Ces dernières années, l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans divers secteurs a transformé les opérations en améliorant l’efficacité, la précision et les processus décisionnels. L’IA pour le financement de l’enseignement supérieur est un domaine très prometteur. Face aux complexités et aux défis toujours croissants auxquels les universités et les collèges sont confrontés, l’utilisation responsable de l’IA offre une opportunité de rationaliser les opérations, de renforcer les connaissances basées sur les données et d’améliorer la budgétisation et la planification.

Les dirigeants financiers abordent l’idée d’intégrer l’IA dans l’enseignement supérieur avec un mélange d’enthousiasme et d’optimisme prudent. Par exemple, plus de la moitié des responsables financiers envisagent déjà que l’IA devienne un élément essentiel des processus financiers ; un stupéfiant 79 % des décideurs financiers pensent également que l’IA augmentera la productivité en augmentant l’efficacité et en améliorant la précision des processus métier. Ces avantages potentiels dans l’enseignement supérieur pourraient remodeler les pratiques de gestion financière et ouvrir des opportunités d’innovation.

Comment l’IA pour le financement de l’enseignement supérieur ajoute-t-elle de la valeur ?

L’IA en finance ne vise pas à remplacer l’intelligence humaine mais à l’améliorer. Grâce à l’automatisation des tâches répétitives et chronophages par l’IA, les équipes financières peuvent se concentrer sur des activités plus stratégiques. Par exemple, les outils basés sur l'IA peuvent automatiser la planification, la saisie des données et les rapports financiers de routine – libérer un temps précieux pour l’analyse et la prise de décision.

Examinons trois façons dont l'IA pour la finance de l'enseignement supérieur offre une valeur significative :

1. Rationaliser les opérations financières
2. Renforcer les informations basées sur les données
3. Améliorer la budgétisation et la planification

1. Rationalisation des opérations financières

Une préoccupation croissante pour de nombreuses institutions est de simplifier les processus et de réduire les coûts. En fait, ÉDUCAUSE souligne la nécessité pour les établissements de prendre des mesures significatives pour réinventer le fonctionnement des universités et réduire considérablement les coûts, ce qui constitue un domaine d'intervention prioritaire. Alors, comment les institutions peuvent-elles apporter des améliorations substantielles ?

L’IA est un moyen efficace de simplifier et de standardiser les processus, les données et les technologies.

Fini l’époque de la saisie manuelle des données, des processus de consolidation fastidieux et de l’analyse fastidieuse des feuilles de calcul. Au lieu de cela, la capacité de l’IA à automatiser les tâches financières courantes et à traiter de grandes quantités de données permet d’identifier des modèles et des points de données anormaux. Cette capacité facilite la gestion des exceptions pour les processus financiers, tels que la planification, la maintenance qualité des données et des rapports.

En conséquence, les équipes financières peuvent rationaliser les opérations et se concentrer sur les exceptions, plutôt que de passer au crible des ensembles de données entiers. En fin de compte, cette approche permet de gagner un temps précieux et d’améliorer l’efficacité des processus financiers.

2. Renforcer les informations basées sur les données

Une autre priorité majeure des dirigeants de l’enseignement supérieur consiste à améliorer les informations et les analyses basées sur les données dans l’ensemble de l’établissement. Selon un Enquête Chronique de l'Enseignement Supérieur, 97% des administrateurs de collège croient que l'enseignement supérieur doit mieux utiliser les données et les analyses pour prendre des décisions stratégiques.  

Les collèges et les universités génèrent de grandes quantités d’informations – notamment des données sur les finances, les ressources humaines et les étudiants – mais ont du mal à les exploiter. En aidant les institutions à exploiter ces informations, l’IA donne du pouvoir aux équipes financières (voir Figure 1). Une plateforme d’IA peut rassembler des données et aider les équipes à obtenir de nouvelles informations sur les perspectives financières et étudiantes.

Les algorithmes d'IA peuvent analyser les données d'une institution en temps réel, découvrant des informations et des tendances précieuses qui éclairent la prise de décision stratégique. Grâce à des analyses prédictives qui prévoient les futurs scénarios financiers, les équipes financières peuvent planifier et allouer efficacement les ressources de manière proactive pour optimiser les résultats des étudiants.  

Exploiter la puissance des informations basées sur les données permet ainsi aux équipes financières de prendre des décisions éclairées qui optimisent les performances financières et soutiennent les objectifs institutionnels.

3. Améliorer la budgétisation et la planification

L’IA peut également apporter des améliorations significatives aux processus fastidieux de planification dans les universités et les collèges. Traditionnellement, les méthodes de planification financière s'appuient souvent sur des données et des hypothèses historiques, ce qui entraîne des inexactitudes et des capacités prédictives limitées.

L’IA permet plutôt aux équipes financières d’aller au-delà des rapports historiques et d’adopter l’apprentissage automatique (ML). Par tirer parti des algorithmes de ML, Finance peut analyser des données financières historiques ainsi que des facteurs externes, tels que les tendances du marché, le comportement des étudiants et les indicateurs économiques.

Ces algorithmes peuvent identifier des modèles cachés, découvrir des relations non linéaires et générer des prévisions plus précises. Essentiellement, ces tendances aident ensuite les institutions à prendre des décisions financières éclairées (voir Figure 2).

Par exemple, l’IA peut analyser la demande du marché, les taux de rétention, les préférences des étudiants et les performances académiques pour modéliser les frais de scolarité recommandés et les ajustements de tarification. Ces capacités maximisent les revenus tout en maintenant l’abordabilité et la compétitivité. En conséquence, les finances peuvent mieux répondre aux besoins des étudiants, optimiser l’allocation des ressources et atténuer les risques financiers.

Comment les responsables financiers de l’enseignement supérieur devraient-ils envisager d’intégrer l’IA ?

Avec des changements opérationnels à l’horizon, les dirigeants de l’enseignement supérieur doivent planifier stratégiquement leurs prochaines étapes en matière d’intégration de l’IA. La mise en œuvre réussie de l’IA pour le financement de l’enseignement supérieur nécessite une planification minutieuse et des investissements dans les infrastructures et la formation. Mais quand la Finance emploie le droit stratégie d'IA pratique et son engagement en faveur de l’innovation, l’IA a le potentiel de révolutionner les opérations financières dans l’enseignement supérieur.

En fin de compte, la bonne stratégie ouvre la voie à des processus de gestion financière plus durables, efficaces et centrés sur l’étudiant.

Conclusion

L’IA représente un changement passionnant pour les équipes financières de l’enseignement supérieur, offrant des opportunités sans précédent pour rationaliser les opérations, débloquer des informations et améliorer la prise de décision stratégique. En adoptant les technologies de l’IA, les équipes financières peuvent naviguer dans les complexités de la gestion financière avec agilité, résilience et innovation.

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Aujourd’hui, la confiance dans la qualité des données est d’une importance cruciale, car les dirigeants de l’enseignement supérieur doivent répondre à diverses pressions politiques et économiques. Les collèges et les universités sont également scrutés à la loupe pour garantir leur responsabilité financière tout en servant au mieux les étudiants. Aujourd'hui plus que jamais, les équipes financières de l'enseignement supérieur ont besoin de données fiables, précises et actualisées pour prendre les bonnes décisions pour chaque école.

Les conseils d’administration des universités demandent également aux établissements d’assurer plus de transparence et de responsabilité. Cette demande signifie qu’il est plus important que jamais de disposer d’une stratégie claire pour une gestion continue et robuste de la qualité des données. Pourquoi? De meilleures décisions créent de meilleurs résultats. Et des données de haute qualité donnent aux établissements la confiance dans les données nécessaires pour prendre les bonnes décisions, ce qui, à son tour, alimente un meilleur soutien aux étudiants, des résultats plus précis et une réduction des risques.

Pourquoi la qualité des données est-elle importante ?

La recherche a montré que la qualité des données est importante. Selon Fenêtre, près de neuf organisations sur 10 (89 %) ont signalé les problèmes de qualité des données comme un obstacle ayant un impact important ou très important pour leur organisation. Les impacts entraînent un manque de confiance dans les données et une perte de temps dans les processus financiers et opérationnels.

En fait, de nombreuses institutions cherchent à s’orienter davantage vers les données. Selon La chronique de l'enseignement supérieur, 97 % des administrateurs d'université interrogés estiment que l'enseignement supérieur doit mieux utiliser les données et les analyses pour prendre des décisions stratégiques.

À mesure que les institutions deviennent plus complexes, il est également nécessaire de se concentrer sur la qualité des données. Comme le dit l’adage « garbage in, garbage out » (voir Figure 1), il est donc impératif de créer une base solide de données gouvernées pour une prise de décision basée sur les données. Il est impératif de disposer d’une source de données fiable dans toute l’institution pouvant être référencée pour aligner les équipes.

Qu’est-ce qui empêche une bonne qualité des données ?

Dans de nombreux cas, les institutions sont confrontées aux restrictions liées à des processus financiers déconnectés, à des systèmes existants et à des outils d’analyse inefficaces. Cette bureaucratie a alimenté un manque d’agilité, des processus lourds et une prise de décision cloisonnée. En termes simples, les solutions en place ne sont pas conçues pour fonctionner ensemble et rendent donc difficile la gestion de la qualité des données.

Il existe souvent peu ou pas de connectivité entre les systèmes, obligeant les utilisateurs à récupérer manuellement les données d'un système, à les transformer manuellement, puis à les charger dans un autre système, sans aucune traçabilité. Ce manque de capacités robustes en matière de qualité des données crée une multitude de problèmes. En voici quelques-uns :

• Mauvaise saisie des données avec une validation limitée, affectant la confiance dans les chiffres.
• Nombre élevé de tâches manuelles, réduisant la qualité globale des données et ajoutant de la latence aux processus.
• Aucune traçabilité des données, ce qui empêche les capacités d'exploration en profondeur et en arrière et ajoute du temps et des efforts manuels lors de l'accès à des informations exploitables pour chaque numéro.

La solution aux systèmes déconnectés peut être aussi simple que de passer à des outils et à des technologies plus récents. Pourquoi? Ils disposent d'une intégration plus efficace ainsi que d'une validation et d'un contrôle intégrés par rapport aux solutions précédentes, ce qui permettra de gagner du temps et de supprimer les tâches manuelles.

Quelle est la solution?

Certains pensent que la loi de Pareto – selon laquelle 20 % des données permettent 80 % des cas d’utilisation – s’applique à la qualité des données. Les établissements doivent donc franchir trois étapes avant d’adopter tout projet visant à améliorer la qualité des données financières :

1. Définir la qualité : Déterminez ce que la qualité signifie pour le collège ou l’université, convenez de la définition et établissez des paramètres pour atteindre le niveau avec lequel tout le monde se sentira en confiance.
2. Rationalisez la collecte de données : Assurez-vous que le nombre de systèmes disparates est minimisé et que les intégrations utilisent une technologie de classe mondiale avec une cohérence dans les processus d'intégration des données.
3. Identifiez l’importance des données : Sachez quelles données sont les plus critiques pour l’organisation et commencez par là – avec les 20 % – et n’avancez que lorsque l’organisation est prête.

