En el entorno dinámico actual, las agencias gubernamentales enfrentan mayores demandas para comunicar de manera efectiva visiones estratégicas, iniciativas e impacto comunitario. Los factores económicos y financieros volátiles, las cuestiones regulatorias y las mejoras tecnológicas, especialmente, hacen que sea más difícil satisfacer esas demandas. No es de extrañar que mirar hacia el futuro con un proceso de planificación estratégica pueda resultar desalentador. Sin embargo, las herramientas, los procesos y el análisis de datos adecuados ayudan a las agencias a ganar eficiencia, permitir mejores conocimientos y sentirse más seguros en el futuro al elaborar planes estratégicos.

Pero antes de profundizar en cinco consejos de planificación estratégica para agencias gubernamentales, repasemos rápidamente lo que implica la planificación estratégica.

¿Qué es la planificación estratégica?

Según la Asociación de Oficiales de Finanzas del Gobierno (GFOA), planificación estratégica para las agencias gubernamentales implica articular dónde o qué quiere ser una organización en el futuro. Ese proceso incluye diseñar una visión e identificar metas y objetivos. Mientras relacionados con el desarrollo de políticas financieras, planificación de mejoras de capital y elaboración de presupuestos, el plan estratégico es intrínsecamente diferente.

Normalmente, la planificación estratégica se utiliza para hacer lo siguiente:

• Articular una visión organizacional.
• Fomentar la alineación organizacional
• Realizar evaluaciones ambientales y económicas integrales.
• Priorizar servicios, iniciativas y programas.
• Establecer metas

¿Por qué es importante la planificación estratégica?

La planificación estratégica ayuda a los líderes financieros a modelar la organización tal como existe hoy y luego superponer posibles estrategias. ¿Qué tipos de estrategias? Los cambios en las políticas fiscales, los proyectos de capital, los nuevos programas, etc., son algunos ejemplos. A través de este enfoque proactivo, las partes interesadas pueden visualizar escenarios futuros plausibles y sus impactos correspondientes. La planificación estratégica puede ser una herramienta útil para ayudar a las partes interesadas a comprender el impacto futuro que las agencias pueden tener en su comunidad dentro de las limitaciones de recursos.

Además, internamente, la planificación estratégica es una forma poderosa de establecer la dirección y la priorización de una agencia. ¿Por qué? La planificación completa un ciclo de retroalimentación coherente. Primero, el plan estratégico impulsa el presupuesto y la asignación de recursos. Luego, los datos reales impulsan las revisiones del pronóstico. Y finalmente, los cambios de pronóstico influyen en el plan estratégico en años futuros (ver Figura 1). Este circuito de retroalimentación garantiza que las agencias estén alineadas para maximizar el impacto en la comunidad.

Consejos de planificación estratégica para agencias gubernamentales

Saber lo que sucederá mañana o la próxima semana es difícil de por sí. Por lo tanto, entender lo que podría suceder en uno o dos años –o en cinco años– parece casi imposible.

Y si el proceso de planificación se lleva a cabo en hojas de cálculo sin conexión? Bueno, ese es un dolor de cabeza aún mayor. Elaborar un plan que realmente represente una visión del futuro requiere alinear los datos reales con los aportes de toda la agencia. Por lo tanto, tener que combinar varias hojas de cálculo que carecen de controles de coherencia y calidad de los datos puede hacer que cualquier proceso de planificación sea una tarea tediosa y que requiera mucho tiempo.

¡Pero no tiene por qué ser así! A continuación se presentan cinco consejos de planificación estratégica para que las agencias gubernamentales ahorren tiempo, obtengan mejores conocimientos y ganen confianza al elaborar planes estratégicos.

1. Centralice los datos y garantice el control de calidad.

La base de un plan estratégico confiable radica en tener datos precisos y oportunos para respaldar decisiones confiables de financiamiento y gasto. Además, los datos utilizados para el plan estratégico deben ser coherentes y estar alineados con los datos utilizados para otros procesos de planificación financiera, incluido el presupuesto.

¿Cómo se puede crear alineación? Al trabajar con las partes interesadas operativas y de TI para aprovechar los datos disponibles en toda la organización, los equipos de finanzas generan conocimientos informados y toman decisiones basadas en datos. Implementar herramientas que centralicen datos de múltiples fuentes, garantizar el control de calidad de los datos y proporcionar transparencia con capacidades de profundización, en última instancia, fomenta la alineación y la confianza dentro de la organización.

2. Integrar estados financieros.

Las organizaciones suelen centrarse principalmente en la declaración de actividades. Pero modelar el balance y el estado de flujo de efectivo en el plan estratégico también tiene un valor significativo. ¿Por qué? En un mundo ideal, las agencias podrían tener efectivo ilimitado. Pero hoy en día los líderes financieros suelen tener limitaciones financieras y deben priorizar y equilibrar la financiación para garantizar la sostenibilidad financiera a largo plazo.

Al integrar los tres estados financieros, las partes interesadas pueden comprender mejor el impacto financiero a largo plazo de diferentes estrategias y factores externos. Las partes interesadas también pueden tomar decisiones informadas que incluyen lo siguiente:

• Utilizar fondos recurrentes versus no recurrentes
• Utilizar asignaciones de reservas
• Cubriendo servicios básicos
• Financiar nuevas iniciativas de forma optimizada (es decir, deuda frente a efectivo)

3. Realizar análisis de escenarios.

La planificación de escenarios ayuda a las organizaciones a ser más resilientes y adaptables. El proceso requiere identificar una variedad de posibles condiciones futuras y luego desarrollar planes para responder a cada condición.

Por ejemplo, una agencia local puede querer comprender escenarios potenciales con cambios en las políticas tributarias. Después de todo, las agencias gubernamentales deben considerar cuidadosamente los impactos potenciales de los cambios en la política tributaria para equilibrar las necesidades de ingresos con la salud económica de la comunidad.

La planificación de escenarios no sólo mejora la precisión y eficacia de los esfuerzos de planificación, sino que también ayuda a Finanzas a convertirse en un socio estratégico de la organización. Al comprender los posibles resultados y contar con un plan para reaccionar, las agencias pueden estar mejor posicionadas para tener éxito en un mundo que cambia rápidamente.

4. Automatiza cálculos y lógica.

Excel puede ser muy propenso a errores, ya sea debido a celdas de datos mal escritas o corruptas, o a fórmulas incorrectas o rotas. Además, Excel puede resultar especialmente engorroso cuando los datos se extraen de múltiples fuentes y cada parte de una hoja de cálculo se relaciona con otras partes y las afecta. Pequeños errores pueden convertirse fácil y rápidamente en mayores dolores de cabeza.

Implementando un Solución de software que reúne datos automáticamente, aprovecha los cálculos estándar y realiza fácilmente una amplia variedad de escenarios. es un punto de inflexión para los equipos de Finanzas. Atrás quedaron los días de revisar hojas de cálculo con errores y buscar en filas de datos para corregir errores o errores. En cambio, la solución adecuada puede restablecer el equilibrio entre la vida laboral y personal. ¿Cómo? Al permitir que el equipo se concentre en la investigación y el análisis en lugar de pasar largas horas y hasta altas horas de la noche en la oficina lidiando con problemas de datos.

5. Utilice paneles y elementos visuales para contar su historia.

Paneles y visualizaciones son poderosas herramientas narrativas para el plan estratégico. De hecho, los paneles de control eficaces ayudan a guiar la toma de decisiones con una audiencia variada (consulte la Figura 2). La capacidad de visualizar rápidamente las tendencias de los datos, los impactos de las iniciativas y los impulsores económicos, y los KPI financieros básicos a lo largo del tiempo es posible con paneles e informes. Y esas capacidades permiten una toma de decisiones mejor y más rápida.

Conclusión

Si bien predecir el futuro sigue siendo incierto, la planificación estratégica dota a los líderes financieros de la previsión y agilidad para capitalizar las oportunidades y afrontar los posibles cambios de forma eficaz. Finanzas puede aprovechar soluciones de datos integradas, cálculos automatizados, marcos de planificación de escenarios y visualizaciones impactantes. A través de esos aspectos, los equipos de Finanzas mejorarán la eficiencia, los conocimientos y la confianza en el plan estratégico y posicionarán a la agencia para el éxito a largo plazo.

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Los líderes de Finanzas Gubernamentales hoy están bajo presión para mejorar el apoyo a las decisiones, aumentar la transparencia y crear eficiencias. Además, las agencias se enfrentan a las limitaciones de los sistemas heredados, los tediosos procesos manuales y las herramientas de análisis ineficientes. Las agencias recurren así a la El mejor software de presupuesto gubernamental. soluciones para automatizar procesos y mitigar esos desafíos. Aquí, hemos seleccionado las 5 mejores soluciones de software gubernamental de bajo presupuesto según sus características, opiniones de clientes y reconocimiento de la industria.

Para compilar esta lista, hemos considerado software que cumple con las siguientes calificaciones:

• Obtiene reconocimiento de la industria en plataformas de revisión acreditadas como Gartner Peer Insights
• Ofrece funciones integrales de elaboración de presupuestos para agencias gubernamentales.
• Proporciona soporte al cliente confiable

¿Qué es el software de presupuestación gubernamental?

