5 informes de FP&A esenciales para equipos de finanzas corporativos

Para trazar el futuro fiscal de una organización, los responsables de Planificación y Análisis Financieros (FP&A, o Financial Planning and Analysis en inglés) examinan, analizan y evalúan los compromisos financieros de la organización. Los gestores de FP&A también simplifican información financiera compleja para los ejecutivos (a menudo con poco tiempo), narran los resultados financieros y asesoran sobre el cumplimiento del plan estratégico. ¿Cómo? Con informes de FP&A.

Sin embargo, a pesar de la explosión de datos en las organizaciones más sofisticadas, muchas siguen teniendo dificultades para satisfacer las necesidades de información de directivos y gerentes porque no disponen de las herramientas adecuadas para ello. De hecho, solo el 14% de los responsables de finanzas consideran que sus informes y análisis son eficaces, como se ilustra en la figura 1.

Figura 1. Fuente: Informes y análisis para una FP&A inteligente.

Con el software FP&A adecuado, la elaboración de informes debería ser fácil, si sabe qué informes llevarán a la organización más lejos. Y nosotros le cubrimos en ese aspecto. A continuación, hemos reunido los informes de FP&A más importantes para los equipos financieros de las empresas.

Los mejores informes de FP&A

Independientemente de la plataforma que esté utilizando (incluso si OneStream es la más sencilla), los informes de FP&A ofrecen importantes perspectivas e información. Los siguientes informes le ayudarán a mantener la división financiera de su organización bien coordinada mes a mes, trimestre a trimestre y año a año.

1. Cuenta de pérdidas y ganancias

A veces denominada “cuenta de pérdidas y ganancias” o “PyG”, la cuenta de resultados es un informe financiero fundamental. Resume los ingresos, costes y gastos incurridos durante un período específico, normalmente un trimestre o año fiscal. A través de estos detalles, este informe de FP&A proporciona una visión clara de la eficiencia operativa y la rentabilidad de la empresa a lo largo del tiempo.

A continuación se explica cómo FP&A ve y utiliza una cuenta de resultados:

Visión operativa

• Análisis de ingresos: Los equipos de FP&A diseccionan los flujos de ingresos para comprender las fuentes de ingresos de la empresa e identificar tendencias, variaciones estacionales y oportunidades de crecimiento. A su vez, este análisis ayuda a prever los ingresos futuros y a establecer objetivos de ventas realistas.
• Gestión de costes y gastos: Mediante el examen de los costes de las mercancías vendidas (COGS) y los gastos de explotación, FP&A puede identificar áreas de ineficiencia o de gasto excesivo. Esta información se utiliza para recomendar medidas de ahorro y mejoras operativas.

Salud financiera y rentabilidad

• Margen de beneficio bruto: El análisis del margen de beneficio bruto ayuda a FP&A a evaluar la rentabilidad directa de las actividades principales de la empresa, excluyendo los gastos generales. Cuando FP&A evalúa la eficacia de las estrategias de producción y fijación de precios, este análisis es crucial.
• Margen de beneficio neto: El margen de beneficio neto revela la rentabilidad global después de todos los gastos, proporcionando una visión global de la salud financiera. Con esta información, FP&A puede asesorar sobre ajustes presupuestarios, decisiones de inversión y estrategias para mejorar la rentabilidad.

Previsión y planificación estratégica

• Análisis de tendencias: Comparando las cuentas de resultados de varios periodos, los equipos de FP&A pueden identificar tendencias en ingresos, costes y márgenes de beneficio. Este análisis histórico es fundamental para realizar previsiones financieras precisas.
• Planificación de escenarios: FP&A utiliza a menudo la cuenta de resultados para la planificación de escenarios. Con este informe, FP&A puede evaluar cómo las diferentes decisiones estratégicas (por ejemplo, la expansión del mercado, el lanzamiento de productos) podrían afectar a los resultados financieros de la empresa.

Medición del rendimiento

• Presupuesto vs. Real: Al comparar los resultados reales con las cifras presupuestadas en la cuenta de resultados, FP&A puede medir el rendimiento de la organización, identificar las desviaciones y entender por qué se producen. Esta evaluación es crucial para perfeccionar futuros presupuestos y mejorar la precisión de las previsiones.

Comunicación e informes

• Comunicación ejecutiva y con las partes interesadas: Al traducir los complejos detalles de la cuenta de resultados en información práctica, FP&A puede ofrecer asesoramiento estratégico a ejecutivos y partes interesadas. Esta comunicación implica poner de relieve los principales indicadores financieros, riesgos y oportunidades de una manera comprensible.

