Da HFM a OneStream: le esperienze e il punto di vista degli utenti

Questo articolo è stato scritto da Peter Wilson di Inlumi.

Per molto tempo Oracle Hyperion Financial Management (HFM) è stata la soluzione di riferimento per il consolidamento nell'Enterprise Performance Management (EPM). Perché? Semplicemente perché HFM era sia uno strumento affidabile per produrre bilanci consolidati, sia una tecnologia diffusa nelle più grandi aziende in tutti i mercati mondiali. Poi HFM è diventata il classico martello per cui ogni problema sembrava un chiodo: le organizzazioni che usavano HFM finivano per vedere ogni processo Finance come un consolidamento. Molte aziende hanno iniziato a usare HFM anche per la pianificazione, per poi scontrarsi con i limiti dello strumento.

OneStream è stata progettata senza quei limiti, per essere allo stesso tempo una piattaforma e una soluzione pensata per il consolidamento. Fin dalla sua concezione, OneStream supporta i processi di pianificazione e previsione, ma si estende anche ad altri casi d'uso grazie a un'architettura all'avanguardia.

Oggi molte aziende scelgono OneStream per:

• Ridurre la quantità di riconciliazioni necessarie tra i consuntivi consolidati e le previsioni o i piani
• Supportare i processi con flussi di lavoro nativi allineati al modo in cui le aziende raccolgono, calcolano e riportano i propri dati

In questo articolo abbiamo parlato con alcuni dei nostri clienti che sono passati da HFM a OneStream, per raccogliere il loro punto di vista sul percorso e sui cambiamenti che ognuno di loro ha vissuto.

Un grande gruppo del retail nei paesi nordici.

Una delle sfide più significative con HFM è che il business era cambiato in modo profondo dopo l'implementazione della soluzione. Poi le comunicazioni sulla fine del ciclo di vita di HFM hanno acceso il dibattito su cosa funzionava e cosa no. Il risultato? L'azienda ha preso coscienza dei suoi principali punti deboli: le molteplici integrazioni dei dati, le continue rimappature, gli aggiornamenti dei master data, gli spostamenti di dati tra HFM e i sistemi di pianificazione e le difficoltà di riconciliazione. Per andare avanti era necessario affrontare tutti questi problemi, e una piattaforma moderna era ormai imprescindibile.

Un altro limite di HFM era la frammentazione della reportistica e la ridotta visibilità in tempo reale, dovuta all'incapacità di HFM di eseguire il drill-down fino ai dati sorgente. Per produrre reporting pack con grafici e altri elementi visivi, era necessario estrarre i dati e riportarli in un'altra applicazione per generare i report.

Abbandonare HFM è un passo importante per un business che era arrivato ad affidarsi a HFM come sistema principale per i dati regolamentari. Pur sapendo che la tecnologia non era più al passo con i tempi e che la fine del ciclo di vita di HFM era ormai un tema concreto, la decisione non è stata comunque semplice. Ma andare avanti è impossibile senza quel primo passo.

L'implementazione di OneStream ha portato a un vero cambio di rotta nel modo in cui il business utilizza i dati. Essendo OneStream una piattaforma unificata, la raccolta dei dati e la reportistica ora avvengono in modo fluido. OneStream offre davvero un'unica fonte di verità per i dati finanziari. E la minor dipendenza da strumenti di terze parti è stata un ulteriore vantaggio concreto.

Anche la reportistica è migliorata notevolmente. Dopo il passaggio a OneStream, gli insight in tempo reale alimentano ora la modellazione di scenari per adattarsi al cambiamento delle condizioni di mercato e alle esigenze dell'organizzazione.

Anche la scalabilità non è più un problema, e gli aggiornamenti del sistema sono molto più fluidi e meno onerosi in termini di tempo. Vale sia per l'inserimento di nuove entità, sia per l'aggiunta di nuove valute, sia per l'estensione delle funzionalità in risposta a nuove normative.