Para las agencias gubernamentales, el software de presupuestación desempeña un papel fundamental en la capacidad de optimizar los procesos de planificación, aumentar la transparencia y obtener nuevos conocimientos. Las soluciones deben adaptarse a las necesidades específicas de las agencias gubernamentales. ¿Cómo? Abarcando todo el proceso presupuestario, desde la planificación estratégica, la formulación del presupuesto, la ejecución del presupuesto y la gestión del desempeño hasta los informes y el análisis.

A continuación se muestran algunas características comunes que se encuentran en el software de elaboración de presupuestos para agencias gubernamentales:

• Automatización de herramientas de preparación de presupuestos.
• Integración sólida y gestión de datos empresariales
• Capacidades de panel y generación de informes estándar y ad hoc
• Fuertes medidas de seguridad
• Gestión intuitiva del flujo de trabajo

Al aprovechar estas características, las agencias pueden optimizar los procesos de planificación, minimizar errores y tomar decisiones financieras bien informadas.

¿No está seguro de qué solución de software económico se adapta mejor a su agencia? ¡Estás en el lugar correcto!

En el análisis comparativo que sigue, exploraremos las características y funcionalidades de cinco soluciones líderes de presupuestación gubernamental: OneStream, Oracle EPM Cloud, SAP, Workday/Adaptive y Anaplan.

Las mejores soluciones de software de presupuesto para agencias gubernamentales

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OneStream es una solución financiera empresarial líder en la que confían las agencias gubernamentales. Ofrece una plataforma integral que unifica de manera única la consolidación financiera, la planificación, la generación de informes y el análisis. Con sólidas funciones de presupuestación, OneStream ofrece los siguientes beneficios a las agencias gubernamentales (consulte la Figura 1):

• Unifica todos los datos financieros y operativos.
• Permite a las agencias acelerar y simplificar los procesos de planificación en todas las oficinas de Presupuesto y Finanzas.
• Incorpora IA para mejores decisiones y productividad

La plataforma unificada de OneStream permite a los equipos de Finanzas y Operaciones colaborar mejor y ofrecer una única fuente de verdad. Tener esa fuente única elimina la complejidad de múltiples soluciones, interfaces e integraciones. Sin mencionar que las agencias también pueden evitar el alto costo y la duplicación de datos y metadatos, evitando al mismo tiempo procesos y actualizaciones que consumen mucho tiempo.

La plataforma unificada de OneStream permite a los equipos de Finanzas y Operaciones colaborar mejor y ofrecer una única fuente de verdad. Tener esa fuente única elimina la complejidad de múltiples soluciones, interfaces e integraciones. Sin mencionar que las agencias también pueden evitar el alto costo y la duplicación de datos y metadatos, evitando al mismo tiempo procesos y actualizaciones que consumen mucho tiempo.

Pros:

• La mayor tasa de éxito del cliente en la industria.
• Solo un proveedor de CPM en la nube autorizado provisionalmente completo, de extremo a extremo con certificación FedRAMP moderada y DoD Impact nivel 4 (IL-4).
• Plataforma intuitiva con una experiencia de usuario lógica, eficiente y moderna.
• Plataforma integral que respalda procesos PPBE de extremo a extremo para agencias gubernamentales.
• Capacidad para respaldar el crecimiento y la evolución de las agencias a lo largo del tiempo sin reimplementar ni agregar más deuda técnica.
• Informes de autoservicio integrados, paneles de control, análisis ad hoc e integración profunda con Microsoft Office en una sola plataforma, desde el saldo hasta los detalles transaccionales con un desglose fluido y detallado de los detalles de respaldo para lograr transparencia, auditabilidad y detalles procesables detrás de cada número.

Contras:

• La implementación puede requerir tiempo y recursos adicionales.
• Los usuarios pueden enfrentar una curva de aprendizaje durante la implementación inicial.

2. Nube de gestión del rendimiento empresarial de Oracle

Oracle Enterprise Performance Management Cloud (Oracle EPM Cloud) proporciona una solución para que las agencias federales automaticen la formulación y ejecución del presupuesto. Ofrece funciones de planificación, previsión, generación de informes, seguridad y capacidades de flujo de trabajo.

Pros:

• Acceso a un grupo de profesionales capacitados, servicios, socios y experiencia en el campo gracias a una gran base de clientes y una red global.
• Integración con soluciones Oracle (ERP, HCM, CRM, etc.) y bases de datos, y una buena solución para la gestión de datos maestros, la integración de datos y la calidad de los datos.
• Proveedor autorizado bajo FedRAMP.

Contras:

• Referencias en vivo limitadas, huella y revisiones/insights de pares para las soluciones EPM en la nube.
• Múltiples soluciones fragmentadas que requieren múltiples integraciones complejas entre soluciones para conciliar datos reales con planes e incorporar datos financieros y operativos para respaldar procesos de consolidación, cierre, planificación financiera y operativa y procesos de generación de informes de extremo a extremo.
• La implementación puede requerir mucho tiempo y recursos.

3. Productos

La solución de SAP para EPM es una combinación de SAP Group Reporting integrado en S/4HANA para consolidaciones y SAP Analytics Cloud (SAC) para planificación financiera y operativa.

SAP S/4HANA Group Reporting es una solución empresarial para consolidaciones. Como parte de S/4HANA, la solución Group Reporting aprovecha una combinación de funciones vinculadas a Group Reporting para consolidaciones y S/4HANA para capacidades centrales de cierre. SAP Analytics Cloud es una plataforma basada en la nube para planificación, inteligencia empresarial (BI) y análisis predictivo que permite a las organizaciones visualizar, planificar y tomar decisiones basadas en datos.

Pros:

• Confianza de ambas soluciones en la misma tecnología S/4HANA para optimizar la integración con los sistemas SAP ERP.
• Presencia global que garantiza el acceso a un amplio grupo de profesionales capacitados y conocimiento del dominio de SAP.
• Proveedor autorizado por FedRAMP.

Contras:

• Group Reporting y SAC utilizan la misma tecnología subyacente, pero siguen siendo soluciones separadas con implementaciones y recursos separados.
• Se deben conectar varios productos y esto genera silos de datos dispares. Cada producto implementado significa un punto de integración adicional. Cada integración es un punto de riesgo de falla debido a la necesidad de pruebas de calidad de los datos y resolución de problemas, además de mantenimiento y modificaciones continuos a medida que cambian los requisitos.
• La falta de características, capacidades y flexibilidad significa que las soluciones no pueden satisfacer los requisitos integrales y cambiantes de las organizaciones.

4. Planificación adaptativa de la jornada laboral

Workday Adaptive Planning cubre funciones de planificación, consolidación, análisis y generación de informes. Construida sobre una base de datos patentada en memoria, la solución permite la colaboración y actualizaciones en tiempo real en una interfaz de usuario de navegador similar a una hoja de cálculo. 

Pros:

• Apoya el proceso de planificación financiera que cubre la elaboración de presupuestos, la previsión y la planificación estratégica.
• Interfaz intuitiva para usuarios de diferentes departamentos.
• Fácil integración con Workday Finance y RRHH.

Contras:

• Referencias en vivo limitadas, huella y revisiones/insights de pares para las soluciones EPM en la nube.
• No es un proveedor autorizado de FedRAMP.
• Soluciones y tecnologías fragmentadas y múltiples que requieren múltiples integraciones complejas entre soluciones para conciliar los datos reales con los planes.
• Modelo de datos limitado para todos los procesos CPM/EPM y capacidades de integración de datos limitadas para gestionar múltiples ERP y otras integraciones de datos del sistema fuente.
• Curva de aprendizaje potencial para nuevos usuarios.

5. Anaplan

Anaplan es una tecnología de modelado en la nube que permite planificar, presupuestar y realizar previsiones en una única plataforma. La solución presta servicios a clientes en una variedad de sectores y funciones, que incluyen finanzas, ventas y marketing, cadena de suministro y recursos humanos y fuerza laboral.

Pros:

• Interfaz de navegador fácil de usar.
• Modelado flexible que admite un amplio conjunto de casos de uso de planificación.
• Equipo de servicios profesionales que trabaja junto con su red de socios para garantizar el soporte de implementación.

Contras:

• Referencias en vivo limitadas, huella y revisiones/insights de pares para las soluciones EPM en la nube.
• No es un proveedor autorizado de FedRAMP.
• Potencialmente se necesitan tiempo y recursos adicionales para escalar y evolucionar con la agencia para actualizar y/o conectar módulos en respuesta a los cambios.
• Inteligencia financiera limitada en la plataforma, lo que requiere que todo se desarrolle cada vez.
• Curva de aprendizaje potencial para nuevos usuarios.

Conclusión

Elegir la solución presupuestaria adecuada es esencial para las agencias que buscan ir más allá de los procesos heredados/manuales y evolucionar hacia una solución EPM moderna. En esta publicación de blog, cada una de las cinco mejores soluciones de software de presupuesto destacadas ofrece características y beneficios únicos, que satisfacen las diversas necesidades de las agencias gubernamentales.