En esencia, desde el punto de vista de FP&A, la cuenta de resultados no es sólo un informe financiero retrospectivo. La cuenta también se utiliza para el análisis continuo, la planificación estratégica y el apoyo a la toma de decisiones, proporcionando una base para guiar a la organización hacia la estabilidad financiera y el crecimiento.

2. Balance

Como estado financiero fundamental, un balance ofrece una instantánea de la situación financiera de una empresa en un momento determinado. El estado detalla los activos, pasivos y fondos propios de la organización para proporcionar una visión global de la salud y estabilidad financiera.

He aquí cómo FP&A ve y utiliza un balance:

Gestión de activos

• Análisis de activos corrientes: Con este análisis, los equipos de FP&A evalúan los activos corrientes (por ejemplo, efectivo, valores negociables y cuentas por cobrar) para valorar la liquidez de la empresa y su capacidad para hacer frente a las obligaciones a corto plazo. El análisis ayuda entonces a las organizaciones a gestionar eficazmente el capital circulante.
• Gestión de activos fijos: En la gestión del inmovilizado se evalúan los activos a largo plazo, como el inmovilizado material. FP&A examina específicamente el papel que desempeñan los activos fijos en las capacidades operativas y la estrategia a largo plazo de la empresa (por ejemplo, las decisiones de inversión, depreciación y enajenación).

Supervisión del pasivo

• Pasivo a corto plazo: El análisis del pasivo a corto plazo (por ejemplo, cuentas a pagar y deuda a corto plazo) ayuda a FP&A a comprender los compromisos financieros inmediatos de la empresa y las presiones de liquidez.
• Pasivo a largo plazo: La evaluación de las obligaciones a largo plazo (por ejemplo, bonos a pagar y arrendamientos a largo plazo) proporciona a FP&A información sobre la planificación financiera y la sostenibilidad a largo plazo de la empresa.

Evaluación de los fondos propios

Fondos propios: Esta evaluación incluye el análisis de los beneficios no distribuidos, el capital desembolsado y otras partidas de los fondos propios. A través de este análisis, FP&A puede comprender la estructura de financiación de la empresa y el impacto del rendimiento operativo en los fondos propios. La información y los conocimientos obtenidos son especialmente cruciales para las decisiones relacionadas con los dividendos, la recompra de acciones y la financiación de los fondos propios.

Ratios financieros y salud

• Ratios de liquidez: Al evaluar la salud financiera, FP&A utiliza ratios como el ratio corriente y el ratio rápido para evaluar la capacidad de la empresa para pagar pasivos a corto plazo con activos a corto plazo. Este análisis es crucial para la gestión de la liquidez.
• Ratios de apalancamiento: Los ratios deuda-capital y deuda-activos se analizan para conocer el nivel de endeudamiento y el apalancamiento financiero de la empresa. A su vez, la organización puede utilizar la información y los conocimientos obtenidos a la hora de realizar evaluaciones del riesgo de impacto y tomar decisiones sobre la estructura de capital.

Planificación estratégica

• Análisis de la estructura de capital: Mediante el análisis de la estructura de capital, FP&A evalúa el equilibrio entre la financiación mediante deuda y la financiación mediante capital. La información y los conocimientos obtenidos se utilizan para recomendar estrategias de optimización de la estructura de capital de la empresa. Para cualquier estrategia, las consideraciones clave incluyen el coste del capital, el riesgo y la flexibilidad financiera.
• Oportunidades de inversión y crecimiento: Mediante el análisis del balance, FP&A puede identificar excedentes de tesorería o activos infrautilizados. Cualquier excedente o activo puede redirigirse hacia oportunidades de crecimiento, fusiones, adquisiciones u otras inversiones estratégicas.

Gestión de riesgos

• Pasivos contingentes: Los posibles pasivos futuros (por ejemplo, demandas o garantías) se tienen en cuenta dado su impacto potencial en la planificación financiera y las estrategias de gestión de riesgos.

Comunicación con las partes interesadas

• Comunicar la estabilidad financiera: FP&A traduce los datos del balance en información sobre la estabilidad financiera, el potencial de crecimiento y el perfil de riesgo de la empresa para inversores, prestamistas y partes interesadas internas. A su vez, la información y los conocimientos obtenidos contribuyen a una toma de decisiones informada.

El balance no es sólo un reflejo estático del activo, el pasivo y los fondos propios. Por el contrario, este estado financiero es una herramienta dinámica. Se utiliza para gestionar la liquidez, evaluar la estabilidad financiera, orientar las inversiones estratégicas y garantizar que la empresa esté posicionada para un crecimiento sostenible.

