La conciliación de cuentas eficiente es crucial para la salud financiera de las empresas. Para agilizar este proceso, las organizaciones recurren a la El mejor software de conciliación de cuentas.. Estas herramientas ofrecen una variedad de funciones, como automatización, informes e integraciones, para garantizar conciliaciones precisas y oportunas. Aquí, hemos seleccionado las cinco mejores soluciones de software de conciliación de cuentas según sus características, opiniones de clientes y reconocimiento de la industria.
Para compilar esta lista de los mejores, hemos considerado el software que cumple con las siguientes calificaciones:
- Obtiene al menos 4.0/5.0 estrellas en plataformas de reseñas acreditadas como Gartner Peer Insights.
- Ofrece funciones integrales de conciliación.
- Proporciona soporte al cliente confiable.
¿Qué es el software de conciliación de cuentas?
El software de conciliación de cuentas desempeña un papel fundamental en el mantenimiento de la precisión y la integridad de los datos financieros dentro de las organizaciones. Con un software sólido de conciliación de cuentas, las empresas pueden comparar varios registros financieros, como extractos bancarios y registros de transacciones, para identificar discrepancias y garantizar el cumplimiento de las regulaciones.
Las características comunes en las opciones de software de conciliación de cuentas incluyen la automatización de los flujos de trabajo de conciliación, la sincronización de transacciones en tiempo real, informes personalizables y sólidas medidas de seguridad. Al aprovechar estas funciones, las organizaciones pueden optimizar los procesos de conciliación, minimizar errores y tomar decisiones financieras bien informadas.
¿No está seguro de qué herramienta de conciliación de cuentas se adapta mejor a su organización? ¡Estás en el lugar correcto!
En el análisis comparativo que sigue, exploraremos las características y funcionalidades de cinco soluciones líderes de software de conciliación de cuentas: OneStream Software Account Reconciliation, BlackLine, Trintech Cadency, Oracle Account Reconciliation Cloud y Excel.
El mejor software de conciliación de cuentas
1. Conciliación de cuentas del software OneStream
OneStream es una plataforma líder en conciliación de cuentas en la que confían organizaciones de todo el mundo. Ofrece una plataforma integral que combina consolidación financiera, planificación, informes y análisis en una solución unificada. Con sólidas funciones de conciliación, OneStream agiliza el proceso de conciliación, permitiendo a las organizaciones lograr una mayor precisión y eficiencia.
Pros:
- Las capacidades de automatización avanzadas agilizan los flujos de trabajo de conciliación y reducen el esfuerzo manual y los errores en la conciliación.
- La plataforma unificada elimina las brechas en la integridad de los datos y proporciona una única fuente de verdad y una experiencia unificada en toda la Oficina del Director Financiero.
- Los paneles personalizables brindan información en tiempo real sobre el desempeño financiero.
- Sin costo por transacciones en casación de transacciones.
- Las integraciones perfectas con los sistemas ERP garantizan la coherencia y precisión de los datos y la capacidad de profundizar en los datos de origen sin salir de OneStream.
Contras:
- La implementación puede requerir mucho tiempo y recursos, dependiendo de la complejidad.
- Los precios pueden ser prohibitivos para las pequeñas empresas.
2. Línea Negra
BlackLine ofrece una solución de cierre financiero con funciones de conciliación de cuentas. Diseñado para organizaciones de nivel empresarial, BlackLine agiliza los procesos de conciliación y mejora la visibilidad y el control de los datos financieros.
Pros:
- Las conciliaciones se pueden configurar de muchas maneras diferentes.
- Las herramientas de automatización ayudan a reducir el esfuerzo manual y los errores en la conciliación.
- La funcionalidad de seguimiento de auditoría garantiza la transparencia y la responsabilidad.
Contras:
- Un costo más alto puede resultar prohibitivo para las empresas más pequeñas.
- La complejidad de la implementación puede requerir recursos significativos.
- Eliminar/eliminar tareas o cuentas de conciliación duplicadas no siempre es fácil de hacer y requiere que alguien con bastante conocimiento del lado administrativo lo guíe.
- La solución no es un enfoque de plataforma capaz de cubrir las necesidades de toda la Oficina del CFO.
3. Cadencia Trintech
Trintech Cadency es una aplicación de automatización y cierre financiero que incluye capacidades de conciliación de cuentas. Agiliza el proceso de cierre financiero, desde conciliaciones de cuentas hasta asientos de diario y ofrece funciones de informes y análisis.
Pros:
- La automatización agiliza el proceso de cierre financiero, mejorando la eficiencia y la precisión.
- Los informes y análisis brindan información sobre el desempeño y las tendencias financieras.
- La aplicación escalable se adapta a las necesidades de organizaciones selectivas de distintos tamaños.
Contras:
- La implementación puede requerir mucho tiempo y recursos.
- El alto costo puede resultar prohibitivo para las empresas más pequeñas.
- No es posible realizar una conexión directa con acceso a detalles de los datos del ERP sin bots de terceros.
- No es posible ver los detalles a nivel de factura desde el ERP mientras se está en Cadency.
- Los paneles y los flujos de trabajo son estáticos, lo que lleva a muchas soluciones o a que las empresas abandonen por completo el uso del panel de descripción general del balance.