Come racconta il CFO, il team sente che OneStream ha liberato tempo, permettendo di concentrarsi di più sulla strategia e meno sull'operatività. Anche la chiusura è più rapida, un risultato diretto della maggiore trasparenza sul modo in cui vengono calcolati i numeri. Le decisioni sono più solide e la modellazione dell'impatto finanziario di scelte aziendali (che si tratti di acquisizioni o investimenti) è molto più veloce.

Ma il beneficio più grande è la sensazione di avere finalmente il controllo dei numeri. La conformità normativa non è più un problema, e produrre reportistica secondo i diversi schemi regolamentari è oggi un processo trasparente e lineare.

La lezione principale emersa dall'implementazione è l'importanza di fare il lavoro necessario fin dall'inizio. Ad esempio, tutti i membri del team sono stati liberati per concentrarsi sul progetto e formati su OneStream. Questi passaggi hanno garantito che ognuno potesse dare un contributo concreto alla progettazione della soluzione. La migrazione dei dati è stata comunque impegnativa, per la necessità di trasferire solo i dati realmente utili alla reportistica richiesta. La maggior parte degli utenti sceglie di mantenere un solo anno di dati comparativi, per ridurre il tempo speso a riconciliare informazioni sempre meno rilevanti.

Il consiglio agli altri CFO che stanno implementando OneStream è di trattare il passaggio da HFM come un vero cambiamento culturale. I CFO dovrebbero coinvolgere tutti in un percorso condiviso, che includa IT, amministratori e utenti finali.

Gli utenti avevano generalmente una percezione positiva di HFM, almeno nelle fasi iniziali successive all'implementazione. Con il tempo, però, HFM è stato percepito come rigido e troppo dipendente dal supporto tecnico per le personalizzazioni (ad esempio, le modifiche ai form).

HFM funzionava bene come archivio unico per i dati, ma un numero crescente di attività richiedeva lavoro manuale offline in Excel. Excel resterà sempre popolare tra i contabili, ma le attività che gli utenti dovevano svolgere erano cose che OneStream gestiva molto meglio. Gli utenti hanno inoltre trovato molto più semplice l'analisi delle incoerenze dei dati grazie alle capacità native di drill-down e drill-through, che consentono di risalire fino alla sorgente.

Un altro beneficio chiave segnalato dagli utenti sono i flussi di lavoro. Ecco cosa hanno particolarmente apprezzato:

• Essere guidati passo passo nel processo di reportistica, ad esempio durante l'importazione dei dati sorgente dal libro mastro o l'analisi delle variazioni dello stato patrimoniale
• Vedere solo il flusso di lavoro rilevante per le entità di propria competenza
• Avere flussi separati per l'inserimento dei dati e per la revisione, per garantire che i dati siano completi e corretti
• Trovare i report di riconciliazione intercompany integrati direttamente nel flusso di revisione
• Poter approvare i dati in modo semplice

Oltre a questi benefici, uno degli elementi più distintivi di OneStream è l’estensibilità delle dimensioni (ossia i conti e le altre chiavi di analisi dei dati). Nella maggior parte delle soluzioni OneStream, le dimensioni vengono estese per rendere più efficienti la raccolta e il calcolo dei dati. Questa efficienza mantiene un modello dati snello, che consente report più rapidi senza rinunciare all'accesso a tutti i dati dell'applicazione.

Poter includere più aree di business e accogliere modelli specifici di pianificazione e reportistica, grazie a queste dimensioni estese, trasferisce il controllo dei master data ai reali titolari del processo, senza dover dipendere da un amministratore centrale. Questo controllo evita anche di alterare il modello dati e la reportistica corporate.

Secondo gli utenti, l'estensibilità è stata un concetto difficile da assimilare all'inizio, ma oggi non ci fanno nemmeno più caso. I dati sono lì dove servono e quando servono, e i report possono essere aggiornati facilmente con grafici e nuovi elementi.

