Passaggio da Hyperion Financial Management a OneStream: approfondimenti ed esperienze degli utenti

Questo articolo è stato scritto da Peter Wilson presso Inlumi.

Per un lungo periodo, Oracle Hyperion Financial Management (HFM) è stata la soluzione leader per il consolidamento nell’ambito della gestione delle prestazioni aziendali (EPM). Il motivo? Semplicemente, si trattava sia di uno strumento affidabile per la produzione di bilanci consolidati che di un mezzo essenziale per le grandi aziende nei mercati globali. Tuttavia, col tempo, HFM è diventato il proverbiale martello con cui ogni problema diventa un chiodo: le organizzazioni che lo utilizzavano tendevano a trattare ogni processo finanziario come un’attività di consolidamento. Molte aziende hanno iniziato a impiegarlo anche per la pianificazione, per poi scoprirne i limiti.

OneStream è stata sviluppata senza tali limitazioni: per essere sia una piattaforma che una soluzione progettata per il consolidamento. Grazie alla sua architettura all’avanguardia, non solo supporta i processi di pianificazione e previsione, ma si estende anche a numerosi altri casi d’uso.

Sempre più aziende si affidano a OneStream per:

Ridurre la necessità di riconciliazione tra dati consolidati, previsioni e piani;
Supportare i processi con un flusso di lavoro integrato, allineato al modo in cui le organizzazioni raccolgono, calcolano e riportano i propri dati.

In questo blog ci siamo rivolti ad alcuni dei nostri clienti che hanno effettuato la transizione da HFM a OneStream, raccogliendo le loro esperienze e prospettive sul processo e sui cambiamenti apportati.

Responsabile Finance

Un grande conglomerato della vendita al dettaglio nei Paesi nordici.

Una delle principali problematiche di HFM è che l’azienda è cambiata significativamente dopo l’implementazione della soluzione. L’annuncio della fine del ciclo di vita di HFM ha quindi avviato discussioni su cosa funzionasse e cosa no. Ciò ha portato l’organizzazione a identificare le sue maggiori criticità: molteplici integrazioni di dati, rimappature frequenti, aggiornamenti dei dati master, trasferimenti di dati tra HFM e problemi di pianificazione e riconciliazione. Per progredire, sarebbe stato necessario affrontare tutti questi ostacoli, rendendo la creazione una piattaforma moderna una scelta imprescindibile.

Un’altra sfida riguarda la frammentazione del reporting e i limitati insight in tempo reale dovuti all’incapacità di HFM di approfondire i dati di origine. La produzione di report con grafici e visualizzazioni richiede l’estrazione dei dati e il loro trasferimento in un’altra applicazione, aggiungendo complessità al processo.

Abbandonare HFM è stato un passo significativo per un’azienda che lo aveva adottato come sistema primario di dati affidabili per la rendicontazione normativa. Nonostante la consapevolezza che la tecnologia non fosse più all’avanguardia e le preoccupazioni per la fine del suo ciclo di vita, la decisione non è stata semplice. Tuttavia, andare avanti sarebbe stato impossibile senza quel primo passo.

L’implementazione di OneStream ha segnato un cambiamento radicale nel modo in cui l’azienda gestisce e utilizza i dati. Essendo una piattaforma unificata, OneStream ha reso la raccolta e la rendicontazione dei dati più fluide, garantendo un’unica fonte di verità per i dati finanziari. Inoltre, la riduzione della dipendenza da strumenti di terze parti ha rappresentato un vantaggio significativo.

Anche il processo di reporting ha subito un netto miglioramento; dopo il passaggio a OneStream, le informazioni in tempo reale alimentano la pianificazione degli scenari, permettendo all’azienda di adattarsi rapidamente alle evoluzioni delle condizioni del mercato e alle esigenze organizzative.

Infine, la scalabilità non è più un problema, e gli aggiornamenti di sistema sono diventati più fluidi e meno dispendiosi in termini di tempo, indipendentemente dal fatto che siano volti a integrare nuove entità, ad aggiungere valute o a implementare funzionalità per adeguarsi a normative emergenti.