4. Servicio en la nube de reconciliación de cuentas de Oracle
Oracle Account Reconciliation Cloud es una solución de conciliación basada en la nube que ayuda a las organizaciones a automatizar y optimizar los procesos de conciliación. Ofrece funciones de coincidencia, manejo de excepciones e informes.
Pros:
- Las capacidades de automatización agilizan los flujos de trabajo de conciliación.
- La sincronización de datos en tiempo real con Oracle ERP garantiza precisión y puntualidad.
- Las medidas de seguridad salvaguardan la información financiera confidencial.
Contras:
- El alto costo puede resultar prohibitivo para las pequeñas empresas.
- Cargos por transacciones en el cotejo de transacciones, cuyo costo es prohibitivo en empresas de todos los tamaños.
- La implementación puede requerir tiempo y recursos adicionales.
- Se requiere experiencia en sistemas Oracle para una utilización óptima.
- Cargos por transacciones en el cotejo de transacciones, cuyo costo es prohibitivo en empresas de todos los tamaños.
5. Excel®
Excel sigue siendo una herramienta popular para la conciliación de cuentas debido a su familiaridad y flexibilidad. Si bien carece de algunas de las funciones avanzadas que se encuentran en el software de conciliación dedicado, Excel aún puede ser una solución eficaz para pequeñas empresas con necesidades de conciliación más simples.
Pros:
- La interfaz familiar reduce la curva de aprendizaje de los usuarios.
- La alta personalización permite adaptarse a requisitos de conciliación específicos.
- Los usuarios de Microsoft Office no incurren en costes adicionales.
Contras:
- La entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores.
- La escalabilidad limitada no puede satisfacer las necesidades de organizaciones en crecimiento con necesidades de conciliación complejas.
- Las funciones carecen de las capacidades de colaboración en tiempo real que se encuentran en otras soluciones basadas en la nube y consumen mucho tiempo sin capacidad para auditar cambios en las celdas y con visibilidad y controles limitados.
Conclusión
Elegir el mejor software de conciliación de cuentas es esencial para las empresas que buscan optimizar sus operaciones financieras. Cada una de las cinco soluciones principales comparadas en esta publicación ofrece características y beneficios únicos, que satisfacen las diversas necesidades de organizaciones de todos los sectores. Para obtener más información sobre cómo estas soluciones de software pueden agilizar su proceso de conciliación, explore nuestra guía completa sobre selección de software financiero.
Más información
Para obtener más información sobre la mejor solución de conciliación de cuentas de OneStream, haga clic en esta página para consultar nuestro libro electrónico sobre conciliaciones de cuentas.
Descargue el eBookLas conciliaciones entre compañías son un paso clave en la creación de estados financieros consolidados. El objetivo es garantizar que los estados financieros consolidados presenten una imagen precisa de los ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio, garantizando que no estén inflados debido a transacciones que ocurren entre subsidiarias o empresas del grupo.
Varios tipos de conciliaciones entre compañías (IC) debe ocurrir para asegurar la exactitud de los estados financieros consolidados. Algunos ejemplos son;
- Ingresos y gastos intercompañía: La eliminación entre empresas de la venta de bienes o servicios de una entidad a otra dentro de la empresa o grupo. Los ingresos relacionados, el costo de los bienes vendidos y las ganancias deben eliminarse.
- Deuda entre empresas: La eliminación intercompañía de cualquier préstamo hecho de una entidad a otra dentro de la empresa o grupo, ya que solo resultan en la compensación de documentos por pagar y por cobrar, y la compensación de gastos e ingresos por intereses.
- Propiedad de acciones entre empresas: La eliminación entre empresas de la participación de propiedad de la empresa matriz en sus subsidiarias, o la propiedad entre subsidiarias.
Para organizaciones sofisticadas, el volumen de transacciones entre empresas puede ser significativo y difícil de identificar. Para garantizar que toda esta actividad se identifique, elimine y documente correctamente para los auditores, se requiere un sistema detallado de controles. Administrar y eliminar la actividad intercompañía a través de hojas de cálculo Excel y el correo electrónico no es un enfoque recomendado para las grandes empresas globales con una cantidad significativa de transacciones IC.
No todo el software de consolidación es igual
La mayoría de los paquetes de software de consolidación financiera brindan una funcionalidad básica para abordar requisitos, como conversión de moneda, conciliaciones entre compañías, ajustes de diario y propiedad parcial de entidades. Pero no todos los paquetes son iguales: no todos brindan el mismo nivel de funcionalidad en cada área y pueden utilizar diferentes enfoques para las conciliaciones entre compañías.
Un ejemplo es el requisito de escribir reglas comerciales personalizadas para consolidar datos frente al uso de una jerarquía de consolidación. Los paquetes de software que requieren reglas comerciales personalizadas para consolidar los datos requieren más trabajo para configurar inicialmente y mantener en el futuro. Sin embargo, el uso de jerarquías de consolidación hace que el sistema sea más fácil de configurar y mantener para jerarquías de consolidación únicas y múltiples.
Otro ejemplo es el uso de “entidades de eliminación” frente a una dimensión intercompañía para identificar y gestionar conciliaciones intercompañía entre entidades existentes. Los paquetes de software que dependen de la creación de múltiples entidades de eliminación para capturar la actividad de CI requieren más trabajo de configuración y mantenimiento. El mejor enfoque son los sistemas que aprovechan una dimensión de IC para identificar, comparar y analizar transacciones entre compañías entre entidades existentes y un miembro de eliminación para capturar eliminaciones directas e indirectas y asegurarse de que nunca desaparezcan a medida que eliminan en la jerarquía de consolidación.
