Las empresas confían en los líderes financieros para obtener información única sobre el desarrollo de un plan anual efectivo. El plan de planificación anual determina el curso de las operaciones en el próximo año, asesorando a las partes interesadas sobre dónde invertir, reducir costos y asignar recursos. Para la mayoría de las organizaciones, la planificación fiscal está respaldada principalmente por hojas de cálculo de Excel®, pero dado el rápido ritmo de los negocios y la frecuencia de las interrupciones globales en los mercados y las cadenas de suministro, y el ritmo de los negocios hoy en día, es hora de un proceso de planificación anual más dinámico.
Planificación anual en un entorno empresarial acelerado
Ya sea que una empresa enfrente interrupciones económicas, geopolíticas, laborales o de la cadena de suministro, los pronósticos financieros estáticos ya no son suficientes, y tampoco lo es el uso de Excel como herramienta de planificación principal. Una mejor opción es un proceso dinámico que permite una colaboración fluida, un seguimiento de resultados simple y un proceso de planificación más rápido y confiable. Una solución de este tipo garantiza que el proceso de planificación anual genere más valor para el negocio y sea mucho menos aislado y consuma menos tiempo.
En última instancia, el plan anual debe reunir elementos de todos los procesos de planificación en una organización (financiero, operativo y cualitativo) para ofrecer una imagen completa para el próximo año. Esto incluye, pero no se limita a, planes operativos prácticos externos a la función financiera pero que impactan los resultados fiscales, planes estratégicos que definen objetivos institucionales de mediano alcance e incluso planificación a largo plazo con un enfoque en años posteriores (ver figura 1).
Figura 1: Metas operativas, estratégicas y de planificación a largo plazo
Excel impide la rapidez y agilidad en el proceso de planificación anual
Excel es una herramienta poderosa en el conjunto de herramientas financieras, y es comprensible que los analistas financieros sientan que tienen un título en el "arte de Excel". Dicho esto, Excel puede presentar obstáculos que hacen perder el tiempo y frustran a los usuarios, frustrando así el proceso de planificación anual.
Los desafíos de manejar un gran conjunto de datos en Excel y mantener la confianza en los números pueden abrumar rápidamente cualquier proceso de planificación financiera. La consecuencia de la disputa de datos a menudo obliga a los profesionales financieros a dedicar un tiempo precioso a revalidar y defender números durante los períodos de planificación críticos debido a los modelos de Excel opacos o difíciles de seguir.
Figura 2: Indagar en los datos de Excel para identificar fórmulas ocultas puede ser frustrante y consumir mucho tiempo
La buena noticia es que no tiene por qué ser así.
Impulse las asociaciones comerciales en el proceso de planificación anual con el software CPM
Para evitar estas limitaciones, los profesionales financieros pueden hacer evolucionar el proceso de planificación anual al migrar de hojas de cálculo propensas a errores y que consumen mucho tiempo a una software CPM solución que agrega y unifica (figura 3) datos operativos y financieros – entregar inmediatamente valor a los esfuerzos de planificación.
Figura 3: Agregue y unifique datos operativos y financieros para obtener mejores conocimientos en OneStream
Aquí hay algunos beneficios clave de aprovechar el software CPM especialmente diseñado para la planificación anual:
- Colaboración más eficaz: elimine los problemas de control de versiones y los tediosos hilos de correo electrónico con múltiples archivos adjuntos al reunir a varios equipos en una sola aplicación. Asegúrese de que no se pierda nada utilizando el software CPM que reúne datos históricos internos y externos en un solo lugar. Integración de datos de información financiera y operativa ayuda a los profesionales financieros a identificar los conocimientos perdidos.
- Mejore la precisión del pronóstico: Disminuya los cambios erróneos y rastree e impulse el rendimiento para generar mejores conocimientos. Estos conocimientos luego mejoran los ciclos de pronóstico, generan datos mejores/más limpios y, en última instancia, dan como resultado proyecciones financieras más precisas. La utilización adecuada de hojas de cálculo flexibles como interfaz para el software CPM permite el análisis de datos utilizando funcionalidad de Excel integrada sin depender demasiado de las capacidades limitadas de Excel, los usuarios finalmente pueden obtener el control de la conexión entre las salidas de datos y los datos de origen en el software CPM.