À la base, un système entièrement intégré Plateforme financière comme OneStream avec des données financières intégrées est essentiel pour que les collèges puissent conduire une transformation efficace dans la finance et dans les différentes fonctions et services. Quelles exigences clés doivent être prises en compte ? Voici quelques fonctions clés :

• Visibilité à 100 % depuis les rapports jusqu'aux sources de données, afin que toutes les données financières et opérationnelles soient visibles et facilement accessibles.
• Une source de vérité pour toutes les données financières et opérationnelles.
• Flux de travail guidés pour protéger les utilisateurs de la complexité et des oublis manuels.

Pourquoi OneStream pour la gestion de la qualité des données ?

La plate-forme unifiée de OneStream offre des capacités d'intégration de données de pointe avec des connexions transparentes à plusieurs sources, notamment les systèmes financiers, RH et étudiants. Ces fonctionnalités offrent une flexibilité et une visibilité inégalées sur le processus de chargement et d’intégration des données.

de OneStream gestion de la qualité des données est un élément essentiel de la plate-forme unifiée de OneStream (voir Figure 2). En fournissant des contrôles stricts pour garantir la confiance et la fiabilité de la qualité des données, la plateforme permet aux organisations d'effectuer les opérations suivantes :

• Gérez les risques liés à la qualité des données à l'aide de cartes d'intégration et de validations entièrement vérifiables à chaque étape du processus, de l'intégration au reporting.
• Automatisez les données via des connexions directes aux bases de données sources ou via n'importe quel format de fichier basé sur des caractères.
• Filtrez les rapports d’audit en fonction de seuils de matérialité – en garantissant des examens ponctuels à des moments appropriés du processus.
• Possibilité d'explorer, d'explorer en arrière et d'accéder aux détails des transactions pour une traçabilité complète de chaque numéro.

Conclusion

Les exigences d’exactitude, de transparence et de confiance sont omniprésentes dans les rapports, analyses et planifications financières et opérationnelles, étant donné le niveau de détail nécessaire pour guider les institutions. Par conséquent, les universités qui cherchent à créer une stratégie pour améliorer la gestion de la qualité des données devraient envisager une plate-forme logicielle CPM avec qualité des données financières intégrée pour obtenir des résultats plus précis et réduire les risques.

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Les responsables de l’enseignement supérieur confrontés à un environnement complexe et dynamique cherchent à rationaliser les processus financiers et à obtenir de meilleures informations basées sur les données. À cet égard, les institutions peuvent tirer parti de la technologie moderne pour se débarrasser des systèmes et processus existants qui tirent parti des nouvelles tendances qui prévalent sur le marché actuel. Les responsables de la planification et de l'analyse financières (FP&A) qui cherchent à briser les silos de planification et de reporting doivent non seulement réfléchir aux risques et opportunités associés aux différentes solutions, mais également à la manière de maximiser l'impact commercial.

Dans le blog précédent de notre série de blogs « Enseignement supérieur : Unifier la planification connectée ou faire face aux coûts cachés », nous avons expliqué comment le concept de processus de planification connectés en une solution transparente et intégrée est une priorité pour les responsables financiers. éviter le chaos de la boîte à outils largement ressenti aujourd’hui.

Pour la deuxième partie de la série, nous explorerons le fardeau administratif auquel les équipes sont confrontées lorsqu'elles planification unificatrice et des rapports.

La promesse d’une planification connectée

De nombreuses équipes se sont tournées vers le concept de planification connectée pour alléger la pression institutionnelle et accroître l’agilité. Et il est facile de comprendre pourquoi : la planification connectée promet que la « connexion » des personnes avec les données, les rapports de gestion et les plans permettra aux « équipes financières connectées » d'avancer avec rapidité et agilité. En conséquence, l’université dans son ensemble peut mieux établir des objectifs stratégiques et offrir une nouvelle valeur transformatrice (voir Figure 1).

La réalité d’être « connecté » pour la planification et l’analyse financières

Malheureusement, malgré les avantages évidents ci-dessus, de nombreuses institutions ont encore du mal à unifier les processus de planification connectés, même en parallèle d'investissements importants dans les technologies « connectées » de gestion de la performance d'entreprise (CPM). Mais pourquoi?

Même si les institutions reconnaissent l’importance des données CPM intégrées, nombre d’entre elles ne parviennent pas à briser les silos créés à partir des boîtes à outils de modélisation sur site et dans le cloud. Ces silos aboutissent alors souvent à une expérience déconnectée pour les équipes Finance et Opérations. Les boîtes à outils de modélisation peuvent ressembler à des options raisonnables et économiques pour partager et collaborer sur des plans clés et/ou gérer des processus, mais ces solutions ont un coût (voir Figure 2). Chaque ligne de la figure 2 représente les coûts et les risques d'intégration.

Les coûts cachés de la planification de connexion

Les coûts administratifs potentiels liés à l’utilisation des boîtes à outils de modélisation pour unifier les processus de planification peuvent apparaître pour trois raisons principales.

1. Se concentrer sur les gains à court terme, tout en érodant l’efficacité organisationnelle

Au cours des dernières années, les boîtes à outils de modélisation ont permis aux équipes financières de l'enseignement supérieur d'abandonner les processus manuels. Pourtant, les grandes institutions complexes, dotées de nombreux processus de planification divers et assemblés via des boîtes à outils de modélisation, enregistrent des gains à court terme qui conduisent généralement à des pertes à court terme en raison du manque d'échelle.

Les solutions des boîtes à outils de modélisation sont toujours cloisonnées, mais des systèmes fragmentés existent toujours, quels que soient les efforts déployés pour les assembler en un seul écosystème cohérent. Et sans possibilité d’évolutivité, les boîtes à outils de modélisation ne feront qu’amplifier les coûts de gestion des données. Pourquoi?

Les solutions financières connectées mais non unifiées nécessitent des cubes, des modules et parfois des logiciels fragmentés pour prendre en charge divers processus de planification et offrir des informations limitées sur le cœur des solutions. Qu'est-ce que cela signifie?

Des efforts considérables sont nécessaires pour connecter et valider l'ajout ou la suppression d'un programme à chaque processus de planification (par exemple, modélisation des inscriptions, planification des postes, gestion des subventions, etc.) et le système de reporting utilisé dans l'ensemble de l'établissement. S'assurer que chaque cube, modèle ou feuille Excel contient les informations fournies au bon niveau de détail avec suffisamment d'informations pour effectuer une planification précise est fastidieux. Et cela croît de façon exponentielle avec l’augmentation du nombre de campus ou d’écoles utilisant des modèles distincts. Ce processus de gestion et de validation des données constitue une lourde charge administrative.

2. Renoncement à l’efficacité pour des gains d’efficience

La plupart des dirigeants financiers conviendront qu’il est primordial pour les établissements d’atteindre efficacement la viabilité financière tout en remplissant la mission de l’université et ses initiatives stratégiques.

Alors pourquoi tant de dirigeants renoncent-ils à l’efficacité pour se concentrer sur l’augmentation de l’efficience ? Le concept d’efficience est plus tangible que l’efficacité : l’efficience produit des résultats immédiats. Après tout, faire plus avec moins pour obtenir le même résultat est ancré dans l’ADN des dirigeants et peut être rapidement réalisé en réduisant les effectifs ou en rationalisant les processus établis. Pourtant, les gains d’efficacité qui en résultent augmentent encore rarement les résultats effectifs. Pourquoi? Tout ce « travail efficace » pourrait être pointé vers des données inexactes, donnant des résultats qui ont peu de valeur pour l’entreprise. De tels résultats augmenteront à terme les coûts dans l’ensemble de l’institution à mesure que les équipes retrouveront les informations correctes. Cela vous semble familier, n'est-ce pas ?

Les solutions de planification « connectées » non unifiées ajoutent de la complexité technique et des charges administratives à l'équipe financière, comme le déplacement et le rapprochement des données, la gestion constante des métadonnées, la surveillance de la latence des données et la gestion de la sécurité entre les applications ET les modèles. Collectivement, ces fardeaux diluent la capacité des équipes financières stratégiques à se concentrer sur l’amélioration des performances et le soutien à la prise de décisions critiques.

3. jeAugmentation du risque organisationnel

En raison du large éventail de services et de processus au sein des universités et collèges, les équipes financières ont souvent du mal à créer des plans et des prévisions mensuels, trimestriels et annuels. Pourquoi? Parce que chaque application ou modèle de département, d'école et de campus doit être connecté, ce qui ajoute des risques, des coûts et de la complexité à une équipe déjà sollicitée.

La plupart des boîtes à outils de modélisation ne fournissent aucun élément prédéfini. renseignement financier. Qu'est-ce que cela signifie? Cela signifie que toute la « logique financière » fondamentale des processus financiers mensuels – tels que les types de comptes de débit/crédit, les hiérarchies et la dimensionnalité – doit être entièrement construite à partir de zéro. Cela expose l’organisation à des risques et à des coûts supplémentaires. Par conséquent, ces pannes simples peuvent conduire à des erreurs coûteuses pour les institutions.

Conclusion

Les dirigeants de l’enseignement supérieur ont désormais la possibilité de tirer parti a la technologie moderne se débarrasser des systèmes et processus existants tout en adoptant les nouvelles tendances qui prévalent sur le marché actuel. Lorsqu’elles cherchent à unifier la planification financière et opérationnelle, les équipes financières doivent garder à l’esprit les risques et opportunités importants : se concentrer sur l’évolutivité à long terme, soutenir l’efficience ET l’efficacité et réduire les risques organisationnels.

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Les équipes financières des universités et collèges subissent une transformation et évoluent vers des équipes stratégiques qui jouent un rôle crucial en aidant les établissements à maximiser leur impact commercial. Maximiser cet impact nécessite l’accès à de meilleures données financières et opérationnelles pour donner aux institutions de meilleures informations et faciliter une prise de décision plus éclairée. Pour remédier aux limites actuelles, les dirigeants de l’enseignement supérieur recherchent des solutions qui libéreront le pouvoir de la finance en connectant les processus de planification et en améliorant la collaboration.

Dans cette série de blogs en trois parties, nous mettrons en évidence les coûts cachés que les institutions doivent prendre en compte lorsqu'elles cherchent à unifier la planification financière et opérationnelle avec Gestion de la performance d'entreprise (CPM) technologie – à commencer par « Toolkit Chaos » dans le premier article de la série.

Ressentir la lutte

De nombreux thèmes similaires ressortent des données des enquêtes PWC et FSN, mais l’un d’entre eux ressort particulièrement : la finance est toujours en difficulté. Le plus inquiétant est que cette lutte a persisté malgré les gains significatifs réalisés au cours des 20 dernières années dans la transformation financière grâce à des milliards d’investissements (voir Figure 1).