Además, cuando se utilizan entidades IC, los usuarios pierden la visibilidad de los saldos intercompañía individuales y solo ven los totales en las entidades IC. Esto hace que sea difícil entender dónde reside la condición de fuera de balance y qué debe abordarse y por qué parte. Una dimensión IC captura todos los saldos entre partes y contrapartes y proporciona una visibilidad completa de lo que está dentro y fuera de balance. Esto permite a los usuarios comerciales identificar y corregir las discrepancias de forma rápida y sencilla.
Otro ejemplo son los sistemas que realmente almacenan saldos consolidados y entradas de eliminación de empresas vinculadas en una base de datos frente a aquellos que solo consolidan y exponen las eliminaciones de empresas vinculadas cuando se ejecutan los informes.
Los sistemas que almacenan datos consolidados y entradas de eliminación de empresas vinculadas en una base de datos brindan una gran ventaja cuando auditoria de estados financieros – detallando la fuente original de los datos, las conversiones de moneda, las eliminaciones y cualquier otro ajuste que haya resultado en las cuentas consolidadas. Los auditores confían menos en los sistemas que calculan y consolidan los datos solo cuando se ejecutan los informes, ya que los números pueden cambiar y no hay registro de cuál era el número anteriormente.
Y otro enfoque más son los sistemas que duplican las entidades base y sus datos frente a los que aprovechan una sola entidad base compartida que se puede agrupar en infinitas jerarquías, por ejemplo, para consolidar en función de una vista de gestión de la organización frente a una visión legal o vista legal. El primer enfoque requiere que el administrador identifique las relaciones de IC en la estructura de cada entidad en lugar de configurarlo y administrarlo en un solo lugar. El riesgo de este enfoque es que requiere que el administrador se asegure de que los datos que se han cargado varias veces sean los mismos cada vez que se cargan.
Si estás considerando un consolidación financiera sistema, debe hacerse estas preguntas:
- ¿Qué tan sencillo es configurar conciliaciones básicas entre compañías?
- ¿Puede el sistema manejar eliminaciones complejas?
- ¿Qué tan robusto es el la presentación de informes?
- ¿Se manejan las eliminaciones en el primer padre común o en algún otro nivel?
- ¿Qué tan simple es una reorganización?
El enfoque OneStream para las conciliaciones entre compañías
La buena noticia es que hay un mejor enfoque. Las aplicaciones de software de consolidación de clase empresarial proporcionan eliminaciones entre empresas que son lo suficientemente poderosas para manejar necesidades comerciales sofisticadas y, al mismo tiempo, permiten una fácil conciliación.
El equipo de OneStream ha desarrollado la solución de calidad de datos, generación de informes y consolidación financiera más avanzada del mercado. Esto incluye proporcionar poderosas capacidades de eliminación de empresas vinculadas que pueden manejar necesidades comerciales sofisticadas y, al mismo tiempo, permitir una fácil reconciliación.
Para mejorar y agilizar la gestión de conciliaciones complejas entre compañías, Finanzas inteligentes de OneStream plataforma incluye:
- Dimensiones preconstruidas y fácilmente configurables
- Capacidad para manejar las eliminaciones intercompañía más sofisticadas
- Capacidad para limitar dinámicamente la entrada para evitar errores
- Múltiples opciones de informes preconstruidos y personalizados para ayudar a los usuarios proactivamente comunicarse y Resolvemos cuestiones
Combinado con la capacidad de OneStream para profundizar en detalles transaccionales y capacidades de combinación relacional, OneStream proporciona una capacidad inigualable para ver y gestionar la actividad entre empresas.
Con dimensiones bien diseñadas, preconstruidas y fácilmente personalizables, OneStream consolida los datos en función de las jerarquías organizativas y elimina automáticamente las transacciones y los saldos entre empresas en el primer padre común, en todas las jerarquías (p. ej., gestión, legal, fiscal, etc.). Esto es hecho sin la creación de reglas específicas de eliminación entre empresas o relaciones dentro de las jerarquías, lo que hace que el sistema sea mucho más fácil de mantener frente a otros sistemas en el mercado.
Además, OneStream tiene un motor de reglas increíblemente poderoso que abordará cualquier excepción o eliminación más compleja. Estas son algunas de las eliminaciones comunes que requieren reglas:
- Inversiones en subsidiarias
- Utilidad en eliminaciones de inventario
- Ciertas eliminaciones legales
La configuración de estas eliminaciones permite algo muy potente si alguna vez tienes que reorganizar la estructura de la empresa. Simplemente puede mover las entidades y volver a consolidar, ¡listo!
La salsa secreta en OneStream
OneStream incluye una serie de dimensiones preconstruidas que brindan el poder para manejar sofisticados consolidación financiera y requisitos de eliminación. Específicamente, OneStream utiliza la dimensión Cuenta, Intercompañía y Origen para procesar coincidencias y eliminaciones de IC. Esta funcionalidad hace lo siguiente:
- Coincide con valores entre cuentas IC que comparten una cuenta transitoria común (también conocida como cuenta de complemento)
- Crea automáticamente eliminaciones en los niveles de entidad adecuados para cada cuenta IC
- Escribe las diferencias no resueltas en la cuenta transitoria especificada (cuenta de complemento)
Esta funcionalidad crea algo llamado "primera regla principal común". Eso significa que las eliminaciones se calculan en cada punto de consolidación. Cada intercompañía tiene una "entrada y salida"; por ejemplo, cuando iguala una cuenta por cobrar y una cuenta por pagar, ambos se compensan a través de una cuenta común.
