En los últimos años, la integración de la inteligencia artificial (IA) en varios sectores ha transformado las operaciones, mejorando la eficiencia, la precisión y los procesos de toma de decisiones. Un área que resulta muy prometedora es la IA para las finanzas de la educación superior. Con las complejidades y los desafíos cada vez mayores que enfrentan las universidades y colegios, el uso responsable de la IA presenta una oportunidad para optimizar las operaciones, potenciar el conocimiento basado en datos y mejorar la presupuestación y la planificación.
Los líderes financieros abordan la idea de integrar la IA en la educación superior con una mezcla de entusiasmo y optimismo cauteloso. Por ejemplo, más de la mitad de los líderes financieros ya prevén que la IA se convierta en un componente central de los procesos financieros; un asombroso El 79% de los responsables de la toma de decisiones financieras también cree que la IA aumentará la productividad aumentando la eficiencia y mejorando la precisión en los procesos de negocio. Estos beneficios potenciales en la educación superior podrían remodelar las prácticas de gestión financiera y desbloquear oportunidades de innovación.
¿Cómo agrega valor la IA para las finanzas de la educación superior?
La IA en las finanzas no se trata de reemplazar la inteligencia humana sino de mejorarla. Como resultado de la automatización de tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, los equipos de finanzas pueden centrarse en actividades más estratégicas. Por ejemplo, las herramientas impulsadas por IA pueden automatizar la planificación, la entrada de datos y los informes financieros de rutina – liberando tiempo valioso para el análisis y la toma de decisiones.
Analicemos tres formas en las que la IA para las finanzas de la educación superior ofrece un valor significativo:
- Agilización de las operaciones financieras
- Potenciar el conocimiento basado en datos
- Mejorar la presupuestación y la planificación
1. Agilización de las operaciones financieras
Una preocupación cada vez mayor para muchas instituciones es simplificar los procesos y reducir costos. De hecho, EDUCAR destaca la necesidad de que las instituciones den pasos significativos para reinventar las operaciones universitarias y reducir considerablemente los costos como área principal de enfoque. Entonces, ¿cómo pueden las instituciones lograr mejoras sustanciales?
La IA es una forma impactante de simplificar y estandarizar procesos, datos y tecnologías.
Atrás quedaron los días de la entrada manual de datos, los engorrosos procesos de consolidación y los tediosos análisis de hojas de cálculo. En cambio, la capacidad de la IA para automatizar tareas financieras rutinarias y procesar grandes cantidades de datos permite la identificación de patrones y puntos de datos anómalos. Esta capacidad facilita el manejo de excepciones para los procesos financieros, como la planificación, el mantenimiento calidad de los datos e informes.
Como resultado, los equipos de finanzas pueden optimizar las operaciones y centrarse en las excepciones, en lugar de examinar conjuntos de datos completos. En última instancia, este enfoque ahorra un tiempo valioso y mejora la eficiencia de los procesos financieros.
2. Potenciar el conocimiento basado en datos
Otra prioridad principal para los líderes de la educación superior es mejorar los conocimientos y análisis basados en datos en toda la institución. De acuerdo a un Encuesta Crónica de la Educación Superior, 97% de los administradores universitarios Creemos que la educación superior debe mejor uso de datos y análisis para tomar decisiones estratégicas.
Los colegios y universidades generan grandes cantidades de información (incluidos datos financieros, de recursos humanos y de estudiantes) pero tienen dificultades para aprovecharla. Al ayudar a las instituciones a aprovechar esa información, la IA empodera a los equipos financieros (ver Figura 1). Una plataforma de inteligencia artificial puede reunir datos y ayudar a los equipos a obtener nuevos conocimientos sobre las perspectivas de las finanzas y los estudiantes.
Los algoritmos de IA pueden analizar los datos de una institución en tiempo real, descubriendo información y tendencias valiosas que informan la toma de decisiones estratégicas. Con análisis predictivos que pronostican escenarios financieros futuros, los equipos de Finanzas pueden planificar y asignar recursos de manera proactiva y efectiva para crear resultados optimizados para los estudiantes.
Aprovechar el poder de los conocimientos basados en datos permite a los equipos financieros tomar decisiones informadas que optimicen el rendimiento financiero y respalden los objetivos institucionales.
3. Mejorar la presupuestación y la planificación
La IA también puede proporcionar mejoras significativas a los tediosos procesos de planificación en universidades y facultades. Tradicionalmente, los métodos de planificación financiera a menudo se basan en suposiciones y datos históricos, lo que genera imprecisiones y capacidades de predicción limitadas.
En cambio, la IA permite a los equipos de finanzas ir más allá de los informes históricos y adoptar el aprendizaje automático (ML). Por aprovechando los algoritmos de aprendizaje automático, Finanzas puede analizar datos financieros históricos junto con factores externos, como tendencias del mercado, comportamiento de los estudiantes e indicadores económicos.
Estos algoritmos pueden identificar patrones ocultos, descubrir relaciones no lineales y generar pronósticos más precisos. En esencia, esas tendencias ayudan a las instituciones a tomar decisiones financieras informadas (ver Figura 2).
Por ejemplo, la IA puede analizar la demanda del mercado, las tasas de retención, las preferencias de los estudiantes y el rendimiento académico para modelar los ajustes recomendados en los precios de matrícula y tarifas. Esas capacidades maximizan los ingresos al tiempo que mantienen la asequibilidad y la competitividad. Como resultado, Finanzas puede satisfacer mejor las necesidades de los estudiantes, optimizar la asignación de recursos y mitigar los riesgos financieros.
¿Cómo deberían incorporar los líderes financieros de la educación superior la IA?
Con cambios operativos en el horizonte, los líderes de la educación superior deben planificar estratégicamente sus próximos pasos para la integración de la IA. La implementación exitosa de la IA para las finanzas de la educación superior requiere una planificación e inversión cuidadosas en infraestructura y capacitación. Pero cuando Finanzas emplea el derecho estrategia práctica de IA y compromiso con la innovación, la IA tiene el potencial de revolucionar las operaciones financieras en la educación superior.
En última instancia, la estrategia correcta allana el camino para procesos de gestión financiera más sostenibles, eficientes y centrados en los estudiantes.
Conclusión
La IA representa un cambio emocionante para los equipos financieros de educación superior, ya que ofrece oportunidades incomparables para optimizar las operaciones, desbloquear conocimientos y mejorar la toma de decisiones estratégicas. Al adoptar tecnologías de inteligencia artificial, los equipos de finanzas pueden navegar las complejidades de la gestión financiera con agilidad, resiliencia e innovación.
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Obtenga más información sobre cómo la IA financiera de OneStream permite de manera única a los equipos financieros de educación superior mejorar la planificación, obtener nuevos conocimientos y optimizar los procesos financieros.
Más informaciónHoy en día, la confianza en la calidad de los datos es de vital importancia, ya que los líderes de la educación superior deben responder a diversas presiones políticas y económicas. Los colegios y universidades también están bajo el microscopio para garantizar la responsabilidad fiscal y al mismo tiempo servir mejor a los estudiantes. Ahora más que nunca, los equipos de Finanzas de educación superior necesitan datos confiables, precisos y oportunos para tomar las decisiones correctas para cada escuela.
Los consejos universitarios también piden a las instituciones que proporcionen más transparencia y rendición de cuentas.. Esta solicitud significa que tener una estrategia clara para una gestión sólida y continua de la calidad de los datos es más importante que nunca. ¿Por qué? Mejores decisiones crean mejores resultados. Y los datos de alta calidad brindan a las instituciones la confianza en los datos para tomar decisiones correctas, lo que, a su vez, impulsa un mejor apoyo a los estudiantes, resultados más precisos y un menor riesgo.
¿Por qué es importante la calidad de los datos?
La investigación ha demostrado que la calidad de los datos importa. De acuerdo a Ventana, casi nueve de cada 10 organizaciones (89%) informaron que los problemas de calidad de los datos eran una barrera impactante o muy impactante para su organización. Los impactos provocan una falta de confianza en los datos y una pérdida de tiempo de recursos en los procesos financieros y operativos.
De hecho, muchas instituciones buscan basarse más en datos. De acuerdo a La crónica de la educación superior, el 97% de los administradores universitarios encuestados cree que la educación superior necesita utilizar mejor los datos y el análisis para tomar decisiones estratégicas.
A medida que las instituciones se vuelven más complejas, también crece la necesidad de centrarse en la calidad de los datos. Como dice el refrán, “basura entra, basura sale” (ver Figura 1), por lo que crear una base sólida de datos gobernados es imperativo para la toma de decisiones basada en datos. Tener una fuente de datos confiable en toda la institución a la que se pueda hacer referencia es imperativo para alinear los equipos.
¿Qué impide una buena calidad de los datos?
En muchos casos, las instituciones se enfrentan a las restricciones de procesos financieros desconectados, sistemas heredados y herramientas de análisis ineficientes. Esta burocracia ha alimentado la falta de agilidad, procesos engorrosos y una toma de decisiones aislada. En pocas palabras, las soluciones implementadas no están diseñadas para funcionar juntas y, por lo tanto, dificultan la gestión de la calidad de los datos.