Sin embargo, hay una solución de software de presupuesto financiero que destaca sobre el resto si busca optimizar los procesos financieros administrativos y aumentar significativamente la confianza en los informes y la planificación. En última instancia, OneStream ofrece el mejor software para manejar las necesidades cambiantes de sus agencias, sin importar cuán complejas sean.

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Para el Departamento de Defensa (DoD), la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos sensibles es una máxima prioridad. El avance del riesgo de ciberseguridad puede presentar riesgos importantes tanto para las personas como para las empresas y los gobiernos. Dado ese riesgo, es imperativo tener una buena seguridad de la información y una postura sólida de ciberseguridad. Por lo tanto, designaciones como la autorización DoD Impact Level 4 (DoD IL4) son importantes para las soluciones tecnológicas que utilizan las agencias gubernamentales.

En esta publicación de blog, brindaremos una descripción general de la autorización DoD IL4 y por qué es importante para las agencias gubernamentales cuando evalúan soluciones en la nube.

¿Qué es la autorización provisional DoD IL4?

La Agencia de Sistemas de Información de Defensa (DISA) sirve como agencia de apoyo de combate de tecnología de la información para el Departamento de Defensa. Más específicamente, DISA proporciona orientación fundamental a los proveedores de servicios en la nube para alojar información y sistemas del Departamento de Defensa. Las rigurosas evaluaciones de seguridad de DISA ayudan a las agencias gubernamentales a tomar decisiones informadas al evaluar las ofertas de servicios en la nube.

Como responsabilidad principal, DISA desarrolla y mantiene los requisitos de seguridad básicos utilizados por el Departamento de Defensa para evaluar la seguridad de una oferta de servicios en la nube. DISA define los niveles de impacto del DoD, las pautas de seguridad para cada uno y los requisitos que se deben seguir. A su vez, esos requisitos garantizan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información sensible.

DISA define cuatro Niveles de Impacto: IL2, IL4, IL5 e IL6. Para cada nivel creciente, existen estándares más sólidos basados ​​en dos factores. El primero es la sensibilidad de la información que se almacenará o procesará. El segundo es el impacto potencial de un evento que resulte en la pérdida de confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información (ver Figura 1).

El reconocimiento DoD IL4 demuestra que la oferta de servicios en la nube cumple con los requisitos de seguridad para procesar y almacenar datos no públicos y no clasificados, incluidos información no clasificada controlada (CUI). Con dichos datos, la divulgación no autorizada de información puede tener un efecto adverso grave en las operaciones y activos de la organización o en los individuos.

Aunque DoD IL4 no contiene datos clasificados ni datos asociados con la seguridad nacional, aún se requieren salvaguardias sustanciales. Estas salvaguardas incluyen controles de acceso, identificación y autenticación, cifrado, auditoría y monitoreo.

¿Por qué es importante la autorización IL4 del DoD para las agencias del gobierno federal?

En general, el software que recibe la autorización DoD IL4 ofrece varios beneficios clave para las organizaciones del DoD que buscan aprovechar las soluciones basadas en la nube para satisfacer las necesidades operativas.

El software autorizado por IL4 incluye los siguientes beneficios:

1. Garantía de seguridad:  Se somete a rigurosas evaluaciones de seguridad y cumple con amplios requisitos de seguridad establecidos por el Departamento de Defensa para garantizar que el software tenga funciones y controles de seguridad sólidos para proteger la información confidencial.
2. Apoyo a la misión:  Proporciona confianza para alojar y procesar aplicaciones y cargas de trabajo de misión crítica que involucran información confidencial del Departamento de Defensa.
3. Interoperabilidad:  Promueve la interoperabilidad y compatibilidad entre diferentes sistemas, plataformas y entornos del DoD, permitiendo la integración y el intercambio de datos entre aplicaciones autorizadas por IL4 y otros componentes del DoD para facilitar la colaboración y el intercambio de información en toda la empresa.
4. Confianza y confidencia:  Brinda seguridad a las partes interesadas del Departamento de Defensa de que el software cumple con los rigurosos estándares y requisitos de seguridad del Departamento de Defensa, lo que mejora la confianza en la capacidad del software para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos.
5. Eficiencia y Ahorro de Costos:  Ayuda a las organizaciones del Departamento de Defensa a optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia y lograr ahorros de costos a largo plazo al reducir el riesgo de incidentes de seguridad y los costos de remediación asociados.

Autorización OneStream y DoD IL4

Software OneStream se enorgullece de haber recibido la autorización provisional del DoD IL4. Cuando se buscan soluciones seguras en la nube que cumplan con los estándares federales, las agencias federales exigen esta importante calificación para garantizar una buena seguridad de la información.

Este reconocimiento significa que OneStream Software cumple con los requisitos de seguridad para el procesamiento y almacenamiento de información no clasificada controlada.

Con esta autorización, OneStream proporciona a las agencias del Departamento de Defensa una sólida solución de plataforma para consolidación financiera, informes, planificación, análisis y calidad de datos con un mayor nivel de seguridad.

Por lo tanto, OneStream permite en última instancia a las agencias acelerar y simplificar los procesos de planificación en todas las Oficinas de Presupuesto y Finanzas. Al modernizar las operaciones administrativas, las agencias federales pueden afrontar mejor los crecientes costos de recursos, optimizar las asignaciones de fondos y avanzar en los resultados de la misión (ver Figura 2).

En OneStream, creemos que la seguridad y el cumplimiento son fundamentales, por lo que estamos comprometidos a brindar una plataforma segura y confiable para nuestros clientes. DoD IL4 marca la última incorporación al portafolio de cumplimiento de OneStream, incluido el estado FedRAMP Moderado.

Conclusión

DISA desempeña un papel crucial a la hora de respaldar las necesidades del Departamento de Defensa y mantiene altos estándares para garantizar la seguridad, el cumplimiento y la preparación para la misión de los entornos de nube. Al evaluar el software, las agencias del gobierno federal deben comprender los niveles de impacto de DISA y cómo pueden respaldar las misiones de la agencia para garantizar la confianza en la selección de software que cumpla con los requisitos de la agencia.

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La inteligencia artificial (IA) es una de las tecnologías más revolucionarias de nuestro tiempo y claramente será un foco de atención en el futuro para las agencias gubernamentales. De hecho, la Ley de IA en el Gobierno se creó para promover el uso responsable de la tecnología de IA. La ley afectará significativamente las operaciones de la agencia a través de nuevas demandas sobre la fuerza laboral, la información y la infraestructura. Con esta ley, los líderes financieros pueden mejorar sus operaciones administrativas y crear resultados de alto valor.

¿Qué es la Ley de IA en el Gobierno de 2020?

La Ley de IA en el gobierno se creó para apoyar a las agencias federales a fin de garantizar que responsablemente acercarse a la tecnología de IA. La ley tiene tres objetivos principales:

• Ayuda en la adopción de tecnologías de IA
• Avanzar en las capacidades y el uso de la IA
• Mejorar la productividad y la eficiencia en beneficio de los ciudadanos.

Además, el La Oficina de Gestión y Presupuesto ha propuesto una política (actualmente en proceso de revisión de comentarios públicos) para crear nuevos requisitos de agencia y orientación para la gobernanza, la innovación y la gestión de riesgos de la IA. La IA será un esfuerzo futuro importante que los líderes de las agencias deberán incorporar en los planes operativos futuros y que afectará los recursos, la información y la infraestructura. Por tanto, los líderes pueden esperar realizar cambios operativos.

¿Qué significa la Ley de IA en el Gobierno para las agencias actuales?

Con cambios operativos en el horizonte, los líderes de las agencias deben planificar estratégicamente sus próximos pasos para la integración de la IA. La ley y la política propuesta describen nuevos roles, responsabilidades, informes y requisitos clave que las agencias deberán considerar al adoptar procesos comerciales de IA. Las agencias deberían considerar tomar las siguientes acciones al abordar la IA:

• Designar el talento adecuado (es decir, director de IA) para liderar y apoyar la innovación responsable en IA.
• La identificación de estrategias prácticas de IA que aumentará la eficiencia y mejorará las operaciones.
• Planificación de nuevos recursos, datos, infraestructura y cambios presupuestarios necesarios para la ejecución.
• Evaluar y eliminar barreras que potencialmente obstaculicen la adopción de soluciones de IA (es decir, infraestructura de TI, datos, seguridad, etc.).
• Evaluar los riesgos que deben gestionarse, especialmente si podrían afectar los derechos y la seguridad del público.

¿Cuáles son las oportunidades prácticas de IA para los equipos de finanzas?

Los equipos financieros pueden aprovechar la tecnología de IA de diversas formas valiosas y sensatas para crear mejores resultados.

Una forma es incorporar IA y aprendizaje automático (ML) en las operaciones administrativas, que es una tendencia creciente para los equipos de finanzas. ¿Por qué? Bueno, el aprendizaje automático puede ayudar a los equipos de finanzas a realizar pronósticos más precisos y confiables, automatizar tareas repetitivas e identificar patrones y tendencias que de otro modo podrían pasar desapercibidos en el análisis tradicional. ¿Cómo?