Les enquêtes ont révélé ce qui suit :

• Les responsables financiers signalent que, malgré tous les progrès, les équipes financières consacrent encore environ 2/3 de leur temps (66 %) à la collecte de données au lieu d'exploiter les données existantes pour générer des informations. 
• Parmi les organisations qui peuvent consacrer du temps et des ressources à l'analyse, 86 % suggèrent que ces efforts n'aboutissent toujours pas aux résultats escomptés.

Cependant, pour aborder stratégiquement la manière dont la finance peut changer, il faut d’abord comprendre la cause profonde des défis ci-dessus. Cette compréhension est essentielle pour garantir une stratégie réussie.

Aligner les finances et la planification opérationnelle : les dures vérités

Lorsqu'on examine l'histoire des institutions, on constate à maintes reprises le même thème : les solutions et les processus fragmentés sont considérés comme la principale source de difficultés pour les équipes financières. Pourquoi? Ces solutions ponctuelles doivent toutes être connectées pour aligner la finance sur les opérations (voir Figure 2).

Créer cet alignement a été difficile. Après tout, ces solutions ponctuelles ont été source de transformation au cours des 20 dernières années. 

Mais dans l'environnement actuel – en particulier avec la complexité, l'évolution des besoins des étudiants et la nécessité d'obtenir des résultats plus rapides – ces solutions disparates ne suffisent plus. Les équipes financières ne peuvent pas être accablées par la dette technique, le risque et la complexité liés à l’assemblage de ces processus simplement pour effectuer les bases du reporting et de la planification. De plus, la Finance ne peut pas avancer pour devenir l’institution agile et axée sur le partenariat dont elle a besoin.

Trouver la bonne technologie

L’aspiration à unifier les plans connectés pour permettre une prise de décision basée sur les données est une priorité pour les universités. Cependant, pour réussir à long terme, les responsables financiers doivent penser différemment pour surmonter les complexités inhérentes aux solutions ponctuelles fragmentées et aux boîtes à outils de modélisation déconnectées pour une véritable planification à l'échelle de l'institution.

Éviter le chaos du kit de modélisation

De nombreuses boîtes à outils de modélisation et de planification CPM, telles qu'Anaplan, Workday, Board ou Oracle Essbase, vantent la flexibilité et la rapidité nécessaires pour répondre aux besoins de planification des services. Pourtant, ces boîtes à outils ne sont pas conçues pour unifier les processus de planification connectés au sein d’une institution.

Pourquoi? Car plutôt que de tirer parti d’une architecture unifiée et extensible, les boîtes à outils de modélisation s’appuient sur une série de modèles de planification individuels qui doivent être « connectés » entre eux. Et « connecté » aux résultats réels résidant dans d’autres outils et modèles. Avoir des modèles disparates pose de nombreux problèmes :

• Latence des données, risque et chaos
• À forte intensité de maintenance, difficile d'accès, lente à consolider et processus de planification incohérents
• Nombre élevé d'erreurs d'utilisateur et coût du déplacement des données

La réalité est que beaucoup trop de temps est consacré à la création et à la maintenance de ces modèles, et ils sont souvent mal utilisés. Cette mauvaise utilisation entraîne finalement encore plus de temps passé à corriger et à compiler les données.

Comprendre les « coûts » potentiels

Lors de l’évaluation des investissements technologiques visant à unifier la planification connectée, les responsables financiers de l’enseignement supérieur doivent prendre en compte les attributs communs et les coûts cachés des boîtes à outils de modélisation :

1. Des hubs de données sont créés en raison de l’absence d’une plate-forme unifiée.
2. Des incohérences de données et une validation constante des données sont nécessaires dans les modèles de données « connectés ».
3. Des efforts et des dépenses informatiques importants sont tous deux nécessaires lorsque l’on tente d’extraire/transformer/charger (ETL) des modèles et des référentiels de données synchronisés.

Bien qu'efficace pour différents besoins des collèges ou départements – tels que l'École de médecine, le logement et la restauration, la recherche, etc. – l'utilisation généralisée de boîtes à outils de modélisation dans les processus de planification d'un établissement crée des coûts cachés qui doivent être pris en compte.

Explorer un cas d'utilisation

Un scénario dans lequel une institution cherche à lancer un nouveau programme offre un bon exemple de cas d’utilisation. Ce lancement nécessite que l'équipe Finance ajoute le nouveau programme au plan comptable (COA) actuel.

Quelle que soit sa complexité, cette tâche ardue nécessitera que les kits d'outils de modélisation, tels qu'Anaplan, Essbase, Oracle Analytics Cloud (OAC) et les cubes IBM TM1, soient partiellement ou entièrement reconstruits.

Cela nécessite de consacrer du temps à la définition et à la mise en œuvre du nouveau programme dans tous les plans et rapports financiers et opérationnels, qui peuvent inclure de nouvelles intégrations de données, un nouveau COA, de nouveaux calculs et de nouveaux rapports. Le nouveau programme devra également être connecté avec précision et pris en compte dans la modélisation des inscriptions, la prévision des frais de scolarité et des frais, la planification des postes, la planification des capitaux, etc.

L’université pourrait obtenir des informations supplémentaires en mettant en œuvre une solution de planification connectée à l’aide de boîtes à outils de modélisation, mais la dette technique ne serait pas réduite. En fait, la dette technique est plus susceptible d’augmenter et d’être ensuite considérée comme le coût des affaires.

Unifier la planification connectée

Comment les institutions peuvent-elles surmonter le chaos des outils ?  La réponse est simple : chez OneStream, nous appelons cela la finance intelligente (voir Figure 3).

Plateforme de finance intelligente basée sur l'IA de OneStream offre la flexibilité et le contrôle requis pour unifier la planification et le reporting connectés pour les collèges et les universités. Alimentée par les meilleures informations financières de sa catégorie, la conception extensible de OneStream est spécialement conçue pour permettre aux équipes FP&A de gérer les plans financiers centraux et les secteurs d'activité. Ce faisant, la plateforme offre une flexibilité et une pertinence opérationnelle inégalées pour la planification et la modélisation dans les fonctions Opérations, RH et Finance, le tout vivant ensemble dans une solution unique.

Conclusion

Les dirigeants de l'enseignement supérieur peuvent désormais tirer parti de la technologie moderne pour se débarrasser des systèmes et processus existants tout en adoptant les nouvelles tendances qui prédominent sur le marché actuel. Être informé des coûts cachés aidera les institutions à trouver la technologie appropriée pour soutenir la pertinence opérationnelle et offrir la flexibilité requise aux groupes du secteur d'activité et aux finances. À leur tour, les institutions disposeront des contrôles et de la gouvernance nécessaires pour évoluer et évoluer – pour poursuivre le voyage sans fin visant à libérer la véritable valeur et le potentiel de l’équipe financière et au-delà.

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^{1 ©}Gartner 2018 Inc. et/ou ses sociétés affiliées.   

L'analyse de données est une priorité pour les responsables de l'enseignement supérieur, et ils cherchent à mettre en œuvre des changements pour transformer l'utilisation des données dans leurs établissements. Cependant, beaucoup ont du mal à passer le cap. Pourquoi? Ils sont confrontés aux défis des processus et systèmes financiers déconnectés, des contraintes budgétaires et plus encore. Pour les surmonter, les collèges doivent voir plus grand et rechercher des solutions durables qui simplifient et maximisent l'impact commercial. Un moderne Solution de gestion de la performance d'entreprise (CPM) offre un moyen non seulement de briser les barrières technologiques et de processus, mais également de donner aux finances des informations exploitables.

L'élan

L'analyse de données prend de l'ampleur dans l'enseignement supérieur. Alors que les dernières années ont vu l'accent mis sur les données, la reconnaissance que les institutions doivent plus que jamais donner la priorité aux données devient plus claire chaque jour. Cette hiérarchisation peut signifier soutenir l'analyse des données en embauchant du personnel, en mettant en œuvre des processus, en tirant parti des nouvelles technologies et bien plus encore. Ce faisant, faire des données une priorité devient plus important dans le paysage difficile et concurrentiel de l'enseignement supérieur.

Dans ce paysage, les équipes des finances et des opérations font face à la complexité de l'évolution des besoins des étudiants, des exigences en matière de main-d'œuvre, des contraintes de financement et d'autres facteurs, combinées à la pression d'être agiles et d'agir rapidement. Et la meilleure façon de gérer tout cela efficacement est d'utiliser des outils qui fournissent aux finances et aux opérations des données opportunes, fiables et pertinentes.

L'enquête Chronique de l'enseignement supérieur¹ a exploré les points de vue de l'enseignement supérieur sur l'utilisation croissante de la prise de décision basée sur les données. Selon l'enquête, la plupart des responsables des collèges - 97 % - sont tout à fait d'accord sur le fait que les établissements doivent mieux utiliser les données et les analyses pour devenir des établissements axés sur les données (voir la figure 1)..  

Pour aller plus loin, lorsqu'on leur a demandé d'évaluer où de meilleures données étaient nécessaires dans leurs établissements, 90 % des responsables des collèges ont cité le besoin de meilleures données dans les opérations commerciales et financières (voir la figure 1). Cet accord écrasant souligne la reconnaissance d'un réel besoin d'obtenir des données financières et opérationnelles pertinentes.

Cependant, passer à l'analyse et à la prise de décision centrées sur les données pour les équipes financières est plus facile à dire qu'à faire. Pourquoi? Les universités et les collèges doivent surmonter des obstacles clés pour instaurer des changements durables.

Alors, qu'est-ce qui empêche les gens d'obtenir les données financières et opérationnelles nécessaires ?

Les barrières

La enquête¹ a souligné que la culture, les outils et les processus, ainsi que les contraintes de ressources représentent des obstacles au progrès dans l'analyse des données.

Selon l'enquête, les trois principaux obstacles à l'utilisation des données sont les suivants :

1. Collecte de données décentralisée/cloisonnée
2. Contraintes budgétaires
3. Difficulté à transformer les données en action

Briser les barrières

Comment les équipes financières peuvent-elles surmonter ces obstacles grâce à la technologie ?

Les équipes de University Finance ont répondu à cette question avec une solution CPM moderne.  Plongeons-nous dans les trois principaux obstacles et discutons de la façon dont le fait d'avoir la bonne technologie peut atténuer les défis liés aux données financières et opérationnelles auxquels les institutions sont confrontées aujourd'hui.

Obstacle #1 : Collecte de données décentralisée/cloisonnée

Les collèges et les universités sont complexes non seulement parce qu'ils offrent des services différents, mais aussi parce que les établissements utilisent un certain nombre de systèmes et de processus fragmentés. Par exemple, il faut beaucoup de temps et d'efforts pour rassembler les budget annuel entre les différents services d'un établissement. Les considérations incluent la consolidation de la position et des dépenses d'exploitation, le financement disponible, les dépenses d'engagement prévues, les informations sur les projets d'investissement, les frais de scolarité, les données d'inscription et plus encore. Ce site Web vous semble-t-il familier ? (Voir Figure 2)

Cette toile de chaos devient encore plus compliquée avec les applications, les systèmes fantômes et les tableurs utilisés pour les rapports financiers et la planification. De plus, à mesure que de nouvelles sources de financement, programmes et services sont ajoutés, le Web ne cesse de s'étendre !