A menudo existe poca o ninguna conectividad entre los sistemas, lo que obliga a los usuarios a recuperar datos manualmente de un sistema, transformarlos manualmente y luego cargarlos en otro sistema sin dejar trazabilidad. Esta falta de capacidades sólidas de calidad de datos crea una multitud de problemas. Éstos son sólo algunos:
- Entrada deficiente de datos con validación limitada, lo que afecta la confianza en las cifras.
- Gran cantidad de tareas manuales, lo que reduce la calidad general de los datos y agrega latencia a los procesos.
- Sin linaje de datos, lo que impide las capacidades de profundización y profundización y agrega tiempo y esfuerzo manual al acceder a información procesable para cada número.
La solución a sistemas desconectados puede ser tan simple como hacer la transición a herramientas y tecnologías más nuevas. ¿Por qué? Tienen una integración más efectiva y validación y control integrados en comparación con soluciones anteriores, lo que ahorrará tiempo y eliminará tareas manuales.
¿Cual es la solución?
Algunos creen que la ley de Pareto (que el 20% de los datos permite el 80% de los casos de uso) se aplica a la calidad de los datos. Por lo tanto, las instituciones deben tomar tres pasos antes de adoptar cualquier proyecto para mejorar la calidad de los datos financieros:
- Definir calidad: Determine qué significa calidad para el colegio o la universidad, acuerde la definición y establezca métricas para alcanzar el nivel con el que todos se sientan seguros.
- Agilizar la recopilación de datos: Asegúrese de que se minimice la cantidad de sistemas dispares y que las integraciones utilicen tecnología de clase mundial con coherencia en los procesos de integración de datos.
- Identificar la importancia de los datos: Sepa qué datos son los más críticos para la organización y comience allí (con el 20%) y continúe solo cuando la organización esté lista.
En esencia, un sistema totalmente integrado Plataforma financiera como OneStream con datos financieros integrados es fundamental para que las universidades impulsen una transformación efectiva en Finanzas y diferentes funciones y servicios. ¿Qué requisitos clave se deben considerar? Aquí hay algunas funciones clave:
- Visibilidad del 100% desde informes hasta fuentes de datos, para que todos los datos financieros y operativos sean visibles y fácilmente accesibles.
- Una fuente de verdad para todos los datos financieros y operativos.
- Flujos de trabajo guiados para proteger a los usuarios de la complejidad y los descuidos manuales.
¿Por qué OneStream para la gestión de la calidad de los datos?
La plataforma unificada de OneStream ofrece capacidades de integración de datos líderes en el mercado con conexiones perfectas a múltiples fuentes, incluidos Finanzas, Recursos Humanos y sistemas estudiantiles. Esas capacidades brindan flexibilidad y visibilidad incomparables en el proceso de carga e integración de datos.
De OneStream gestión de la calidad de los datos es una parte central de la plataforma unificada de OneStream (ver Figura 2). Al proporcionar controles estrictos para brindar confianza y confiabilidad en la calidad de los datos, la plataforma permite a las organizaciones hacer lo siguiente:
- Administre los riesgos de calidad de los datos utilizando validaciones y mapas de integración totalmente auditables en cada etapa del proceso, desde la integración hasta la generación de informes.
- Automatice los datos a través de conexiones directas a bases de datos de origen o mediante cualquier formato de archivo basado en caracteres.
- Filtre los informes de auditoría según los umbrales de materialidad, garantizando revisiones únicas en los puntos apropiados del proceso.
- Capacidad para profundizar, profundizar y profundizar en detalles transaccionales para una trazabilidad completa de cada número.
Conclusión
Las demandas de precisión, transparencia y confianza están siempre presentes en los informes, análisis y planificación financieros y operativos, dado el nivel de detalle necesario para guiar a las instituciones. En consecuencia, las universidades que buscan crear una estrategia para mejorar la gestión de la calidad de los datos deberían considerar una plataforma de software CPM con calidad de datos financieros incorporada para lograr resultados más precisos y reducir el riesgo.
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Obtenga más información sobre cómo OneStream puede producir una mejor calidad de datos y mejorar la precisión de los resultados financieros para la educación superior.
Más informaciónLos líderes de la educación superior que se enfrentan a un entorno complejo y dinámico buscan optimizar los procesos financieros y obtener mejores conocimientos basados en datos. En ese sentido, las instituciones pueden aprovechar la tecnología moderna para deshacerse de sistemas y procesos heredados que aprovechan las nuevas tendencias que prevalecen en el mercado actual. Los líderes de planificación y análisis financieros (FP&A) que buscan romper con los silos de planificación e informes deben considerar no solo qué riesgos y oportunidades conllevan las diferentes soluciones, sino también cómo maximizar el impacto comercial.
En el blog anterior de nuestra serie de blogs “Educación superior: unifique la planificación conectada o enfrente los costos ocultos”, analizamos cómo el concepto de procesos de planificación conectados en una solución integrada y sin interrupciones es una prioridad para los líderes financieros. Evite el caos del kit de herramientas. ampliamente sentido hoy en día.
Para la segunda parte de la serie, exploraremos la carga administrativa que enfrentan los equipos cuando planificación unificadora e informes.
La promesa de la planificación conectada
Muchos equipos han recurrido al concepto de planificación conectada para aliviar la presión institucional y aumentar la agilidad. Y es fácil ver por qué: la planificación conectada promete que “conectar” a las personas con datos, informes de gestión y planes permitirá a los “equipos financieros conectados” avanzar con velocidad y agilidad. Como resultado, toda la universidad puede establecer mejor objetivos estratégicos y ofrecer un nuevo valor transformador (ver Figura 1).
La realidad de estar “conectado” para la planificación y el análisis financieros
Desafortunadamente, a pesar de los claros beneficios mencionados anteriormente, muchas instituciones todavía luchan por unificar procesos de planificación conectados, incluso junto con importantes inversiones en tecnologías de gestión del desempeño corporativo (CPM) “conectadas”. ¿Pero por qué?
Si bien las instituciones reconocen la importancia de los datos de CPM integrados, muchas no logran romper los silos creados a partir de los kits de herramientas de modelado locales y en la nube. Esos silos a menudo resultan en una experiencia desconectada para los equipos de Finanzas y Operaciones. Los kits de herramientas de modelado pueden parecer opciones sensatas y económicas para compartir y colaborar en planes clave y/o gestionar procesos, pero estas soluciones conllevan costos (ver Figura 2). Cada línea en la Figura 2 representa los costos y riesgos de integración.
Los costos ocultos de la planificación de conexiones
Los costos administrativos potenciales al aprovechar los conjuntos de herramientas de modelado para unificar los procesos de planificación pueden surgir por tres razones clave.
1. Centrarse en las ganancias a corto plazo, mientras se erosiona la eficiencia organizacional
En los últimos años, los kits de herramientas de modelado han ofrecido una manera para que los equipos financieros de educación superior evolucionen desde los procesos manuales. Sin embargo, las instituciones grandes y complejas con muchos procesos de planificación diversos unidos mediante conjuntos de herramientas de modelación experimentan ganancias a corto plazo que generalmente conducen a pérdidas a corto plazo debido a la falta de escala.
Las soluciones del kit de herramientas de modelado todavía están aisladas; sin embargo, todavía existen sistemas fragmentados sin importar cuánto esfuerzo se aplique para unirlos en un ecosistema cohesivo. Y sin capacidad de escalar, los kits de herramientas de modelado sólo amplificarán los costos de gestión de datos. ¿Por qué?
Las soluciones financieras conectadas pero no unificadas requieren cubos, módulos y, a veces, software fragmentados para respaldar diversos procesos de planificación y ofrecer información limitada desde el enfoque central de las soluciones. ¿Qué significa eso?
Se requiere un esfuerzo enorme para conectar y validar la adición o eliminación de un programa a cada proceso de planificación (por ejemplo, modelado de inscripción, planificación de puestos, gestión de subvenciones, etc.) y el sistema de informes que se utiliza en toda la institución. Garantizar que cada cubo, modelo u hoja de Excel tenga la información con el nivel correcto de detalle y suficiente información para realizar una planificación precisa es tedioso. Y esto crece exponencialmente a medida que más campus o escuelas utilizan modelos separados. Este proceso de gestión y validación de datos supone una pesada carga administrativa.
2. Perder eficacia por ganancias de eficiencia
La mayoría de los líderes financieros estarán de acuerdo en que lograr efectivamente la sostenibilidad financiera y al mismo tiempo cumplir con la misión universitaria y las iniciativas estratégicas es primordial para las instituciones.
Entonces, ¿por qué tantos líderes pierden eficacia para centrarse en aumentar la eficiencia? El concepto de eficiencia es más tangible que el de eficacia: la eficiencia produce resultados inmediatos. Después de todo, hacer más con menos para lograr el mismo resultado está arraigado en el ADN de los líderes y puede lograrse rápidamente mediante reducciones de personal o racionalización de los procesos establecidos. Sin embargo, las ganancias de eficiencia resultantes rara vez aumentan los resultados efectivos. ¿Por qué? Todo ese “trabajo eficiente” podría apuntar a datos inexactos, dando resultados que tienen poco valor para el negocio. En última instancia, estos resultados aumentarán los costos en toda la institución a medida que los equipos localicen la información correcta. Suena familiar, ¿no?
Las soluciones de planificación "conectadas" no unificadas añaden complejidad técnica y cargas administrativas al equipo de Finanzas, como mover y conciliar datos, gestionar constantemente metadatos, monitorear la latencia de los datos y gestionar la seguridad entre aplicaciones Y modelos. En conjunto, estas cargas diluyen la capacidad de los equipos financieros estratégicos para centrarse en impulsar el rendimiento y respaldar la toma de decisiones críticas.