Algunas aplicaciones de consolidación intentarán calcular las eliminaciones de IC en las entidades base. Otros requerirán que los usuarios vuelvan a crear eliminaciones para cada acumulación de entidades. Todas las aplicaciones más poderosas tienen la "primera funcionalidad principal común". Es un requisito básico.
Para cada transacción de eliminación de IC, OneStream creará ambos lados de la entrada que compensa el valor de los datos de la cuenta de IC y el socio de IC. Esa cantidad de compensación se escribe en la cuenta de enchufe. Si las entradas coinciden, entonces el débito y el crédito para cada lado de la coincidencia intercompañía se compensarían en cero.
Por ejemplo, si tuviera una entidad con un CI por pagar y otra con un CI por cobrar, cuando cada entidad llega a la matriz común, cuando debería tener lugar la eliminación, hay una entrada en la dimensión Origen para esa cuenta que compensa el monto en el cuenta que requiere eliminar. Al mismo tiempo, OneStream también escribe un valor para cada compensación que crea, en la cuenta transitoria o en la cuenta de complemento.
Configurar esto es simple. Cada cuenta de IC debe estar marcada para empresas vinculadas, cada entidad que registre actividad de IC debe estar marcada y, por último, cada combinación de conteos coincidentes de IC debe tener una cuenta de conexión correspondiente.
La dimensión IC representa a los socios IC que, como entidad de origen, pueden contabilizar una entrada (para cuentas marcadas como empresas vinculadas). Esta es una dimensión reservada que utiliza OneStream para rastrear y eliminar los detalles de empresas vinculadas en la dimensión Cuenta y las dimensiones definidas por el usuario relacionadas.
Algunas características simplifican el proceso desde el primer momento, por ejemplo, la capacidad de limitar el socio de empresas vinculadas para que deban ingresar un socio o no elegirse a sí mismos.
Si bien la configuración aborda las eliminaciones más básicas, OneStream tiene un motor de reglas increíblemente poderoso que abordará cualquier excepción o eliminación más compleja. Estas son algunas de las eliminaciones comunes que requieren reglas:
- Inversiones en subsidiarias
- Utilidad en eliminaciones de inventario
- Ciertas eliminaciones legales
A menudo, no se admiten en absoluto en otras aplicaciones de consolidación.
La configuración de estas eliminaciones permite algo muy potente si alguna vez tienes que reorganizar la estructura de la empresa. Simplemente puede mover las entidades y volver a consolidar, ¡listo! Cualquier sistema que use diarios o entradas manuales o que no tenga miembros compartidos requerirá un trabajo significativo para lograr este tipo de cambio.
Informes sobre la actividad entre empresas
Además de las capacidades descritas anteriormente, hay algunos excelentes informes que están listos para ver "desde el primer momento" con OneStream. Por ejemplo, OneStream tiene una "cuadrícula" de eliminación de empresas vinculadas enfocada que aparece en el flujo de trabajo. Esto permite a los usuarios comentar y comunicarse con otros usuarios con respecto a los saldos entre empresas.
El poder de estos informes del sistema IC es que ignoran la seguridad de las cuentas entre empresas. Esta característica ayuda a que los usuarios se apropien del proceso de conciliación entre empresas, al permitir que cada socio comercial entre empresas vea los saldos coincidentes entre entidades y en múltiples monedas.
El diseño arquitectónico avanzado de OneStream, combinado con sus informes y la capacidad de los usuarios para profundizar en los detalles de las transacciones, brinda una capacidad inigualable para ver y resolver saldos entre empresas y cerrar rápidamente los libros al final del período.
Más información
¿Está considerando una plataforma de informes y consolidación financiera para ayudar a su empresa a gestionar actividades intercompañías complejas? Echa un vistazo a nuestro video sobre la automatización entre empresas. Para saber cómo uno de nuestros clientes se beneficia de estas capacidades avanzadas, consulte la Estudio de caso de Alterra Mountain Company.
Si está listo para obtener más información sobre el poder de una plataforma de finanzas inteligentes, contáctenos hoy para analizar más profundamente el enfoque de OneStream para manejar las conciliaciones entre compañías.
Más informaciónPara mantenerse ágiles y eficientes en el desafiante entorno económico actual, los equipos de finanzas deben invertir y aprovechar la tecnología que puede automatizar procesos tediosos, aumentar la eficiencia y liberar al personal de finanzas para que se concentre en actividades de mayor valor agregado.
En la conferencia de usuarios de Splash de OneStream en San Antonio, tuve la oportunidad de entrevistar a Jon Goldin, Director de Contabilidad y Sistemas Financieros de la división de seguros hipotecarios de Arch Capital Group para conocer su viaje con OneStream. Siga leyendo para saber cómo Arch MI implementó OneStream para la consolidación y generación de informes financieros, y luego aprovechó la solución de conciliaciones de cuentas de OneStream MarketPlace para reemplazar a Blackline, reducir costos, agilizar las conciliaciones de cuentas y mejorar la productividad de su equipo de finanzas.