Secondo il CFO, il team ritiene che OneStream abbia fatto risparmiare tempo prezioso, consentendo loro di concentrarsi più sulla strategia e meno sulle operazioni. La chiusura finanziaria è ora più rapida grazie alla maggiore trasparenza nei calcoli. Inoltre, il processo decisionale è migliorato significativamente e la modellazione dell’impatto finanziario dei cambiamenti nell’azienda, siano essi acquisizioni o investimenti, è diventata molto più veloce.

Il vantaggio più grande, tuttavia, è la sensazione di avere pieno controllo sui numeri. La conformità normativa è meno problematica e il reporting secondo diversi standard è diventato più semplice e trasparente.

Una lezione chiave appresa durante l’implementazione è stata l’importanza della preparazione. Tutti i membri del team, ad esempio, sono stati liberati dai loro compiti quotidiani per concentrarsi sul progetto e ricevere una formazione approfondita su OneStream. Questo ha permesso loro di contribuire in modo significativo alla progettazione della soluzione. Tuttavia, la migrazione dei dati si è rivelata un po’ complicata, poiché è stato necessario trasferire solo i dati utili per l’attività di reporting richiesta. Per ottimizzare il processo, la maggior parte degli utenti ha scelto di migrare un solo anno di dati comparativi, riducendo così il tempo necessario per riconciliare dati sempre più obsoleti.

Per altri CFO che stanno implementando OneStream, il consiglio è di considerare il passaggio da HFM come un grande cambiamento culturale. È fondamentale coinvolgere in un percorso collettivo tutti i team, dal dipartimento IT agli amministratori fino agli utenti, garantendo un’adozione fluida ed efficace.

Utenti

Generalmente gli utenti avevano un’opinione positiva di HFM, perlomeno all’inizio, subito dopo l’implementazione. Tuttavia, con il passare del tempo, hanno iniziato a percepirlo come un sistema rigido, fortemente dipendente dal supporto tecnico per qualsiasi personalizzazione (come, ad esempio, le modifiche ai moduli).

Sebbene HFM fosse efficace come repository unico e fonte centralizzata di dati, molte operazioni richiedevano sempre più lavoro manuale offline in Excel. Anche se Excel rimane uno strumento fondamentale per i contabili, molte delle attività svolte manualmente potevano essere gestite in modo più efficiente da OneStream. Gli utenti hanno inoltre apprezzato la semplificazione dell’analisi delle incongruenze, grazie alle funzionalità native di drill-down e drill-through con le quali è possibile esaminare i dati fino alla loro origine.

Un altro vantaggio chiave evidenziato riguardava i flussi di lavoro. Ecco cosa è piaciuto agli utenti:

Essere guidati attraverso i vari passaggi del processo di reporting, ad esempio, importando i dati di origine dal libro mastro o fornendo analisi sui movimenti del bilancio;
Visualizzare solo il flusso di lavoro pertinente alle entità su cui si sta effettuando il reporting;
La suddivisione dei flussi di lavoro, tra quelli per l’immissione dei dati e quelli per la revisione dei livelli, per garantire che i dati siano completi e corretti;
Avere i report di riconciliazione interaziendale incorporati direttamente nel flusso di lavoro di revisione;
Essere in grado di approvare facilmente i dati.

Oltre a questi vantaggi, uno dei principali elementi distintivi di OneStream è la sua capacità di “estensibilità” delle dimensioni (come i conti e altre suddivisioni di dati). Nella maggior parte delle soluzioni OneStream, le dimensioni vengono estese per ottimizzare la raccolta e il calcolo dei dati, garantendo un modello snello che accelera la generazione dei report, senza compromettere l’accesso a tutti i dati all’interno dell’applicazione.

Questa flessibilità consente di integrare più aree aziendali e di adattarsi a modelli di pianificazione e reporting specifici. Inoltre, trasferisce il controllo dei dati master direttamente ai responsabili dei processi, anziché affidarsi a un amministratore di gruppo. In questo modo, si evita il rischio di interrompere il modello di dati aziendale e l’attività di reporting.