3. yoRiesgo organizacional creciente
Debido a la gran variedad de servicios y procesos dentro de las universidades y facultades, los equipos de finanzas a menudo tienen dificultades para crear planes y pronósticos mensuales, trimestrales y anuales. ¿Por qué? Porque cada aplicación o modelo de departamento, escuela y campus debe estar conectado, lo que agrega riesgo, costo y complejidad a un equipo que ya está agotado.
La mayoría de los kits de herramientas de modelado no ofrecen herramientas prediseñadas. inteligencia financiera. ¿Qué significa eso? Significa que toda la “lógica financiera” central para los procesos financieros mensuales (como los tipos de cuentas de débito y crédito, las jerarquías y la dimensionalidad) debe construirse completamente desde cero. Hacerlo expone a la organización a riesgos y costos adicionales. Por lo tanto, estos simples fallos pueden dar lugar a errores costosos para las instituciones.
Conclusión
Los líderes de la educación superior ahora tienen la oportunidad de aprovechar La technología moderna deshacerse de sistemas y procesos heredados y al mismo tiempo adoptar las nuevas tendencias que prevalecen en el mercado actual. Al buscar unificar la planificación financiera y operativa, los equipos de finanzas deben tener en cuenta los riesgos y oportunidades importantes: centrarse en la escalabilidad a largo plazo, respaldar la eficiencia Y la eficacia, y reducir el riesgo organizacional.
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Más informaciónLos equipos de finanzas de universidades y facultades están experimentando una transformación, evolucionando hacia equipos estratégicos que desempeñan un papel crucial para ayudar a las instituciones a maximizar su impacto comercial. Maximizar ese impacto requiere acceso a mejores datos financieros y operativos para brindar a las instituciones mejores conocimientos y facilitar una toma de decisiones más informada. Para abordar las limitaciones actuales, los líderes de la educación superior están buscando soluciones que liberen el poder de las finanzas conectando los procesos de planificación y mejorando la colaboración.
En esta serie de blogs de tres partes, destacaremos los costos ocultos que las instituciones deben considerar cuando buscan unificar las finanzas y la planificación operativa con Gestión del desempeño corporativo (CPM) tecnología –comenzando con 'Toolkit Chaos' en la primera publicación de la serie.
Sintiendo la lucha
Muchos temas similares surgen de los datos de las encuestas de PWC y FSN, pero uno destaca especialmente: las finanzas todavía sienten la lucha. Lo más preocupante es que esa lucha ha persistido a pesar de los importantes avances en los últimos 20 años de transformación financiera gracias a miles de millones en inversiones (ver Figura 1).
Las encuestas revelaron lo siguiente:
- Los líderes de finanzas informan que, a pesar de todos los avances, los equipos de finanzas todavía dedican alrededor de 2/3 de su tiempo (66%) a la recopilación de datos en lugar de aprovechar los datos existentes para generar conocimientos.
- Entre las organizaciones que pueden dedicar tiempo y recursos a la analítica, el 86% sugiere que esos esfuerzos aún no están logrando los resultados deseados.
Sin embargo, avanzar para abordar estratégicamente cómo pueden cambiar las finanzas requiere primero comprender la causa fundamental de los desafíos mencionados. Esa comprensión es fundamental para garantizar una estrategia exitosa.
Alinear las finanzas y la planificación operativa: las duras verdades
Al analizar las historias de las instituciones, una y otra vez, vemos surgir el mismo tema: las soluciones y los procesos fragmentados se consideran la principal fuente de problemas para los equipos financieros. ¿Por qué? Todas estas soluciones puntuales deben estar conectadas para alinear las finanzas con las operaciones (consulte la Figura 2).
Crear esa alineación ha sido difícil. Después de todo, estas soluciones puntuales han sido la fuente de transformación durante los últimos 20 años.
Pero en el entorno actual (especialmente con la complejidad, las necesidades cambiantes de los estudiantes y la necesidad de resultados más rápidos) esas soluciones dispares ya no funcionan. Los equipos financieros no pueden cargar con la deuda técnica, el riesgo y la complejidad de unir estos procesos solo para realizar los aspectos básicos de generación de informes y planificación. Además, Finanzas no puede dar pasos adelante para transformarse en la institución ágil y centrada en las asociaciones que necesita ser.
Encontrar la tecnología adecuada
La aspiración de unificar planes conectados para permitir la toma de decisiones basada en datos es una prioridad para las universidades. Sin embargo, para estar preparados para el éxito a largo plazo, los líderes financieros deben pensar de manera diferente para superar las complejidades inherentes a las soluciones puntuales fragmentadas y los conjuntos de herramientas de modelado desconectados para una verdadera planificación a nivel institucional.
Evitar el caos del kit de modelado
Muchos kits de herramientas de planificación y modelado de CPM, como Anaplan, Workday, Board u Oracle Essbase, ofrecen flexibilidad y velocidad para las necesidades de planificación departamental. Sin embargo, estos conjuntos de herramientas no están diseñados para unificar procesos de planificación conectados en toda una institución.
¿Por qué? Porque en lugar de aprovechar una arquitectura unificada y extensible, los conjuntos de herramientas de modelado se basan en una serie de modelos de planificación individuales que deben estar "conectados" entre sí. Y “conectado” con resultados reales que residen en otras herramientas y modelos. Tener modelos dispares conlleva una serie de problemas:
- Latencia de datos, riesgo y caos
- Procesos de planificación intensivos, de difícil acceso, lentos para consolidar y de planificación inconsistentes
- Alto número de errores de usuario y costo por el movimiento de datos
La realidad es que se dedica demasiado tiempo a crear y mantener estos modelos y, a menudo, se les hace mal uso. En última instancia, ese mal uso da como resultado que se dedique aún más tiempo a corregir y compilar datos.
Comprender los “costos” potenciales
Al evaluar las inversiones en tecnología para unificar la planificación conectada, los líderes financieros de la educación superior deben considerar los atributos comunes y los costos ocultos de los kits de herramientas de modelado:
- Los centros de datos se crean debido a la falta de una plataforma unificada.
- Se requieren inconsistencias de datos y una validación constante de los datos en todos los modelos de datos "conectados".
- Se requieren esfuerzos y gastos de TI significativos al intentar extraer/transformar/cargar modelos sincronizados y repositorios de datos (ETL).
Si bien es eficaz para diferentes necesidades de universidades o departamentos (como la Facultad de Medicina, vivienda y comedor, investigación, etc.), el uso generalizado de conjuntos de herramientas de modelado en los procesos de planificación de una institución crea costos ocultos que deben considerarse.
Explorando un caso de uso
Un escenario en el que una institución busca lanzar un nuevo programa ofrece un buen ejemplo de caso de uso. Este lanzamiento requiere que el equipo de Finanzas agregue el nuevo programa al Plan de Cuentas (COA) actual.
Independientemente de la complejidad, esta abrumadora tarea requerirá kits de herramientas de modelado, como Anaplan, Essbase, Oracle Analytics Cloud (OAC) e IBM TM1 cubes, que se reconstruirán total o parcialmente.
Hacerlo requiere dedicar tiempo a definir e implementar el nuevo programa en todos los planes e informes financieros y operativos, que pueden incluir nuevas integraciones de datos, nuevos COA, nuevos cálculos y nuevos informes. El nuevo programa también deberá conectarse y tenerse en cuenta con precisión en el modelado de inscripciones, la previsión de matrículas y tarifas, la planificación de puestos, la planificación de capital, etc.
La universidad puede obtener algunos conocimientos adicionales al implementar una solución de planificación conectada utilizando kits de herramientas de modelado, pero no se reduciría la deuda técnica. De hecho, es más probable que la deuda técnica aumente y luego sea etiquetada como el costo de hacer negocios.
Unificación de la planificación conectada
¿Cómo pueden las instituciones superar el caos de las herramientas? La respuesta es simple: en OneStream, lo llamamos Finanzas Inteligentes (consulte la Figura 3).
Plataforma financiera inteligente habilitada por IA de OneStream proporciona la flexibilidad y el control necesarios para unificar la planificación y los informes conectados para colegios y universidades. Equipado con la mejor inteligencia financiera de su clase, el diseño extensible de OneStream está diseñado específicamente para permitir que los equipos de FP&A administren planes centrales de finanzas y líneas de negocios. En el proceso, la plataforma proporciona flexibilidad y relevancia operativa incomparables para la planificación y el modelado en todas las funciones de Operaciones, Recursos Humanos y Finanzas, todas conviviendo en una única solución.
Conclusión
Los líderes de la educación superior ahora pueden aprovechar la tecnología moderna para deshacerse de los sistemas y procesos heredados y, al mismo tiempo, adoptar las nuevas tendencias que prevalecen en el mercado actual. Estar informado sobre los costos ocultos ayudará a las instituciones a encontrar la tecnología adecuada para respaldar la relevancia operativa y brindar la flexibilidad necesaria para los grupos de líneas de negocios y finanzas. A su vez, las instituciones contarán con los controles y la gobernanza necesarios para evolucionar y escalar, para continuar el viaje interminable de liberar el verdadero valor y potencial del equipo de Finanzas y más allá.