Optimización de las consolidaciones financieras con OneStream
Grupo Arch Capital había implementado OneStream para la consolidación financiera y la generación de informes, reemplazando una aplicación heredada obsoleta. La división de seguros hipotecarios (Arch MI) estaba buscando un reemplazo para Oracle Essbase para la generación de informes financieros, que estaba a punto de finalizar. Después de un POC fallido con Oracle Cloud Solution, Arch MI evaluó OneStream y descubrió que podía abordar fácilmente sus requisitos.
Su necesidad inicial era de consolidación financiera e informes, brindando la capacidad de integrar y consolidar datos de sus dos ERP, y brindando a los usuarios la capacidad de dividir la información financiera para respaldar sus necesidades analíticas a través de una interfaz intuitiva de Excel.
Arch MI tiene dos sistemas ERP diferentes que alimentan a OneStream a través de conexiones directas que pueden extraer automáticamente datos a OneStream en cualquier momento durante el proceso de cierre. Cada uno de los segmentos de negocios carga sus datos por separado, aprovechando la capacidad de OneStream Dimensionalidad ampliable® para capturar el nivel de detalle necesario para informes y análisis a nivel de segmento, al tiempo que cumple con los requisitos de informes corporativos de Arch Capital Group.
Con OneStream, el proceso de consolidación y cierre financiero mejoró drásticamente, y todos obtienen el nivel de información necesario para sus requisitos de generación de informes.
Sustitución de Blackline para conciliaciones de cuentas
Una vez que OneStream estuvo en funcionamiento para la consolidación financiera y los informes, Arch MI decidió evaluar la Conciliación de cuentas solución de OneStream MarketPlace como un reemplazo potencial para Blackline.
Según Jon Goldin, Director de Contabilidad y Sistemas Financieros, “Esto es algo que me gusta promocionar, y desafío a cualquier otro cliente de OneStream a intentar vencer. Pero desde el diseño hasta la puesta en marcha, pudimos convertir nuestra información de Blackline en OneStream y ponerla en marcha en dos semanas."
El Sr. Goldin continuó: “Después de esas dos semanas, lanzamos OneStream para las conciliaciones de cuentas, y tomó muy poco tiempo capacitar a las personas para usar la herramienta. Dado que ya estaban familiarizados con Blackline, hubo muy poca curva de aprendizaje para ellos y quedamos muy impresionados con sus capacidades.. Con su seguimiento de auditoría, su capacidad para extraer datos para todos nuestros requisitos SOX, y cuando hicimos pruebas sustantivas, pudimos generar los archivos zip que tenían toda la información allí: sus certificaciones, sus marcas de tiempo, su documentación de respaldo – todo en un simple archivo zip que puede enviar a cualquier persona que lo solicite, incluso a sus auditores externos”.
Aprovechar el poder de OneStream MarketPlace
Arch MI se ha convertido en un verdadero creyente en el poder de la OneStream MarketPlace . Dijo el Sr. Goldin: "Me sorprendió gratamente la facilidad y la capacidad que tiene un administrador del sistema OneStream para ir a MarketPlace y ver las más de 50 soluciones diferentes que existen".
El Sr. Goldin continuó: “Y si tiene curiosidad acerca de una solución, puede hacer clic en ella, puede obtener una buena descripción general de lo que tiene esa solución, sus capacidades, lo que hace. Tiene algunas capturas de pantalla que le dan una visualización de lo que puede hacer esa solución. Y si tiene más curiosidad por ver cómo funciona realmente algo en su entorno de desarrollo, puede descargar la solución desde una copia de su aplicación de producción real y configurarla. Son pasos realmente muy simples”.
Beneficios de OneStream
Arch MI está viendo mucho valor en tener un sistema, una fuente de la verdad para sus usuarios para toda su información financiera. La adopción por parte de los usuarios ha sido rápida en función de la capacitación disponible y la intuición de la plataforma. Dijo el Sr. Goldin, “OneStream es muy intuitivo en cuanto a su apariencia y funcionamiento. Es fácil de usar y eso es importante porque muchos usuarios varían en habilidad en cuanto a trabajar con aplicaciones.."
Con su transición de Blackline a OneStream para conciliaciones de cuentas, Arch MI obtuvo ahorros de $60,000 al año en tarifas de licencia. Según el Sr. Goldin, "Eso fue enorme, fue una gran victoria". La empresa también ha visto enormes mejoras en la eficiencia con la solución OneStream Account Reconciliations.
El Sr. Goldin comentó: “Nos hemos centrado en las conciliaciones de cuentas para la automatización sistémica de las certificaciones de principio a fin. Hoy, el 85 % de nuestras conciliaciones están completamente automatizadas de principio a fin. Mi gerente estaba incrédulo y quería que sacara todos los detalles para mostrarles que realmente el 85 % de nuestros registros estaban automatizados. Nuestro objetivo es superar el 90% y estoy tratando de alcanzar el 100%”.