- Habilite una mejor auditabilidad: Habilite la capacidad de profundización en datos de nivel de transacción para garantizar la confianza en los números con Gestión de calidad de los datos financieros. Atrás quedaron los días de sufrir celdas de datos mal ingresadas o corruptas que no brindaban trazabilidad; en su lugar, brinde a los profesionales financieros total confianza en los números utilizados en el proceso de planificación.
- Ahorre tiempo y vuelva a lo que importa: recupere tiempo para realizar tareas de valor agregado y análisis significativos que conduzcan a mejores conocimientos. Libere a los analistas de la resolución de problemas, la revisión de hojas de cálculo con errores y la exploración de filas de datos para corregir errores o errores. Restaure el equilibrio entre el trabajo y la vida al permitir que el equipo de finanzas se concentre en el trabajo importante en lugar de pasar largas horas y noches en la oficina lidiando con problemas de software y datos.
Como sabemos, el tiempo es dinero, y cuanto más tiempo se dedique a percepciones importantes en lugar de disputando datos de sistemas dispares, mejor y más confiable será su plan anual.
Conclusión
Si bien las hojas de cálculo de Excel pueden ser poderosas, su equipo debe tener confianza en el resultado de sus esfuerzos de planificación anual, y no hay mejor manera de hacerlo que actualizando un proceso pesado de hojas de cálculo a un software de CPM. El software CPM admite una colaboración eficiente y reduce el tiempo perdido en actividades que no agregan valor, impulsando un diálogo más significativo sobre riesgos y oportunidades, y brindando una mejor comprensión de los requisitos de efectivo y capital que impulsan el valor comercial.
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Cuando se someten a tensión, los huesos humanos tienen la capacidad de adaptarse al estrés al deteriorarse rápidamente en tamaño con el tiempo. Lo mismo podría decirse de las organizaciones que luchan con las herramientas de gestión del rendimiento heredadas. El estrés provocado por las aplicaciones de finanzas obsoletas no solo lo pueden sentir los equipos de finanzas, sino también toda la empresa a través de disminuciones masivas en la eficiencia del proceso.
El proveedor líder de soluciones para procedimientos de implantes ortopédicos, Orchid Orthopaedics necesitaba recuperarse de la lesión causada dentro de su propia organización financiera por años de uso de Infor y Excel®. Estas aplicaciones fragmentadas estaban impidiendo el progreso de Orchid Orthopaedics hacia procesos de planificación y consolidación financiera más fuertes. Afortunadamente, sabían que cuanto antes se implementara una plataforma financiera moderna, antes comenzaría el proceso de curación y más rápida y eficiente sería su organización. Siga leyendo para obtener más información sobre el proceso de transformación financiera de Orchid Orthopaedics y los éxitos que han obtenido al reemplazar Infor y Excel® con OneStream.
Prestación de servicios líderes en dispositivos médicos
Con sede en Mason, MI, Orchid Orthopaedic Solutions (Orchid) ha brindado soluciones para procedimientos de implantes ortopédicos desde 2005. Orchid es ahora líder mundial en soluciones de dispositivos médicos ortopédicos, brindando servicios de diseño y fabricación a nivel mundial. Especializada en implantes, instrumentos de un solo uso y tecnologías innovadoras dentro de la reconstrucción de articulaciones, caderas, rodillas, columna vertebral, traumatismos, extremidades y odontología, Orchid cuenta con los más altos estándares de calidad en la industria. Orchid emplea aproximadamente a 2,000 empleados y genera más de $350 millones en ingresos anuales.
Puntos de dolor de la orquídea
Orchid necesitaba una plataforma que ofreciera mayor visibilidad y optimización para respaldar el rápido desarrollo de la empresa. Orchid utilizaba Infor CPM para las consolidaciones financieras y Microsoft Excel® para la planificación financiera, pero experimentaba muchas limitaciones y desafíos. Para consolidar los datos reales y los pronósticos en Infor, el equipo de Finanzas dedicó casi dos horas a renderizar el sistema, lo que provocó demoras en sus procesos de cierre y elaboración de presupuestos. La característica complementaria de Excel® de Infor requería demasiado esfuerzo manual para realizar análisis ad hoc y la creación de nuevos informes era muy ineficiente. En el lado de FP&A, el diseño de su sistema no permitió que Orchid utilizara la funcionalidad para mejorar el pronóstico, como la planificación de personas, la planificación de CAPEX, los escenarios hipotéticos y más.