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1 ©Gartner 2018 Inc. y/o sus afiliados.
El análisis de datos es lo más importante para los líderes de la educación superior, y buscan implementar cambios para transformar el uso de datos en sus instituciones. Sin embargo, muchos están luchando para hacer el cambio. ¿Por qué? Se enfrentan a los desafíos de procesos y sistemas financieros desconectados, restricciones presupuestarias y más. Para superarlos, las universidades deben pensar en grande y buscar soluciones duraderas que simplifiquen y maximicen el impacto empresarial. Un moderno Solución de Gestión del Desempeño Corporativo (CPM) ofrece una manera no solo de romper las barreras tecnológicas y de procesos, sino también de empoderar a Finanzas con conocimientos prácticos.
El momento
El análisis de datos está cobrando impulso en la educación superior. Si bien en los últimos años se ha visto un enfoque en los datos, el reconocimiento de que las instituciones necesitan priorizar los datos ahora más que nunca se vuelve más claro cada día. Esa priorización puede significar respaldar el análisis de datos mediante la contratación de personal, la implementación de procesos, el aprovechamiento de nuevas tecnologías y mucho más. Al hacerlo, hacer de los datos una prioridad es cada vez más importante en medio del panorama desafiante y competitivo de la educación superior.
En ese panorama, los equipos de Finanzas y Operaciones se enfrentan a la complejidad de las necesidades cambiantes de los estudiantes, los requisitos de la fuerza laboral, las limitaciones de financiación y otros factores, combinados con la presión de ser ágiles y moverse rápidamente. Y la mejor manera de administrar todo eso de manera efectiva son las herramientas que brindan a Finance and Operations datos oportunos, confiables y relevantes.
La encuesta Chronicle of Higher Education1 exploró los puntos de vista de la educación superior sobre el uso creciente de la toma de decisiones basada en datos. Según la encuesta, la mayoría de los funcionarios universitarios (97 %) están totalmente de acuerdo en que las instituciones deben utilizar mejor los datos y el análisis para convertirse en instituciones basadas en datos (consulte la Figura 1)..
Yendo más allá, cuando se les pidió que calificaran dónde se necesitan mejores datos en sus instituciones, el 90% de los funcionarios universitarios mencionaron la necesidad de mejores datos en las operaciones comerciales y financieras (consulte la Figura 1). Este abrumador acuerdo enfatiza el reconocimiento de una necesidad real de obtener datos financieros y operativos relevantes para las personas.
Sin embargo, hacer el cambio al análisis centrado en datos y la toma de decisiones para los equipos de Finanzas es más fácil decirlo que hacerlo. ¿Por qué? Las universidades y colegios deben superar obstáculos clave para establecer cambios duraderos.
Entonces, ¿qué impide que las personas obtengan los datos necesarios de Finanzas y Operaciones?
las barreras
La encuesta1 destacó que la cultura, las herramientas y los procesos, y las limitaciones de recursos representan barreras para el progreso en el análisis de datos.
Según la encuesta, las tres principales barreras para el uso de datos son las siguientes:
- Recopilación de datos descentralizados/en silos
- Limitaciones presupuestarias
- Problemas para convertir los datos en acción
Rompiendo las barreras
¿Cómo pueden los equipos de Finanzas superar estas barreras con la tecnología?
Los equipos de University Finance han respondido a esta pregunta con una solución moderna de CPM. Profundicemos en las tres barreras principales y analicemos cómo tener la tecnología adecuada puede mitigar los desafíos de datos operativos y financieros que enfrentan las instituciones hoy en día.
Barrera #1: Recopilación de datos descentralizados/en silos
Los colegios y universidades son complejos no solo porque brindan diferentes servicios, sino también porque las instituciones utilizan varios sistemas y procesos fragmentados. Por ejemplo, se requiere mucho tiempo y esfuerzo para reunir los presupuesto anual en los diferentes servicios de una institución. Las consideraciones incluyen la consolidación de la posición y los gastos operativos, los fondos disponibles, el gasto de compromiso planificado, la información del proyecto de capital, la matrícula, los datos de inscripción y más. ¿Te resulta familiar esta web? (Ver Figura 2)
Esa red de caos se complica aún más con las aplicaciones, los sistemas ocultos y las hojas de cálculo que se utilizan para la planificación y los informes financieros. Además, a medida que se agregan más fuentes de financiación, programas y servicios, ¡la web continúa expandiéndose!
En la red de caos del kit de herramientas de modelado que se muestra en la Figura 2, cada línea representa no solo un riesgo y un costo, sino también la latencia y la redundancia de los datos. Incluso si esa red incluye todos los buenos productos, todos están desarrollados en diferentes tecnologías y no funcionan juntos de forma natural, pero deben estar conectados de alguna manera.
Una solución de CPM moderna mejora el caos del conjunto de herramientas. tener un plataforma inteligente que simplificará y unificará los procesos financieros eliminará los silos. ¿Cómo? Una plataforma verdaderamente unificada rompe las barreras de los silos y reúne datos, análisis, planes, informes y toma de decisiones en tanSolucion unica. Esta unificación permite a los usuarios tener una fuente de información veraz que se puede aprovechar para la planificación y la generación de informes.
Barrera #2: Restricciones presupuestarias
La segunda barrera más grande para mejorar el análisis de datos es el presupuesto. Establecer el análisis de datos requiere contar con las personas, los procesos y las herramientas adecuados, lo que requiere tiempo, esfuerzo y costo de implementación. Tener todas esas piezas en su lugar es difícil, especialmente para instituciones con presupuesto limitado.
Entonces, ¿cómo pueden las instituciones romper la barrera de las restricciones presupuestarias? Al establecer una visión estratégica a largo plazo de un enfoque rentable para mejorar el análisis de datos.
Una plataforma de CPM ofrece exactamente eso. Una plataforma CPM moderna unifica los procesos financieros y operativos para brindar un enfoque práctico y duradero que ayudará a mitigar los costos incurridos y brindar beneficios futuros. ¿Cómo? Estas son solo algunas de las formas:
- Reducir el tiempo, el esfuerzo y los gastos de mantenimiento de aplicaciones heredadas y soluciones desconectadas.
- Apoyar el crecimiento futuro con menos software, no más, implementando soluciones adicionales o ampliando las existentes en la misma plataforma.
- Simplificando la capacitación y el soporte para los usuarios finales, quienes pueden aprender múltiples procesos en una plataforma. Esto reducirá la curva de aprendizaje, agilizará la experiencia del usuario e impulsará la adopción por parte del usuario.
En última instancia, las instituciones pueden obtener un gran retorno de la inversión al tener una plataforma única que amplíe el uso del software para abordar las necesidades comerciales en evolución.
Barrera #3: Problemas para convertir los datos en acción
El software CPM está diseñado para ayudar a Finanzas a convertir los datos en acción.
Una plataforma de CPM puede ayudar a las instituciones a superar los problemas para convertir los datos en acción al unificar los datos financieros y operativos en una plataforma gobernada y flexible. Los usuarios pueden aprovechar estos datos en todo el herramientas de análisis de la plataforma a través de informes estándar, informes de autoservicio, visualizaciones y herramientas de análisis ad-hoc. Una plataforma de CPM moderna puede proporcionar datos con el nivel de detalle correcto tanto para finanzas como para otras áreas, a fin de empoderarlos para tomar más decisiones basadas en datos.
Conclusión
Con el cambio a un análisis más basado en datos, las instituciones están sintiendo los desafíos de los silos de datos, las restricciones presupuestarias y los problemas para convertir los datos en acción. Pero esos desafíos no son insuperables. Una plataforma de CPM moderna ayuda a los líderes financieros a superar estos obstáculos y permite un análisis y una toma de decisiones más centrados en los datos.
Más información
At la, comprendemos las complejidades, las frustraciones y los desafíos de administrar información desconectada. Y esa comprensión es exactamente la razón por la que estamos tan enfocados en ayudar a los equipos de educación superior a liberar el análisis de datos para permitir una toma de decisiones segura.
En OneStream, llamamos a esto finanzas inteligentes.
¿Desea obtener más información sobre cómo OneStream puede empoderar a su equipo de finanzas de educación superior? Vea nuestro sitio web de educación superior, o contáctenos para una demostración
1 Anft, Michael (2023), patrocinado por AWS. Convertirse en una institución basada en datos: los líderes universitarios evalúan el valor y los desafíos del uso de datos para tomar decisiones estratégicas, The Chronicle of Higher Education, Inc.
Los equipos de finanzas de educación superior de hoy tienen la tarea de administrar un panorama empresarial complejo y desafiante, que requiere equilibrar las necesidades cambiantes de los estudiantes, el aumento de los costos de personas e infraestructura, las limitaciones de recursos y más. La capacidad de resolver problemas rápidamente y guiar a la universidad a través de estos desafíos mientras se mantiene la sostenibilidad financiera es abrumadora. Pero, ¿y si las universidades no solo pudieran navegar esta complejidad sino también prosperar? Gestión del desempeño corporativo (CPM) hace que ambos sean posibles. Diseñado para ayudar a maximizar el impacto comercial, CPM empodera a los equipos financieros de educación superior para garantizar que sus instituciones se mantengan al día con el ritmo del cambio, la incertidumbre y la complejidad organizacional.
El valor de las finanzas modernas no radica en eliminar la complejidad sino en navegarla de manera efectiva.
