Von HFM zu OneStream: Nutzererfahrungen und Einblicke

Dieser Artikel wurde von Peter Wilson von Inlumi verfasst.

Oracle Hyperion Financial Management (HFM) galt lange Zeit als führende Enterprise-Performance-Management-Lösung (EPM) für die Konsolidierung. Warum? Ganz einfach: HFM war sowohl ein zuverlässiges Tool für die Erstellung konsolidierter Abschlüsse als auch eine zentrale Lösung für viele der größten Unternehmen weltweit. Im Laufe der Zeit wurde HFM jedoch zum sprichwörtlichen Hammer, für den jedes Problem wie ein Nagel aussah. Das heißt: Unternehmen, die HFM einsetzten, betrachteten nahezu jeden Finance-Prozess als Konsolidierungsaufgabe. Viele Unternehmen begannen daher, HFM auch für Planungsprozesse einzusetzen, stießen dabei jedoch schnell an die Grenzen der Lösung.

OneStream wurde ohne diese Einschränkungen entwickelt – sowohl als Plattform als auch als Lösung für die Konsolidierung. OneStream unterstützt von Grund auf Planungs- und Forecasting-Prozesse und lässt sich dank seiner modernen Architektur zudem auf weitere Anwendungsfälle erweitern.

Viele Unternehmen setzen heute auf OneStream, um:

1. den Abstimmungsaufwand zwischen konsolidierten Ist-Daten sowie Forecasts und Plänen zu reduzieren.
2. Prozesse mit systemgestützten Workflows abzubilden, die darauf abgestimmt sind, wie Unternehmen ihre Daten erfassen, berechnen und berichten.

Für diesen Blog haben wir mit einigen unserer Kunden gesprochen, die von HFM zu OneStream gewechselt sind. Sie berichten über ihre Erfahrungen mit dem Wechsel und darüber, welche Veränderungen sie dabei erlebt haben.

Der Finanzleiter

Ein großer Handelskonzern in den nordischen Ländern.

Eine große Herausforderung bei HFM bestand darin, dass sich das Unternehmen seit der Implementierung der Lösung erheblich verändert hatte. Als dann die Kommunikation über das bevorstehende End-of-Life von HFM aufkam, begann das Unternehmen zu hinterfragen, was funktionierte und was nicht. Dabei wurden die größten Schwachstellen deutlich: zahlreiche Datenintegrationen, wiederholte Mappings, Aktualisierungen von Stammdaten, Datenübertragungen zwischen HFM sowie Probleme bei Planung und Abstimmung. Um sich zukunftsfähig aufzustellen, musste das Unternehmen all diese Herausforderungen angehen – und dafür war eine moderne Plattform unerlässlich.

Eine weitere Herausforderung bei HFM waren das fragmentierte Reporting und die eingeschränkten Echtzeit-Einblicke, da HFM keinen Drill-down bis zu den Quelldaten ermöglichte. Wenn Reporting-Pakete mit Diagrammen und anderen Grafiken erstellt werden mussten, mussten die Daten zunächst exportiert und anschließend in einer anderen Anwendung für die Berichterstellung aufbereitet werden.

Die Abkehr von HFM war ein großer Schritt für ein Unternehmen, das sich bei regulatorischen Berichten auf HFM als primäres System für verlässliche Daten verlassen hatte. Obwohl klar war, dass die Technologie nicht mehr zu den führenden Lösungen gehörte und Bedenken hinsichtlich des End-of-Life von HFM bestanden, fiel die Entscheidung nicht leicht. Ohne diesen ersten Schritt war eine Weiterentwicklung jedoch letztlich nicht möglich.

Die Implementierung von OneStream hat die Art und Weise, wie das Unternehmen Daten nutzt, grundlegend verändert. Da OneStream eine einheitliche Plattform ist, erfolgen Datenerfassung und Reporting nun nahtlos. OneStream bietet tatsächlich eine zentrale Quelle für verlässliche Finanzdaten. Ein weiterer großer Vorteil ist die geringere Abhängigkeit von Drittanbieter-Tools.