Secondo gli utenti, inizialmente il concetto di estensibilità sembrava complesso, mentre oggi è diventato parte integrante del loro lavoro quotidiano. I dati di cui hanno bisogno sono sempre disponibili nel momento e nel luogo giusto, mentre la creazione di report con grafici aggiornabili è ora semplice e immediata.

La transizione da HFM a OneStream è stata agevolata da diversi fattori:

Formazione - Gli utenti hanno ricevuto una formazione sin dalle prime fasi del progetto, acquisendo le competenze necessarie per contribuire alla progettazione del sistema. Ciò ha facilitato l’adozione di OneStream e reso il passaggio più fluido.
Funzionalità extra nel componente aggiuntivo di Excel - L’integrazione aggiuntiva ha reso disponibili quasi tutte le funzionalità di OneStream direttamente in Excel. In particolare, la possibilità di eseguire il drill-down dei dati direttamente da Excel è stata apprezzata dagli utenti, che nel complesso hanno trovato l’inserimento dei dati e il reporting molto intuitivi.

Un aspetto chiave emerso dalla transizione a OneStream è stata la realizzazione del tempo precedentemente impiegato nella convalida dei dati e nelle modifiche manuali. Grazie alla rapidità con cui gli utenti si sono adattati alla piattaforma, hanno potuto migliorare la propria efficienza lavorativa e ottimizzare i processi, adattando OneStream alle loro esigenze. La tecnologia è certamente un elemento fondamentale dell’EPM, ma non è l’unico fattore determinante.

In definitiva, OneStream sembra più intelligente di HFM. L’utilizzo di HFM ha fatto sì che i dati venissero consumati passivamente e poi riportati, mentre con OneStream, la piattaforma consente agli utenti di sfruttarli in modo più strategico.

Amministratori di sistema

Gli amministratori di sistema hanno condiviso le loro esperienze prima, durante e dopo l’implementazione di OneStream.

Prima dell’adozione di OneStream, HFM richiedeva un’elevata quantità di lavoro manuale. Pianificare modifiche ai metadati e alle regole significava dover far uscire tutti gli utenti dal sistema prima di poterle applicare, rendendo l’amministrazione complessa e poco flessibile. Inoltre, gli aggiornamenti di HFM erano lunghi e impegnativi, richiedendo test approfonditi e uno sforzo significativo. Nei casi in cui i problemi richiedevano supporto, il processo risultava spesso lento e macchinoso.

L’implementazione di OneStream è stata agevolata dal coinvolgimento degli amministratori fin dalle prime fasi del progetto. Ciò ha permesso loro di offrire preziosi spunti sulle pratiche esistenti, anche quando le motivazioni alla base non erano ottimali. Inoltre, hanno avuto l’opportunità di partecipare attivamente alla progettazione e di acquisire familiarità con OneStream attraverso un approccio pratico. Ancora una volta, la formazione anticipata si è rivelata fondamentale.

Diversi clienti hanno identificato significativi miglioramenti nelle seguenti aree:

Aggiornamenti facili e veloci - La soluzione OneStream può essere aggiornata in poche ore e con interruzioni minime.
Verificabilità totale - Gli utenti richiedono spesso report e altri dati per tracciare l’origine delle informazioni o monitorare eventuali modifiche all’applicazione. Ora, queste operazioni sono completamente self-service grazie a una dashboard di reporting precaricata.
Monitoraggio e manutenzione semplificati - Il monitoraggio e la manutenzione dell’applicazione sono molto più semplici grazie a strumenti come System Diagnostics, una soluzione gratuita di OneStream Solution Exchange.

OneStream è una soluzione molto più ampia e potente rispetto a HFM. Sebbene HFM abbia funzionalità autonome, risultava complessa e obsoleta. Al contrario, OneStream rappresenta la migliore tecnologia di nuova generazione nel settore. Inoltre, la soluzione viene costantemente aggiornata con miglioramenti delle prestazioni in ogni release principale, garantendo un supporto ottimale per l’aumento dell’utilizzo del software CPM da parte delle organizzazioni, al fine di massimizzare il valore estratto dai dati.

“Sono due anni ormai che utilizziamo OneStream ed è senza dubbio migliore di HFM come strumento di consolidamento e FP&A. È più agile, affidabile e performante di quanto HFM sia mai stato, con amministratori, stakeholder e utenti finali unanimemente soddisfatti.