Dans la boîte à outils de modélisation Web of chaos illustrée à la figure 2, chaque ligne représente non seulement un risque et un coût, mais également la latence et la redondance des données. Même si ce Web comprend tous les bons produits, ils sont tous développés sur des technologies différentes et ne fonctionnent pas naturellement ensemble, mais doivent pourtant être connectés d'une manière ou d'une autre.

Une solution CPM moderne améliore le chaos de la boîte à outils. Avoir un plateforme intelligente qui simplifiera et unifiera les processus Finance supprimera les silos. Comment? Une plate-forme véritablement unifiée brise les barrières du silo et rassemble les données, les analyses, les plans, les rapports et la prise de décision en tant quesolution unique.  Cette unification permet aux utilisateurs d'avoir une source de vérité pour les données qui peuvent être exploitées pour la planification et la création de rapports.

Obstacle #2 : Contraintes budgétaires

Le budget est le deuxième plus grand obstacle à l'amélioration de l'analyse des données. L'établissement d'analyses de données nécessite d'avoir les bonnes personnes, les bons processus et les bons outils en place prend du temps, des efforts et des coûts à mettre en œuvre. Avoir toutes ces pièces en place est difficile, en particulier pour les institutions à court de budget.

Alors, comment les institutions peuvent-elles briser la barrière des contraintes budgétaires ? En établissant une vision stratégique à long terme d'une approche rentable pour améliorer l'analyse des données.

Une plate-forme CPM offre exactement cela. Une plate-forme CPM moderne unifie les processus financiers et opérationnels pour fournir une approche pratique et durable qui aidera à atténuer les coûts encourus et à fournir des avantages futurs. Comment? Voici quelques-unes des façons :

• Réduire le temps, les efforts et les dépenses de maintenance des applications héritées et des solutions déconnectées.
• Soutenir la croissance future avec moins de logiciels, pas plus, en déployant des solutions supplémentaires ou en étendant des solutions existantes sur la même plate-forme.
• Simplification de la formation et de l'assistance pour les utilisateurs finaux, qui peuvent apprendre plusieurs processus sur une seule plateforme. Cela réduira la courbe d'apprentissage, rationalisera l'expérience utilisateur et favorisera l'adoption par les utilisateurs.

En fin de compte, les institutions peuvent obtenir un excellent retour sur investissement en disposant d'une plate-forme unique qui étend l'utilisation du logiciel pour répondre à l'évolution des besoins de l'entreprise.

Obstacle n° 3 : difficulté à transformer les données en action

Le logiciel CPM est conçu pour aider les finances à transformer les données en action.

Une plate-forme CPM peut aider les institutions à surmonter les problèmes de transformation des données en action en unifiant les données financières et opérationnelles dans une plate-forme flexible et gouvernée. Les utilisateurs peuvent exploiter ces données à travers le les outils d'analyse de la plateforme via des rapports standards, des rapports en libre-service, des visualisations et des outils d'analyse ad hoc. Une plate-forme CPM moderne peut fournir des données au bon niveau de détail à la fois pour la finance et la non-finance afin de leur permettre de prendre davantage de décisions basées sur les données.

Conclusion

Avec le passage à des analyses davantage axées sur les données, les institutions ressentent les défis des silos de données, des contraintes budgétaires et des difficultés à transformer les données en action. Mais ces défis ne sont pas insurmontables. Une plateforme CPM moderne aide les responsables financiers à surmonter ces obstacles et permet une analyse et une prise de décision plus centrées sur les données.

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At OneStream, nous comprenons les complexités, les frustrations et les défis liés à la gestion d'informations déconnectées. Et cette compréhension est exactement la raison pour laquelle nous nous efforçons tant d'aider les équipes de l'enseignement supérieur à libérer l'analyse des données pour permettre une prise de décision en toute confiance. 

Chez OneStream, nous appelons cela la finance intelligente. 

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont OneStream peut renforcer l'équipe des finances de votre enseignement supérieur ? Consultez notre site Web sur l'enseignement supérieur, ou CONTACTEZ-NOUS pour une démonstration.

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1 Anft, Michael (2023), sponsorisé par AWS.Becoming a Data-Driven Institution: College Leaders Assess the Value and Challenges of Use Data to Take Strategic Decisions, The Chronicle of Higher Education, Inc.

Les équipes financières de l'enseignement supérieur sont aujourd'hui chargées de gérer un paysage commercial complexe et stimulant, qui nécessite de trouver un équilibre entre les besoins changeants des étudiants, l'augmentation des coûts de personnel et d'infrastructure, les contraintes de ressources, etc. La capacité de résoudre rapidement les problèmes et de guider l'université à travers ces défis tout en maintenant la viabilité financière est décourageante. Mais que se passerait-il si les universités pouvaient non seulement naviguer dans cette complexité, mais aussi prospérer ?  Gestion de la performance d'entreprise (CPM) rend les deux possibles. Conçu pour aider à maximiser l'impact commercial, CPM permet aux équipes financières de haut niveau de s'assurer que leurs institutions suivent le rythme du changement, de l'incertitude et de la complexité organisationnelle.

La valeur de la finance moderne ne réside pas dans l'élimination de la complexité, mais dans sa navigation efficace.

Aujourd'hui plus que jamais, les équipes financières de l'enseignement supérieur sont confrontées à un ensemble diversifié de pressions et de défis, notamment les contraintes financières, les forces externes, les complexités internes et les obstacles opérationnels suivants :

La capacité de s'adapter aux pressions ci-dessus et à l'évolution du paysage tout en assurant la viabilité financière est complexe avec les outils et les processus que les collèges et les universités utilisent aujourd'hui. Pour être plus agiles, les responsables financiers recherchent des moyens de simplifier et d'adapter les processus pour suivre le rythme des changements rapides et planifier efficacement.

Pratiques traditionnelles de planification de l'enseignement supérieur

Traditionnellement, les établissements d'enseignement supérieur ont utilisé des processus et des systèmes financiers déconnectés pour la planification et le reporting. Ces efforts se sont principalement concentrés sur le processus budgétaire annuel lourd et chronophage. Bien que le budget annuel soit important pour les allocations de financement, le contrôle et la responsabilité des dépenses et la communication avec les parties prenantes, il repose sur l'hypothèse d'un fonctionnement dans un environnement commercial stable et prévisible. Le paysage commercial incertain et en évolution rapide d'aujourd'hui brise cette hypothèse, car le budget peut rapidement devenir obsolète et difficile à réviser.

Pour surmonter ces limites, les collèges et les universités doivent évoluer vers des processus plus agiles qui mettent l'accent sur la confiance, la collaboration, l'innovation et la gestion des risques. 

Le CPM permet cette évolution. 

De par sa conception, CPM aide les équipes financières de l'enseignement supérieur à rassembler les données, les analyses, les plans et les rapports d'un établissement - le tout en un seul endroit - pour vaincre la complexité et permettre une prise de décision en toute confiance.

Qu'est-ce que le CPM ?

CPM est un terme général utilisé pour décrire les méthodologies, les mesures et les systèmes utilisés pour surveiller et gérer les performances commerciales d'une organisation.

Le CPM englobe les principaux processus financiers de et la planification de votre patrimoine, rapports et analyses, dans le but d'optimiser la performance en alignant les initiatives stratégiques avec les ressources, les activités et les résultats. En conséquence, le CPM fournit aux chefs d'entreprise un cadre axé sur les indicateurs de performance clés (KPI) et les mesures pour mesurer le "succès".

Ce succès peut sembler différent pour chaque établissement en raison de la diversité des missions éducatives, des communautés desservies, des programmes offerts, etc. Fondamentalement, les dirigeants des finances peuvent définir le « succès » comme la capacité d'un établissement à atteindre la viabilité financière tout en remplissant efficacement la mission et les initiatives stratégiques de l'université (voir la figure 1).

Changer les processus financiers de l'institution pour inclure le CPM afin de suivre les priorités, les objectifs et les initiatives stratégiques est impératif pour la viabilité financière à long terme.

CPM offre aux responsables financiers la tranquillité d'esprit en leur donnant les outils nécessaires pour naviguer dans la complexité et servir au mieux la mission et les étudiants de leur établissement. Comment? En permettant une plus grande confiance dans les données, une meilleure collaboration avec les parties prenantes et une plus grande agilité dans la prise de décision.

Faites confiance aux chiffres

Outils CPM combiner des données financières et opérationnelles provenant de diverses sources fournir une vision claire de la performance institutionnelle. Cette vue permet aux finances d'utiliser une source de vérité pour surveiller les performances en temps réel dans diverses activités, y compris les auxiliaires, les universitaires, la recherche et plus encore. 

Une telle transparence permet aux Finances d'avoir une vue complète des données et d'être des décideurs plus confiants.

Par exemple, à mesure que les contraintes de ressources continuent de s'étendre et de changer, les Finances doivent comprendre l'état actuel des ressources de financement. Sont-ils liés par des engagements ? Sont-ils utilisés pour de futures initiatives d'immobilisations? Les réponses à ces questions et à d'autres fournissent une transparence sur la façon dont le financement est utilisé pour aider à identifier où les ressources sont sous-utilisées ou quels domaines nécessitent un financement supplémentaire. Reconnaître les programmes avec des fonds excédentaires crée une opportunité de les investir efficacement dans les infrastructures, les installations, l'enseignement et d'autres domaines nécessitant un financement supplémentaire. Les finances peuvent examiner comment soutenir au mieux chaque domaine en posant des questions pour maximiser l'impact.  

En disposant d'une source unique de vérité pour les données financières et opérationnelles, les responsables financiers de l'enseignement supérieur peuvent faire confiance aux chiffres et maximiser l'impact sur l'établissement.

Collaboration améliorée

Obtenir l'alignement des parties prenantes dans l'ensemble de l'institution est difficile, mais avoir des objectifs et des priorités stratégiques clairs alignés sur les ressources, les activités et les résultats aide à concentrer les efforts de collaboration. Lorsque tout le monde s'efforce d'atteindre les mêmes métriques et KPI, Les finances peuvent mieux s'associer aux ministères et aux programmes.

Par exemple, un établissement peut avoir une initiative visant à accroître les rendements des programmes universitaires en élargissant un programme actuel. Avoir des KPI de base, tels que les coûts administratifs par étudiant ou les revenus nets des frais de scolarité par étudiant, aide à créer une orientation sur la façon de mettre en place une nouvelle initiative pour la réussite financière. Pour de tels efforts, une communication et une collaboration ciblées sont essentielles.

Et avec le CPM, les discussions entre les finances et les parties prenantes peuvent être mieux ciblées sur des éléments spécifiques. Voici quelques exemples:

• Quels sont les coûts associés aux efforts de marketing ?
• Quel type de remises ou d'incitations financières peut-on proposer ?
• Comment gérer la hausse des frais administratifs ?