Ahora más que nunca, los equipos de finanzas de educación superior enfrentan un conjunto diverso de presiones y desafíos, incluidas las siguientes limitaciones financieras, fuerzas externas, complejidades internas y obstáculos operativos:
La capacidad de adaptarse a las presiones anteriores y al panorama cambiante mientras se garantiza la sostenibilidad financiera es compleja con las herramientas y los procesos que utilizan los colegios y universidades en la actualidad. Para ser más ágiles, los líderes financieros buscan formas de simplificar y escalar los procesos para seguir el ritmo de los cambios rápidos y planificar de manera eficaz.
Prácticas tradicionales de planificación de la educación superior
Tradicionalmente, las instituciones de educación superior han utilizado procesos y sistemas financieros desconectados para la planificación y la presentación de informes. Esos esfuerzos se han centrado principalmente en el proceso presupuestario anual engorroso y que requiere mucho tiempo. Si bien el presupuesto anual es importante para las asignaciones de fondos, el control y la rendición de cuentas de los gastos y la comunicación con las partes interesadas, se basa en la suposición de operar en un entorno comercial estable y predecible. El panorama empresarial incierto y rápidamente cambiante de hoy en día hace añicos esa suposición porque el presupuesto puede volverse obsoleto rápidamente y ser difícil de revisar.
Para abordar estas limitaciones, los colegios y universidades deben evolucionar hacia procesos más ágiles que enfaticen la confianza, la colaboración, la innovación y la gestión de riesgos.
Por diseño, CPM ayuda a los equipos financieros de educación superior a reunir los datos, análisis, planes e informes de una institución, todo en un solo lugar, para superar la complejidad y permitir una toma de decisiones segura.
¿Qué es CPM?
CPM es un término general utilizado para describir las metodologías, métricas y sistemas utilizados para monitorear y administrar el desempeño comercial de una organización.
CPM abarca los procesos financieros centrales de planificar, informes y análisis, con el objetivo de optimizar el desempeño alineando iniciativas estratégicas con recursos, actividades y resultados. En consecuencia, CPM proporciona a los líderes empresariales un marco centrado en los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las métricas para medir el "éxito".
Ese éxito puede parecer diferente para cada institución debido a las diferentes misiones educativas, las comunidades a las que sirve, los programas ofrecidos, etc. Fundamentalmente, los líderes financieros pueden definir el "éxito" como la capacidad de una institución para lograr la sostenibilidad financiera mientras cumple con eficacia la misión de la universidad y las iniciativas estratégicas (ver Figura 1).
Cambiar los procesos financieros de la institución para incluir CPM para rastrear las prioridades estratégicas, los objetivos y las iniciativas es imperativo para la sostenibilidad financiera a largo plazo.
CPM brinda tranquilidad a los líderes financieros al brindarles las herramientas para navegar la complejidad y servir mejor a la misión de su institución y a los estudiantes. ¿Cómo? Al permitir una mayor confianza en los datos, una mejor colaboración con las partes interesadas y una mayor agilidad en la toma de decisiones.
Confía en los números
herramientas de CPM combinar datos financieros y operativos de varias fuentes proporcionar una visión clara del desempeño institucional. Esta vista permite que Finance use una fuente de verdad para monitorear el desempeño en tiempo real en varias actividades, incluidos auxiliares, académicos, de investigación y más.
Tal transparencia le permite a Finanzas tener una visión integral de los datos y tomar decisiones con más confianza.
Por ejemplo, a medida que las restricciones de recursos continúan ampliándose y cambiando, Finanzas debe comprender el estado actual de los recursos de financiación. ¿Están atados a compromisos? ¿Se están utilizando para futuras iniciativas de capital? Las respuestas a estas y otras preguntas brindan transparencia sobre cómo se utilizan los fondos para ayudar a identificar dónde se están subutilizando los recursos o qué áreas necesitan financiamiento adicional. Reconocer los programas con fondos en exceso crea una oportunidad para invertirlos de manera efectiva en infraestructura, instalaciones, enseñanza y otras áreas que necesitan fondos adicionales. Finanzas puede buscar la mejor manera de apoyar cada área haciendo preguntas para maximizar el impacto.
Al contar con una única fuente de información financiera y operativa, los líderes financieros de la educación superior pueden confiar en los números y maximizar el impacto sobre la institución.
Colaboración mejorada
Conseguir la alineación de las partes interesadas en toda la institución es difícil, pero tener objetivos y prioridades estratégicas claras alineadas con los recursos, las actividades y los resultados ayuda a centrar los esfuerzos de colaboración. Cuando todos trabajan para lograr las mismas métricas y KPI, Finanzas puede asociarse mejor con departamentos y programas.
Por ejemplo, una institución puede tener una iniciativa para aumentar los rendimientos del programa académico mediante la expansión de un programa actual. Tener KPI centrales, como los costos administrativos por estudiante o los ingresos netos de matrícula por estudiante, ayuda a crear una dirección sobre cómo establecer una nueva iniciativa para el éxito financiero. Para tales esfuerzos, la comunicación enfocada y la colaboración son esenciales.
Y con CPM, las discusiones entre Finanzas y las partes interesadas pueden enfocarse mejor en elementos específicos. Aquí están algunos ejemplos:
- ¿Qué costos están asociados con los esfuerzos de marketing?
- ¿Qué tipo de descuentos o incentivos económicos se pueden ofrecer?
- ¿Cómo se pueden manejar los crecientes costos administrativos?
En otras palabras, los diferentes departamentos y programas pueden mantener su independencia y pensamiento innovador mientras trabajan al unísono con Finanzas para lograr prioridades estratégicas con sostenibilidad financiera.
Mayor agilidad
Las herramientas de CPM también permiten a los equipos financieros aprovechar los datos en tiempo real y modelado de escenarios capacidades para apoyar la toma de decisiones ágiles. Al tener una fuente de verdad para los datos financieros y operativos, las instituciones pueden ver el estado actual del negocio y modelar futuros alternativos en función de diferentes suposiciones (p. ej., cambios en la inscripción, cambios en las tasas de interés, modificaciones en la financiación del gobierno, etc.).
Estas capacidades permiten a las partes interesadas comprender el impacto potencial de diferentes escenarios y responder más rápidamente a los cambios en el presupuesto, la previsión o el plan estratégico (consulte la Figura 2). A su vez, la universidad o colegio puede aprovechar nuevas oportunidades y/o minimizar el riesgo. Y en los tiempos volátiles actuales, la mayor agilidad resultante ofrece una verdadera ventaja competitiva.
Toma de decisiones segura
En general, la incorporación de CPM en su institución traerá más confianza en el éxito financiero de su colegio o universidad. ¿Por qué? Porque CPM apoya la sostenibilidad a largo plazo de las siguientes maneras:
- Unifica los procesos empresariales complejos y fragmentados para proporcionar una visión única y holística del rendimiento institucional.
- Enfoca los procesos de planificación financiera en toda la institución para garantizar la relevancia y el propósito en apoyo de la misión y los objetivos de la institución.
- Equipa a la institución para identificar y mitigar riesgos potenciales y aprovechar oportunidades innovadoras.
Conclusión
En resumen, CPM ayuda a Finance a superar el conjunto diverso de presiones y desafíos en el panorama educativo superior actual. ¿Cómo? Al permitir una mayor confianza en los números, una mejor colaboración, una mayor agilidad y una toma de decisiones más segura. A través de esos beneficios, CPM facilita conocimientos prácticos que potenciarán y mejorarán la toma de decisiones estratégicas y la sostenibilidad financiera a largo plazo.
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La gestión de datos en los informes financieros de la educación superior presenta desafíos importantes para los equipos de Finanzas. Y aunque algunos de estos desafíos se asemejan a los que comparten otros tipos de organizaciones, los equipos de finanzas de la educación superior deben lidiar con muchos desafíos de datos específicos de su dominio. Más específicamente, los desafíos de la gestión de datos dentro de las instituciones de educación superior surgen por varias causas, incluidas múltiples fuentes de financiación, diversas fuentes de ingresos y regulaciones complejas.
Fuentes de complejidad de datos de informes financieros de educación superior
¿Cuáles son algunas de las complejidades en la gestión de datos a las que se enfrentan los equipos financieros de educación superior?
Una de las principales complejidades de la información financiera es que las instituciones de educación superior deben gestionar y presentar informes sobre múltiples fuentes de financiación. Dichas fuentes pueden incluir subvenciones del gobierno, donaciones privadas, matrículas y tarifas, e ingresos de dotación. Para cada fuente de financiación, los equipos de Finanzas deben seguir un conjunto único y correspondiente de normas y requisitos de informes. Esa variabilidad dificulta que los equipos de finanzas garanticen el cumplimiento y la elaboración de informes precisos.
Otra complejidad en la gestión de datos es adaptarse a diversos flujos de ingresos comunes en las instituciones de educación superior. Estos flujos pueden incluir alojamiento para estudiantes, servicios de comedor, venta de librerías y otros servicios auxiliares. Debido a que cada flujo de ingresos tiene su propio conjunto de transacciones financieras y requisitos de informes, los equipos de finanzas enfrentan desafíos cuando buscan consolidar e informar sobre el desempeño financiero general de la institución.
Además de los datos de financiación e ingresos, los informes financieros, la presupuestación y la planificación de la educación superior se basan en una variedad de otras fuentes de datos. Algunas de esas fuentes incluyen datos de recursos humanos, incluidos los salarios y beneficios del personal/profesorado, y datos de las instalaciones, como los activos físicos.
