Sostituire SAP BPC con un approccio tutto in uno al CPM moderno

McCain Foods

Limited è una multinazionale canadese che opera nel settore dei surgelati; conta 22.000 dipendenti in tutto il mondo e la sua sede centrale si trova a Toronto. McCain Foods è il più grande produttore al mondo di patatine fritte, prodotti e snack a base di patate surgelati: in tutto il mondo, una patatina fritta su quattro è prodotta da McCain. McCain Foods vende i suoi prodotti in oltre 160 Paesi con un fatturato globale pari a 10 miliardi di dollari canadesi.

“Con il nostro vecchio approccio basato su SAP BPC, chiudevamo il bilancio il giorno 6, mentre ora lo chiudiamo il giorno 4. Siamo molto fieri di questo traguardo, e dobbiamo dire grazie a OneStream”.

- Katie Shotbolt, Direttrice, Contabilità finanziaria, McCain Foods

1. Riconoscere l’esigenza di una trasformazione finanziaria.

McCain Foods ha una lunga esperienza con sistemi di consolidamento e reporting, iniziata nel 1992 con l’implementazione di IMRS Micro Control, poi diventato Hyperion Enterprise di Oracle. L’azienda ha poi sostituito Hyperion Enterprise con OutlookSoft, diventato in seguito SAP BPC.

“Negli ultimi anni SAP BPC non ha offerto miglioramenti significativi e l’offerta presentava delle carenze. Il prodotto non aveva una dashboard integrata; in più, SAP tendeva ad aggiungere elementi da usare con BCP, mentre noi preferivamo l’approccio all-in-one. Avevamo bisogno anche di un sistema di leasing per implementare i nuovi standard di contabilizzazione dei leasing IFRS 16, pertanto abbiamo iniziato a valutare nuove soluzioni”.

- Richard Burton, Vicepresidente e controller aziendale, McCain Foods

McCain Foods ha continuato a utilizzare SAP BPC per oltre 10 anni; quando, però, SAP ha annunciato che la versione di BPC per Microsoft® non sarebbe più stata disponibile, si è delineata la necessità di cercare un’alternativa. L’azienda non voleva solo sostituire SAP BPC: voleva migliorare i processi e ridurre i tempi di chiusura. “Abbiamo ripensato ad alcuni limiti riscontrati con SAP BPC e i criteri su cui basare la decisione sono arrivati direttamente dagli utenti”, ha dichiarato Darryl Gerrow, Senior Manager dei Sistemi finanziari aziendali in McCain Foods. “Più di tutto, gli utenti ci chiedevano un unico prodotto”.

Con un sistema SAP ERP già implementato, inizialmente l’azienda ha cercato di spostarsi a BPC SAP su S/4 HANA, ma le tempistiche di SAP per questo prodotto non erano chiare. L’azienda ha quindi valutato Anaplan e OneStream Software.

“Da un punto di vista aziendale, avevamo bisogno di flessibilità, per cui ExtensibleDimensionality® di OneStream ci è piaciuto molto. In più, ci ha molto colpiti la funzionalità di dashboard. Cercavamo una soluzione incentrata sugli aspetti finanziari, e non su quelli IT, perché avevamo bisogno della flessibilità di aggiungere account e aggiornare rapidamente il sistema per la chiusura di fine mese. Analizzando i criteri su cui basare la decisione, non abbiamo trovato niente che si avvicinasse all’offerta di OneStream o che fosse all’altezza dei successi comprovati di OneStream”.

- Darryl Gerrow, Senior Manager dei Sistemi finanziari aziendali, McCain Foods

2. Semplificare la contabilizzazione dei leasing.

McCain Foods è passata dall’applicazione SAP BPC alla piattaforma Intelligent Finance di OneStream per il consolidamento finanziario, il reporting finanziario e di gestione, oltre che per funzionalità aggiuntive di contabilizzazione dei leasing, il tutto nel giro di sette mesi, così da rispettare la data di implementazione per IFRS 16.

L’azienda ha utilizzato le dimensioni di SAP BPC esistenti come base iniziale su cui costruire il design di OneStream. Una volta passati a OneStream, è stato possibile espandere i piani contabili fino al livello di contabilità generale di origine, così da offrire un livello di dettaglio più granulare a oltre 130 soggetti giuridici che usano 40 valute diverse.