En d'autres termes, les différents départements et programmes peuvent conserver leur indépendance et leur esprit d'innovation tout en travaillant à l'unisson avec les Finances pour atteindre les priorités stratégiques avec la viabilité financière. 

Agilité accrue

Les outils CPM permettent également aux équipes financières d'exploiter des données en temps réel et modélisation de scénarios capacités pour soutenir la prise de décision agile. En ayant une source de vérité pour les données financières et opérationnelles, les institutions peuvent voir l'état actuel de l'entreprise et modéliser des futurs alternatifs basés sur différentes hypothèses (par exemple, les changements d'inscription, les changements de taux d'intérêt, les modifications du financement gouvernemental, etc.). 

Ces capacités permettent aux parties prenantes de comprendre l'impact potentiel de différents scénarios et de réagir plus rapidement aux modifications du budget, des prévisions ou du plan stratégique (voir Figure 2). À son tour, l'université ou le collège peut profiter de nouvelles opportunités et/ou minimiser les risques. Et dans la période de volatilité actuelle, l'agilité accrue qui en résulte offre un véritable avantage concurrentiel.

Prise de décision en toute confiance

Dans l'ensemble, l'intégration du CPM dans votre établissement apportera plus de confiance dans le succès financier de votre collège ou université. Pourquoi? Parce que CPM soutient la durabilité à long terme des manières suivantes :

• Unifie les processus métier complexes et fragmentés pour fournir une vue unique et holistique de la performance institutionnelle.
• Concentre les processus de planification financière dans l'ensemble de l'institution pour assurer la pertinence et l'objectif à l'appui de la mission et des objectifs de l'institution. 
• Donne à l'institution les moyens d'identifier et d'atténuer les risques potentiels et de tirer parti des opportunités innovantes.

Conclusion

En résumé, CPM aide Finance à surmonter l'ensemble diversifié de pressions et de défis dans le paysage actuel de l'enseignement supérieur. Comment? En permettant une plus grande confiance dans les chiffres, une meilleure collaboration, une agilité accrue et une prise de décision plus confiante. Grâce à ces avantages, CPM facilite les informations exploitables qui permettront et amélioreront la prise de décision stratégique et la viabilité financière à long terme.

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La gestion des données dans les rapports financiers de l'enseignement supérieur présente des défis importants pour les équipes financières. Et si certains de ces défis ressemblent à ceux partagés par d'autres types d'organisations, les équipes financières de l'enseignement supérieur doivent faire face à de nombreux défis liés aux données spécifiques à leur domaine. Plus précisément, les problèmes de gestion des données au sein des établissements d'enseignement supérieur découlent de diverses causes, notamment de multiples sources de financement, des sources de revenus diverses et des réglementations complexes.

Sources de complexité des données des rapports financiers sur l'enseignement supérieur

Quelles sont certaines des complexités de la gestion des données auxquelles les équipes financières de l'enseignement supérieur sont confrontées ?

L'une des principales complexités des rapports financiers est que les établissements d'enseignement supérieur doivent gérer et rendre compte de plusieurs sources de financement. Ces sources peuvent inclure des subventions gouvernementales, des dons privés, des frais de scolarité et des revenus de dotation. Pour chaque source de financement, les équipes financières doivent ensuite suivre un ensemble correspondant et unique de réglementations et d'exigences de reporting. Cette variabilité rend difficile pour les équipes financières d'assurer la conformité et l'exactitude des rapports.

Une autre complexité de la gestion des données est de s'adapter aux divers flux de revenus courants dans les établissements d'enseignement supérieur. Ces flux peuvent inclure le logement étudiant, les services de restauration, les ventes de librairies et d'autres services auxiliaires. Étant donné que chaque flux de revenus a son propre ensemble de transactions financières et d'exigences en matière de rapports, les équipes financières sont confrontées à des défis lorsqu'elles visent à consolider et à rendre compte de la performance financière globale de l'institution.

Outre les données sur le financement et les revenus, les rapports financiers, la budgétisation et la planification de l'enseignement supérieur s'appuient tous sur diverses autres sources de données. Certaines de ces sources comprennent des données sur les ressources humaines, y compris les salaires et les avantages sociaux du personnel/de la faculté, et des données sur les installations telles que les actifs physiques.

De plus, les complexités de la gestion des données pour les rapports financiers de l'enseignement supérieur comprennent les éléments suivants :

• Silos: Différents départements et systèmes au sein de l'institution peuvent collecter et stocker des données séparément, ce qui entraîne un manque de cohérence et d'intégration dans l'ensemble de l'institution.
• Variété: La plupart des établissements d'enseignement supérieur comprennent diverses composantes avec des exigences uniques en matière de données (par exemple, le plan comptable des installations de recherche par rapport à un collège sera considérablement différent).
• Sécurité: Les établissements d'enseignement supérieur traitent des informations opérationnelles et financières sensibles et doivent s'assurer que ces données sont sécurisé et protégé.
• Accessibilité: Les données peuvent être stockées dans une variété de formats et d'emplacements, ce qui rend l'accès aux données difficile pour les équipes financières pendant le processus de reporting.
• Gouvernance: Sans une gouvernance appropriée, les équipes financières peuvent avoir du mal à s'assurer que les données sont exactes, complètes et conformes aux réglementations.
• Intégration:  Intégration des données avec d'autres systèmes (par exemple, les systèmes d'information sur les étudiants, les systèmes financiers, les systèmes de planification des ressources d'entreprise, etc.) peut être un processus complexe nécessitant des ressources informatiques importantes.

À la conquête de la gestion des données pour les établissements d'enseignement supérieur

De nombreuses équipes financières de l'enseignement supérieur sont aux prises avec les complexités ci-dessus et ont du mal à rendre compte avec précision des performances financières de l'établissement et à garantir le respect des réglementations. Pourquoi? Les difficultés surviennent principalement parce que de nombreuses équipes financières de l'enseignement supérieur s'appuient sur une combinaison d'outils, tels que des feuilles de calcul cloisonnées, des logiciels hérités de gestion des performances d'entreprise (CPM) et des applications BI. Cela signifie que les finances doivent investir une quantité excessive de temps et d'efforts manuels pour gérer les données au lieu de se concentrer sur la création d'informations décisionnelles qui profitent aux institutions.

Comment les équipes financières peuvent-elles surmonter ces défis ?

De nombreuses équipes financières de l'enseignement supérieur ont répondu à cette question avec une solution moderne de CPM Finance.  OneStream (voir Figure 1), par exemple, permet aux équipes financières de surmonter la complexité des données dans les rapports financiers de l'enseignement supérieur en fournissant les fonctionnalités suivantes :

• Intégration transparente aux sources de données: Par connexion directe aux systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) et à d'autres sources de données, OneStream fournit une source unique de vérité pour les informations financières et un accès complet à toutes les sources de données de la plate-forme avec des capacités complètes d'exploration et d'exploration.
• Plateforme unifiée: OneStream fournit une plate-forme centralisée pour les données financières, ce qui permet aux équipes financières d'accéder et d'analyser facilement les informations financières provenant de diverses sources.
• Intelligence financière et gouvernance intégrées :  OneStream comprend et gère nativement les données financières et fournit aux équipes financières des capacités complètes d'audit et de gouvernance. Les données de la plateforme sont contrôlées pour garantir que tous les utilisateurs n'ont accès qu'aux données qu'ils sont autorisés à utiliser.
• Dimensionnalité extensible: Cette capacité unique permet aux équipes financières de gérer des données spécifiquement configurées pour des unités opérationnelles individuelles tout en maintenant des normes institutionnelles de haut niveau. Par exemple, un centre de recherche et un collège universitaire ont chacun un plan comptable distinct pour la budgétisation, la planification et les rapports, mais les deux sont regroupés dans une version institutionnelle globale. Et ils le font au sein de la même solution et de la même expérience utilisateur.
• Fusion de données: OneStream permet aux clients de capturer et de combiner des données transactionnelles, relationnelles et multidimensionnelles détaillées sur une seule plateforme. Cette capacité permet aux utilisateurs d'effectuer une planification détaillée basée sur les pilotes, ou une analyse complète et une visualisation des données avec des performances élevées, le tout dans une seule application.
• Rapports sophistiqués et visualisations de données: Les capacités flexibles d'analyse et de reporting financier de OneStream éliminent le besoin pour les équipes financières de perdre du temps à créer manuellement des rapports.

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Les équipes financières de la plupart des organisations interagissent souvent avec des groupes et des individus non financiers lors de la planification, de la budgétisation et des prévisions. Dans les établissements d'enseignement supérieur, ces interactions comprennent généralement plusieurs séries de contributions des chefs de département, des responsables de la recherche et des administrateurs médicaux. Les exigences uniques de planification de l'enseignement supérieur - telles que la planification des postes, la rentabilité des programmes, la planification des frais de scolarité et la planification des subventions - compliquent davantage les processus. Dans ces conditions, de nombreuses institutions ont du mal à parvenir à une collaboration adéquate en utilisant des outils obsolètes, tels que des feuilles de calcul disparates.

Pourquoi l'utilisation de feuilles de calcul est-elle un problème ? Eh bien, les utiliser pour la planification, la budgétisation et les prévisions impose une lourde charge aux équipes financières de l'enseignement supérieur. Au lieu d'investir du temps dans des analyses précieuses et de partager des informations, les équipes doivent consacrer des heures à la gestion des données et à la gestion des processus manuels. Cela signifie perdre une tonne de temps sur des tâches non productives, telles que le suivi des feuilles de calcul individuelles, la gestion des versions divergentes, la correction des erreurs et le suivi des progrès de chaque utilisateur final.

Feuilles de calcul Excel® : un outil confortable et familier, mais à quel prix ?

Étant donné que la plupart des utilisateurs sont habitués à utiliser Excel® pour gérer les données, de nombreuses équipes financières de l'enseignement supérieur s'appuient sur les feuilles de calcul comme voie de moindre résistance pour les processus de planification, de budgétisation et de prévision. Pourquoi? En travaillant dans Excel® - dans lequel les utilisateurs savent déjà comment créer des formules, appliquer une mise en forme et interagir avec des données - les utilisateurs non financiers peuvent effectuer rapidement des tâches pertinentes tout en restant concentrés sur leurs rôles respectifs.

En bref, les utilisateurs finaux ne veulent pas apprendre un nouvel outil pour une raison simple. Cela prendra du temps loin des responsabilités quotidiennes des utilisateurs.

Mais voici l'énigme :  Les groupes non financiers ont besoin d'une interface intuitive qui permet d'accomplir des tâches sans se distraire des responsabilités principales.  Dans le même temps, les équipes financières ont besoin d'une solution unifiée qui leur offre gouvernance, contrôle et, surtout, du temps pour développer des analyses de grande valeur et des idées stratégiques.

Engagez tous les utilisateurs avec une solution moderne de financement de l'enseignement supérieur

De nombreux établissements d'enseignement supérieur ont trouvé une solution optimale aux défis ci-dessus avec le Plateforme de finance intelligente OneStream. Avec OneStream, ces institutions permettent Les utilisateurs de financement et de non-finance avec une solution qui rationalise les processus et réduit les courbes d'apprentissage.  Comment ces avantages sont-ils obtenus ? En offrant aux utilisateurs des options d'engagement, y compris l'interface accessible de OneStream, des feuilles de calcul intégrées et le complément Excel® de OneStream.