Además, las complejidades en la gestión de datos para los informes financieros de la educación superior incluyen lo siguiente:
- Silos: Los diferentes departamentos y sistemas dentro de la institución pueden recopilar y almacenar datos por separado, lo que genera una falta de coherencia e integración en toda la institución.
- Variedad : La mayoría de las instituciones de educación superior comprenden varios componentes con requisitos de datos únicos (p. ej., el plan de cuentas para las instalaciones de investigación frente a una universidad será significativamente diferente).
- Seguridad: Las instituciones de educación superior manejan información operativa y financiera confidencial y deben garantizar que dicha información sea seguro y protegido.
- Accesibilidad: Los datos se pueden almacenar en una variedad de formatos y ubicaciones, lo que dificulta el acceso a los datos para los equipos de finanzas durante el proceso de generación de informes.
- Gobierno: Sin una gobernanza adecuada, los equipos de finanzas pueden tener dificultades para garantizar que los datos sean precisos, completos y cumplan con las regulaciones.
- moderna: Integrando datos con otros sistemas (por ejemplo, sistemas de información de estudiantes, sistemas financieros, sistemas de planificación de recursos empresariales, etc.) puede ser un proceso complejo que requiere importantes recursos de TI.
Conquistando la gestión de datos para instituciones de educación superior
Muchos equipos de finanzas de educación superior luchan con las complejidades anteriores y les resulta difícil informar con precisión sobre el desempeño financiero de la institución y garantizar el cumplimiento de las regulaciones. ¿Por qué? Los problemas ocurren principalmente porque muchos equipos de finanzas de educación superior confían en una combinación de herramientas, como hojas de cálculo en silos, software de gestión del desempeño corporativo (CPM) heredado y aplicaciones de BI. Hacerlo significa que Finanzas debe invertir una cantidad excesiva de tiempo y esfuerzo manual para administrar los datos en lugar de centrarse en generar conocimientos para la toma de decisiones que beneficien a las instituciones.
¿Cómo pueden los equipos financieros superar estos desafíos?
Muchos equipos de finanzas de educación superior han respondido esa pregunta con una solución moderna de CPM Finance. la (consulte la Figura 1), por ejemplo, permite a los equipos de finanzas conquistar la complejidad de los datos en los informes financieros de la educación superior al proporcionar las siguientes capacidades:
- Perfecta integración con las fuentes de datos: Por conectando directamente a los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y otras fuentes de datos, OneStream proporciona una única fuente de información financiera y acceso completo a todas las fuentes de datos dentro de la plataforma con capacidades completas de exploración y exploración.
- Plataforma unificada: OneStream proporciona una plataforma centralizada para datos financieros, lo que facilita que los equipos de finanzas accedan y analicen información financiera de diversas fuentes.
- Inteligencia financiera y gobernanza integradas: OneStream comprende y administra de forma nativa los datos financieros y brinda a los equipos de finanzas capacidades completas de auditoría y gobernanza. Los datos dentro de la plataforma se controlan para garantizar que todos los usuarios tengan acceso solo a los datos que están autorizados a usar.
- Dimensionalidad extensible: Esto capacidad única permite que los equipos de finanzas administren datos configurados específicamente para unidades operativas individuales mientras mantienen estándares institucionales de alto nivel. Por ejemplo, un centro de investigación y un colegio académico tienen cada uno un plan de cuentas distinto para el presupuesto, la planificación y la presentación de informes, pero ambos se acumulan en una versión institucional general. Y lo hacen dentro de la misma solución y experiencia de usuario.
- Combinación de datos: OneStream permite a los clientes capturar y combinar datos transaccionales, relacionales y multidimensionales detallados en una sola plataforma. Esta capacidad permite a los usuarios realizar una planificación detallada basada en controladores o un análisis integral y visualización de datos con alto rendimiento, todo dentro de una sola aplicación.
- Informes sofisticados y visualizaciones de datos: Las capacidades flexibles de análisis e informes financieros de OneStream eliminan la necesidad de que los equipos financieros pierdan tiempo creando informes manualmente.
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Los equipos de finanzas en la mayoría de las organizaciones a menudo interactúan con grupos e individuos que no son de finanzas cuando planifican, presupuestan y pronostican. En las instituciones de educación superior, estas interacciones suelen incluir múltiples rondas de aportes de los jefes de departamento, líderes de investigación y administradores médicos. Los requisitos únicos de planificación de educación superior, como la planificación de puestos, la rentabilidad del programa, la planificación de matrículas y la planificación de subvenciones, complican aún más los procesos. En esas condiciones, muchas instituciones luchan por lograr una colaboración adecuada utilizando herramientas obsoletas, como hojas de cálculo dispares.
¿Por qué el uso de hojas de cálculo es un problema? Bueno, usarlos para planificar, presupuestar y pronosticar supone una gran carga para los equipos financieros de la educación superior. En lugar de invertir tiempo en análisis valiosos y compartir información, los equipos deben dedicar horas a la disputa de datos y la gestión de procesos manuales. Eso significa perder mucho tiempo en tareas no productivas, como realizar un seguimiento de hojas de cálculo individuales, administrar versiones divergentes, corregir errores y realizar un seguimiento del progreso de cada usuario final.
Hojas de cálculo de Excel®: una herramienta cómoda y familiar, pero ¿a qué costo?
Dado que la mayoría de los usuarios están familiarizados con el uso de Excel® para administrar datos, muchos equipos de finanzas de educación superior confían en las hojas de cálculo como el camino de menor resistencia para los procesos de planificación, elaboración de presupuestos y pronósticos. ¿Por qué? Al trabajar en Excel®, en el que los usuarios ya saben cómo crear fórmulas, aplicar formato e interactuar con los datos, los usuarios que no pertenecen a Finanzas pueden completar rápidamente las tareas relevantes mientras se concentran en sus respectivos roles.
En resumen, los usuarios finales no quieren aprender una nueva herramienta por una sencilla razón. Si lo hace, quitará tiempo de las responsabilidades diarias de los usuarios.
Pero aquí está el enigma: Los grupos no financieros requieren una interfaz intuitiva que permita realizar tareas sin distraerse de las responsabilidades principales. Al mismo tiempo, los equipos de Finanzas necesitan una solución unificada que les proporcione gobernanza, control y, lo que es más importante, tiempo para desarrollar análisis de alto valor y conocimientos estratégicos.
Involucre a todos los usuarios con una solución financiera moderna para la educación superior
Muchas instituciones de educación superior han encontrado la mejor solución de ambos mundos para los desafíos anteriores con el Plataforma financiera inteligente OneStream. Con OneStream, estas instituciones empoderan AMBOS usuarios financieros y no financieros con una solución que agiliza los procesos y reduce las curvas de aprendizaje. ¿Cómo se logran estos beneficios? Brindando a los usuarios opciones de participación, incluida la interfaz accesible de OneStream, hojas de cálculo integradas y el complemento Excel® de OneStream.
El complemento de Excel® proporciona a los usuarios la capacidad de realizar todas sus planificación, presupuestación y previsión tareas directamente dentro del entorno familiar de Excel®. Además, dado que estas hojas de cálculo están unificadas con la plataforma OneStream, los usuarios pueden ingresar y actualizar datos, ver informes interactivos, realizar análisis de datos y más. Los usuarios también pueden acceder a OneStream Cube Views y Data Grids en todas las dimensiones mientras aprovechan las capacidades de análisis completas de Excel®.
El complemento de Excel® proporciona los siguientes beneficios:
- Permite la adopción de una amplia plataforma involucrando a los usuarios con una interfaz cómoda y familiar.
- Empodera a los usuarios con opciones de interfaz flexibles para tareas de cierre financiero, creación de informes, elaboración de presupuestos, planificación y entrada de datos.
- Mantiene la transparencia y los controles internos para cada usuario con acceso seguro y de autoservicio a los datos apropiados para las respectivas funciones de los usuarios.
Cube Views, un componente central de la plataforma OneStream, se puede usar para informes, plantillas de ingreso de datos y el monitoreo de procesos financieros. Dentro del complemento de Excel®, los datos se extraen directamente de OneStream en lugar de un simple volcado de datos que requiere una tabla dinámica o fórmulas para recuperar la información.
La unificación de hojas de cálculo con OneStream significa que son completamente bidireccional en su flujo de datos. para profundizar análisis ad-hoc, los usuarios pueden profundizar hasta los detalles de nivel de transacción. Para habilitar la entrada y las actualizaciones de datos, los usuarios también pueden trabajar con formularios de Excel® que ayudan a guiar a los usuarios y optimizar sus tareas. Los usuarios también tienen acceso completo a las funciones de formato y elaboración de informes de Excel®, incluidos cuadros y gráficos (consulte la Figura 1).
Debido a que el complemento está unificado con OneStream, los usuarios ingresan sus datos directamente en la plataforma cuando actualizan las hojas de cálculo. ¿Qué significa eso para los equipos de Finanzas? Significa que todas esas noches pasadas haciendo un seguimiento de hojas de cálculo divergentes y transfiriendo información manualmente se convierten en malos recuerdos del pasado.