Auch das Reporting hat sich erheblich verbessert. Seit dem Wechsel zu OneStream fließen Echtzeit-Erkenntnisse in die Szenarioplanung ein, sodass sich das Unternehmen schneller an veränderte Marktbedingungen und organisatorische Anforderungen anpassen kann.

Auch die Skalierbarkeit stellt keine Herausforderung mehr dar. Aktualisierungen des Systems verlaufen deutlich reibungsloser und benötigen weniger Zeit – unabhängig davon, ob neue Gesellschaften oder Währungen hinzugefügt oder neue Funktionen zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen ergänzt werden.

Nach Aussage des CFO hat OneStream dem Team zusätzliche Zeit verschafft, sodass es sich stärker auf strategische und weniger auf operative Aufgaben konzentrieren kann. Auch der Abschluss erfolgt schneller – eine direkte Folge der höheren Transparenz bei der Berechnung der Zahlen. Darüber hinaus hat sich die Entscheidungsfindung verbessert und die finanziellen Auswirkungen von Veränderungen im Unternehmen, beispielsweise Akquisitionen oder Investitionen, lassen sich deutlich schneller modellieren.

Der größte Vorteil ist jedoch das Gefühl, die Kontrolle über die Zahlen zu haben. Die Einhaltung regulatorischer Anforderungen bereitet weniger Sorgen und das Reporting nach unterschiedlichen Rechnungslegungs- und Berichtsstandards ist transparent und unkompliziert.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus der Implementierung war, die notwendigen Vorarbeiten konsequent zu erledigen. So wurden beispielsweise alle Teammitglieder von anderen Aufgaben freigestellt, damit sie sich auf das Projekt konzentrieren konnten, und in OneStream geschult. Dadurch konnten alle Beteiligten einen substanziellen Beitrag zum Design der Lösung leisten. Die Datenmigration stellte dennoch eine gewisse Herausforderung dar, da entschieden werden musste, welche Daten für das erforderliche Reporting tatsächlich migriert werden sollten. Die meisten Anwender entscheiden sich für lediglich ein Jahr an Vergleichsdaten, um den Zeitaufwand für die Abstimmung zunehmend veralteter Daten zu reduzieren.

Anderen CFOs, die OneStream implementieren, wird empfohlen, den Wechsel von HFM als umfassenden kulturellen Wandel zu betrachten. CFOs sollten außerdem alle Beteiligten auf diesem gemeinsamen Weg mitnehmen – darunter IT, Administratoren und Anwender.

Die Nutzer

Die Anwender hatten HFM im Allgemeinen positiv bewertet, zumindest in der ersten Zeit nach der Implementierung. Im Laufe der Zeit wurde HFM jedoch zunehmend als unflexibel wahrgenommen und erforderte bei Anpassungen – beispielsweise Änderungen an Formularen – häufig technische Unterstützung.

HFM eignete sich gut als zentrales Repository und damit als zentrale Datenquelle. Allerdings mussten zunehmend mehr Aufgaben manuell und außerhalb des Systems in Excel erledigt werden. Excel wird bei Finance-Anwendern zwar immer eine wichtige Rolle spielen, doch viele der erforderlichen Aufgaben konnte OneStream deutlich besser abbilden. Auch die Untersuchung von Dateninkonsistenzen erwies sich mit OneStream als wesentlich einfacher, da native Drill-down- und Drill-through-Funktionen eine Analyse der Daten bis zurück zur Quelle ermöglichen.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil, den die Anwender hervorhoben, waren die Workflows. Besonders positiv bewerteten sie:

1. Die Anwender werden durch die einzelnen Schritte des Reporting-Prozesses geführt – beispielsweise beim Import von Quelldaten aus dem Hauptbuch oder bei der Analyse von Bilanzbewegungen.
2. Anwender sehen nur die für die Gesellschaften relevanten Workflows, für die sie das Reporting durchführen.
3. Die Workflows sind in Dateneingabe und Prüfung unterteilt, um sicherzustellen, dass die Daten vollständig und korrekt sind.
4. Berichte für Intercompany-Abstimmungen sind direkt in den Prüfungs-Workflow integriert.
5. Daten können einfach freigegeben werden.