“Con 75 entità SAP, la maggior parte dei dati arriva da una singola istanza SAP. Abbiamo sfruttato la funzionalità di Connessione diretta ai dati SAP nel data warehouse, il che ci ha consentito di effettuare caricamenti di batch giornalieri e su richiesta in OneStream”.

- Darryl Gerrow, Senior Manager dei Sistemi finanziari aziendali, McCain Foods

“Quando abbiamo avviato l’implementazione di OneStream, la contabilizzazione del leasing era un obiettivo chiave”, ha dichiarato Katie Shotbolt, Direttrice, Contabilità finanziaria di McCain Foods. “Abbiamo sfruttato la soluzione di contabilizzazione dei leasing di OneStream per supportare la conformità globale per IFRS 16. Ora gestiamo più di 5.000 leasing in OneStream. OneStream esegue i calcoli di contabilizzazione dei leasing e genera una scrittura contabile in cui possiamo caricare facilmente tutte le scritture riguardanti i leasing nell’ambito della chiusura di fine mese”.

3. “Un’implementazione riuscita alla perfezione”.

Per i responsabili finanziari di McCain Foods, quella di OneStream è l’implementazione di sistema di maggior successo che abbiano mai visto. OneStream esegue conversioni di valute utilizzando i tassi di cambio correnti e storici, effettua il consolidamento in più valute, svolge consolidamenti finanziari e di gestione, inserisce scritture rettificative, automatizza le elisioni IC e le allocazioni, tutto in un’unica piattaforma unificata.

I report di gestione in OneStream permettono ora agli utenti finali di modificare facilmente i parametri e di giostrare le dimensioni in modo da adeguare il punto di vista. Sulla base delle selezioni che effettuano, ora gli utenti possono eseguire conti economici altamente personalizzati per canale, mercato, sede o marchio.

“L’intelligenza finanziaria integrata di OneStream si è dimostrata un grande vantaggio per noi. Abbiamo effettuato la chiusura di un mese parallelamente su SAP BPC e OneStream, ed è stato un successo; a quel punto non era più necessario continuare: eravamo pronti a passare a OneStream”.

- Darryl Gerrow, Senior Manager dei Sistemi finanziari aziendali, McCain Foods

4. Chiusura mensile più veloce e precisa.

Oggi, con 300 utenti soddisfatti, McCain Foods beneficia di un processo di chiusura di fine mese semplificato. In SAP BPC, il caricamento dei dati regionali avveniva tramite flat file e richiedeva da una a sei ore, a seconda delle dimensioni della regione. Con OneStream, lo stesso processo si è ridotto a soli 20 minuti. Oggi l’azienda carica circa tre milioni di record di dati al mese nell’ambiente OneStream. Dal punto di vista degli amministratori, la piattaforma OneStream è molto più intuitiva e favorisce un maggiore coinvolgimento dei controller, che ora accedono direttamente al sistema.

“Siamo entusiasti della funzionalità di workflow guidato in OneStream. Consente di assegnare i compiti giusti ai giusti membri del team e offre una chiara panoramica visiva delle attività richieste a fine mese e trimestre. Inoltre, fornisce un’ottima supervisione aziendale, consentendoci di monitorare con precisione l’andamento della chiusura di fine mese”.

- Katie Shotbolt, Direttrice, Contabilità finanziaria, McCain Foods

Il reporting guidato consente agli utenti di approfondire qualsiasi dimensione mediante grafici, tabelle, report e griglie, e li incoraggia ad accedere ai dati più pertinenti per loro. Aiuta inoltre ad accelerare la chiusura di fine mese e ad allineare i team centrali e regionali.

“L’estensibilità è una caratteristica davvero potente di OneStream”, ha dichiarato Shotbolt. “Estendendo il nostro piano contabile aziendale fino al livello di ogni sistema di contabilità generale, OneStream fornisce dati pertinenti e inclusivi per tutte le nostre regioni”. Infine ha concluso:

“OneStream consente alla sede centrale e alle regioni di parlare la stessa lingua”.