Entonces, Orchid comenzó su búsqueda de una nueva solución de CPM, que fuera innovadora y práctica. Orchid quedó muy impresionado con las capacidades de la plataforma de Finanzas Inteligentes de OneStream y el completo Cuadrante Mágico de Gartner colocación de liderazgo en ambos consolidación financiera y planificación financiera. Las referencias de clientes de OneStream ayudaron al equipo de Orchid a solidificar su decisión y cambiaron de Infor a OneStream.
Finance implanta una solución moderna
Al convertirse a OneStream, Orchid ahora está equipada con una plataforma unificada para consolidación financiera, generación de informes, presupuestación y previsión. A diferencia de la versión de Infor, la función complementaria de Excel® de OneStream permite a Orchid ejecutar fácilmente análisis ad-hoc en datos reales de manera recurrente, mientras que los flujos de trabajo guiados brindan una mejor visibilidad del proceso de cierre.
Con OneStream, Orchid se beneficia de tiempos de consolidación más rápidos, un proceso de cierre optimizado y un acceso más rápido a los resultados. De hecho, Orquídea tiene acortó el proceso de cierre mensual en un 20%-. El equipo de Orchid ahora tiene una mejor comprensión del rendimiento mensual y ha reducido el tiempo que lleva recopilar los resultados de fin de mes para el equipo de gestión y la junta en 2 o 3 días.
orquídea tiene incluso amplió su plataforma OneStream para incluir Conciliación de cuentas, Administrador de tareas y Software de planificación de Recursos Humanos soluciones de OneStream MarketPlace™. La función Administrador de tareas ha brindado una mejor visibilidad del estado del proceso de cierre de fin de mes al actualizar los propietarios del proceso. Además, People Planning automatiza la previsión de los costes laborales, lo que permite a Orchid gestionar mejor sus mayores gastos.
Más información
Para obtener más información sobre el viaje OneStream único de Orchid Orthopaedics, lo invitamos a leer su Historia de éxito del cliente. Y si su organización está lista para comenzar su viaje de transformación financiera, póngase en contacto con OneStream hoy!
Se lanza al mercado un producto revolucionario. ¿Estás ansioso por probarlo o esperas hasta que haya sido ampliamente aceptado por la sociedad? Hay muchos beneficios para saltar a bordo temprano, especialmente cuando se adopta tecnología. Las organizaciones que marcan tendencias pueden posicionarse a la vanguardia de un importante movimiento y evolución del mercado. Como dicen, el pájaro madrugador se lleva el gusano.
Con un ojo en la innovación, Huisman estaba dispuesto a adoptar nueva tecnología para su viaje de transformación financiera que comenzó en 2018. Como uno de los primeros en adoptar OneStream en los Países Bajos, Huisman se arriesgó y fue bueno. Huisman vio el atractivo y el potencial de OneStream porque la visión de la empresa se alineaba con sus propias necesidades y objetivos. Desde entonces, OneStream ha sido nombrado líder en los informes del Cuadrante Mágico de Gartner para Cloud Financial Close y Análisis y planificación financiera en la nube (FP&A) mercados, y recientemente recibió un puntaje de recomendación del 100% en el Encuesta de planificación BARC 21.
Siga leyendo para obtener más información sobre el viaje de OneStream de Huisman y los éxitos que han visto al reemplazar Excel con una plataforma financiera inteligente.
Paisaje disperso de aplicaciones
Fundada en 1929, Equipo Huisman es una empresa que opera a nivel mundial con su oficina central en Schiedam, Países Bajos. Huisman diseña y fabrica equipos de construcción pesados para las empresas líderes mundiales en los mercados de energía renovable, petróleo y gas, civil, naval y entretenimiento. Los productos de Huisman van desde grúas, equipos de tendido de tuberías, equipos de perforación y cabrestantes, hasta diseños de embarcaciones y especiales. Huisman emplea aproximadamente a 2,500 personas y tiene una facturación anual de 600 millones de euros.
Con ubicaciones en todo el mundo, Huisman tenía 10 oficinas regionales que utilizaban diferentes sistemas financieros locales y Excel para la consolidación financiera y la elaboración de informes de proyectos. Los números de fin de mes y de cierre trimestral tardarían hasta un mes en completarse, mientras que los informes de fin de año tardarían entre 3 y 4 meses. No había un paquete de informes estándar para todos los departamentos y ubicaciones, lo que generaba datos no coincidentes que dificultaban la generación de informes.