La transizione da HFM a OneStream è stata resa più semplice da alcuni fattori:

• Formazione: gli utenti hanno ricevuto formazione fin dalle prime fasi del progetto di implementazione, il che ha permesso loro di contribuire alla progettazione e ha reso più fluido il passaggio a OneStream
• Funzionalità aggiuntive dell'Excel Add-In: questo componente ha reso disponibili in Excel quasi tutte le funzionalità di OneStream. Diversi utenti hanno menzionato la possibilità di eseguire il drill-down dei dati direttamente da Excel. In generale, gli utenti hanno trovato molto intuitive sia l'immissione dei dati sia la reportistica

La lezione principale del passaggio a OneStream è la presa di coscienza di quanto tempo si sprecasse prima nel validare dati che erano già corretti e nell'applicare rettifiche manuali. Gli utenti si sono abituati rapidamente alla piattaforma OneStream, che li ha resi più efficienti nel proprio lavoro. Soprattutto, hanno potuto osservare, migliorare e adattare OneStream ai propri processi. La tecnologia è importante, ma non è l'unica cosa che conta nell'EPM.

In definitiva, OneStream trasmette una sensazione di maggiore intelligenza rispetto a HFM. Con HFM sembrava che i dati venissero consumati in modo passivo e poi riportati. Con OneStream, invece, la piattaforma permette agli utenti di ottenere molto di più dai propri dati.

Anche gli amministratori di sistema hanno condiviso le loro esperienze prima, durante e dopo l'implementazione di OneStream.

Prima di OneStream, la gestione di HFM richiedeva molto lavoro amministrativo manuale. Programmare le modifiche a metadati e regole, e assicurarsi che tutti gli utenti fossero fuori dal sistema prima di apportare i cambiamenti, rendeva la gestione di HFM complessa. Anche gli aggiornamenti di HFM erano lunghi e richiedevano notevoli sforzi di implementazione e testing. Nei rari casi in cui si rendeva necessario il supporto, il processo era lungo.

L'implementazione di OneStream è stata resa più semplice dal coinvolgimento degli amministratori fin dall'inizio del progetto. Il loro contributo ha portato un valore enorme, sia sul piano della conoscenza delle pratiche esistenti sia sulle motivazioni che le avevano generate, anche quando queste non erano più valide. Gli amministratori hanno potuto inoltre partecipare alla progettazione e imparare OneStream in modo pratico lungo il progetto. Anche in questo caso, la formazione anticipata si è rivelata estremamente utile.

I clienti hanno identificato alcune aree chiave di netto miglioramento:

• Facilità e velocità degli aggiornamenti: OneStream può essere aggiornata in poche ore, con impatti minimi sull'operatività
• Tracciabilità totale: gli utenti chiedono spesso report e dati per dimostrare l'origine dei numeri o per vedere le modifiche apportate all'applicazione. Ora sono tutte informazioni disponibili in self-service, direttamente da una dashboard di reportistica preconfigurata
• Monitoraggio e manutenzione semplici: monitorare e mantenere l'applicazione è molto più semplice grazie a strumenti come System Diagnostics, disponibile gratuitamente sulla OneStream Solution Exchange

OneStream è una soluzione molto più grande e più potente rispetto a HFM. Pur essendo un sistema autonomo, HFM era comunque un software complesso e ormai datato. OneStream rappresenta il meglio della tecnologia di nuova generazione. La soluzione continua inoltre a evolvere, con miglioramenti prestazionali a ogni release principale. Sono aggiornamenti pensati per rispondere all'uso sempre più ampio che le aziende fanno del proprio software CPM per estrarre più valore dai dati.

Siamo live con OneStream da due anni, ed è senza dubbio uno strumento molto più completo rispetto a HFM. Come strumento di consolidamento e FP&A, è più agile, affidabile e performante di quanto HFM sia mai stato. Amministratori, stakeholder di business e utenti finali sono unanimemente soddisfatti.