ML facilita la previsión a los equipos de finanzas de tres maneras: 

1. Mejorar la presupuestación y la planificación

Los métodos tradicionales de planificación financiera a menudo se basan en suposiciones y datos históricos, lo que genera imprecisiones y capacidades predictivas limitadas.  ML ha transformado este proceso al incorporar múltiples variables y relaciones de datos complejas, lo que permite a Finanzas realizar predicciones y proyecciones más precisas (ver Figura 1).

Al aprovechar los algoritmos de aprendizaje automático, Finanzas puede analizar datos financieros históricos junto con factores externos como tendencias del mercado, comportamiento de los clientes e indicadores económicos. Estos algoritmos pueden identificar patrones ocultos, descubrir relaciones no lineales y generar pronósticos más precisos. Como resultado, Finanzas puede tomar decisiones basadas en datos, optimizar la asignación de recursos y mitigar los riesgos financieros. ¿El mayor beneficio? Poder planificar mejor los diferentes servicios, como impuestos, tarifas y volúmenes de envío.

2. Empleo de modelos de escenarios y análisis de sensibilidad.

El modelado de escenarios y las simulaciones estratégicas se han convertido en herramientas cruciales.s que ayudan a las agencias a comprender los resultados potenciales de diferentes escenarios y decisiones. Utilizando dichas evaluaciones, los equipos de Finanzas pueden tomar decisiones estratégicas y desarrollar planes de contingencia para mitigar los riesgos y servir mejor a la misión de la agencia.

Al incorporar pronósticos de IA y ML en Planificación de escenarios, las agencias pueden crear escenarios más realistas y útiles e identificar el mejor curso de acción (ver Figura 2).

3. Mejora de la eficiencia operativa

ML mejora la eficiencia operativa al automatizar tareas repetitivas, minimizar errores e identificar áreas de mejora. Específicamente, Finanzas puede aprovechar los algoritmos de ML para optimizar procesos financieros como formulación de presupuestos, informes de variaciones y presentación de informes financieros.

Por ejemplo, los algoritmos de aprendizaje automático pueden eliminar la necesidad de procesos manuales tediosos y permitir que Finanzas analice fácilmente grandes volúmenes de datos financieros para identificar anomalías y señalar riesgos potenciales en tiempo real. Al automatizar estos procesos, Finanzas puede ahorrar tiempo, mejorar la precisión y centrarse en actividades de valor añadido.

Conclusión

Hoy en día, los equipos financieros necesitan lograr avances significativos y mejorar las operaciones administrativas. Con la Ley de IA en el Gobierno y la reciente orden ejecutiva del presidente Biden sobre el uso responsable de la IA, existe la urgencia de que las agencias aprovechen la IA para ser competitivas durante estos tiempos dinámicos. Ahora, los líderes de las agencias tienen un marco para implementar la tecnología de IA y mejorar la efectividad de la misión con tecnología de IA práctica.

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Las agencias gubernamentales están bajo una presión cada vez mayor para comunicar eficazmente sus planes, iniciativas e impacto en la comunidad. El presupuesto, una poderosa herramienta de comunicación, ayuda a las agencias a hacer precisamente eso, no sólo identificando servicios y asignaciones de fondos, sino también proporcionando la justificación detrás de las decisiones clave. Para reforzar la confianza en los presupuestos, los equipos de finanzas deben priorizar los datos de calidad, fomentar una mejor colaboración e implementar procesos de revisión continua.  

A medida que se acerca el próximo ciclo presupuestario, ahora es el momento de que las agencias estatales y locales realicen mejoras y se preparen para una temporada de planificación con más confianza.

Comprender la importancia del presupuesto

El presupuesto anual identifica de manera crucial los servicios que se brindarán y las asignaciones de fondos asociadas, la alineación de recursos y la rendición de cuentas del gasto. Pero el presupuesto es también una poderosa herramienta de comunicación para Finanzas. ¿Por qué? El presupuesto convierte planes, iniciativas y programas en hechos y cifras para las partes interesadas tanto internas como externas. De este modo, el presupuesto muestra cuantitativamente qué servicios y funciones son prioritarios y cómo se apoyarán ambos. Básicamente, el presupuesto crea la justificación detrás de las decisiones clave y un plan tangible que luego se ejecuta y se realiza un seguimiento a lo largo del tiempo.

Afrontar desafíos singulares en la planificación gubernamental

Agencia del gobierno Los líderes financieros enfrentan la exigente tarea de crear un presupuesto equilibrado y al mismo tiempo garantizar la sostenibilidad financiera a largo plazo. Equilibrar la optimización de los fondos restringidos con el apoyo a los objetivos e iniciativas de la comunidad crea un desafío complejo (ver Figura 1). En consecuencia, las decisiones sobre la utilización de fondos recurrentes versus no recurrentes, las asignaciones de reservas, la cobertura de servicios básicos y la financiación de nuevas iniciativas requieren una consideración cuidadosa. Para generar confianza en sus planes, los equipos de finanzas deben confiar en datos confiables, colaborar de manera efectiva con las operaciones y adoptar un monitoreo continuo.

Crear confianza en el proceso presupuestario

Para abordar preguntas desafiantes y tener seguridad detrás del plan, Finanzas requiere datos confiables durante todo el proceso presupuestario. Las agencias gubernamentales pueden implementar las siguientes tres estrategias para presupuestar con confianza:

1. Confíe en datos de calidad: Aproveche las herramientas para centralizar datos, garantizar controles de calidad de los datos y brindar transparencia.
2. Permitir una mejor colaboración: Ofrezca a los usuarios no sólo herramientas de planificación e informes fáciles de usar, sino también los datos necesarios.
3. Implementar procesos de mejora continua: Proporcione a los equipos las capacidades para generar informes de variaciones, pronósticos y modelos sólidos de escenarios en tiempo real.

Confiar en datos de calidad

La base de un presupuesto confiable radica en tener datos precisos y oportunos para respaldar las decisiones de financiamiento y gasto. Es importante destacar que contar con datos y cifras que respalden las decisiones de financiación y gasto genera confianza. Si bien los datos no crean respuestas (eso es lo que hace la gente), sí sientan las bases que conducen a mejores conversaciones. ¿Cómo? Los datos facilitan conversaciones informadas, lo que demuestra la importancia de diversas iniciativas y posibles compensaciones.

Entonces, ¿cómo se pueden hacer llegar datos confiables a los equipos financieros y no financieros?

Para empezar, los equipos de finanzas deberían trabajar con las partes interesadas operativas y de TI para aprovechar los datos disponibles en toda la organización para generar conocimientos informados y tomar decisiones basadas en datos. Implementar herramientas que centralicen datos de múltiples fuentes, garantizar el control de calidad de los datos y proporcionar transparencia con capacidades de profundización puede fomentar la alineación y la confianza dentro de la organización.

Permitir una mejor colaboración

Si bien el presupuesto anual es un proceso impulsado por las finanzas, toda la organización debe tener a todos trabajando para lograr el plan común y las metas delineadas para la comunidad. Para ello se necesitan aportaciones de Finanzas y Operaciones para crear un presupuesto realista y ejecutable. ¿Cómo se logra una mejor alineación? 

La alineación se produce cuando tanto Finanzas como Operaciones cuentan con herramientas de planificación e informes fáciles de usar y los datos necesarios para el análisis. Aprovechando el incorporado informes y análisis En una plataforma con capacidades de autoservicio, Finanzas puede crear fácil y rápidamente paneles e informes que se pueden compartir en toda la organización, y hacerlo de una manera que todos puedan entender y utilizar. 

Si bien otros profesionales de finanzas pueden comprender las hojas de cálculo de datos, no todos tienen el tiempo o la experiencia para profundizar en esos informes. Por lo tanto, poder abordar los puntos importantes de una manera que pueda compartirse y discutirse fácilmente es fundamental cuando el tiempo es esencial en el proceso de planificación anual.

Implementación de procesos de mejora continua

El proceso de planificación anual no debería ser un enfoque de "configúrelo y olvídese". Después de todo, dada la naturaleza dinámica del entorno empresarial actual, el presupuesto puede quedar obsoleto rápidamente. Por lo tanto, mantener la relevancia del presupuesto a lo largo del año requiere una mejora continua.

El seguimiento del presupuesto debe ir más allá del seguimiento del gasto y la rendición de cuentas a nivel de departamento y cuenta. Para ser efectivo, el monitoreo presupuestario también debe evaluar el nivel de servicio brindado a la comunidad, rastrear el progreso de nuevas iniciativas y programas e identificar tendencias y factores que pueden impactar operaciones futuras. Esta gran cantidad de conocimientos permite a las agencias estatales y locales comprender su desempeño y tomar mejores decisiones para el futuro. ¿Cómo pueden las agencias promover la mejora continua?

Las agencias que buscan facilitar dicha mejora deben proporcionar una plataforma que haga lo siguiente:

• Permitir informes de variación a nivel de detalle del fondo, proyecto o subvención que se puedan evaluar en tiempo real para medir el desempeño (consulte la Figura 3).
• Habilitar pronóstico durante todo el año para afinar la asignación de fondos y controlar el gasto.
• Realice modelos de escenarios sólidos para evaluar futuros alternativos, lo que ayuda a mitigar riesgos y optimizar oportunidades.