Le complément Excel® offre aux utilisateurs la possibilité d'effectuer toutes leurs planification, budgétisation et prévisions tâches directement dans l'environnement Excel® familier. De plus, comme ces feuilles de calcul sont unifiées avec la plate-forme OneStream, les utilisateurs peuvent saisir et mettre à jour des données, afficher des rapports interactifs, effectuer des analyses de données, etc. Les utilisateurs peuvent également accéder aux vues de cube OneStream et aux grilles de données à travers les dimensions tout en tirant parti des capacités d'analyse complètes d'Excel®.

Le complément Excel® offre les avantages suivants :

• Permet une large adoption de la plateforme en engageant les utilisateurs avec une interface confortable et familière.
• Offre aux utilisateurs des options d'interface flexibles pour les tâches de clôture financière, de reporting, de budgétisation, de planification et de saisie de données.
• Maintient la transparence et les contrôles internes pour chaque utilisateur avec un accès sécurisé et en libre-service aux données appropriées pour les rôles respectifs des utilisateurs.

Cube Views, un composant central de la plateforme OneStream, peut être utilisé pour les rapports, les modèles de saisie de données et la surveillance des processus financiers. Dans le complément Excel®, les données sont extraites directement de OneStream plutôt que d'un simple vidage de données qui nécessite un tableau croisé dynamique ou des formules pour récupérer les informations.

L'unification des feuilles de calcul avec OneStream signifie qu'elles sont entièrement bidirectionnel dans leur flux de données. Pour en profondeur analyse ad hoc, les utilisateurs peuvent explorer jusqu'aux détails au niveau de la transaction. Pour permettre la saisie et les mises à jour des données, les utilisateurs peuvent également travailler dans des formulaires Excel® qui aident à guider les utilisateurs et à rationaliser leurs tâches. Les utilisateurs ont également un accès complet aux capacités de formatage et de création de rapports d'Excel®, y compris les diagrammes et les graphiques (voir Figure 1).

Étant donné que le complément est unifié avec OneStream, les utilisateurs saisissent leurs données directement dans la plate-forme lors de la mise à jour des feuilles de calcul. Qu'est-ce que cela signifie pour les équipes financières ? Cela signifie que toutes ces nuits tardives passées à suivre des feuilles de calcul divergentes et à transférer manuellement des informations deviennent de mauvais souvenirs du passé.

Activez la planification, la budgétisation et les prévisions unifiées avec OneStream

Au-delà des avantages mis en évidence ci-dessus, les équipes financières acquièrent des informations et un contrôle de processus plus élevés. Que les utilisateurs utilisent l'interface OneStream ou Excel®, Finance garde le contrôle total des données et peut désigner les informations que chaque utilisateur peut afficher et mettre à jour. OneStream maintient également les sentiers d'audit complets, la sécurité de la plate-forme et les niveaux d'accès définis par l'utilisateur quelle que soit l'interface utilisée. De plus, la solution offre aux équipes financières un aperçu approfondi du côté humain du processus via la possibilité de planifier les étapes du processus, d'attribuer propriétaires de tâches et suivre les dépendances, tout en maintenant une visibilité en temps réel sur la progression des processus et en obtenant un aperçu des goulots d'étranglement des processus.

Le complément Excel® est l'une des nombreuses fonctionnalités fournies par OneStream pour permettre établissement d'enseignement supérieur équipes pour collaborer efficacement au sein de leurs organisations et optimiser les processus de planification, de budgétisation et de prévision.

Chez OneStream, nous appelons cela la finance intelligente.

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Dans les établissements d'enseignement supérieur, les responsables du budget et des finances ont une responsabilité clé : le reporting des chiffres financiers, opérationnels et de conformité. La production d'un registre, d'un état des résultats et d'un bilan exacts pour représenter la situation financière d'une institution est essentielle à cette déclaration. Il est tout aussi important de fournir aux décideurs des informations issues de rapports ponctuels et périodiques. Ces informations permettent une prise de décision plus rapide et plus éclairée pour la planification financière, les prévisions et les décisions opérationnelles.

Au-delà des aspects internes, les établissements d'enseignement supérieur ont également d'importantes exigences en matière de communication d'informations financières aux parties prenantes externes. Quelques exemples sont les organismes de réglementation, les conseils d'administration/gouverneurs, les fournisseurs de subventions et les prêteurs à l'appui des clauses restrictives.

Les erreurs, les incohérences ou les omissions dans les rapports, internes ou externes, peuvent avoir des effets négatifs de grande envergure sur la santé de l'institution et les décisions stratégiques. Dans le climat économique dynamique d'aujourd'hui, des rapports précis sont plus critiques que jamais, mais de nombreux établissements d'enseignement supérieur sont encore entravés par un manque de confiance dans leurs propres rapports.

Défis de l'enseignement supérieur dans les rapports opérationnels et financiers

Pourquoi tant d'institutions ont-elles du mal à répondre aux besoins des parties prenantes en matière d'information financière en toute confiance ? La principale raison est la complexité de la création d'une source unique de vérité à partir de plusieurs sources de données dans l'ensemble de l'institution. Les entités institutionnelles - telles que différentes écoles, centres de recherche, sports et logements - ont chacune des objectifs, des sources de financement et des exigences opérationnelles différents. En règle générale, chacune de ces entités conserve ses données financières et opérationnelles dans des systèmes distincts à l'aide d'une variété de solutions et de feuilles de calcul cloisonnées, un processus qui se noie dans la complexité. De plus, les équipes financières perdent souvent un temps considérable à simplement gérer et déplacer des données au lieu de se concentrer sur ce qui compte vraiment : fournir des rapports perspicaces et des conseils de décision stratégique. Quel est le résultat ?

Malheureusement, les équipes financières se contentent trop souvent de perdre la confiance et la confiance dans leurs propres processus de reporting financier et de planification. Mais il ne doit pas en être ainsi.

Relever les défis et les exigences uniques des rapports financiers de l'enseignement supérieur

Pour répondre aux défis du reporting financier, les responsables financiers des établissements d'enseignement supérieur doivent disposer de bonnes capacités de reporting tout en répondant à une variété de besoins de reporting des parties prenantes. Et au cœur de ces capacités, Les responsables financiers doivent avoir confiance dans l'actualité et l'exactitude de leurs données.

La clé de cette confiance est une visibilité à 100 % des rapports aux sources. Toutes les données financières et opérationnelles doivent être clairement visibles et facilement accessibles via une interface unique avec une intégration complète à tous les systèmes sources, tels que les outils de planification des ressources d'entreprise (ERP) et d'autres systèmes.

Pour y parvenir, il faut une solution moderne de gestion de la performance d'entreprise (CPM) - une solution axée sur la qualité des données financières. Ces données s'intègrent ensuite avec élégance à une myriade de systèmes sources tout en offrant des capacités de reporting et de planification et d'analyse financières puissantes mais faciles à utiliser.

Conquérir la complexité des rapports financiers de l'enseignement supérieur avec OneStream

La plateforme Intelligent Finance de OneStream (voir Figure 1) s'intègre à tout système GL/ERP ouvert, y compris ceux dédiés à l'enseignement supérieur. Dans le cadre de la solution unifiée de OneStream pour la consolidation financière, la budgétisation, la planification, les prévisions, le reporting, l'analyse et la qualité des données financières, les fonctionnalités avancées intégrées de reporting et d'analyse de la plateforme permettent aux établissements d'enseignement supérieur de s'épanouir.

OneStream fournit à la fois une interface conviviale et la possibilité pour les utilisateurs d'effectuer la saisie, l'analyse et la création de rapports de données entièrement via un Interface Excel®. En plus d'Excel®, la plate-forme s'intègre étroitement à Microsoft Word® et PowerPoint® pour permettre la création de rapports accessibles au pixel près, prêts à l'emploi.

 

Voici une autre clé rapports et analyses capacités pour les équipes d'enseignement supérieur :

Tableaux de bord interactifs: Les finances et les autres utilisateurs sont habilités par des tableaux de bord interactifs en libre-service (voir Figure 2) qui combinent des tableaux, des graphiques, des graphiques et d'autres visualisations pour fournir un accès immédiat et inégalé aux informations financières et opérationnelles actuelles

Figure 3 : Gestion intégrée de la qualité des données financières dans OneStream

Qualité des données financières intégrée:  Qualité des données financières (voir Figure 3) est un élément central de la plate-forme et fournit des intégrations directes aux données sources, aux renseignements financiers et à des contrôles stricts pour assurer la confiance et la fiabilité de la qualité des données.

Reporting guidé: Les finances et les utilisateurs finaux sont habilités à créer et à gérer leurs propres rapports analytiques puissants avec la possibilité d'explorer n'importe quelle dimension dans les graphiques, les tableaux, les rapports et les grilles pour obtenir des réponses rapidement. Cette fonctionnalité comprend une bibliothèque de rapports intégrée d'ensembles de lignes ou de colonnes préformatées et peut exporter instantanément des rapports vers Excel, PDF ou tout autre format standard.

Intégration Excel®: Les utilisateurs peuvent saisir et mettre à jour des données, créer rapidement des rapports et effectuer de puissantes analyses ad hoc entièrement dans l'interface Excel® qu'ils connaissent déjà. Pour les utilisateurs finaux qui préfèrent la souplesse d'utilisation des feuilles de calcul dans les processus de clôture financière, de planification, de reporting et d'analyse, l'intégration Excel® de OneStream maximise la facilité d'utilisation et de contrôle.

Reporting de production: Les données financières et opérationnelles sont unifiées à travers l'institution dans une solution flexible et gouvernée - sans copier les informations entre des sources et des outils fragmentés. La plate-forme fournit également des informations clés avec des rapports détaillés et parfaits pour les rapports financiers, statutaires et de gestion rapidement afin de tirer parti des opportunités et d'atténuer les risques. Les utilisateurs peuvent même accéder à plus de 50 rapports Web prédéfinis.

Microsoft Office Blend: L'intégration de OneStream avec Microsoft Word, PowerPoint et Excel permet aux utilisateurs de combiner du contenu avec des rapports, des graphiques et du contenu de données OneStream pour fournir des rapports riches et visuellement époustouflants. Les utilisateurs peuvent également automatiser la création de livres de bord et de rapports exécutifs et rationaliser les mises à jour avec des capacités d'actualisation immédiate des données pour l'analyse requise sans retravailler.

Conclusion

Il est essentiel que les équipes financières des établissements d'enseignement supérieur renforcent leur capacité à fournir des orientations stratégiques et des rapports pertinents. Cependant, ils doivent instaurer la confiance dans leurs données pour réussir dans cet effort. En unifiant les sources de données dans les processus de planification et de reporting, les responsables financiers peuvent enfin aller au-delà des feuilles de calcul et des processus manuels tout en établissant une nouvelle base de collaboration et de confiance dans l'analyse des données nécessaires pour soutenir la mission de l'institution pour les années à venir.