De hojas de cálculo a una plataforma financiera inteligente
Huisman se embarcó en una transformación digital para mejorar la transparencia en toda la organización y optimizar el rendimiento comercial. Esto incluyó un fuerte enfoque en mejorar la consolidación financiera, la presentación de informes y la gestión del desempeño del proyecto. Aunque en ese momento era un nombre desconocido en la región de los Países Bajos, se seleccionó la plataforma en la nube de OneStream debido a su capacidad para optimizar los informes financieros, pero también para respaldar una gestión más operativa y del rendimiento de los proyectos. Huisman creía firmemente que OneStream brindaría confianza en sus contratos y menos incertidumbre en los datos financieros.
La fase 1a de la implementación de OneStream se centró en la administración de proyectos para 50 entidades informantes. Esto incluyó el procesamiento de datos reales, presupuestos de ventas, presupuestos revisados y pronósticos en OneStream con información detallada sobre horas y costos por proyecto. La gestión de la actividad de empresas vinculadas se agiliza con las conversiones de moneda de tasa de proyecto que se realizan en OneStream. La Fase 1b se centró en la implementación de la consolidación financiera modelo con P&L, hoja de balance, flujo de caja y recuperación de capital producido en OneStream. Las fases futuras incluirán informes fiscales, información de caja diaria, planificación y elaboración de presupuestos, y más.
Beneficios de cambiarse a OneStream
OneStream fue lo suficientemente flexible para conectar entornos de sistemas entre ubicaciones, eliminando la necesidad de mover datos entre sistemas fragmentados y brindando a Huisman una mejor perspectiva del desempeño del proyecto en cada entidad y cartera. Al equilibrar los informes de proyectos con los informes financieros, Huisman ha ganado visibilidad en el desempeño del proyecto con datos financieros más detallados.
Con el 90 % de los datos de sus proyectos en OneStream, Huisman se reconcilia sin problemas entre sistemas y ubicaciones. OneStream está capturando diferentes niveles de información en todas las ubicaciones, lo que ha simplificado drásticamente la gestión de proyectos y contratos. Los usuarios pueden profundizar en la información de resumen de un proyecto y luego en los detalles de los empleados para administrar mejor el ciclo de vida del proyecto desde la propuesta hasta la entrega. Los usuarios pueden hacer su propio análisis cortando y dividiendo los datos según su propio punto de vista.
Con más de 50 informes, Huisman ha acelerado el seguimiento de horas de 600 empleados en todos los proyectos de mensual a diario. Ahora tienen paquetes de informes estándar detallados para que los revisen los gerentes de proyecto, los jefes de departamento y la junta.
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Para obtener más información sobre el viaje OneStream único de Huisman, lo invitamos a leer su Historia de éxito del cliente. Y si su organización está lista para deshacerse de las hojas de cálculo y comenzar su viaje de transformación digital, contacto OneStream ¡hoy!
Si bien la actividad rápida de fusiones y adquisiciones puede proporcionar una plataforma estratégica para el crecimiento futuro, también puede presentar desafíos operativos. Por ejemplo, una organización a menudo terminará con varias empresas que son diferentes en muchos aspectos, desde modelos operativos hasta ERP y otros sistemas. Este fue el caso de Grupo Traxión, una organización líder en logística y transporte de automóviles compuesta por 32 empresas, cada una con sus propios ERP, plan de cuentas y filosofía de trabajo. Pero al implementar una plataforma moderna de gestión del desempeño corporativo (CPM), Grupo Traxión pudo deshacerse de sus procesos manuales basados en Excel con un enfoque unificado para la consolidación financiera y la generación de informes en toda la empresa.
Muchos equipos de finanzas confían en las hojas de cálculo de Excel como solución básica para la elaboración de presupuestos, la planificación y la previsión. Para organizaciones más pequeñas y menos sofisticadas, hacerlo con frecuencia parece como un enfoque razonable. Después de todo, Excel suele estar disponible como parte de la infraestructura predeterminada de la empresa, por lo que es familiar para muchos usuarios. Pero la verdad es que hay un problema importante con el uso de Excel. ¿Por qué? Bueno, los problemas surgen cuando las organizaciones usan Excel como algo más que una solución conveniente para administrar tareas personales básicas y comienzan a confiar en él para respaldar procesos financieros críticos.