Come piattaforma, si spinge fino ai limiti dell’immaginazione aziendale, tanto da diventare lo strumento strategico di Stora Enso. Il valore aggiunto per i decisori deriva da diversi fattori: chiusure contabili più rapide (grazie a migliori prestazioni e minori tempi di inattività per i riavvii del server, ecc.), una modellazione degli scenari più avanzata (dashboard personalizzate e SML), risparmi sui costi (migrazione dei report al di fuori dello strumento di consolidamento e all’interno della piattaforma OneStream), aggiornamenti semplificati, supportati da OneStream con un project manager dedicato, nonché processo e interfaccia complessivamente migliorati.”

- Alexander Harder – Amministratore OneStream – Stora Enso

Partner di implementazione

Dal punto di vista di un partner di implementazione, vi sono alcuni fattori comuni che influenzano il successo della transizione da HFM a OneStream:

Eliminazione delle inefficienze - Il passaggio a OneStream rappresenta un’opportunità ideale per affrontare le inefficienze di processo. Sebbene OneStream possa adattarsi a qualsiasi processo, identificare e risolvere i punti critici consente di massimizzare i benefici.
Sottovalutazione della gestione del cambiamento - Senza una gestione efficace del cambiamento, potrebbe emergere una certa resistenza all’adozione. Per favorire l’adesione è fondamentale ottenere il sostegno degli stakeholder chiave, coinvolgere gli utenti spiegando i vantaggi concreti e presentare il cambiamento in modo positivo. Anche l’ottimizzazione del tempo aziendale è essenziale: le persone sono disposte a collaborare, ma hanno anche altre responsabilità.
Coinvolgimento degli esperti - Il coinvolgimento aziendale è essenziale per il successo del progetto, così come il supporto di esperti del settore. Disporre di risorse dedicate, sostituite quando necessario, garantisce che tutte le conoscenze necessarie per il successo del progetto siano sempre disponibili.
Semplicità del design - Nel mondo della progettazione, si dice che la perfezione non si raggiunge quando non c’è più nulla da aggiungere, ma quando non c’è più nulla da rimuovere. Un design semplice ma flessibile riduce la necessità di future rielaborazioni, mentre tentare di adattare elementi esistenti porta, nella maggior parte dei casi, a rielaborazioni nel lungo periodo.
Preparazione e pianificazione - La fase di preparazione dovrebbe iniziare prima della transizione a OneStream, visualizzando il risultato finale, identificando i punti critici, affrontando i cambiamenti necessari e definendo chi dovrebbe essere coinvolto. È fondamentale considerare ogni aspetto, dal processo alle persone fino a dati e tecnologia. Solo così è possibile garantire un design funzionale per l’organizzazione e un’implementazione fluida e di successo.

Conclusione

OneStream rimuove molte delle limitazioni di HFM grazie alla sua architettura moderna e scalabile. Le organizzazioni possono gestire volumi di dati maggiori con livelli elevati di granularità, senza sacrificare le prestazioni. Inoltre, consente di integrare soluzioni predefinite senza costi aggiuntivi, estendendo le funzionalità per includere moduli di pianificazione specialistici (come, ad esempio, la pianificazione dell’organico).

Non a caso, Gartner ha riconosciuto OneStream come Leader nel report Magic Quadrant per tre anni consecutivi. La piattaforma è all’avanguardia nell’implementazione dell’intelligenza artificiale (IA) grazie a Sensible ML, che migliora la precisione della pianificazione per le aziende e potenzia le funzionalità. In passato, la tecnologia si è evoluta per supportare i processi finanziari; oggi, invece, è l’IA a guidare il cambiamento. Poiché le soluzioni obsolete come HFM non possono integrare tecnologie come l’IA, gli utenti rischiano di essere lasciati indietro mentre il mondo va avanti.

Al contrario, chi sceglie di passare da HFM a OneStream intraprende un percorso di apprendimento e scoperta delle sue infinite possibilità, con una piattaforma progettata per evolvere insieme all’azienda.

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