3. Estado de flujos de caja

Figura 2. Captura de pantalla de un estado de flujo de caja de OneStream

El estado de flujos de tesorería es un documento financiero indispensable. ¿Por qué? Hace un seguimiento del flujo de entrada y salida de efectivo de una empresa durante un periodo determinado. A través de esa información, un estado de flujo de caja ofrece un desglose detallado de los movimientos de efectivo relacionados con las actividades de explotación, inversión y financiación. Así pues, este estado ofrece una visión clara de la liquidez, la solvencia y la salud financiera general de una empresa, más allá de lo que pueden revelar las cuentas de resultados y los balances.

He aquí cómo FP&A ve y utiliza un estado de flujo de caja:

Gestión de tesorería

• Actividades de explotación: Mediante el análisis de los flujos de tesorería procedentes de las actividades de explotación, FP&A puede comprender mejor el efectivo generado por las principales operaciones comerciales de la empresa. Este análisis es vital para evaluar la calidad de los beneficios y la capacidad de la empresa para mantener sus operaciones sin recurrir a financiación externa.
• Actividades de inversión: Los flujos de caja, en particular un flujo de caja móvil de 13 semanas, relacionados con las actividades de inversión se examinan para evaluar la estrategia de inversión de la empresa y el impacto en el crecimiento a largo plazo. Mediante este análisis, FP&A examina actividades como la compra o venta de activos, inversiones y gastos de capital.
• Actividades de financiación: El examen de las actividades de financiación proporciona información sobre la estrategia de financiación de la empresa y su enfoque de la gestión de la estructura de capital y la rentabilidad para los accionistas. Mediante este análisis, FP&A examina actividades como la emisión de deuda, el reembolso de préstamos o la distribución de dividendos.

Análisis de liquidez

• Liquidez a corto plazo: Para evaluar la capacidad de la empresa para hacer frente a las obligaciones a corto plazo y gestionar eficazmente el capital circulante, FP&A utiliza el estado de flujos de caja. Este proceso incluye la planificación de posibles déficits de tesorería o la asignación del exceso de tesorería.
• Solvencia a largo plazo: El análisis de las tendencias del flujo de caja a largo plazo es esencial para evaluar la solvencia de la empresa. En concreto, el análisis examina la capacidad de financiar las operaciones, devolver la deuda y buscar oportunidades de expansión a largo plazo.

Previsión y planificación

• Previsión del flujo de caja: Mediante el análisis de los patrones históricos de flujo de caja, los equipos de FP&A prevén los flujos de caja futuros, lo que contribuye a la elaboración de presupuestos y a la planificación financiera. Esta previsión es crucial para garantizar que la empresa mantiene la liquidez suficiente para hacer frente a cualquier necesidad operativa y estratégica.
• Análisis de escenarios: Utilizando el estado de flujos de tesorería, FP&A realiza análisis de escenarios para comprender cómo diversas decisiones estratégicas y factores externos podrían afectar a la posición de tesorería de la empresa. Este análisis ayuda en la gestión de riesgos y la toma de decisiones estratégicas.

Medición del rendimiento

• Análisis del flujo de caja libre: El flujo de caja libre (FCF) es una métrica clave derivada del estado de flujo de caja. A través de esta métrica, FP&A puede comprender mejor el efectivo que genera una empresa después de contabilizar las salidas de efectivo para apoyar las operaciones y mantener los activos de capital. FP&A utiliza el FCF para evaluar el rendimiento financiero de la empresa, la capacidad de pago de dividendos y el potencial para inversiones de crecimiento.

Comunicación

• Informes a las partes interesadas: FP&A comunica la información obtenida a partir del estado de flujos de caja a las partes interesadas internas y externas. Con esta información, FP&A puede presentar una imagen clara de la salud financiera de la empresa, la eficiencia operativa y las perspectivas de futuro.
• Recomendaciones estratégicas: Basándose en el análisis del estado de flujos de tesorería, FP&A asesora a la alta dirección sobre estrategias de gestión de tesorería, oportunidades de inversión y mitigación de riesgos financieros.

En esencia, un estado de tesorería es una herramienta estratégica para gestionar la salud financiera, apoyar las necesidades operativas, orientar las decisiones de inversión y planificar el crecimiento sostenible.

4. Análisis del presupuesto frente a los datos reales

Figura 3. Captura de pantalla de un análisis de presupuesto frente a resultados reales de OneStream

El análisis de presupuesto frente a reales compara los resultados financieros previstos (presupuesto) con los resultados reales. Con este informe, los equipos de FP&A pueden identificar las desviaciones, comprender las razones de estas diferencias y tomar medidas correctivas si es necesario. El informe también ayuda a perfeccionar los presupuestos futuros y a mejorar la precisión de las previsiones.