En esta situación, los equipos de finanzas se atascan rápidamente con la gestión de hojas de cálculo tediosas y propensas a errores y se ven obstaculizados por una herramienta que carece de capacidades de flujo de trabajo y pistas de auditoría. Estos costos ocultos de las hojas de cálculo limitan la capacidad del líder financiero para concentrarse en su verdadero valor para respaldar la toma de decisiones en toda la empresa. Eso crea un problema importante en un momento en que muchas organizaciones deben enfrentar el desafío de aumentar la complejidad del negocio y el rápido cambio del mercado. No sorprende, entonces, que los líderes financieros busquen una solución mejor y más moderna que Excel.
Cuando se trata de presupuestar, planificar y pronosticar en una organización con múltiples instalaciones, la coherencia en toda la empresa es clave. Pero el uso de hojas de cálculo voluminosas para administrar información financiera crítica, como planificación de capital, datos laborales, COGS y más, puede llevar a una empresa de fabricación compleja al fracaso. En pocas palabras, las hojas de cálculo crean cuellos de botella en la disponibilidad y precisión de la información. Este era un problema demasiado familiar para la fabricación de Innovations in Nutrition and Wellness (INW). Pero, afortunadamente, encontraron una plataforma de gestión del rendimiento corporativo (CPM) con visión de futuro que podría manejar sus necesidades actuales y futuras. Siga leyendo para obtener más información.
Sobrevivir y prosperar en el volátil entorno empresarial actual requiere procesos ágiles de planificación e informes, con información casi en tiempo real sobre el rendimiento empresarial. ¿Su organización se está frenando debido a la dependencia de presupuestos estáticos, hojas de cálculo de Excel o aplicaciones heredadas para la planificación, la presupuestación y la previsión? Si es así, no estás solo.
Al participar en actividades de fusiones y adquisiciones, es imperativo que las organizaciones puedan adaptarse fácilmente a las condiciones comerciales cambiantes. Sin embargo, es común que la oficina de finanzas se descarrile al integrar los sistemas financieros y el proceso operativo de un negocio recién adquirido. Y este es un desafío que era demasiado familiar para Prince Corporation.
Los líderes financieros se esfuerzan continuamente por lograr un cierre de fin de mes más rápido. Pero cuando las organizaciones usan hojas de cálculo voluminosas para el cierre financiero, la consolidación y la generación de informes, solo crean estrés adicional en los equipos de contabilidad. Como aprendió West Bend Mutual Insurance (WBMI), un proceso de generación de informes financieros basado en Excel es tedioso de administrar, inflexible y propenso a errores manuales. Es por eso que, para evitar que sus equipos de finanzas tengan que conciliar y publicar entradas de diario hasta altas horas de la noche, WBMI hizo el cambio a una plataforma moderna y unificada de gestión del desempeño corporativo (CPM). El resultado ha sido un proceso de preparación de estados financieros más eficiente, un cierre de fin de mes más corto y un equipo de finanzas menos estresado. Echemos un vistazo a su historia única de OneStream.
Como músico a tiempo parcial, hace unos meses estaba pensando en cómo sonaría una canción sobre OneStream y los problemas que solucionamos si Bob Dylan la escribiera y cantara como una canción popular. El Sr. Dylan es un gran poeta estadounidense que tiene la habilidad de tomar el dolor de alguien y convertirlo en letras: piense en canciones como "Hurricane", "A Hard Rain's Gonna Fall", "Like a Rolling Stone" y otras. Así que lo intenté y lo que salió fue una canción y un video sobre un contador ficticio y el viaje de su empresa desde la dependencia de hojas de cálculo y aplicaciones heredadas hasta la plataforma moderna y unificada de OneStream. He aquí una breve sinopsis de la historia.
Apoyar los requisitos de cierre financiero, consolidación e informes de una empresa de rápido crecimiento, con mucha actividad de fusiones y adquisiciones, puede ser un gran desafío si confía en hojas de cálculo y procesos manuales. Microsoft Excel es una gran herramienta de productividad personal, pero no fue diseñado para respaldar procesos corporativos críticos, como recopilar y consolidar datos financieros de múltiples ubicaciones para informes financieros.
Seamos sinceros. Las hojas de cálculo de Excel® no se diseñaron para abordar los complejos requisitos de generación de informes y consolidación financiera de las empresas globales. Al crecer internacionalmente, cada nueva entidad en un país diferente agrega una moneda adicional para traducirla a la moneda de informes corporativos. También puede haber múltiples entidades legales, sistemas ERP y requisitos de informes locales bajo diferentes estándares contables. La consolidación de estos datos con Excel puede complicarse muy rápidamente, ya que varias personas comparten y editan manualmente las hojas de cálculo.