèmes plus anciens étaient à la pointe de la technologie lorsqu'ils ont été mis en œuvre il y a 15 à 20 ans. La nouvelle technologie gère ces fonctions sur une seule plate-forme avec toutes les capacités d'analyse résidant sur la même plate-forme. Cela permet à un utilisateur d'explorer et d'analyser un élément de données de n'importe où dans le système avec un audit et un contrôle complets des données. Il peut s'agir d'un écran de saisie de données de formulation de budget, d'un tableau de bord KPI, d'un rapprochement CARS ou d'une section d'un CBJ ou d'un AFR. Lorsqu'un utilisateur voit un numéro et a une question concernant ce numéro ou la visibilité de qui a apporté des modifications, il peut obtenir l'« historique » de l'endroit où il se trouve dans le processus en temps réel. Ceci est possible car toutes les fonctionnalités sont contenues dans une seule plate-forme.

Avantages:

Inconvénients:

Espérons que ce fut un aperçu utile de certaines des façons les plus courantes d'obtenir les détails sous-jacents de vos chiffres. Tous ont leur place et leurs avantages et inconvénients. Et chaque agence doit décider ce qui fonctionne le mieux pour comprendre « l'histoire » de leurs chiffres.

Pour en savoir plus, visitez le Site Internet OneStream.

COVID-19 a un impact sur presque tous les individus et organisations à travers le monde. Et alors que nous sommes depuis plusieurs mois dans la pandémie, il y a encore tellement de questions sans réponse. Nos plus grandes zones de population reviendront-elles aux restrictions d'abris sur place ? Doit-on vraiment s'attendre à une multiplication par trois du travail à distance alors que Finances Hackett 2020 la recherche suggère? Et quand la demande des consommateurs et l'activité de la chaîne d'approvisionnement reviendront-elles aux niveaux d'avant COVID, si jamais ?

L'État et les collectivités locales et l'éducation (SLED) et l'enseignement supérieur public sont confrontés aux mêmes questions que leurs confrères du secteur privé. Comment? Parce que les budgets annuels ou biennaux existants ne reflètent plus l'environnement économique sous COVID. L'impact et l'incertitude de COVID soulèvent de nombreuses questions sur les sources de financement de ces organisations compte tenu de la variabilité des conditions macroéconomiques. Pourquoi? Parce que les budgets de fonctionnement de l'enseignement supérieur public reçoivent entre 15 et 40 % de leur financement de fonds étatiques et fédéraux. Et avec l'incertitude qui règne dans les agences fédérales, étatiques et locales, le défi pour les dirigeants de l'enseignement supérieur de se concentrer sur les changements structurels de la salle de classe devient de plus en plus difficile. Les gouvernements des États et locaux sont également confrontés à des pressions similaires, car 50 à 60 % de leurs recettes fiscales (par exemple, la taxe de vente et la taxe foncière) sont généralement générées par le commerce de détail et d'autres industries génératrices de taxes qui ont été décimées tout au long de la pandémie.

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La National Defense Authorization Act (NDAA) est l'un des deux projets de loi annuels conçus pour que le Congrès supervise le budget du département américain de la Défense (DOD). Le projet de loi d'autorisation détermine les agences responsables de la défense, établit les niveaux de financement et fixe les politiques d'allocation des crédits budgétaires. Et cette année, les exigences budgétaires créent l'environnement parfait pour déployer également des solutions de gestion des performances d'entreprise (CPM).

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Le programme fédéral de gestion des risques et des autorisations (FedRAMP) est un programme pangouvernemental américain qui fournit une approche standardisée de l'évaluation de la sécurité, de l'autorisation et de la surveillance continue des produits et services cloud. Il a été conçu pour répondre au besoin des agences fédérales de s'adapter rapidement d'une informatique ancienne et non sécurisée à des systèmes informatiques basés sur le cloud, efficaces, sécurisés et rentables.

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Démo