Sobre la base de esa mejora de la automatización, Arch MI ha podido ahorrar al menos 1800 horas de tiempo, por año, por parte de sus preparadores y aprobadores en el proceso de conciliación de cuentas.. Dijo el Sr. Goldin: “Eso no se cuantifica en ahorros de dólares, pero lo que es más importante, los ahorros de productividad de tiempo ahora se pueden poner en otras áreas. Entonces, al eliminar las redundancias, automatizar los procesos, ahora estamos tomando nuestros esfuerzos manuales y de compilación y estamos reduciendo eso”.
Continuó: “Y lo que estamos haciendo es devolverle al negocio la oportunidad de aumentar sus necesidades analíticas, lo cual es muy importante, porque todos estamos presionados para poder cerrar más rápido, para poder analizar nuestra información más rápido. , para hacer llegar esa información más rápido a nuestros ejecutivos para que podamos tomar las mejores decisiones en el futuro”.
Más información
Para obtener más información, vea Arch Capital Group video testimonial y comuníquese con OneStream si su organización está lista para conquistar las complejidades de las conciliaciones de cuentas, alinearlas con los informes financieros y brindar más tiempo para que su equipo de Finanzas dedique más tiempo al análisis de valor agregado para que puedan liderar rápidamente.
En el período financiero típico, las conciliaciones de cuentas se realizan después del cierre. Los contadores primero revisan cada cuenta en los estados financieros y luego verifican la precisión de cada saldo enumerado. Este proceso a menudo implica comparar el saldo del estado financiero con otra fuente de información; por ejemplo, comparar el saldo de la cuenta de efectivo con un extracto bancario externo. Otros ejemplos de cuentas críticas que requieren conciliación incluyen Cuentas por pagar (en comparación con el libro mayor auxiliar de AP) o Cuentas por cobrar (en comparación con el libro mayor auxiliar de AR).
Las conciliaciones de cuentas se realizan principalmente para garantizar la coherencia y la precisión de los informes financieros. Y para las empresas que cotizan en bolsa que necesitan informar los resultados financieros a las partes interesadas externas, las conciliaciones de cuentas son un control interno clave, en el que deben estar disponibles registros de auditoría detallados para respaldar todos los saldos de las cuentas.
¿Qué sucede cuando las conciliaciones de cuentas no están alineadas?
Para muchas organizaciones, el proceso de conciliación de cuentas no solo implica un trabajo manual que requiere mucho tiempo, sino que también provoca retrasos significativos en el proceso de cierre financiero. ¿Por qué? Bueno, la mayoría de las empresas globales medianas y grandes deben conciliar cientos de miles de cuentas durante el cierre de fin de trimestre o de mes en la empresa matriz y varias subsidiarias. Algo más también se relaciona con este proceso: la necesidad de reconciliar datos entre múltiples aplicaciones de software que se utilizan para administrar el negocio. Cuantos más sistemas, más conciliaciones se requieren.
Los principales departamentos financieros están intentando eliminar los riesgos de los procesos manuales. Esos riesgos pueden incluir conciliaciones faltantes o perdidas, cuentas no conciliadas, uso inadecuado de transferencias y justificación o documentación insuficiente, y eliminarlos ayuda a proteger a las organizaciones contra errores costosos. Por lo tanto, muchas organizaciones han adoptado aplicaciones de software de conciliación de cuentas independientes para hacer frente a estos problemas.
Sin embargo, esa solución no siempre es la respuesta correcta. ¿Por qué? Con las aplicaciones de conciliación de cuentas independientes, existe una 'brecha de integridad de datos' (consulte la Figura 1) entre las conciliaciones de cuentas y los estados financieros. Cuando las cuentas se concilian en un sistema separado del proceso de generación de informes financieros, es fácil que se produzcan datos desincronizados, lo que provoca retrasos en el proceso de cierre y problemas con la integridad de los datos.
Figura 1: Aplicaciones independientes de conciliación de cuentas
¿Por qué alinear las conciliaciones de cuentas con los informes financieros?
Alineando conciliaciones de cuentas y presentación de informes financieros en última instancia, mejora la integridad de los resultados financieros y brinda a Finanzas y a las partes interesadas una mayor confianza. Pero incluso más allá de esos beneficios, se pueden obtener importantes beneficios de tiempo y costo. También se pueden obtener mayores niveles de visibilidad y control.
¿Aún no está convencido de los beneficios? Aquí hay 5 razones clave para alinear las conciliaciones de cuentas con los informes financieros:
- Elimine las cargas de datos duplicados: La combinación de múltiples fuentes de datos de origen en una sola conexión directa y luego la reutilización de los datos para múltiples procesos elimina las cargas de datos duplicados. Los equipos de finanzas pueden cargar los balances de prueba del libro mayor una vez en un solo sistema para consolidaciones financieras, informes y conciliaciones de cuentas: los datos siempre estarán sincronizados y el proceso de cierre será más rápido y eficiente. Los usuarios reciben una alerta de verificación de estado de conciliación inmediata si un saldo previamente conciliado ha cambiado debido a una importación de saldo de prueba actualizado.
- Ahorre tiempo: comience las grabaciones antes de que se complete el cierre: Los usuarios pueden comenzar las conciliaciones de cuentas tan pronto como se envían los balances de prueba, ya no es necesario esperar a que se complete el cierre corporativo. La recopilación de datos debe facilitarse con flujos de trabajo que guíen a los usuarios a través de sus tareas. Por lo general, los usuarios pueden cargar los balances de comprobación por su cuenta en lugar de enviarlos a la empresa, lo que acelera el proceso y garantiza una mejor calidad de los datos.