A continuación se explica cómo FP&A ve y utiliza un análisis de presupuesto frente a resultados reales:

Medición del rendimiento

• Identificación de desviaciones: Una de las principales funciones del informe presupuesto vs. real es identificar las desviaciones entre lo que se esperaba y lo que se ha conseguido. Mediante el análisis de estas desviaciones, FP&A trata de comprender sus causas, ya se deban a cambios en el entorno del mercado, a retos operativos o a desviaciones en la ejecución estratégica.
• Perspectivas operativas: Mediante el análisis de las diferencias entre las cifras presupuestadas y las reales, FP&A puede identificar las áreas operativas con un rendimiento inferior o superior al previsto. Esta información es crucial para tomar decisiones informadas sobre ajustes operativos y asignación de recursos.

Control y gestión financieros

• Control de costes: Mediante el control de los gastos reales frente a los presupuestados, FP&A puede identificar áreas de gasto excesivo. Esta información permite tomar medidas correctivas inmediatas para controlar los costes y mejorar la eficiencia.
• Gestión de ingresos: El análisis de los ingresos reales frente a las previsiones permite a FP&A evaluar la eficacia de las estrategias de ventas y las condiciones del mercado, lo que puede dar lugar a ajustes de la estrategia.

Previsión y planificación estratégica

• Perfeccionamiento de las previsiones: La información obtenida del análisis del presupuesto frente a las cifras reales es fundamental para afinar las previsiones futuras. Al comprender las razones de las desviaciones, FP&A puede hacer predicciones más precisas, mejorando la fiabilidad de la planificación financiera.
• Ajustes estratégicos: El análisis periódico de las desviaciones presupuestarias contribuye a la toma de decisiones estratégicas, ayudando a alinear mejor los presupuestos futuros con los objetivos estratégicos y las realidades del mercado.

Rendición de cuentas e incentivos al rendimiento

• Impulsar la rendición de cuentas: El informe de comparación entre el presupuesto y los datos reales sirve de base para evaluar el rendimiento de los departamentos y los gestores. A través de esa evaluación, FP&A puede rendir cuentas de su gestión financiera y ejecución operativa.
• Incentivos al rendimiento: El análisis del presupuesto comparado con los datos reales sirve de base para el desarrollo de incentivos al rendimiento, vinculando las recompensas económicas a la consecución de las metas presupuestadas y los objetivos estratégicos.

Comunicación y participación de las partes interesadas

• Comunicación interna: El informe de análisis del presupuesto comparado con los datos reales es una herramienta vital para la comunicación interna. Con los datos de este análisis, FP&A puede proporcionar a la dirección y a las partes interesadas una visión clara del rendimiento financiero y la eficiencia operativa de la empresa.
• Partes interesadas externas: Aunque se utilizan principalmente a nivel interno, los datos del análisis del presupuesto frente a los datos reales pueden compartirse con las partes interesadas externas para demostrar la responsabilidad fiscal y la transparencia operativa.

Gestión de riesgos

• Identificación de riesgos financieros: La comparación periódica de las cifras presupuestadas y reales ayuda a identificar los riesgos financieros en una fase temprana. Con esa información, los equipos de FP&A pueden recomendar estrategias de mitigación de riesgos y planes de contingencia.

En otras palabras, el informe de análisis del presupuesto frente a las cifras reales es una herramienta completa para la gestión operativa y estratégica. En última instancia, el informe permite tomar decisiones con conocimiento de causa, mejora la disciplina financiera e impulsa el crecimiento de la organización.

5. Informes de previsión (previsiones y proyecciones financieras)

Figura 4. Captura de pantalla de un análisis de previsiones de OneStream

Los informes de previsiones, que engloban tanto las previsiones financieras como las proyecciones, son documentos prospectivos que estiman los futuros resultados financieros de una empresa. Estas estimaciones se basan en datos históricos, tendencias actuales del mercado e hipótesis sobre las condiciones futuras. Para los equipos de FP&A, estos informes son fundamentales para la planificación estratégica, la asignación de recursos, la gestión de riesgos y los procesos de toma de decisiones.

Así es como FP&A ve y utiliza los informes de previsión:

Planificación estratégica y toma de decisiones

• Orientar las decisiones estratégicas: Las previsiones financieras son la base de las decisiones estratégicas. Con la información y los conocimientos adquiridos, las empresas pueden planificar expansiones, inversiones, nuevos productos o entradas en el mercado proyectando los ingresos, gastos y flujos de caja futuros.
• Asignación de recursos: Las previsiones permiten una asignación eficaz de los recursos, ya que identifican las necesidades financieras futuras, los posibles déficits de financiación y las áreas en las que las inversiones pueden generar mayores beneficios.

