Agregación de datos financieros frente a consolidación de datos: diferencias clave

A primera vista, los conceptos de consolidación financiera y agregación de datos pueden parecer lo mismo. Sin embargo, la consolidación financiera es algo más que la simple agregación de cifras. Por ejemplo, implica escribir datos como importes de eliminación y conversión de divisas durante el orden correcto de procesamiento. ¿Por qué? Para garantizar que todos los importes se aplican en el momento adecuado a medida que se consolidan los datos. Para llevar a cabo la consolidación financiera con precisión y eficacia se necesita una aplicación de software diseñada específicamente para esta tarea.

Agregación simple de datos

Empecemos por el concepto de agregación simple de datos financieros. Este concepto engloba básicamente cualquier proceso en el que se recopila información y se expresa de forma resumida, con fines como el análisis estadístico. En el caso de la agregación de datos de ventas de diferentes ubicaciones, el proceso implicaría simplemente reunir las cifras de ventas de cada ubicación y sumarlas para obtener un total. La información permitiría entonces analizar cómo ha contribuido cada oficina al total.

Véase el ejemplo siguiente:

Consolidación financiera

Para informar de los resultados financieros en forma de cuenta de resultados y balance consolidados a las partes interesadas (de acuerdo con los PCGA de EE.UU., las NIIF u otras directrices globales de información), la consolidación es algo más que sumar o agregar datos.

La consolidación financiera implica cálculos específicos y ajustes contables (por ejemplo, importes de compensación entre empresas) que deben redactarse y aplicarse en el momento oportuno a medida que se consolidan las cifras desde el nivel de las filiales al de la empresa matriz. Este proceso puede incluir, entre otros, los siguientes pasos:

• Hacer la conversión de moneda extranjera - con las reglas contables aplicadas correctamente para las cuentas de la cuenta de resultados frente a las del balance.
• Eliminación de transacciones y saldos entre empresas
• Ajuste de los asientos contables
• Contabilización de la propiedad parcial, empresas conjuntas

También existen diferentes métodos de consolidación. Además, los métodos pueden variar en función de la participación mayoritaria de una empresa matriz en una filial, desde la consolidación total hasta el método de puesta en equivalencia.

Enfoques de software

Los departamentos de contabilidad realizaron manualmente el cierre financiero durante muchos años. Pero en el mundo actual, se utilizan varios tipos de herramientas de software para apoyar la consolidación financiera y la presentación de informes:

• Sistema de libro mayor: El módulo de libro mayor de los sistemas ERP actuales suele tener muchas de las funciones necesarias y funciona bien si una organización tiene un único sistema ERP. Pero este enfoque puede llegar a ser engorroso. Un ejemplo es cuando los resultados financieros deben recopilarse y consolidarse a partir de múltiples sistemas utilizados por diferentes ubicaciones o filiales y los GL no proporcionan la flexibilidad para consolidar a través de múltiples jerarquías. Este método también se utiliza para realizar análisis hipotéticos de posibles fusiones o adquisiciones.
• Hojas de cálculo: Aunque son muy utilizadas por los profesionales de las finanzas y la contabilidad, las hojas de cálculo no se diseñaron para soportar un proceso complejo con múltiples usuarios con controles y auditoría, como en la consolidación financiera. Cargar datos de distintos sistemas es un proceso manual con hojas de cálculo. Y con cientos de fichas que se consolidan en un libro de trabajo, la hoja de cálculo puede llegar a ser difícil de mantener y el rendimiento se degradará. Es fácil que se produzcan errores no detectados por falta de controles adecuados. Además, las hojas de cálculo no proporcionan pistas de auditoría adecuadas sobre los cambios en los resultados financieros.
• Aplicación financiera específica: El software de consolidación financiera específico se está convirtiendo en el método preferido de las grandes empresas. Estas aplicaciones están diseñadas para integrar datos de múltiples fuentes, tienen funciones específicas incorporadas para gestionar las complejidades de la consolidación financiera y suelen tener todos los controles de seguridad y auditoría necesarios. A pesar de que históricamente se han desplegado en centros de datos locales, estos sistemas están ahora disponibles como ofertas en la nube o de software como servicio (SaaS).

Evaluación de las aplicaciones de consolidación por paquetes

No todas las aplicaciones de consolidación financiera empaquetadas tienen las mismas capacidades. De hecho, hay que tener muy en cuenta las diferencias entre ellas. Algunas están diseñadas para soportar consolidaciones financieras básicas, mientras que otras están diseñadas para soportar consolidaciones complejas, con estructuras de propiedad complejas, relaciones entre empresas y requisitos legales de información y auditoría.

También existen diferencias en los motores de bases de datos subyacentes utilizados para gestionar las consolidaciones financieras. Cualquier proveedor cuyo producto utilice una base de datos de procesamiento analítico en línea (OLAP) (por ejemplo, Microsoft Analysis Services, Oracle Essbase, IBM Cognos TM1, SAP HANA) o motores de agregación directa similares, se enfrentará a numerosos retos para abordar los requisitos básicos de consolidación financiera descritos anteriormente. Para recapitular, estos requisitos incluyen la conversión de divisas, las eliminaciones entre empresas, los ajustes de diario, la propiedad parcial, el estado de consolidación y los algoritmos de flujo de caja. Y estos motores no están diseñados para proporcionar una pista de auditoría precisa de cada paso en el proceso de cómo se calculan, ajustan, traducen y eliminan los datos de una entidad específica en cada una de sus entidades matrices.

En el mercado de CPM sólo existen unos pocos motores de consolidación financiera creados específicamente. Oracle Hyperion Enterprise (ahora sin soporte) e Hyperion Financial Management tenían motores de consolidación financiera creados específicamente. OneStream es una plataforma más moderna que cuenta con un motor de consolidación financiera específico.

Aunque muchos proveedores afirman que la consolidación financiera es una capacidad básica, la mayoría se ha conformado con utilizar un motor de agregación directo en lugar de implementar un motor de consolidación financiera específico. Los proveedores que han disfrutado de cierto éxito inicial con soluciones exclusivamente de planificación se enfrentan ahora a las presiones del mercado, lo que les obliga a afirmar de forma inexacta que disponen de verdaderas capacidades de consolidación financiera.

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