- Entregar informes de gestión de riesgos en el balance general: Los usuarios deben tener acceso a una vista inmediata (consulte la Figura 2) del estado de todas las conciliaciones de alto riesgo en relación con los informes financieros. Como resultado, los usuarios pueden comprender fácilmente el puntaje de calidad de los informes financieros, obtener una mayor confianza en sus resultados y lograr una verdadera gestión de riesgos.
- Benefíciese de las alertas en tiempo real: señalización financiera: Las alertas automáticas de cambios en los estados de saldos de cuentas conciliados (consulte la Figura 3) garantizan la confianza de que los informes siempre están alineados con las conciliaciones. Con información semanal o diaria sobre las tendencias y señales inherentes a las conciliaciones, los usuarios pueden tomar medidas de inmediato para impactar proactivamente los resultados y limitar cualquier retraso o error.
- Obtenga línea de visión: profundice desde informes hasta conciliaciones: La capacidad de profundizar y auditar desde los informes hasta los detalles de apoyo proporciona una única "cadena de valor de datos". Las organizaciones pueden moverse sin problemas a través de los procesos de conciliación y atestación, a los informes de gestión y, finalmente, a la consolidación y los informes financieros, todo con una sola línea de visión de regreso a las transacciones. Es importante destacar que los usuarios deben poder acceder directamente desde el balance general a los detalles de las conciliaciones de cuentas.
OneStream realmente alinea las conciliaciones de cuentas con los informes financieros
La clave para ser más eficaz reconciliación de la cuentas radica no solo en automatizar el proceso, sino también en unificarlo completamente con el cierre financiero y la presentación de informes. Si los balances de prueba del libro mayor se cargan en un solo sistema para la consolidación financiera, la generación de informes y las conciliaciones de cuentas, los datos siempre estarán sincronizados. El proceso de cierre también será más rápido y eficiente. Es importante destacar que una sola carga de balance de prueba puede, en paralelo, alimentar todos los procesos de informes, incluidas las conciliaciones de cuentas, desde la misma fuente. Esa habilidad reduce el riesgo de diferencias y acelera el cierre.
Si el proceso está completamente automatizado y unificado, los beneficios de aprovechar los mismos balances de prueba en los procesos de cierre y cumplimiento se vuelven muy claros. ¿Cómo? Bueno, los datos a menudo cambian constantemente en el proceso de cierre debido a eliminaciones y otros ajustes. Dichas actualizaciones, en un sistema automatizado, continúan reflejándose en todos los procesos sin tener que mover físicamente los datos entre soluciones financieras conectadas separadas. Y esa automatización elimina la brecha de integridad de datos (consulte la Figura 4).
OneStream es la ÚNICA solución que puede proporcionar un enlace desde los saldos informados hasta las cuentas conciliadas. Los usuarios pueden acceder instantáneamente a la conciliación de los informes financieros en un sistema unificado. Esta capacidad proporciona una visibilidad del 100 % desde los informes hasta las fuentes de datos, lo que significa que todos los datos financieros y operativos son claramente visibles y fácilmente accesibles.
Con un 100 % de casos de éxito en clientes
La capacidad de unificar los procesos de cierre financiero en paralelo y sin complejidad le da a OneStream la capacidad de reemplazar varias hojas de cálculo y aplicaciones financieras heredadas o conectadas. Y es una gran oportunidad para que las organizaciones impulsen ahorros en el costo total de propiedad y generen retorno de la inversión en OneStream.
A continuación se muestran algunos ejemplos de clientes con los que hemos trabajado y los beneficios que han logrado con OneStream.
Poder de TerraForm decidió adoptar un nuevo enfoque de "nube primero" para su estrategia de implementación de software. Su panorama de sistemas incluía múltiples aplicaciones heredadas que eran engorrosas y creaban desafíos para los equipos de TI y finanzas de TerraForm Power. También se dependía mucho de Excel®, que carecía de pistas de auditoría y planteaba riesgos para la empresa.
Después de implementar OneStream, la obtención de beneficios ha sido significativa. Tener informes estandarizados ha ayudado a TerraForm Power a cerrar los libros de manera más rápida y precisa mientras supera las auditorías de manera más confiable. Las interacciones en todo el equipo se mejoran con una sola versión de la verdad. Al llevar las conciliaciones de cuentas a OneStream, la cantidad de cuentas se ha reducido de 700 a 150. Como reemplazo de Blackline, TerraForm Power ahora ahorra aproximadamente $100 por año en licencias.
Seguro mutuo de West Bend (WBMI) anteriormente usaba hojas de cálculo de Microsoft Excel® como herramienta de recopilación de datos y generación de informes para su proceso de cierre de fin de mes. Las asignaciones se realizaron en una herramienta de software diferente que tenía restricciones de procesamiento de tamaño. Las inconsistencias en la recopilación de datos a través de hojas de cálculo de Excel® crearon un proceso de cierre laborioso y propenso a errores. Además, la transparencia de las operaciones al detalle financiero era limitada.
WBMI ha experimentado muchos beneficios al implementar la solución unificada OneStream™. El mayor beneficio viene en la forma de un proceso de asignación consistente y estable que elimina el tedioso tiempo que tomó hacer las conciliaciones. El ahorro de tiempo combinado para estas actividades asciende a más de dos días por mes. Los ahorros de dos días fueron el resultado de la reducción del tiempo de espera para las cargas de datos y la actualización de los informes a lo largo del mes.