Conclusión

A medida que se acerca el próximo ciclo de planificación, las agencias gubernamentales deben tomar medidas proactivas para mejorar la confianza presupuestaria. Esos pasos incluyen priorizar datos de calidad, fomentar una mejor colaboración y adoptar procesos de mejora continua. A través de esas acciones, las agencias pueden mejorar la eficiencia de la planificación y empoderar a los tomadores de decisiones. La implementación de herramientas y metodologías modernas permitirá en última instancia a las agencias gubernamentales navegar con éxito el complejo proceso presupuestario y cumplir la misión de servir mejor a sus comunidades.

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At la, entendemos la naturaleza altamente compleja, lenta y desafiante de la planificación y la presentación de informes. Y esa comprensión es exactamente la razón por la que construimos el Plataforma financiera inteligente OneStream – que está diseñado para permitir una toma de decisiones segura y maximizar el impacto comercial para las agencias gubernamentales estatales y locales.

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Presupuestos de agencias estatales y locales: desafíos de planificación y pronóstico

Para los presupuestos de las agencias estatales y locales, la planificación y la previsión son funciones críticas que aseguran el uso eficiente de los fondos de los contribuyentes.

Pero a pesar de haber realizado inversiones significativas en tecnología de planificación de recursos empresariales (ERP), muchas agencias aún encuentran desafíos importantes para navegar el proceso extremadamente complejo de la elaboración de presupuestos gubernamentales. ¿Por qué?  Porque los sistemas ERP no fueron diseñados para administrar las complejidades de los presupuestos gubernamentales.  Desafortunadamente, muchas entidades se esfuerzan por sortear estas limitaciones con sistemas de mosaico de soluciones puntuales de software de pronóstico financiero y hojas de cálculo. Este enfoque de mosaico solo conduce a más desafíos en los que los equipos financieros de las agencias deben lidiar con cuellos de botella, fuentes de datos dispares y procesos de planificación aislados. Entonces, ¿cómo pueden las agencias estatales y locales superar estos desafíos?

En Presupuestos más inteligentes, más rápidos y mejores: cómo potenciar su ERP para hacer un mejor uso de los datos financieros: un seminario web reciente organizado por Gobernante, una división de e.Republic: los panelistas discutieron la respuesta a esa pregunta.  

Gobernante proporciona noticias, análisis y puntos de vista para los profesionales que lideran los estados y localidades de Estados Unidos. Publicado desde 1987, Gobernante es una fuente de registro confiable para los líderes públicos electos, designados y otros que buscan administrar el presente y anticipar el futuro del gobierno estatal y local.

En el webinar, moderador justin marlowe, Senior Fellow, Center for Digital Government, habla con los panelistas Brenda Decker, investigador principal, Centro para el Gobierno Digital, y Joel Bittick, gerente regional: SLED, OneStream Software, las complejidades y los desafíos únicos de los presupuestos de las agencias gubernamentales. Además, los panelistas analizan cómo el software de pronóstico financiero moderno aborda estos desafíos al integrarse perfectamente con los sistemas ERP y unificar las funciones de administración financiera.

Conquiste la complejidad en la elaboración de presupuestos con una plataforma financiera unificada

El Sr. Marlowe comienza la discusión con una pregunta sobre por qué tantos gobiernos estatales y locales mantienen procesos independientes para partes clave de los procesos financieros a pesar de la importante inversión en tecnología ERP. Luego, el Sr. Bittick describe cómo la mayoría de las agencias estatales y locales han realizado inversiones significativas en ERP para obtener resultados reales correctos, pero se han dado cuenta de que hay una brecha en lo que pueden ofrecer los ERP.  

Esta brecha conduce a aquellas agencias que confían en Microsoft Excel® o soluciones puntuales para muchas funciones, como conciliaciones de fondos/cuentas, planificación de subvenciones, planificación operativa e informes estatutarios del Informe financiero integral anual (ACFR)/Informe financiero anual popular (PAFR). Como explica el Sr. Bittick, estos Las herramientas independientes, especialmente las hojas de cálculo, son propensas a errores, carecen de controles y pistas de auditoría y tienen una escalabilidad limitada.  

El Sr. Bitchick luego explora cómo las hojas de cálculo no pueden abordar de manera efectiva las necesidades de dimensionalidad de los datos de los equipos financieros de las agencias estatales y locales (consulte la Figura 1).

Después de esa discusión, el Sr. Marlowe se dirige a la Sra. Decker con una pregunta sobre cómo responder cuando alguien dice que su hoja de cálculo es demasiado compleja para integrarla en un sistema financiero. La Sra. Decker, basándose en su experiencia como Directora de Información del Estado de Nebraska durante más de 10 años, describe cómo la mayoría de los sistemas ERP no fueron diseñados para agencias gubernamentales. Como resultado, los usuarios a menudo necesitaban confiar en hojas de cálculo que podían construirse según las necesidades específicas de los usuarios. Ella explica que la respuesta a este problema es invertir en una plataforma financiera que pueda superponerse a los sistemas ERP y satisfacer las necesidades únicas de las agencias gubernamentales.

A continuación, en una pregunta específica al Sr. Bitchick, el Sr. Marlowe pregunta cómo usaría una agencia La plataforma financiera inteligente de OneStream para modificar el plan de cuentas estático en un sistema ERP para que sea más apropiado para los informes o presupuestos de esa agencia. El Sr. Bittick describe cómo OneStream es una capa complementaria a los sistemas ERP, que principalmente administran transacciones financieras. Además, enfatiza, OneStream se integra a la perfección con los sistemas ERP para permitir el análisis financiero, la elaboración de presupuestos, la planificación, la previsión, el cierre y la generación de informes.  

Él describe cómo OneStream no reemplaza los sistemas ERP, sino que los complementa y se alinea con ellos (ver Figura 2). Elaborando, analiza cómo OneStream empodera a las agencias para administrar el desempeño mediante la combinación de finanzas reales eficientes y transparentes con planes prospectivos para medir los resultados y el desempeño. La Sra. Decker se suma a esta discusión al explicar que los sistemas ERP carecen de la capacidad de planificación para medir el valor para cumplir con las obligaciones de la agencia con los ciudadanos y administrar eficientemente su dinero.

El Sr. Marlowe luego comienza una discusión sobre los desafíos de administrar los fondos federales para los estados y las agencias locales, como los fondos de la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica del Coronavirus (CARES) y la Ley de Reducción de la Inflación. Centrándose en algunos de los desafíos con estos fondos, analiza la necesidad de gestionar las variaciones en los requisitos de seguimiento y presentación de informes, entre otros aspectos relacionados.

La Sra. Decker responde para señalar que "ese dinero viene con muchas condiciones". Elaborando, se centra en las variaciones en el cumplimiento y la presentación de informes de la financiación de subvenciones, incluidas las dificultades en la gestión de las subvenciones de traspaso. Esas subvenciones, enfatiza, requieren que la agencia no solo informe sobre cómo dispersó los fondos, sino que también realice un seguimiento e informe sobre cómo los destinatarios usaron esos fondos.  Ella explica además que, para seguir cumpliendo con los requisitos de la subvención, las agencias gubernamentales a menudo deben rastrear cosas que normalmente no se rastrean en los sistemas ERP.

Después de esa parte de la discusión, el Sr. Bitchick explica cómo la plataforma financiera inteligente de OneStream unifica los procesos financieros, incluidas soluciones como la planificación de subvenciones (consulte la figura 3). Explica además cómo esta solución permite a las agencias gubernamentales realizar un seguimiento de todas sus subvenciones e información de subvenciones dentro de la plataforma, independientemente de la cantidad de subvenciones. Este seguimiento de subvenciones incluye todos los gastos divididos por sueldos y salarios, compras, servicios y otros gastos. Al enfatizar los beneficios del seguimiento, observa cómo la solución incorpora tanto el seguimiento como la planificación con total auditabilidad. La Sra. Decker también interviene para enfatizar la importancia de esta capacidad de planificación, ya que las agencias deben evaluar cuidadosamente el impacto a largo plazo de las subvenciones, especialmente cuando la financiación inicial de la subvención creará una obligación de financiación futura después de que se utilicen los fondos de la subvención.

Continuando con el tema de la visión de futuro, el Sr. Marlowe pregunta a los panelistas sobre los desafíos que enfrentan las agencias gubernamentales al informar sobre el retorno de la inversión y específicamente con la presupuestación basada en el desempeño.

La Sra. Decker describe cómo establecer métricas de ROI puede ser muy difícil para las agencias gubernamentales, que a menudo deben cumplir mandatos que son difíciles de medir. Como ejemplo, contrasta la claridad de medir la integridad de un proyecto de construcción de carreteras con un proyecto de fácil acceso. En este último, los resultados son relativamente difíciles de definir, por lo que las agencias deben buscar sistemas que puedan adaptarse a esta necesidad. El Sr. Bittick luego brinda un ejemplo de cómo un cliente actual de OneStream está aprovechando la plataforma para implementar la presupuestación basada en el desempeño (consulte la Figura 4). Específicamente, describe cómo el cliente interactúa con OneStream para definir las métricas de ROI.

