¿Cuál es el futuro de la planificación y la previsión en un mundo pospandémico?

La pandemia de la COVID-19 es un «cisne negro» que pilló a la mayoría de las organizaciones desprevenidas. Este episodio perturbador ha constituido una llamada de atención sobre el hecho de que las consecuencias de la incertidumbre, las dinámicas y la complejidad de los mercados no pueden seguir ignorándose.  En el futuro, los acontecimientos locales en una economía mundial cada vez más interconectada y las incertidumbres como la crisis climática seguirán generando una importante volatilidad e incluso situaciones de caos. En consecuencia, numerosos negocios deberán modificar sus prácticas en materia de gobierno corporativo para satisfacer estas necesidades.

Aunque muchas organizaciones han modificado sus procesos de planificación y previsión en los últimos 18 meses, es posible que algunas hayan aplicado soluciones a corto plazo que no han aportado las mejoras sustanciales y duraderas necesarias. En una encuesta reciente, la firma, Business Application Research Center (BARC) examinó las contribuciones potenciales de unas prácticas de planificación y previsión modernas a la gestión del negocio y las medidas que las organizaciones están adoptando para cumplir con unos requisitos exigentes.

La planificación y la previsión en un mundo pospandémico

Los procesos de planificación y previsión en las organizaciones a escala global se están poniendo a prueba debido a las recientes turbulencias causadas por la pandemia y el cambio de prioridades correspondiente. Por consiguiente, los directivos financieros y los responsables de la toma de decisiones se plantean los siguientes interrogantes: ¿Sigue estando actualizado nuestro enfoque? ¿Sigue siendo adecuada la tecnología seleccionada? ¿El esfuerzo se corresponde con el beneficio? ¿Hay métodos mejores que debamos considerar?

Para evaluar la contribución que podrían proporcionar en el futuro la planificación, la presupuestación y la previsión, BARC llevó a cabo una encuesta entre más de 400 directivos de los ámbitos informático y financiero, así como de distintas líneas de negocio.  Esta se realizó entre mayo y junio de 2021 con el objetivo de conocer sus retos y necesidades en materia de planificación y previsión, así como las medidas que las organizaciones están adoptando y tienen previsto adoptar para alcanzar sus objetivos.

Estos son los aspectos más destacados de las 6 principales conclusiones de la encuesta.

1.  En un mundo cada vez más dinámico, el pronóstico de los acontecimientos es limitado.

En la encuesta Future of Planning de BARC el 89 % de los negocios encuestados (véase la figura 1) cree que la previsibilidad de los acontecimientos importantes que afectan considerablemente a sus actividades es reducida o prácticamente nula.  En un entorno cada vez más dinámico, la elaboración tradicional de presupuestos pierde relevancia para muchas organizaciones. Por ello, más del 80 % de los negocios coinciden en que en el futuro será más importante recurrir a previsiones más frecuentes y rápidas para orientar las decisiones en lugar de elaborar presupuestos.

Figura 1 – La previsibilidad de los acontecimientos mundiales que afectan a los negocios

La encuesta de BARC puso de manifiesto que, en la actualidad, cuatro de cada diez empresas actualizan sus previsiones al menos una vez al mes, y en el caso de las firmas líderes, estas son más de seis de cada diez.  De acuerdo con BARC, esta previsión frecuente y rápida no es factible con hojas de cálculo y tecnologías heredadas, sino que se necesitan herramientas de software modernas para ayudar en una planificación más ágil.

2.  La importancia de la planificación de una gestión de negocio ágil ha aumentado como consecuencia de la pandemia.

La elevada importancia de las previsiones y las revisiones de los planes en un contexto de gran incertidumbre se refleja en la frecuencia con la que las organizaciones realizan un mayor esfuerzo. En la encuesta de BARC, el 65 % de los negocios prefirieron haber destinado un mayor esfuerzo debido a la pandemia. Uno de los motivos fue la necesidad de realizar abundantes revisiones debido a los importantes cambios en los parámetros epidemiológicos y a las medidas políticas adoptadas para afrontar la pandemia. Por ende, la inversión en estos ámbitos se ha ampliado en lugar de reducirse, a diferencia de muchos otros.

3. Los retos actuales en materia de planificación y previsión se observan en prácticamente todas las organizaciones.

Tal como ha sucedido durante muchos años, en numerosos negocios, la planificación y la previsión se ven con recelo. Según el 95 % de los participantes en la encuesta de BARC, la planificación y la previsión tardan demasiado tiempo, consumen demasiados recursos, conllevan costes elevados y la calidad de los resultados no es satisfactoria en relación con el esfuerzo invertido.