Habilite la planificación, el presupuesto y la previsión unificados con OneStream
Más allá de los beneficios destacados anteriormente, los equipos de finanzas obtienen una mayor comprensión y control de los procesos. Ya sea que los usuarios utilicen la interfaz OneStream o Excel®, Finance mantiene un control completo de los datos y puede designar qué información puede ver y actualizar cada usuario. OneStream también mantiene registros de auditoría completos, seguridad de la plataforma y niveles de acceso definidos por el usuario sin importar qué interfaz se utilice. Además, la solución brinda a los equipos de finanzas una visión profunda del lado humano del proceso a través de la capacidad de planificar los pasos del proceso, asignar propietarios de tareas y haga un seguimiento de las dependencias, todo mientras mantiene la visibilidad en tiempo real de la progresión del proceso y obtiene información sobre los cuellos de botella del proceso.
El complemento de Excel® es una de varias capacidades que OneStream proporciona para habilitar institución de educación superior Finanzas equipos para colaborar de manera efectiva en sus organizaciones y optimizar los procesos de planificación, elaboración de presupuestos y pronósticos.
En OneStream, lo llamamos finanzas inteligentes.
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En las instituciones de educación superior, los líderes de Presupuesto y Finanzas tienen una responsabilidad clave: informar las cifras financieras, operativas y de cumplimiento. Producir un libro de registro, un estado de resultados y un balance precisos para representar la posición financiera de una institución es fundamental para esa información. Es igualmente importante empoderar a los responsables de la toma de decisiones con conocimientos de informes ad-hoc y periódicos. Esos conocimientos respaldan una toma de decisiones más rápida e informada para la planificación financiera, la previsión y las decisiones operativas.
Más allá de los aspectos internos, las instituciones de educación superior también tienen importantes requisitos de información financiera para las partes interesadas externas. Algunos ejemplos son las agencias reguladoras, los consejos de administración/gobernadores, los proveedores de subvenciones y los prestamistas que respaldan los convenios de deuda.
Los errores, inconsistencias u omisiones en cualquier informe, interno o externo, pueden tener efectos negativos de gran alcance en la salud de la institución y las decisiones estratégicas. En el clima económico dinámico actual, la información precisa es más crítica que nunca, pero muchas instituciones de educación superior todavía se ven obstaculizadas por la falta de confianza en sus propios informes.
Desafíos de la educación superior en la información operativa y financiera
¿Por qué tantas instituciones luchan por satisfacer las necesidades de información financiera de las partes interesadas con plena confianza? La razón principal es la complejidad de construir una única fuente de verdad a partir de múltiples fuentes de datos en toda la institución. Las entidades institucionales, como diferentes escuelas, centros de investigación, atletismo y vivienda, cada una tiene diferentes propósitos, fuentes de financiamiento y requisitos operativos. Por lo general, cada una de estas entidades mantiene sus datos financieros y operativos en sistemas separados utilizando una variedad de soluciones y hojas de cálculo en silos, un proceso que se está ahogando en complejidad. Además, los equipos de finanzas a menudo pierden mucho tiempo simplemente administrando y moviendo datos en lugar de centrarse en lo que realmente importa: proporcionar informes detallados y orientación para la toma de decisiones estratégicas. ¿Cuál es el resultado?
Desafortunadamente, los equipos de Finanzas con demasiada frecuencia simplemente perder la confianza y la confianza en sus propios procesos de planificación e información financiera. Pero no tiene por qué ser así.
Abordar los desafíos y los requisitos únicos de los informes financieros de la educación superior
Para responder a los desafíos de los informes financieros, los líderes financieros de las instituciones de educación superior deben tener buenas capacidades de generación de informes y, al mismo tiempo, abordar una variedad de necesidades de informes de las partes interesadas. Y en el corazón de esas capacidades, Los líderes financieros deben tener confianza en la puntualidad y precisión de sus datos.
La clave de esta confianza es una visibilidad del 100 % desde los informes hasta las fuentes. Todos los datos financieros y operativos deben ser claramente visibles y de fácil acceso a través de una interfaz única con integración completa a todos los sistemas de origen, como las herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) y otros sistemas.
Lograr esto requiere una solución moderna de gestión del rendimiento corporativo (CPM), una con calidad de datos financieros en su núcleo. Esos datos luego se integran con gracia con una miríada de sistemas de origen al tiempo que proporcionan capacidades de análisis y planificación financiera y generación de informes potentes pero fáciles de usar.
Conquistando la complejidad en los informes financieros de la educación superior con OneStream
La plataforma de finanzas inteligentes de OneStream (consulte la Figura 1) se integra con cualquier sistema GL/ERP abierto, incluidos los dedicados a la educación superior. Como parte de la solución unificada de OneStream para consolidación financiera, elaboración de presupuestos, planificación, previsión, generación de informes, análisis y calidad de los datos financieros, las capacidades avanzadas integradas de generación de informes y análisis en la plataforma fortalecen a las instituciones de educación superior.
OneStream proporciona una interfaz fácil de usar y la opción para que los usuarios realicen el ingreso de datos, el análisis y la generación de informes, todo completamente a través de un Interfaz Excel®. Además de Excel®, la plataforma se integra estrechamente con Microsoft Word® y PowerPoint® para permitir la creación de informes accesibles con píxeles perfectos, listos para usar.
Aquí hay algunas otras claves. informes y análisis Capacidades para equipos de educación superior:
Cuadros de mando interactivos : Finanzas y otros usuarios cuentan con el poder de los tableros interactivos de autoservicio (consulte la Figura 2) que combinan tablas, cuadros, gráficos y otras visualizaciones para proporcionar un acceso inmediato e inigualable a los conocimientos financieros y operativos actuales.
Figura 3: Gestión de calidad de datos financieros integrada en OneStream
Calidad de datos financieros integrada: Calidad de los datos financieros (consulte la Figura 3) es una parte central de la plataforma y proporciona integraciones directas a los datos de origen, inteligencia financiera y controles estrictos para brindar confianza y confiabilidad en la calidad de los datos.
Guided Reporting: Tanto Finanzas como los usuarios finales están facultados para crear y administrar sus propios informes analíticos potentes con la capacidad de profundizar en cualquier dimensión en gráficos, tablas, informes y cuadrículas para obtener respuestas rápidamente. Esta capacidad incluye una biblioteca de informes incorporada de conjuntos de filas o columnas con formato previo y puede exportar informes instantáneamente a Excel, PDF o cualquier otro formato estándar.
Integración de Excel®: Los usuarios pueden ingresar y actualizar datos, crear informes rápidamente y realizar análisis ad-hoc potentes completamente dentro de la interfaz de Excel® que ya conocen. Para los usuarios finales que prefieren la agilidad de usar hojas de cálculo en los procesos de cierre financiero, planificación, elaboración de informes y análisis, la integración de Excel® de OneStream maximiza la facilidad de uso y el control.
Production Reporting : Los datos financieros y operativos se unifican de toda la institución en una solución gobernada y flexible, sin copiar información entre fuentes y herramientas fragmentadas. La plataforma también ofrece información clave con informes detallados y perfectos para informes financieros, legales y de gestión a gran velocidad para aprovechar las oportunidades y mitigar el riesgo. Los usuarios pueden incluso acceder a más de 50 informes web prediseñados.
Microsoft Office Blend : La integración de OneStream con Microsoft Word, PowerPoint y Excel permite a los usuarios combinar contenido con informes, gráficos y contenido de datos de OneStream para generar informes ricos y visualmente sorprendentes. Los usuarios también pueden automatizar la creación de informes ejecutivos y libros de juntas y agilizar las actualizaciones con capacidades de actualización inmediata de datos para el análisis requerido sin volver a trabajar.
Conclusión
Es fundamental que los equipos de finanzas de las instituciones de educación superior fortalezcan su capacidad para brindar orientación estratégica e informes perspicaces. Sin embargo, deben generar confianza en sus datos para tener éxito en este esfuerzo. Al unificar las fuentes de datos a través de los procesos de planificación e informes, los líderes financieros finalmente pueden ir más allá de las hojas de cálculo y los procesos manuales, al mismo tiempo que establecen una nueva base para la colaboración y la confianza en el análisis de datos necesarios para respaldar la misión de la institución en los años venideros.
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Tomar las decisiones financieras correctas en la educación superior comienza con la confianza. ¿Por qué confiar? Porque el éxito en la educación superior es un esfuerzo de equipo. Además, demasiadas cosas simplemente están fuera de su control individual, ya que el entorno actual está en constante cambio. La política, la salud pública, las interrupciones de ingresos y los desafíos de la fuerza laboral juegan un papel importante en sus operaciones diarias. Como líder en una organización compleja que quiere hacer las cosas, debe tener confianza en el carácter y la capacidad de su equipo. Esa confianza es la definición misma de confianza. Y también es por eso que el software de pronóstico financiero es de misión crítica: le brinda confianza en sus números.
Los beneficios de la confianza
Los beneficios de la confianza se pueden ver fácilmente en cómo se ve afectado su equipo:
- La confianza empodera a su equipo para pensar y comunicarse libremente. El intercambio de nuevas ideas y la participación en debates saludables sobre los méritos son importantes para el progreso institucional. La confianza permite que estas conversaciones sucedan. Y los equipos que confían entre sí tienen discusiones y debates sobre cualquier tema, sin importar cuán difícil sea.