Proceso presupuestario

• Preparación del presupuesto: Las previsiones suelen servir como punto de partida del proceso presupuestario para ofrecer una estimación inicial de los resultados financieros. A continuación, esa estimación se afina en un presupuesto detallado.
• Presupuestación dinámica: En un entorno dinámico e incierto, las previsiones financieras permiten a FP&A ajustar los presupuestos en tiempo real. Estos ajustes ayudan a FP&A a responder eficazmente a los cambios en las condiciones del mercado o en el rendimiento operativo.

Medición del rendimiento

• Fijación de objetivos de rendimiento: Las proyecciones financieras se utilizan para establecer objetivos de rendimiento para los departamentos y equipos. Con estos objetivos, FP&A puede alinear los esfuerzos operativos con los objetivos financieros de la empresa.
• Evaluación comparativa: Las previsiones sirven como puntos de referencia para evaluar el rendimiento financiero real, lo que permite a las empresas medir el progreso hacia sus objetivos estratégicos.

Gestión de riesgos

• Identificación de riesgos y oportunidades: Al examinar diversos escenarios, las previsiones ayudan a identificar posibles riesgos y oportunidades financieros. Las empresas pueden utilizar la información y los conocimientos adquiridos para diseñar estrategias que mitiguen los riesgos y aprovechen las oportunidades.
• Planificación de contingencias: Las previsiones financieras son esenciales para la planificación de contingencias. A través de esta planificación, las empresas pueden prepararse para diversos escenarios futuros comprendiendo el impacto financiero de los diferentes riesgos e incertidumbres.

Gestión de tesorería

• Planificación de la tesorería: Los informes de previsiones proporcionan información sobre los flujos de caja futuros. Con esta información, las empresas pueden gestionar mejor su liquidez, planificar el pago de la deuda y tomar decisiones informadas sobre dividendos o reinversiones.

Relaciones con los inversores y financiación

• Comunicación con los inversores: Los informes de previsiones son cruciales para la comunicación con inversores y prestamistas. A través de las previsiones, FP&A obtiene una imagen clara de las perspectivas futuras de la empresa y de su estrategia de crecimiento y rentabilidad.
• Apoyo a las decisiones de financiación: Las previsiones financieras respaldan las decisiones relacionadas con la obtención de capital, ya sea a través de deuda o de capital. Gracias a las previsiones, una empresa puede mostrar a posibles prestamistas e inversores sus perspectivas de crecimiento y su capacidad para generar beneficios.

Análisis de mercado y estrategia competitiva

• Análisis de las tendencias del mercado: Los equipos de FP&A utilizan las previsiones financieras para analizar las tendencias del mercado, el comportamiento de los clientes y el panorama competitivo. Como resultado, FP&A puede ajustar las estrategias para mantener o mejorar la posición de la empresa en el mercado.
• Formulación de estrategias competitivas: Las proyecciones informan las decisiones estratégicas que afectan a la posición competitiva de la empresa. Con los conocimientos e información adquiridos, FP&A puede mejorar las estrategias de fijación de precios, la diferenciación en el mercado y los esfuerzos de captación de clientes.

Los informes de previsión son herramientas estratégicas que guían todo el espectro de la planificación corporativa y la toma de decisiones operativas. Los informes ayudan a las empresas a sortear la incertidumbre, planificar el futuro y posicionarse para un crecimiento sostenible.

¿Más informes de FP&A?

Estos 5 informes de FP&A son un buen punto de partida, pero los equipos de FP&A disponen de muchos otros informes. Si desea una visión más detallada de FP&A en acción, consulte nuestro libro electrónico Presupuestación, planificación y previsión: está todo en línea, sin necesidad de formularios.

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Informes de FP&A: Preguntas frecuentes

¿Finanzas, qué es?

Finanzas es el campo que se ocupa de la gestión, creación y estudio de dinero, inversiones y otros instrumentos financieros. Se enfoca en cómo las personas, empresas y gobiernos administran sus recursos económicos, tomando decisiones sobre cómo obtener, asignar, invertir y gestionar el dinero para alcanzar objetivos económicos, optimizar el rendimiento y minimizar los riesgos.

¿Qué es una estrategia financiera?

Una estrategia financiera es un plan diseñado para gestionar los recursos económicos de una empresa, con el objetivo de alcanzar metas específicas como rentabilidad, crecimiento o estabilidad financiera.