Neben diesen Vorteilen ist die „Erweiterbarkeit“ der Dimensionen – also beispielsweise von Konten und anderen Datengliederungen – eines der wesentlichen Unterscheidungsmerkmale von OneStream. In den meisten OneStream-Lösungen werden Dimensionen erweitert, um die Datenerfassung und Berechnung effizienter zu gestalten. Dadurch bleibt das Datenmodell schlank, was ein schnelleres Reporting ermöglicht, während gleichzeitig der Zugriff auf sämtliche Daten innerhalb der Anwendung erhalten bleibt.

Die Möglichkeit, verschiedene Geschäftsbereiche einzubeziehen und spezifische Planungs- und Reportingmodelle über diese erweiterten Dimensionen abzubilden, gibt den jeweiligen Prozessverantwortlichen die Kontrolle über ihre Stammdaten, anstatt dafür auf einen zentralen Administrator angewiesen zu sein. Gleichzeitig wird verhindert, dass das unternehmensweite Datenmodell und Reporting beeinträchtigt werden.

Nach Aussage der Anwender war das Konzept der Erweiterbarkeit anfangs nicht ganz einfach zu verstehen, inzwischen denken sie darüber jedoch kaum noch nach. Die benötigten Daten stehen dort und dann zur Verfügung, wo sie gebraucht werden. Berichte lassen sich zudem problemlos um Diagramme ergänzen sowie schnell und einfach aktualisieren.

Der Wechsel von HFM zu OneStream wurde durch mehrere Faktoren erleichtert:

1. Schulungen: Die Anwender wurden bereits frühzeitig im OneStream-Implementierungsprojekt geschult. Dadurch verfügten sie über das notwendige Wissen, um aktiv zum Design der Lösung beizutragen, und der Übergang zu OneStream wurde erleichtert.
2. Zusätzliche Funktionen im Excel Add-In: Dank der zusätzlichen Funktionen standen nahezu alle OneStream-Funktionen auch in Excel zur Verfügung. Mehrere Anwender hoben insbesondere die Möglichkeit hervor, direkt aus Excel einen Drill-down in die Daten durchzuführen. Insgesamt empfanden die Anwender sowohl die Dateneingabe als auch das Reporting als sehr intuitiv.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus dem Wechsel zu OneStream war, wie viel Zeit zuvor für die Validierung bereits korrekter Daten und für manuelle Anpassungen aufgewendet worden war. Die Anwender gewöhnten sich schnell an die OneStream-Plattform und konnten dadurch effizienter arbeiten. Insbesondere konnten sie ihre Prozesse in OneStream analysieren, verbessern und die Plattform entsprechend anpassen. Technologie ist wichtig, aber sie ist nicht der einzige entscheidende Faktor bei EPM.

Letztlich wird OneStream als intelligenter wahrgenommen als HFM. Bei HFM entstand der Eindruck, dass Daten lediglich passiv übernommen und anschließend berichtet wurden. OneStream hingegen ermöglicht es den Anwendern, mehr aus ihren Daten herauszuholen.

Systemadministratoren

Systemadministratoren haben ihre Erfahrungen vor, während und nach der Implementierung von OneStream geschildert.

Vor der Implementierung von OneStream war die Administration von HFM mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Änderungen an Metadaten und Regeln mussten geplant werden und konnten erst vorgenommen werden, nachdem alle Anwender das System verlassen hatten. Dies erschwerte die Verwaltung von HFM erheblich. Hinzu kam, dass HFM-Upgrades zeitaufwendig waren und einen erheblichen Arbeits- und Testaufwand erforderten. In den wenigen Fällen, in denen Probleme die Unterstützung durch den Support erforderten, war der Prozess langwierig.