Al igual que TerraForm Power y WBMI, su organización también puede alcanzar un nuevo nivel de riesgo, conquistar la complejidad y mejorar la integridad de los resultados financieros al alinear las conciliaciones de cuentas con los informes financieros. ¿Cómo? Reemplace sus hojas de cálculo o soluciones de software de conciliación de cuentas independientes con una plataforma de software CPM unificada.
Más información
¿Desea obtener más información sobre cómo las organizaciones están adoptando con éxito soluciones modernas basadas en la nube para el cierre financiero, la consolidación y la generación de informes? Hacer clic esta página para acceder al documento técnico "Conquistar la complejidad en el cierre financiero" de OneStream.
Bueno, 2020 fue un año que todos no olvidaremos pronto. Si bien fue un año de disrupción para muchos, los equipos de ingeniería de OneStream estaban ocupados entregando un flujo constante de innovaciones a las soluciones de la plataforma OneStream y MarketPlace. Aquí hay un resumen rápido de las nuevas capacidades que se entregaron en 2020 y cómo están ayudando a nuestros clientes a conquistar nuevos desafíos y liderar sus organizaciones a la velocidad de los negocios.
Tener un proceso de cierre financiero eficiente es esencial para producir resultados oportunos para las partes interesadas internas y externas. Y gracias al uso cada vez mayor de la tecnología, el proceso de cierre financiero continúa mejorando. Según la investigación de Benchmark de la Oficina de Finanzas de 2019 realizada por Investigación Ventana, el 46 por ciento de las empresas cierran sus libros mensuales dentro de los cuatro días hábiles en comparación con el 29 por ciento en su estudio de 2014. A pesar de la mejora, Ventana Research aún concluye que la mayoría de las organizaciones continúan rezagadas en la adopción de tecnología que mejora la eficacia de manera mensurable.
Incluso los números más pequeños en un balance general pueden tener un gran impacto en el negocio. Y el análisis adecuado de los estados financieros es fundamental a la hora de tomar decisiones. Como el mayor comprador de coque de petróleo del mundo, Oxbow Carbon es una empresa líder en logística de productos básicos industriales para acero, aluminio y otras manufacturas industriales.
Al participar en actividades de fusiones y adquisiciones, es imperativo que las organizaciones puedan adaptarse fácilmente a las condiciones comerciales cambiantes. Sin embargo, es común que la oficina de finanzas se descarrile al integrar los sistemas financieros y el proceso operativo de un negocio recién adquirido. Y este es un desafío que era demasiado familiar para Prince Corporation.
Los líderes financieros se esfuerzan continuamente por lograr un cierre de fin de mes más rápido. Pero cuando las organizaciones usan hojas de cálculo voluminosas para el cierre financiero, la consolidación y la generación de informes, solo crean estrés adicional en los equipos de contabilidad. Como aprendió West Bend Mutual Insurance (WBMI), un proceso de generación de informes financieros basado en Excel es tedioso de administrar, inflexible y propenso a errores manuales. Es por eso que, para evitar que sus equipos de finanzas tengan que conciliar y publicar entradas de diario hasta altas horas de la noche, WBMI hizo el cambio a una plataforma moderna y unificada de gestión del desempeño corporativo (CPM). El resultado ha sido un proceso de preparación de estados financieros más eficiente, un cierre de fin de mes más corto y un equipo de finanzas menos estresado. Echemos un vistazo a su historia única de OneStream.
La conciliación de cuentas es el proceso de garantizar que los saldos de las cuentas de los estados financieros sean correctos al final de un período contable. Es un proceso que utiliza dos conjuntos de registros para garantizar que las cifras sean correctas y estén de acuerdo. Y si no están de acuerdo, hacer los ajustes necesarios o identificar y explicar las diferencias.
La modernización de las finanzas en una organización global requiere un gran enfoque en la unificación de los datos. Para crear el proceso de informes y consolidación financiera más efectivo, debe cerrar la brecha entre los ERP, varios sistemas operativos y el software de gestión del rendimiento corporativo (CPM). Cada vez más organizaciones con sistemas ERP fragmentados están dando el salto de hojas de cálculo fragmentadas y productos CPM heredados a una plataforma CPM unificada que admite una toma de decisiones más rápida e informada. Siga leyendo para descubrir cómo un proveedor global de tratamientos químicos y de agua descubrió el camino hacia las finanzas modernas con OneStream Cloud.
Como ex contador, pasé varios años de mi vida en la década de 1980 trabajando en una empresa multinacional donde pasábamos 3 semanas de cada mes recopilando balances de prueba de ubicaciones remotas, consolidando los resultados financieros y generando informes para la gerencia y nuestros empresa matriz. Por supuesto, en ese entonces trabajábamos con tecnología arcana, incluidos balances de prueba enviados por fax, Lotus 123 hojas de cálculo para manejar las conversiones de moneda y un mainframe GL para la consolidación financiera y la generación de informes. Desafortunadamente, este largo proceso dejaba solo un par de días al mes para trabajos de mayor valor, luego volvía a cerrar otro mes. Me sentí como el proverbial hámster en la rueda.