A medida que el seminario web llega a su fin, los panelistas concluyen con una discusión sobre cómo las tasas de inflación actuales están afectando los procesos presupuestarios de las agencias estatales y locales. La Sra. Decker describe cómo se les pide a las agencias que planifiquen escenarios múltiples en respuesta a la presión inflacionaria y cómo los sistemas ERP no tienen la capacidad para la planificación de escenarios múltiples. Continuando con la discusión, el Sr. Bitchick explica cómo una gran agencia estatal que ha estado luchando con las hojas de cálculo está aprovechando OneStream para responder a las cambiantes tasas de inflación al reformular los pronósticos mensualmente con los datos reales del mes anterior incluidos. Este proceso sería extremadamente difícil con hojas de cálculo, pero toma solo unos minutos con el software de pronóstico financiero de OneStream.

Conclusión

Al buscar mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos presupuestarios para optimizar el uso de los fondos de los contribuyentes, los equipos de Finanzas de las agencias estatales y locales enfrentan complicaciones diferentes a las de sus contrapartes comerciales. Los sistemas ERP son efectivos en la gestión de transacciones financieras de agencias, pero los sistemas no están diseñados para los requisitos únicos de la planificación gubernamental. Y como destaca el seminario web, la plataforma financiera inteligente de OneStream complementa y se alinea con los sistemas ERP y permite a las agencias conquistar la complejidad en el gobierno. presupuestación, planificación y previsión.

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La salud de cualquier organización multifacética depende de que varios equipos trabajen al unísono, con varias fuentes de datos en tiempo real. En esta publicación, analizaremos rápidamente cómo la tecnología adecuada puede aumentar la capacidad de su equipo para colaborar de manera rápida y precisa, todo desde la perspectiva del software de planificación y presupuestos de educación superior.

No hay nada simple sobre el presupuesto y la planificación en la educación superior. Es una matriz. ¿Cómo exactamente? Bueno, en pocas palabras, hay demasiadas partes móviles, demasiadas variables externas y demasiadas partes interesadas para que estas dos actividades fundamentales sean lineales. A medida que el ritmo de cambio cada vez mayor de la actualidad ejerce una presión cada vez mayor sobre los equipos de finanzas, muchos están tomando medidas para modernizar su presupuesto estático y ciclos de planificación.

La planificación y el presupuesto exitosos dependen de una colaboración masiva

Sería difícil encontrar un regente, presidente, preboste, decano o cualquier otro líder de educación superior que no incluyera la colaboración como un valor central. Las instituciones educativas tienen una interdependencia inherente y deben tener todas sus unidades organizacionales sincronizadas, trabajando juntas, para lograr grandes metas (ver Figura 1). Por ello, el acceso y la colaboración con la calidad datos es imperativo en todos los niveles de la organización.

Figura 1: La importancia del intercambio de datos y la colaboración Fuente: Servicios analíticos de HBR, 2020

La brecha de colaboración en el presupuesto y la planificación a menudo comienza y termina con la naturaleza segregada de los sistemas internos y, lo que es más importante, cómo esos sistemas comparten datos y ediciones. Cualquier equipo que envíe por correo electrónico versiones de hojas de cálculo y documentos con ediciones y notas conoce muy bien este problema.

Si esos equipos están imprimiendo copias impresas y editando con notas adhesivas, una práctica que todavía es sorprendentemente común, entonces ese dolor puede ser incluso peor. Esencialmente, trabajar por separado y consolidarse a lo largo del camino crea oportunidades para errores y destruye cualquier esperanza de un cambio rápido y preciso.

Los procesos manuales que generan presupuestos y planes estáticos ya no funcionan

Las hojas de cálculo no están equipadas para manejar las múltiples capas de trabajo que ocurren dentro de la ráfaga de actividad conocida como elaboración de presupuestos y planificación en la educación superior.

Figura 2: Los problemas causados ​​por la colaboración de hojas de cálculo llegan a lo largo y ancho Fuente: MarketWatch, “El 88% de las hojas de cálculo tienen errores"

De hecho, se espera que los equipos de planificación y presupuesto realicen ediciones, integren nuevos datos y estructuras, se mantengan actualizados y se comuniquen con más claridad que nunca. Estos son solo algunos de los principales desafíos que atascan los esfuerzos de presupuestación y planificación cuando se basan en actualizaciones manuales a través de hojas de cálculo:

1. Sin control de versiones. ¿Alguna vez ha estado trabajando en un gran proyecto en el que sus compañeros de equipo le enviaron varios correos electrónicos con un archivo adjunto que tenía el mismo nombre? ¿Sabía cuál se suponía que debía usar, sin perder el tiempo mirando hacia atrás a través de toda la cadena de intercambios?
2. Sin registro de auditoría. Cuando intercambia archivos, ¿cómo recuerda quién cambió qué? ¿Recuerdas cuando lo cambiaron?
3. Demasiados errores. ¿Se le ha encomendado la preparación del resultado final? Mientras volvía a escribir las ediciones de las notas y hojas de cálculo separadas en el resultado final (¿era realmente el "final"... o el "final2"...), accidentalmente escribió mal un número? Todos hemos estado allí, y todos hemos pasado horas recorriendo las hojas de origen para encontrar la entrada correcta. Peor aún, ¿qué sucede si no detecta el error por completo y el resultado final es incorrecto cuando se entrega al liderazgo?
4. Cambio lento. Todo el mundo odia los plazos, pero la velocidad es importante cuando se toman decisiones estratégicas. ¿Alguna vez presionó para entregar a tiempo, terminó su trabajo y solo más tarde se enteró de que el liderazgo estaba decepcionado porque el resultado que entregó estaba desactualizado en comparación con la información que acababan de escuchar en las noticias o sobre la que leyeron en una actualización legislativa? Si su conocimiento y datos no pueden actualizarse en tiempo real a sus resultados, ¿cómo puede estar seguro de que está tomando buenas decisiones?

Los costos ocultos de las hojas de cálculo son creados por la duplicación de esfuerzos, errores y reelaboración. Todo este tiempo perdido aleja el enfoque de su equipo del verdadero valor del análisis y la comunicación que respalda la toma de decisiones sólidas en toda la institución y mantiene a todos atrapados en el trabajo.

A medida que el ritmo del cambio sigue aumentando, los equipos de finanzas de educación superior deben dejar de centrarse en la recopilación, la conciliación y la gestión de puntos de integración clave para centrarse en colaborar con los responsables de la toma de decisiones y proporcionar información mejor y más rápida.

Avanzando con confianza

At la, entendemos que la complejidad es el subproducto inevitable del cambio, especialmente en la educación superior. En consecuencia, creemos que su éxito no se logrará eliminando la complejidad, sino que se logrará dirigiendo efectivamente a su institución a través de ella.

¿Cómo lo hacemos? Nuestra plataforma unificada de Finanzas Inteligentes (consulte la Figura 3) nos permite ofrecer nuestras muchas capacidades dentro de una sola aplicación extensible basada en la nube creada para escalar junto con su organización. Es por eso que cientos de organizaciones, incluidas muchas instituciones de educación superior, han elegido OneStream, y nunca han mirado atrás.

¿Por qué es importante la unificación? Bueno, elimina las posibilidades de errores creados por el trabajo manual y las herramientas de información financiera separadas y conectadas. Si vuelve a escribir los datos o depende de los puntos de conexión técnica para las actualizaciones, ha abierto la puerta a posibles problemas.

¿Qué puede hacer un enfoque de plataforma por usted y su equipo? Estos son algunos de los beneficios clave que obtiene con OneStream software de presupuesto y planificacion:

• Colaboración mejorada ya que todos los compañeros de equipo tienen acceso a los datos que necesitan y pueden comunicar claramente ediciones, adiciones y correcciones.
• Mayor confianza ya que el equipo trabaja desde una única fuente de información actualizada en tiempo real. · Mayor precisión ya que los datos se actualizan automáticamente en todos los formularios de planificación, visualizaciones y tableros.
• Mayor consistencia ya que la plataforma proporciona flexibilidad pero también se mantiene fiel a las estructuras administrativas.
• Tiempo de entrega reducido sobre los productos finales.

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¿Necesitas alguna prueba? ¿Qué tal un gran ejemplo de una de las 10 mejores universidades públicas de investigación del país? Este estudio de caso detalla cómo OneStream ha ayudado a reducir el tiempo necesario para completar los presupuestos y ha detallado los ROI, incluida la forma en que un proceso regular existente de 3.5 horas se redujo a solo 5 minutos.

¿Quieres continuar la discusión? ¿Tiene alguna pregunta? Contacto, y uno de nuestros expertos se comunicará con usted lo antes posible.