Come piattaforma, i suoi limiti sono di fatto quelli dell'immaginazione del business. Al punto che OneStream è diventata lo strumento strategico di Stora Enso. Il valore per chi prende decisioni deriva da una molteplicità di fattori: chiusure più veloci (grazie a prestazioni migliori e a meno interruzioni per riavvii del server), una modellazione degli scenari più evoluta (dashboard personalizzate e SML), risparmi di costo (grazie alla migrazione della reportistica dal tool di consolidamento alla piattaforma OneStream), aggiornamenti semplici supportati da un Project Manager dedicato, e un generale miglioramento dei processi e dell'esperienza utente."

— Alexander Harder, OneStream Administrator, Stora Enso

Dal punto di vista di un partner di implementazione, ci sono alcuni fattori ricorrenti che incidono direttamente sul successo di un progetto di sostituzione di HFM con OneStream:

• Eliminare le inefficienze dei processi: il passaggio a OneStream è il momento ideale per affrontare le inefficienze di processo. Anche se OneStream può adattarsi a qualsiasi processo, individuare ed eliminare i punti critici porta a benefici molto maggiori
• Non sottovalutare il change management: senza un change management efficace, si rischia di incontrare resistenze all'implementazione. La sponsorship degli stakeholder chiave è fondamentale, così come coinvolgere gli utenti nel percorso e spiegare i benefici, che aiutano a costruire consenso e a far percepire il cambiamento come positivo. Anche l'uso efficiente del tempo delle persone è essenziale: sono impegnate, vogliono contribuire, ma hanno anche altre priorità
• Coinvolgere gli esperti: il coinvolgimento del business è centrale per il successo del progetto, quindi è cruciale lavorare con gli esperti interni. Avere risorse dedicate, con una sostituzione operativa nelle loro posizioni quando necessario, garantisce che tutte le conoscenze utili siano sempre disponibili
• Progettare in modo semplice: in progettazione si dice spesso che la perfezione non si raggiunge quando non c'è più nulla da aggiungere, ma quando non c'è più nulla da togliere. Adottare un design semplice ma flessibile evita rifacimenti futuri. Al contrario, adattare gli elementi esistenti garantisce quasi con certezza interventi futuri di rifacimento
• Preparazione e pianificazione: la preparazione deve iniziare prima del passaggio a OneStream: immaginare il risultato finale, individuare i punti critici, definire cosa deve cambiare e chi deve essere coinvolto. Vanno considerati insieme processo, persone, dati e tecnologia. Questi passaggi assicurano un design coerente con il business e un'implementazione impostata fin da subito per il successo

OneStream elimina molti dei limiti di HFM e offre un'architettura moderna e scalabile. Con OneStream, le aziende possono gestire più dati con livelli di granularità superiori, senza sacrificare le prestazioni. Le soluzioni pre-costruite possono inoltre essere aggiunte senza costi extra, ampliando le funzionalità con moduli specialistici di pianificazione (come la pianificazione del personale).

Gartner ha nominato OneStream Leader nel Magic Quadrant per tre anni consecutivi, e non è un caso. OneStream è all'avanguardia nell'implementazione dell'Intelligenza Artificiale (IA) grazie a SensibleAI™, che aiuta le aziende a pianificare con maggiore accuratezza e ad accedere a nuove funzionalità. In passato la tecnologia si limitava a supportare i processi Finance. Oggi entriamo in una fase in cui la tecnologia, e in particolare l'IA, guida direttamente il cambiamento. Tecnologie più datate come HFM non possono integrare le nuove tecnologie come l'IA, e chi le utilizza rischia di restare indietro mentre il mondo evolve.

Chi invece sceglie di passare da HFM a OneStream vive un percorso di apprendimento e scoperta di ciò che la piattaforma può offrire. Le possibilità sono davvero infinite e crescono insieme al business.

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