En el dinámico entorno actual, contar con información actualizada y llevar a cabo previsiones con frecuencia son aspectos esenciales para la adopción de decisiones fundamentadas. Las previsiones frecuentes y automatizadas requieren un inventario de datos de gran calidad que se alimente regularmente con datos actualizados de fuentes internas y externas. La laboriosa consolidación de estos datos a partir de diversos sistemas de origen no solo supone un gran esfuerzo, sino que retrasa su suministro. En consecuencia, el uso de datos procedentes de múltiples fuentes es, con mucho, la principal causa de muchos de los retos mencionados anteriormente.

4.  Los programas informáticos modernos permiten una mejor integración y una mayor automatización.

Las organizaciones encuestadas por BARC consideran que el soporte de software adecuado supone una palanca esencial para mejorar la planificación y la previsión.  BARC observa actualmente dos tendencias: un cambio acelerado desde Excel hacia un software profesional de elaboración de presupuestos, planificación y previsión y la sustitución del software que ya no responde de forma óptima a las nuevas necesidades.  La mejora de la integración técnica de los planes financieros y operativos se identificó como la principal área de inversión (54 %), seguida de una mayor automatización de la gestión de datos entre los sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) y los sistemas de planificación (50 %).  La introducción de nuevos programas informáticos (48 %) y un uso más exhaustivo de los existentes (45 %) también se encuentran entre los cuatro primeros aspectos.

5.  Los subplanes operativos y unas simulaciones sofisticadas proporcionan resultados directamente aplicables.

La ampliación de la planificación, a menudo muy orientada a las finanzas, para incluir subplanes operativos es uno de los temas más importantes de la planificación y la previsión, de acuerdo con BARC. La encuesta reveló (véase la figura 2) que en los últimos meses una proporción importante de las organizaciones (41 %) ha aspirado a obtener una planificación más detallada (mayor nivel de detalle, más subplanes), ha invertido en simulaciones e hipótesis (40 %) y ha cambiado las previsiones de fin de año por rolling forecasts (37 %).

Figura 2 – Cómo invierten las organizaciones para mejorar la planificación

6.  Una cooperación más estrecha y una mayor competencia aceleran los procesos y aumentan la calidad.

Aunque la tecnología moderna puede tener un claro impacto positivo en la planificación y la previsión, también es necesario llevar a cabo modificaciones en el seno de los negocios para lograr los resultados deseados. Según la encuesta de BARC, el 50 % de las organizaciones han invertido en proporcionar mejor documentación y soporte a los profesionales responsables de la planificación.  El 42 % de los encuestados afirmaron que se han centrado en mejorar las competencias de los responsables del proceso de planificación, lo que abarca la mejora de las capacidades relacionadas con los datos y la analítica. Asimismo, el 38 % de los encuestados formaron equipos multidisciplinares que, entre otras cosas, permitían adaptar rápidamente las previsiones y proyecciones en función de la evolución en todos los ámbitos de los negocios.

Medidas sugeridas

Con base en los resultados de la encuesta y en su experiencia en consultoría, los analistas de BARC formularon las siguientes recomendaciones para ayudar a las organizaciones a armonizar la planificación y la previsión con sus necesidades actuales y futuras:

• Identifique las pérdidas de tiempo en sus procesos y resuélvalas.
• Evalúe los costes y beneficios de la planificación y la previsión.
• Automatice las previsiones y proyecciones con métodos predictivos (por ejemplo, mediante métodos estadísticos o machine learning).
• Piense más allá de las finanzas. Incorpore subplanes operativos clave en su modelo de negocio.
• Modernice su software si aún no lo ha hecho.
• Fomente la colaboración y eleve la capacidad de análisis de los planificadores.
• Optimice la tecnología, los métodos y la organización de forma coordinada.

Conclusiones

De acuerdo con BARC, los ajustes aislados solo suelen conducir a mejoras a corto plazo. Los nuevos métodos suelen requerir un software diferente capaz de acoger nuevos enfoques y, a menudo, procesos más eficaces. El software por sí solo no resuelve los problemas; es simplemente la base tecnológica de un entorno ágil y flexible.  No en vano, hay que desarrollar activamente las competencias necesarias para un uso eficaz. Depender completamente de la experiencia externa para los cambios y adaptaciones ya no constituye un enfoque adecuado ante los constantes cambios. Para obtener más información, descargue una copia de la encuesta The Future of Planning 2021 de BARC aquí.