Descargar el caso de estudio

Los equipos de presupuesto, contabilidad y finanzas en la educación superior, al igual que en otros campos, deben adaptarse y prosperar frente al cambio rápido. En esta serie de blogs, descubriremos los impulsores de valor clave que el software moderno de presupuestación y planificación tiene para ofrecer a los líderes de educación superior. También trazaremos cómo estos líderes pueden comenzar o acelerar el viaje para conquistar la complejidad y empoderar a sus equipos para que lideren a gran velocidad.

La velocidad y la agilidad son más importantes que nunca

Si bien la precisión, la transparencia y la consistencia son la columna vertebral de las operaciones contables y financieras, agregar velocidad y agilidad es lo que finalmente separa a las instituciones que brindan un valor constante de aquellas que tienen dificultades.

Y a medida que pasan los dos años de la pandemia de COVID-19, la velocidad y la agilidad nunca han sido más importantes para los líderes en la educación superior.

Estos líderes se han visto obligados repetidamente a ajustar las operaciones diarias. Pero ahora enfrentan otro obstáculo: reconciliar visiones, planes y presupuestos con una interrupción histórica que ha creado caídas en la inscripción, lo que ha provocado una pérdida crítica de ingresos (consulte la Figura 1).

Gráfico: Natalie Schwartz/Higher Ed Drive, Fuente: National Student Clearinghouse Research Center

Esas pérdidas de ingresos, naturalmente, ejercieron presión sobre el equipo de Finanzas. Y si bien la presión no es nada nuevo para los líderes financieros en la educación superior, el COVID-19 y sus complejidades han socavado a muchas instituciones hasta el punto de que ya no intentan equilibrar los presupuestos mediante recortes y eficiencias. En cambio, las escuelas deben repensar y reestructurar sus modelos de negocios.

Los miembros de la junta, los presidentes y los decanos, todos los cuales tienen grandes responsabilidades, exigen, por lo tanto, datos más consistentes y oportunos para informar sus decisiones.

Por lo tanto, los equipos de contabilidad y finanzas deben modernizarse para optimizar los procesos, unificar los resultados y empoderar al liderazgo con la información necesaria no solo para tomar decisiones clave, sino también para pivotar cuando sea necesario. Después de todo, aún no se conocen los impactos económicos y operativos totales de la pandemia, pero una cosa es cierta: la complejidad y el rápido ritmo de cambio son la nueva normalidad.

Lo que está en camino en esta serie de blogs

Durante las próximas semanas, explicaremos por qué los líderes de educación superior necesitan un enfoque moderno basado en una plataforma para planificación, presupuestación y previsión. También cubriremos cómo acelerar los ciclos de informes y análisis, y presentaremos la hoja de ruta para mostrarle cómo hacerlo realidad.

A continuación se muestra un desglose de los temas y desafíos relacionados que cubriremos en el camino:

1. presupuesto- ¿Su proceso de presupuesto anual lleva demasiado tiempo debido a la integración manual de datos con los sistemas centrales y una dependencia excesiva de las hojas de cálculo para el modelado? Incluso después de todo ese esfuerzo, ¿le falta visibilidad de las fuentes de financiación en toda la organización? Si confía en sistemas y procesos obsoletos, es difícil alinear los planes financieros con los objetivos estratégicos. ¿Por qué? Bueno, centrarse en las prioridades institucionales requiere precisión, y la precisión es un beneficio clave que el software de gestión del rendimiento empresarial aporta.
2. Planificación/pronóstico a largo plazo– ¿Su proceso de planificación a largo plazo produce documentos estancados que a menudo están desactualizados antes del final del primer trimestre? Con tantas piezas en movimiento, fuentes de financiación estatal, investigación, dotaciones, costos en constante aumento, puede ser difícil, si no imposible, mantener la relevancia de su plan y sus pronósticos. Analítica predictiva y la previsión resuelven ese dilema.
3. Reporte/Análisis (Señalización)– Tradicionalmente, la presentación de informes se ha utilizado para monitorear y comunicar el progreso hacia las metas y prioridades descritas en los planes y presupuestos, por lo que, históricamente, los informes solo han mirado hacia atrás. En el futuro, queremos mejorar la función de informes. Empoderar a los líderes para recibir y comprender rápidamente las posiciones financieras y operativas. Brindar a los líderes los datos y los conocimientos necesarios para pivotar cuándo y dónde es necesario corregir el rumbo o aprovechar las oportunidades.  Señalización financiera hace que todo suceda.

La mejor alternativa: una plataforma unificada

OneStream ha empoderado a cientos de organizaciones (incluidas docenas en el del sector público) para liberar el poder de Contabilidad y Finanzas al unificar la planificación, el presupuesto, la previsión, la generación de informes y el análisis a través de una única solución ampliable (consulte la Figura 2). Esta solución se entrega a través de una plataforma en la nube diseñada para evolucionar y escalar con su institución.

¿Por qué debería importarte? Bueno, estos son solo algunos de los beneficios clave que obtiene con El software de presupuesto y planificación de OneStream:

• Analice escenarios hipotéticos alternativos y opciones de financiación sobre liquidez clave, convenios de deuda, estructura de capital y más.
• Simplifique la entrada de revisiones de planificación con formularios web dinámicos o la comodidad de Excel para crear o actualizar planes o previsiones al instante.
• Unifique planes operativos granulares con objetivos financieros con más de 50 OneStream MarketPlaceTM soluciones (por ejemplo, planificación de personas, planificación de capital, planificación de efectivo y planificación de cosas).
• Administre, cree y mantenga modelos predictivos sin necesidad de conocimientos técnicos o experiencia en materia de ciencia de los datos.
• Cree señales e información sobre capital de trabajo diario y semanal, costos controlables, inscripciones y otros KPI.
• Automatice los paquetes de informes financieros mensuales mediante la integración de MS PowerPoint® y Excel®.
• Mantenga registros de auditoría y verificaciones de control de calidad de datos.

Conectémonos y continuemos la discusión

Si bien es posible que aún no sea un cliente, apreciamos su trabajo en el sector público y valoramos su opinión, y nos encantaría explorar oportunidades en las que podamos avanzar juntos. En OneStream, nuestra misión es simple: “Cada cliente es una referencia, un éxito a la vez”.

Para obtener más información, descargue el Resumen de soluciones para la educación superior. ¿Quieres continuar la discusión? ¿Tiene alguna pregunta? Contacto, y uno de nuestros expertos se comunicará con usted lo antes posible.

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Si las finanzas del gobierno se tratan de algo, se trata de datos. A menudo grandes cantidades de datos. Datos que se reciben (de sistemas de origen como ERP u otras agencias), datos que se procesan (como formulación de presupuestos, asignaciones y proyecciones) y datos que se envían (datos a otras agencias e informes al público) .

En prácticamente cualquier paso del viaje de los datos financieros, nos encontramos en la necesidad de información adicional sobre el número que tenemos delante en un momento determinado. Si es un valor agregado, ¿cuáles son las partes componentes? ¿De dónde salió el número? ¿Fue importado de otro sistema? ¿Alguien ingresó el número? ¿Fue calculado? ¿Este número está vinculado a un fondo, oficina, programa, proyecto u objetivo estratégico específico? ¿Ha cambiado este número? ¿Quién lo cambió? ¿Cuándo lo cambiaron? ¿Qué era antes de que lo cambiaran? ¿Requirió aprobación para ser cambiado? ¿Quién lo aprobó y cuándo? ¿Qué otros números se ven afectados si este número cambia?

Todo esto se reduce a lo que posiblemente sea uno de los términos más utilizados, erróneamente definidos y diversamente entendidos en las finanzas públicas: análisis. Quizás esto se deba a que el término se usa fuera de las finanzas gubernamentales en prácticamente todos los campos imaginables. De hecho, recuerdo que en una clase de composición musical en la universidad, analizo Conciertos de Bach. Pero, cuando se trata de análisis de datos financieros del gobierno, se puede resumir como el proceso de descubrir la "historia de fondo" de los números. Cómo llegó aquí y lo que realmente representa. Posiblemente hay tantas formas de analizar los datos financieros como de interpretar el término. La siguiente es una discusión de algunos de los métodos más comunes de análisis financiero en el gobierno actual y algunos de los pros y los contras de cada uno:

• Llamá a alguien
• Usar hojas de cálculo
• Utilizar herramientas de inteligencia empresarial (BI)
• Utilice una plataforma de gestión financiera con análisis incluido

1 – Llamar a alguien

Esta es la solución más básica al problema de análisis. Necesitamos conocer información detallada sobre un valor, por lo que llamamos o enviamos un correo electrónico a la persona que creemos que puede tener la información requerida. Esta puede ser la persona correcta, o tal vez no. La respuesta puede ser rápida, o tal vez no. A menudo no se conoce el nivel de esfuerzo requerido por parte del respondedor para producir la información solicitada. Este método es más eficaz para ejecutivos o consumidores de información que, por lo general, solo manejan conjuntos de datos de muy alto nivel y rara vez tienen consultas de esta naturaleza. El retorno de la inversión de su tiempo para obtener acceso y capacitación para usar cualquier otro método puede no valer la pena ni para ellos ni para la agencia.