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Prendre les bonnes décisions financières dans l'enseignement supérieur commence par la confiance. Pourquoi faire confiance ? Parce que la réussite dans l'enseignement supérieur est un travail d'équipe. De plus, trop de choses sont tout simplement hors de votre contrôle individuel puisque l'environnement d'aujourd'hui est en constante évolution. La politique, la santé publique, les perturbations des revenus et les défis de la main-d'œuvre jouent tous un rôle dans vos opérations quotidiennes. En tant que leader dans une organisation complexe qui veut faire avancer les choses, vous devez avoir confiance dans le caractère et les capacités de votre équipe. Cette confiance est la définition même de la confiance. Et c'est aussi pourquoi le logiciel de prévision financière est essentiel à la mission - il vous donne confiance en vos chiffres.

Les avantages de la confiance

Les avantages de la confiance se voient facilement dans la façon dont votre équipe est affectée :

• La confiance permet à votre équipe de penser et de communiquer librement.  Le partage de nouvelles idées et l'engagement dans une discussion saine sur les mérites sont importants pour le progrès institutionnel. La confiance permet à ces conversations de se produire. Et les équipes qui se font confiance ont des discussions et des débats sur n'importe quel sujet, aussi difficile soit-il.
• La confiance crée un environnement de transparence.  Un travail d'équipe efficace signifie compter sur d'autres personnes pour mener à bien de grands projets et résoudre des problèmes. La confiance améliore la transparence en réduisant la peur du jugement. À leur tour, les contributeurs individuels sont libres d'accomplir des tâches, et si des problèmes surviennent, des équipes de confiance mettent ces problèmes au premier plan et les résolvent.
• La confiance inspire la collaboration.  Travailler en équipe devient agréable lorsqu'il est facile de communiquer. Quand il y a un objectif commun. Quand chacun est tenu responsable. Et quand il n'y a pas d'énergie négative pour contraindre l'équipe. Sans oublier que les gens aiment collaborer avec des personnes qu'ils aiment, et il est plus facile d'aimer votre équipe si elle est fondée sur la confiance.

Pourtant, tous ces avantages ne sont pas automatiquement transférés à d'autres domaines. Faire confiance à votre équipe est une chose, mais que se passe-t-il si vous ne faites pas confiance à vos chiffres ?

La pertinence a besoin de rapidité

La précision de vos chiffres est nécessaire, mais la pertinence est ce qui façonne les décisions financières futures. Votre équipe consacre beaucoup de temps et d'efforts à extraire et à combiner des données pour produire des plans financiers, des budgets, des rapports et des présentations qui indiquent où vous en êtes et où vous allez. Mais les documents financiers délivrés selon un calendrier défini ne suffisent plus. Ces documents doivent également être pertinents.

L'un des obstacles à l'efficacité planification et budgétisation, et le plus grand obstacle à la pertinence numérique, est de s'assurer que les défis d'aujourd'hui sont pris en compte tout au long de l'année et dans les plans à long terme. Vos informations sont-elles obsolètes au moment où elles parviennent au conseil/comité ? Après tout, il est difficile d'avancer quand on attend toujours. Et si vous passez trop de temps à regarder en arrière, il est peut-être temps d'examiner comment les logiciels de budgétisation et de prévision peuvent vous faire avancer.

Quel est le bogue dans ce système ? Eh bien, il est temps. Garder vos chiffres pertinents prend tout simplement trop de temps.

Comment, alors, ajoutez-vous de la pertinence à l'équation ? Comment vous assurez-vous que vous liez l'activité actuelle aux plans futurs ?  Prévisions glissantes sont la solution parfaite. Des prévisions agiles, itératives et cohérentes sont la pierre angulaire pour établir une base de pertinence et de confiance dans vos chiffres au sein d'un logiciel de prévisions financières.

Au fur et à mesure que les situations changent, vos actions devraient en faire autant

Les budgets statiques intégrés dans les anciens logiciels de prévision financière ne sont pas suffisamment flexibles pour réagir à ce qui se passe en temps réel. Pendant ce temps, les prévisions glissantes sont conçues pour changer et s'adapter tout au long de l'année, offrant plus de valeur si des changements importants et/ou soudains affectent négativement votre établissement.

Les prévisions glissantes (voir Figure 1) sont dynamiques, tout comme vos opérations quotidiennes, et adaptent et mettent à jour en permanence vos processus de planification en fonction des performances et des tendances réelles. Comment? Les prévisions glissantes permettent des prévisions plus précises et à multiples facettes en recalibrant les prévisions en fonction de l'évolution des variables internes (par exemple, les fusions et les modifications des frais de scolarité) et des facteurs externes (par exemple, l'évolution des contributions de l'État, la santé publique et les changements démographiques).

Les prévisions glissantes sont un outil de gestion qui permet aux institutions de planifier (c.-à-d. prévoir) en continu sur un horizon temporel déterminé par rapport à un calendrier ou à un exercice financier. Par exemple, dans une période de prévision de 12 mois, à la fin de chaque mois, un autre mois sera ajouté. En d'autres termes, vous prévoyez toujours 12 mois dans le futur.

La meilleure pratique consiste à s'assurer que les prévisions glissantes peuvent s'étendre (par exemple, rouler) au-delà du calendrier actuel ou de la fin de l'exercice financier. Le plus souvent, les prévisions glissantes contiennent un minimum de 12 périodes de prévision, mais peuvent également inclure 18, 24 périodes ou plus selon les besoins et la complexité de l'organisation.

Pourquoi les prévisions glissantes sont importantes pour l'enseignement supérieur

La capacité de prendre rapidement des décisions et de les mettre en œuvre avec un logiciel de prévision financière en temps quasi réel est essentielle pour la survie et la prospérité de toute institution. Comme indiqué ci-dessus, l'exactitude et la pertinence, en ce qui concerne le contexte temporel, sont toutes deux importantes. Et les prévisions glissantes améliorent les deux. Vous constaterez des améliorations en termes de précision et vous livrerez plus rapidement, ce qui améliore la pertinence.

Besoin d'une preuve? La figure 2, un graphique du rapport d'Aberdeen "Vous ne pouvez pas vous permettre d'être statique : rouler avec les coups de poing dans les prévisions" est plein de résultats assez étonnants. Voici les 3 qui se démarquent le plus :

1. Augmentation de 14 % de la précision des prévisions
2. 33% de réduction du temps de préparation
3. 300% d'amélioration de la productivité

OneStream unifie les prévisions glissantes avec les chiffres réels dans toute l'entreprise

So how est ce que tu le fais? Comment démarrer ou avancer plus rapidement vers l'adoption de prévisions glissantes efficaces? Comment unifier le passé tout en regardant vers l'avenir ? Eh bien, l'approche à plusieurs niveaux qui vous permet de faire tout cela est exactement ce que OneStream a été conçu pour faire.

Notre plate-forme financière intelligente consolide et pré-remplit les prévisions glissantes avec les chiffres réels au moment où les chiffres réels ont été certifiés. Et voilà - vous avez maintenant une vue simultanée du passé qui est dans le moment tout en regardant vers l'avenir. OneStream met même à jour dynamiquement la norme rapports en utilisant les prévisions les plus récentes. Cette fonctionnalité réduit considérablement le temps et l'énergie que votre équipe FP&A devra consacrer à la génération de rapports, ce qui facilite grandement les prévisions itératives.

En savoir plus

Alors que votre équipe entame son parcours vers l'agilité organisationnelle, la pertinence des données et la confiance, téléchargez notre livre blanc Unify Connected Planning pour en savoir plus. Et si vous êtes prêt à passer de la planification statique à la prévision agile, contactez OneStream dès aujourd'hui !

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La santé de toute organisation à multiples facettes dépend de plusieurs équipes travaillant à l'unisson, avec plusieurs sources de données en temps réel. Dans cet article, nous examinerons rapidement comment la bonne technologie peut renforcer la capacité de votre équipe à collaborer rapidement et avec précision, tout cela à travers l'objectif d'un logiciel de budgétisation et de planification pour l'enseignement supérieur.

La budgétisation et la planification dans l'enseignement supérieur n'ont rien de simple. C'est une matrice. De quelle façon précisément? Eh bien, tout simplement, il y a trop de pièces mobiles, trop de variables externes et trop de parties prenantes pour que ces deux activités fondamentales soient linéaires. Alors que le rythme croissant des changements d'aujourd'hui exerce une pression de plus en plus forte sur les équipes financières, nombre d'entre elles prennent des mesures pour moderniser leur budgétisation statique et cycles de planification.

Une planification et une budgétisation réussies dépendent d'une collaboration massive

Vous auriez du mal à trouver un régent, un président, un prévôt, un doyen ou tout autre dirigeant d'enseignement supérieur qui n'ait pas inscrit la collaboration comme une valeur fondamentale. Les établissements d'enseignement ont une interdépendance inhérente et doivent avoir toutes leurs unités organisationnelles synchronisées, travaillant ensemble, pour atteindre de grands objectifs (voir la figure 1). Pour cette raison, l'accès et la collaboration avec des données est impératif à tous les niveaux de l'organisation.

Figure 1 : L'importance du partage de données et de la collaboration Source : Services analytiques HBR, 2020

L'écart de collaboration dans la budgétisation et la planification commence et se termine souvent par la nature distincte des systèmes internes et, plus important encore, par la façon dont ces systèmes partagent les données et les modifications. Toute équipe qui envoie des e-mails autour de versions de feuilles de calcul et de documents avec des modifications et des notes ne connaît que trop bien cette douleur.

Si ces équipes impriment des copies papier et éditent avec des notes autocollantes – une pratique qui est encore étonnamment courante – alors cette douleur peut même être pire. Essentiellement, travailler séparément et consolider en cours de route crée des ouvertures pour les erreurs et détruit tout espoir d'un revirement rapide et précis.

Les processus manuels produisant des budgets et des plans statiques ne fonctionnent plus

Les feuilles de calcul ne sont pas équipées pour gérer les multiples couches de travail qui se déroulent dans la vague d'activités connues sous le nom de budgétisation et de planification dans l'enseignement supérieur.