Die Implementierung von OneStream wurde dadurch erleichtert, dass die Administratoren von Beginn an in das Projekt eingebunden waren. Sie konnten wertvolle Einblicke in die bestehenden Vorgehensweisen und deren Hintergründe geben – selbst wenn diese nicht immer optimal waren. Gleichzeitig konnten die Administratoren ihre Erfahrungen in das Design einbringen und OneStream im Rahmen des Projekts direkt in der Praxis kennenlernen. Auch hier erwiesen sich frühzeitige Schulungen im Projekt als äußerst hilfreich.

Mehrere Kunden nannten insbesondere die folgenden Bereiche als deutliche Verbesserungen:

1. Einfachere und schnellere Upgrades: OneStream kann innerhalb weniger Stunden aktualisiert werden und verursacht dabei nur minimale Unterbrechungen.
2. Umfassende Auditierbarkeit: Anwender benötigen häufig Berichte und andere Daten, um die Herkunft von Daten nachzuvollziehen oder Änderungen an der Anwendung einzusehen. Diese Informationen können nun im Self-Service über ein vorkonfiguriertes Reporting-Dashboard abgerufen werden.
3. Einfache Überwachung und Wartung: Die Überwachung und Wartung der Anwendung ist mit Tools wie System Diagnostics, einem kostenlosen Tool aus der OneStream Solution Exchange, deutlich einfacher.

OneStream ist eine wesentlich umfassendere und leistungsfähigere Lösung als HFM. Obwohl HFM über eigenständige Funktionen verfügte, handelte es sich dennoch um eine komplexe und zunehmend veraltete Software. OneStream setzt dagegen auf moderne Technologie der nächsten Generation. Darüber hinaus wird die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt und erhält mit jedem größeren Release Performance-Verbesserungen. Diese Weiterentwicklungen sind darauf ausgelegt, die wachsenden Anforderungen abzudecken, die Unternehmen an ihre CPM-Software stellen, um einen höheren Mehrwert aus ihren Daten zu erzielen.

„Wir arbeiten inzwischen seit zwei Jahren produktiv mit OneStream und es ist ohne Zweifel ein insgesamt deutlich besseres Tool als HFM – sowohl für Konsolidierung als auch für FP&A. OneStream ist agiler, zuverlässiger und leistungsfähiger, als HFM es je war. Administratoren, Fachbereiche und Endanwender sind gleichermaßen zufrieden.

Als Plattform sind die Möglichkeiten im Grunde nur durch die Vorstellungskraft des Unternehmens begrenzt – so sehr, dass OneStream für Stora Enso zu einem strategischen Tool geworden ist. Der Mehrwert für Entscheidungsträger im Unternehmen ergibt sich aus zahlreichen Faktoren: schnellere Abschlüsse durch höhere Performance und geringere Ausfallzeiten, beispielsweise für Server-Neustarts, verbesserte Szenariomodellierung durch individuelle Dashboards und SML, Kosteneinsparungen durch die Verlagerung von Reporting außerhalb des Konsolidierungstools auf die OneStream-Plattform, einfache Upgrades, die OneStream mit einem dedizierten Projektmanager unterstützt, sowie insgesamt verbesserte Prozesse und eine bessere Benutzeroberfläche.“

– Alexander Harder – OneStream Administrator – Stora Enso

Der Implementierungspartner

Aus Sicht eines Implementierungspartners gibt es einige wiederkehrende Faktoren, die direkten Einfluss darauf haben, wie erfolgreich der Wechsel von HFM zu OneStream verläuft:

• Prozessineffizienzen beseitigen: Der Wechsel zu OneStream ist der ideale Zeitpunkt, um ineffiziente Prozesse zu überarbeiten. OneStream kann zwar unterschiedlichste Prozesse abbilden, doch die Identifikation und Beseitigung bestehender Schwachstellen ermöglicht einen deutlich größeren Mehrwert.
• Change Management nicht unterschätzen: Ohne effektives Change Management können Widerstände gegen die Implementierung entstehen. Die Unterstützung durch wichtige Stakeholder ist daher ebenso entscheidend wie die frühzeitige Einbindung der Anwender und eine verständliche Kommunikation der Vorteile. Dies fördert die Akzeptanz und hilft, die Veränderung positiv zu vermitteln. Ebenso wichtig ist ein effizienter Umgang mit der Zeit der Fachbereiche – die Mitarbeitenden möchten das Projekt unterstützen, haben jedoch gleichzeitig weitere Aufgaben und Verpflichtungen.
• Experten einbeziehen: Die aktive Beteiligung der Fachbereiche ist für den Projekterfolg unerlässlich. Daher sollten die relevanten Experten im Unternehmen konsequent eingebunden werden. Dedizierte Ressourcen, deren bisherige Aufgaben bei Bedarf von anderen Mitarbeitenden übernommen werden, stellen sicher, dass das für den Projekterfolg erforderliche Wissen jederzeit verfügbar ist.
• Einfaches Lösungsdesign sicherstellen: Beim Design gilt häufig: Perfektion ist nicht dann erreicht, wenn nichts mehr hinzugefügt werden kann, sondern wenn nichts mehr weggelassen werden kann. Ein einfaches, aber flexibles Design hilft, spätere Nacharbeiten zu vermeiden. Die bloße Anpassung bestehender Strukturen hingegen führt mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu, dass künftig erneut Änderungen erforderlich werden.
• Vorbereitung und Planung: Die Vorbereitung sollte bereits vor dem Wechsel zu OneStream beginnen. Dazu gehören die Definition des gewünschten Zielbilds, die Identifikation bestehender Schwachstellen, die Klärung notwendiger Veränderungen und die Festlegung der einzubeziehenden Personen. Dabei sollten Prozesse, Menschen, Daten und Technologie gleichermaßen berücksichtigt werden. Diese Schritte schaffen die Grundlage für ein Lösungsdesign, das zu den Anforderungen des Unternehmens passt, und für eine erfolgreiche Implementierung.

Fazit

OneStream beseitigt viele der Einschränkungen von HFM und verfügt über eine moderne, skalierbare Architektur. Mit OneStream können Unternehmen größere Datenmengen mit einem höheren Detaillierungsgrad verarbeiten, ohne dabei Abstriche bei der Performance machen zu müssen. Darüber hinaus können vorkonfigurierte Lösungen ohne zusätzliche Kosten ergänzt werden, um den Funktionsumfang beispielsweise um spezialisierte Planungslösungen wie die Personalplanung zu erweitern.

Gartner hat OneStream nicht ohne Grund drei Jahre in Folge als Leader im Magic Quadrant ausgezeichnet. Mit SensibleAI™ gehört OneStream zu den Vorreitern beim Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) und unterstützt Unternehmen dabei, präziser zu planen und zusätzliche Möglichkeiten zu erschließen. In der Vergangenheit entwickelte sich Technologie vor allem weiter, um Finance-Prozesse zu unterstützen. Heute treten wir in eine Phase ein, in der Technologie – insbesondere KI – diese Veränderungen selbst vorantreibt. Da ältere Technologien wie HFM neue Technologien wie KI nicht entsprechend integrieren können, besteht für Anwender das Risiko, bei dieser Entwicklung den Anschluss zu verlieren.

Anwender, die sich stattdessen für den Wechsel von HFM zu OneStream entscheiden, lernen im Laufe der Umstellung die zahlreichen Möglichkeiten der Plattform kennen. OneStream bietet umfassende Möglichkeiten, die sich gemeinsam mit den Anforderungen des Unternehmens weiterentwickeln können.

Mehr erfahren

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