Pros:

• Sencillo para el solicitante
• Sin formación ni coste para el solicitante
• Respuestas específicas a preguntas específicas

Contras:

• Posiblemente un tiempo de respuesta muy lento
• Dependencia de los demás
• Posiblemente requiera muchas horas de esfuerzo de otros
• Posible incapacidad para obtener una respuesta en absoluto

2 – Usa hojas de cálculo

Este método es ampliamente utilizado. Este es el método utilizado por muchas de las personas que reciben las solicitudes en el método 1. Se trata de extractos de datos producidos por TI que luego se mapean y cargan en estructuras de datos heredadas como Essbase o TM1. Luego, los complementos se utilizan para conectarse a esos datos. La eficacia de este método puede variar mucho según la estructura de los datos de origen, la estructura del área de almacenamiento de datos intermedia y la habilidad y disponibilidad del equipo de TI involucrado en la extracción y el mantenimiento de los datos. Muchas agencias continúan utilizando este método simplemente porque lo han hecho durante mucho tiempo.

Aunque ciertamente hay un alto nivel de familiaridad con este método, llegar a la información necesaria puede llevar mucho tiempo. Los datos necesarios a menudo residen en más de un sistema. Puede haber datos de transacciones financieras en un sistema, datos de presupuesto en otro, flujo de trabajo y seguimiento de aprobaciones en otro, conciliaciones de cuentas en otro e información de auditoría en otro. Esto puede hacer que el proceso sea extremadamente complejo o, según los requisitos, imposible.

Pros:

• Las hojas de cálculo son omnipresentes y no requieren costos adicionales ni implementación
• La mayoría de los usuarios de finanzas en las agencias federales tienen una amplia experiencia con hojas de cálculo.
• Las hojas de cálculo son altamente portátiles y se pueden compartir a través de archivos adjuntos de correo electrónico

Contras:

• Complejidad de manejar datos de múltiples fuentes
• Puede ser muy laborioso para los analistas financieros, así como para TI
• La combinación y el uso de datos no está controlado y está abierto a interpretación
• Los modelos individuales arrojan resultados diferentes, no hay consistencia
• Falta de control de procesos, integridad de datos, registro de auditoría o seguridad

3 – Usa Herramientas de Inteligencia de Negocios

Muchas agencias tienen varias herramientas de inteligencia comercial (BI) como Tableau, Qlik o Cognos. Estos se utilizan para explorar datos, crear paneles, rastrear indicadores clave de rendimiento y generar informes. Muchos de ellos tienen una capacidad ETL (extraer, transformar, cargar) bastante sofisticada para unir tablas y extraer datos de los sistemas de origen, mientras que otros confían en herramientas ETL de terceros. En la mayoría de los casos, se basan en la utilización de datos en un universo de datos, almacén, lago de datos o mercado de datos.

Si bien las herramientas de BI requieren capacitación especializada, la mayoría de las agencias con estas herramientas internas tienen expertos en el personal. Sin embargo, estos expertos tienden a residir en un grupo de TI (tecnología de la información) u otros equipos operativos y es posible que no tengan la perspicacia financiera necesaria. Rara vez se mueve algún tipo de información de auditoría o control de los sistemas de origen a un almacén de datos y las herramientas de BI carecen de capacidad de auditoría por sí mismas. Las herramientas de BI también carecen de inteligencia financiera, por lo que cualquier tratamiento financiero de los datos requiere una configuración y/o programación extensa.

Pros:

• Muchas agencias ya cuentan con herramientas de BI
• La mayoría de las herramientas de BI tienen excelentes capacidades de panel y visualización.
• La mayoría de las herramientas de BI facilitan la conectividad y las uniones de tablas a las tablas del almacén de datos.

Contras:

• Las herramientas de BI no tienen inteligencia financiera
• Parte de la información crítica que a menudo se necesita no reside en el almacén de datos
• No hay registro de auditoría
• No hay control ni curación de los datos.
• Diferentes usuarios pueden producir diferentes resultados.

4 – Utiliza una Plataforma de Gestión Financiera con Análisis Incluido

Una opción más nueva para abordar esta necesidad es utilizar una plataforma financiera inteligente que tenga capacidad de análisis financiero integrada, como OneStream. En lugar de extraer datos de un sistema de presupuesto, un sistema de consolidación, un sistema de conciliación de cuentas, un sistema de gestión de documentos, un sistema de informes y un sistema de flujo de trabajo, todo esto se hace en una sola plataforma. Varias agencias con visión de futuro están utilizando actualmente esta nueva tecnología o están en proceso de implementarla. Pero la mayoría de las agencias todavía tienen múltiples sistemas en silos para administrar estas diversas funciones, ya que esta era la única tecnología disponible hasta hace relativamente poco tiempo.

Estos sistemas más antiguos eran de última generación cuando se implementaron hace 15 o 20 años. La tecnología más nueva administra estas funciones en una sola plataforma con toda la capacidad analítica que reside en la misma plataforma. Esto permite a un usuario profundizar y analizar un elemento de datos desde cualquier parte del sistema con auditoría y control de datos completos. Esto podría ser una pantalla de entrada de datos de formulación de presupuesto, un panel de KPI, una conciliación CARS o una sección de un CBJ o AFR. Cuando un usuario ve un número y tiene una pregunta con respecto a ese número o la visibilidad de quién realizó algún cambio, puede obtener la "historia de fondo" desde cualquier lugar del proceso en tiempo real. Esto es posible ya que toda la funcionalidad está contenida en una única plataforma.

Pros:

• Toda la información está disponible bajo demanda
• La información está disponible en tiempo real, no se requiere tiempo de respuesta
• No hay confianza en los demás.
• No se requieren habilidades analíticas especiales
• No se requiere un almacén de datos
• No se requieren herramientas de terceros
• Todos los que acceden a la información ven los mismos resultados.
• Ahorros significativos de tiempo y aumentos de productividad
• Mejoras significativas en la precisión y la integridad de los datos

Contras:

• La mayoría de agencias actualmente no cuentan con este tipo de plataforma (OneStream)
• Se requiere la implementación del nuevo sistema.
• Se requiere apoyo de nivel ejecutivo para pasar a un sistema moderno
• Retroceso inicial debido al costo (aunque generalmente genera ahorros una vez que se retiran los sistemas antiguos)
• Necesidad de superar la resistencia general al cambio.

Esperamos que esta sea una descripción general útil de algunas de las formas más comunes de obtener los detalles subyacentes de sus números. Todos tienen su lugar y sus pros y sus contras. Y cada agencia tiene que decidir qué funciona mejor para comprender la "historia de fondo" de sus números.

Para saber más visita el Sitio web Onestream.

COVID-19 está afectando a casi todas las personas y organizaciones en todo el mundo. Y aunque llevamos varios meses de pandemia, todavía hay muchas preguntas sin respuesta. ¿Volverán nuestras zonas de población más grandes a las restricciones de refugio en el lugar? ¿Deberíamos realmente anticipar aumentos de hasta tres veces en el trabajo remoto como Finanzas de Hackett 2020 ¿investigación sugiere? ¿Y cuándo volverán la demanda de los consumidores y la actividad de la cadena de suministro a los niveles anteriores a COVID, si es que alguna vez lo hacen?

El gobierno estatal y local y la educación (SLED) y la educación superior pública enfrentan las mismas preguntas que sus hermanos del sector privado. ¿Cómo es eso? Porque los presupuestos anuales o bienales existentes ya no reflejan el entorno económico bajo COVID. El impacto y la incertidumbre de COVID están generando muchas preguntas sobre las fuentes de financiamiento de estas organizaciones considerando la variabilidad en las condiciones macroeconómicas. ¿Por qué? Porque los presupuestos operativos de la educación superior pública reciben entre el 15 % y el 40 % de sus fondos de fondos estatales y federales. Y con la incertidumbre que impregna las agencias federales, estatales y locales, el desafío para los líderes de la educación superior de centrarse en los cambios estructurales en el aula se está volviendo cada vez más difícil. Los gobiernos estatales y locales también enfrentan presiones similares, ya que el 50-60% de sus ingresos fiscales (por ejemplo, impuestos sobre las ventas y la propiedad) generalmente se generan a partir del comercio minorista y otras industrias generadoras de impuestos que han sido diezmadas durante la pandemia.

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La Ley de Autorización de la Defensa Nacional (NDAA) es uno de los dos proyectos de ley anuales diseñados para que el Congreso supervise el presupuesto del Departamento de Defensa de los EE. UU. (DOD). El proyecto de ley de autorización determina las agencias responsables de la defensa, establece los niveles de financiación y establece las políticas para la asignación de dólares presupuestarios. Y este año, los requisitos presupuestarios crean el entorno perfecto para implementar también soluciones de gestión del rendimiento corporativo (CPM).

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El Programa Federal de Gestión de Riesgos y Autorizaciones (FedRAMP) es un programa del gobierno de EE. UU. que proporciona un enfoque estandarizado para la evaluación de la seguridad, la autorización y la supervisión continua de los productos y servicios en la nube. Fue diseñado para respaldar la necesidad de las agencias federales de adaptarse rápidamente de la TI antigua e insegura heredada a sistemas de TI basados ​​en la nube seguros, rentables y que permitan la misión.

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