Figure 2 : Les problèmes causés par la collaboration sur les feuilles de calcul atteignent un large éventail Source : MarketWatch, "88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs »

En fait, les équipes de budgétisation et de planification sont censées apporter des modifications, intégrer de nouvelles données et structures, se tenir à jour et communiquer plus clairement que jamais. Voici quelques-uns des principaux défis qui entravent les efforts de budgétisation et de planification lorsqu'ils sont enracinés dans des mises à jour manuelles via des feuilles de calcul :

1. Aucun contrôle de version. Avez-vous déjà travaillé sur un gros projet où vos coéquipiers vous ont envoyé plusieurs e-mails avec une pièce jointe portant le même nom ? Saviez-vous lequel vous deviez utiliser, sans perdre de temps à revenir sur toute la chaîne des échanges ?
2. Pas de piste d'audit. Lorsque vous échangez des fichiers, comment vous rappelez-vous qui a modifié quoi ? Tu te souviens quand ils l'ont changé ?
3. Trop d'erreurs. Avez-vous été chargé de préparer le résultat final ? Pendant que vous ressaisissiez les modifications des notes et des feuilles de calcul séparées dans la sortie finale (était-ce vraiment le "final"… ou "final2"…), avez-vous accidentellement mal saisi un numéro ? Nous sommes tous passés par là et nous avons tous passé des heures à parcourir les feuilles sources pour trouver la bonne entrée. Pire encore, que se passe-t-il si vous avez complètement raté l'erreur et que le résultat final est incorrect lorsqu'il est transmis à la direction ?
4. Revirement lent. Tout le monde déteste les délais, mais la rapidité est importante lorsque vous prenez des décisions stratégiques. Avez-vous déjà insisté pour livrer à temps, terminé votre travail et appris seulement plus tard que les dirigeants étaient déçus que les résultats que vous avez livrés soient obsolètes par rapport aux informations qu'ils venaient d'entendre aux actualités ou de lire dans une mise à jour législative ? Si vos connaissances et vos données ne peuvent pas être mises à jour en temps réel avec vos résultats, comment pouvez-vous être sûr de prendre de bonnes décisions ?

Les coûts cachés des feuilles de calcul sont créés par la duplication des efforts, les erreurs et les retouches. Tout ce temps perdu détourne l'attention de votre équipe de la véritable valeur de l'analyse et de la communication qui soutient une prise de décision solide dans l'ensemble de l'institution et maintient tout le monde coincé dans un travail chargé.

Alors que le rythme du changement continue d'augmenter, les équipes financières de niveau supérieur doivent se concentrer sur la collecte, le rapprochement et la gestion des points d'intégration clés et se concentrer sur la collaboration avec les décideurs et fournir des informations meilleures et plus rapides.

Avancer en toute confiance

At OneStream, nous comprenons que la complexité est le sous-produit inévitable du changement, en particulier dans l'enseignement supérieur. Par conséquent, nous croyons que votre succès ne sera pas réalisé en éliminant la complexité, mais plutôt en guidant efficacement votre institution à travers elle.

Comment faisons-nous ça? Notre plate-forme unifiée de finance intelligente (voir la figure 3) nous permet de fournir nos nombreuses fonctionnalités au sein d'une application unique, extensible et basée sur le cloud, conçue pour évoluer avec votre organisation. C'est pourquoi des centaines d'organisations, y compris de nombreux établissements d'enseignement supérieur, ont choisi OneStream - et elles n'ont jamais regardé en arrière.

Pourquoi l'unification est-elle importante ? Eh bien, cela élimine les ouvertures pour les erreurs créées par le travail manuel et les outils de reporting financier séparés et connectés. Si vous ressaisissez des données ou dépendez de points de connexion techniques pour les mises à jour, vous avez ouvert la porte à des problèmes potentiels.

Qu'est-ce qu'une approche de plateforme peut faire pour vous et votre équipe ? Voici quelques-uns des principaux avantages que vous obtenez avec OneStream logiciel de budgétisation et de planification:

• Collaboration améliorée car tous les coéquipiers ont accès aux données dont ils ont besoin et peuvent clairement communiquer les modifications, les ajouts et les corrections.
• Confiance accrue car l'équipe travaille à partir d'une source unique de vérité mise à jour en temps réel. · Précision accrue car les données sont automatiquement mises à jour sur tous les formulaires de planification, visualisations et tableaux de bord.
• Cohérence accrue car la plate-forme offre de la flexibilité mais reste également fidèle aux structures administratives.
• Délai de livraison réduit sur les sorties finales.

En savoir plus

Besoin d'une preuve? Que diriez-vous d'un excellent exemple de l'une des 10 meilleures universités de recherche publiques du pays ? Cette étude de cas détaille comment OneStream a aidé à réduire le temps nécessaire pour terminer les budgets et a des retours sur investissement détaillés, y compris comment un processus régulier existant de 3.5 heures a été réduit à seulement 5 minutes.

Vous voulez continuer la discussion ? Avez-vous des questions? Nous contacter, et l'un de nos experts vous contactera dès que possible.

Téléchargez l'étude de cas

Les équipes de budgétisation, de comptabilité et de finance dans l'enseignement supérieur, tout comme dans d'autres domaines, doivent s'adapter et prospérer face à des changements rapides. Dans cette série de blogs, nous découvrirons les principaux moteurs de valeur que les logiciels modernes de budgétisation et de planification ont à offrir aux dirigeants de l'enseignement supérieur. Nous expliquerons également comment ces leaders peuvent amorcer ou accélérer le cheminement vers la conquête de la complexité et donner à leurs équipes les moyens de diriger rapidement.

La vitesse et l'agilité sont plus importantes que jamais

Alors que l'exactitude, la transparence et la cohérence sont l'épine dorsale des opérations comptables et financières, l'ajout de vitesse et d'agilité est ce qui sépare finalement les institutions qui offrent une valeur constante de celles qui luttent.

Et alors que la marque des deux ans de la pandémie de COVID-19 s'envole, la vitesse et l'agilité n'ont jamais été aussi importantes pour les dirigeants de l'enseignement supérieur.

Ces dirigeants ont été contraints à plusieurs reprises d'ajuster les opérations quotidiennes. Mais ils sont maintenant confrontés à un autre obstacle : concilier visions, plans et budgets avec une perturbation historique qui a entraîné une baisse des inscriptions, entraînant une perte critique de revenus (voir la figure 1).

Graphique : Natalie Schwartz/Higher Ed Drive, Source : National Student Clearinghouse Research Center

Ces pertes de revenus ont naturellement exercé une pression sur l'équipe des finances. Et bien que la pression ne soit pas nouvelle pour les dirigeants financiers de l'enseignement supérieur, le COVID-19 et ses complexités ont miné de nombreuses institutions au point qu'elles n'essaient plus d'équilibrer les budgets par des coupes et des gains d'efficacité. Au lieu de cela, les écoles doivent repenser et restructurer leurs modèles commerciaux.

Les membres du conseil d'administration, les présidents et les doyens - qui assument tous d'énormes responsabilités - exigent donc des données plus cohérentes et opportunes pour éclairer leurs décisions.

Les équipes de la comptabilité et des finances doivent donc se moderniser pour rationaliser les processus, unifier les résultats et donner aux dirigeants les informations nécessaires non seulement pour prendre des décisions clés, mais aussi pour pivoter si nécessaire. Après tout, les impacts économiques et opérationnels totaux de la pandémie ne sont pas encore connus, mais une chose est certaine : la complexité et le rythme rapide des changements sont la nouvelle norme.

Quoi de neuf dans cette série de blogs

Au cours des prochaines semaines, nous expliquerons pourquoi les dirigeants de l'enseignement supérieur ont besoin d'une approche moderne basée sur une plateforme pour planification, budgétisation et prévisions. Nous expliquerons également comment accélérer les cycles de reporting et d'analyse, et nous vous présenterons la feuille de route pour vous montrer comment en faire une réalité.

Vous trouverez ci-dessous une ventilation des sujets et des défis associés que nous aborderons en cours de route :

1. Budgétisation- Votre processus budgétaire annuel prend-il trop de temps en raison de l'intégration manuelle des données avec les systèmes de base et d'une dépendance excessive aux feuilles de calcul pour la modélisation ? Même après tous ces efforts, manquez-vous de visibilité sur les sources de financement au sein de l'organisation ? Si vous comptez sur des systèmes et des processus obsolètes, il est difficile d'aligner les plans financiers sur les objectifs stratégiques. Pourquoi? Eh bien, se concentrer sur les priorités institutionnelles nécessite de la précision - et la précision est un avantage clé que le logiciel de gestion des performances d'entreprise apporte à la table.
2. Planification/prévision à long terme- Votre processus de planification à long terme produit-il des documents stagnants qui sont souvent périmés avant la fin du premier trimestre ? Avec autant de pièces mobiles, de sources de financement de l'État, de recherche, de dotations, de coûts en constante augmentation, il peut être difficile, voire impossible, de maintenir la pertinence de votre plan et de vos prévisions. Analyses prédictives et les prévisions résolvent ce dilemme.
3. Reporting/Analyse (Signalisation)– Traditionnellement, rapports a été utilisé pour surveiller et communiquer les progrès vers les objectifs et les priorités définis dans les plans et les budgets - de sorte que les rapports n'ont historiquement regardé que vers le passé. À l'avenir, nous voulons améliorer la fonction de rapport. Donner aux dirigeants les moyens de recevoir et de comprendre rapidement les positions financières et opérationnelles. Pour donner aux dirigeants les données et les informations nécessaires pour pivoter quand et où il est nécessaire de corriger le cap ou de profiter des opportunités.  Signalisation financière fait que tout arrive.

La meilleure alternative - Une plate-forme unifiée

OneStream a permis à des centaines d'organisations (dont des dizaines dans le secteur public) pour libérer la puissance de la comptabilité et de la finance en unifiant la planification, la budgétisation, les prévisions, le reporting et l'analyse via une solution unique et extensible (voir Figure 2). Cette solution est livrée via une plateforme cloud conçue pour évoluer et évoluer avec votre institution.

Pourquoi devriez-vous vous en soucier ? Eh bien, voici quelques-uns des principaux avantages que vous obtenez avec Le logiciel de budgétisation et de planification de OneStream:

• Analysez des scénarios hypothétiques alternatifs et des options de financement sur les principales liquidités, les clauses restrictives de la dette, la structure du capital, etc.
• Simplifiez la saisie des révisions de planification avec des formulaires Web dynamiques ou le confort d'Excel pour créer ou mettre à jour instantanément des plans ou des prévisions.
• Unifiez les plans opérationnels granulaires avec des objectifs financiers avec plus de 50 OneStream MarketPlace™ solutions (par exemple, la planification des personnes, la planification des immobilisations, la planification de la trésorerie et la planification des objets).
• Administrez, créez et gérez des modèles prédictifs sans expertise technique ou compétence en data science.
• Créez des signaux et des informations sur le fonds de roulement quotidien et hebdomadaire, les coûts contrôlables, les inscriptions et d'autres KPI.
• Automatisez les packages de rapports financiers mensuels à l'aide de l'intégration MS PowerPoint® et Excel®.
• Maintenir des pistes d'audit et des vérifications de contrôle de la qualité des données.

Connectons-nous et poursuivons la discussion

Bien que vous ne soyez peut-être pas encore client, nous apprécions votre travail dans le secteur public et apprécions votre opinion - et nous aimerions explorer les opportunités où nous pouvons avancer ensemble. Chez OneStream, notre mission est simple : "Chaque client est une référence, un succès à la fois."

Pour plus d'informations, téléchargez la présentation de la solution pour l'enseignement supérieur. Vous voulez continuer la discussion ? Avez-vous des questions? Nous contacter, et l'un de nos experts vous contactera dès que possible.

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