- La confianza crea un ambiente de transparencia. El trabajo en equipo efectivo significa confiar en otras personas para completar proyectos grandes y resolver problemas. La confianza mejora la transparencia al reducir el miedo al juicio. A su vez, los colaboradores individuales son libres de completar las tareas y, si surgen problemas, los equipos de confianza los sacan a relucir y los abordan.
- La confianza inspira la colaboración. Trabajar como parte de un equipo se vuelve agradable cuando es fácil comunicarse. Cuando hay un objetivo común. Cuando todos rindan cuentas. Y cuando no hay energía negativa que limite al equipo. Sin mencionar que a las personas les encanta colaborar con las personas que les agradan, y es más fácil agradar a su equipo si se basa en la confianza.
Sin embargo, todos esos beneficios no se transfieren automáticamente a otras áreas. Confiar en su equipo es una cosa, pero ¿qué pasa si no confía en sus números?
La relevancia necesita velocidad
La precisión en sus números es necesaria, pero la relevancia es lo que da forma a las decisiones financieras futuras. Su equipo dedica mucho tiempo y esfuerzo a extraer y combinar datos para producir planes financieros, presupuestos, informes y presentaciones que comunican dónde se encuentra y hacia dónde se dirige. Pero los documentos financieros entregados en un horario establecido ya no son lo suficientemente buenos. Esos documentos también deben ser pertinentes.
Uno de los obstáculos para la eficacia planificación y presupuesto, y el mayor obstáculo para la relevancia numérica, es asegurarse de que los desafíos de hoy se consideren a medida que avanza durante el resto del año y en los planes a largo plazo. ¿Está obsoleta su información cuando llega a la junta/comité? Después de todo, es difícil avanzar cuando siempre estás esperando. Y si pasa demasiado tiempo mirando hacia atrás, puede que sea el momento de ver cómo el software de elaboración de presupuestos y previsiones puede ayudarle a avanzar.
¿Cuál es el error en este sistema? Bueno, es hora. Mantener sus números relevantes simplemente toma demasiado tiempo.
Entonces, ¿cómo se agrega relevancia a la ecuación? ¿Cómo se asegura de vincular la actividad actual con los planes futuros? Pronósticos continuos son la solución perfecta. El pronóstico ágil, iterativo y consistente es la piedra angular para construir una base de relevancia y confianza en sus números dentro del software de pronóstico financiero.
A medida que cambian las situaciones, también deberían cambiar sus acciones
Los presupuestos estáticos creados dentro del software de pronóstico financiero heredado no son lo suficientemente flexibles para reaccionar a lo que sucede en tiempo real. Mientras tanto, los pronósticos continuos están diseñados para cambiar y adaptarse a lo largo del año, brindando más valor si los cambios grandes y/o repentinos afectan negativamente a su institución.
Los pronósticos continuos (consulte la Figura 1) son dinámicos, al igual que sus operaciones diarias, y adaptan y actualizan continuamente sus procesos de planificación en función del rendimiento y las tendencias reales. ¿Cómo? Los pronósticos continuos permiten pronósticos más precisos y multifacéticos al volver a calibrar el pronóstico en función de los cambios en las variables internas (p. ej., fusiones y cambios en las matrículas) y factores externos (p. ej., cambios en las contribuciones estatales, la salud pública y los cambios demográficos).
Las previsiones continuas son una herramienta de gestión que permite a las instituciones planificar (es decir, pronosticar) de forma continua en un horizonte de tiempo determinado frente a un año calendario o fiscal. Por ejemplo, en un período de pronóstico de 12 meses, a medida que finaliza cada mes, se agregará otro mes. En otras palabras, siempre está pronosticando 12 meses en el futuro.
La mejor práctica es garantizar que los pronósticos continuos puedan extenderse (p. ej., continuar) más allá del calendario actual o del final del año fiscal. Por lo general, los pronósticos continuos contienen un mínimo de 12 períodos de pronóstico, pero también pueden incluir 18, 24 o más períodos según las necesidades y la complejidad de la organización.
Por qué los pronósticos continuos son importantes para la educación superior
La capacidad de tomar decisiones rápidamente e implementarlas con software de pronóstico financiero casi en tiempo real es fundamental para que cualquier institución sobreviva y prospere en el futuro. Como se discutió anteriormente, la precisión y la relevancia, en relación con el contexto del tiempo, son importantes. Y los pronósticos continuos mejoran ambos. Verá mejoras en la precisión y entregará más rápido, mejorando la relevancia.
¿Necesita alguna prueba? La figura 2, un gráfico del informe de Aberdeen "No puede permitirse el lujo de ser estático: Aceptar los golpes en la previsión" está repleto de resultados bastante sorprendentes. Aquí están los 3 que más se destacan:
- Aumento del 14 % en la precisión de las previsiones
- 33% de disminución en el tiempo de preparación
- 300% de mejora en la productividad
OneStream unifica los pronósticos continuos con los datos reales en toda la empresa
So cómo ¿tú lo haces? ¿Cómo comienza o avanza más rápido hacia la adopción de pronósticos continuos efectivos? ¿Cómo unificas el pasado mientras miras hacia el futuro? Bueno, el enfoque multinivel que le permite hacer todo eso es exactamente lo que la fue diseñado para hacer.
Nuestra plataforma financiera inteligente consolida y rellena previamente los pronósticos continuos con datos reales en el momento en que se certifican los datos reales. Y ahí lo tienes: ahora tienes una visión simultánea del pasado que está en el momento mientras miras hacia el futuro. OneStream incluso actualiza dinámicamente el estándar informes usando el pronóstico más actual. Esta funcionalidad reduce drásticamente el tiempo y la energía que su equipo de FP&A necesitará dedicar a la generación de informes, lo que facilita mucho la previsión iterativa.
Más información
A medida que su equipo comienza su viaje de pronóstico continuo hacia la agilidad organizacional, la relevancia de los datos y la confianza, descargue nuestro documento técnico Unify Connected Planning para obtener más información. Y si está listo para dar el salto de la planificación estática a la previsión ágil, ¡comuníquese con OneStream hoy mismo!
La salud de cualquier organización multifacética depende de que varios equipos trabajen al unísono, con varias fuentes de datos en tiempo real. En esta publicación, analizaremos rápidamente cómo la tecnología adecuada puede aumentar la capacidad de su equipo para colaborar de manera rápida y precisa, todo desde la perspectiva del software de planificación y presupuestos de educación superior.
No hay nada simple sobre el presupuesto y la planificación en la educación superior. Es una matriz. ¿Cómo exactamente? Bueno, en pocas palabras, hay demasiadas partes móviles, demasiadas variables externas y demasiadas partes interesadas para que estas dos actividades fundamentales sean lineales. A medida que el ritmo de cambio cada vez mayor de la actualidad ejerce una presión cada vez mayor sobre los equipos de finanzas, muchos están tomando medidas para modernizar su presupuesto estático y ciclos de planificación.
La planificación y el presupuesto exitosos dependen de una colaboración masiva
Sería difícil encontrar un regente, presidente, preboste, decano o cualquier otro líder de educación superior que no incluyera la colaboración como un valor central. Las instituciones educativas tienen una interdependencia inherente y deben tener todas sus unidades organizacionales sincronizadas, trabajando juntas, para lograr grandes metas (ver Figura 1). Por ello, el acceso y la colaboración con la calidad datos es imperativo en todos los niveles de la organización.
Figura 1: La importancia del intercambio de datos y la colaboración Fuente: Servicios analíticos de HBR, 2020
La brecha de colaboración en el presupuesto y la planificación a menudo comienza y termina con la naturaleza segregada de los sistemas internos y, lo que es más importante, cómo esos sistemas comparten datos y ediciones. Cualquier equipo que envíe por correo electrónico versiones de hojas de cálculo y documentos con ediciones y notas conoce muy bien este problema.
Si esos equipos están imprimiendo copias impresas y editando con notas adhesivas, una práctica que todavía es sorprendentemente común, entonces ese dolor puede ser incluso peor. Esencialmente, trabajar por separado y consolidarse a lo largo del camino crea oportunidades para errores y destruye cualquier esperanza de un cambio rápido y preciso.
Los procesos manuales que generan presupuestos y planes estáticos ya no funcionan
Las hojas de cálculo no están equipadas para manejar las múltiples capas de trabajo que ocurren dentro de la ráfaga de actividad conocida como elaboración de presupuestos y planificación en la educación superior.
Figura 2: Los problemas causados por la colaboración de hojas de cálculo llegan a lo largo y ancho Fuente: MarketWatch, “El 88% de las hojas de cálculo tienen errores"
De hecho, se espera que los equipos de planificación y presupuesto realicen ediciones, integren nuevos datos y estructuras, se mantengan actualizados y se comuniquen con más claridad que nunca. Estos son solo algunos de los principales desafíos que atascan los esfuerzos de presupuestación y planificación cuando se basan en actualizaciones manuales a través de hojas de cálculo:
- Sin control de versiones. ¿Alguna vez ha estado trabajando en un gran proyecto en el que sus compañeros de equipo le enviaron varios correos electrónicos con un archivo adjunto que tenía el mismo nombre? ¿Sabía cuál se suponía que debía usar, sin perder el tiempo mirando hacia atrás a través de toda la cadena de intercambios?
- Sin registro de auditoría. Cuando intercambia archivos, ¿cómo recuerda quién cambió qué? ¿Recuerdas cuando lo cambiaron?
- Demasiados errores. ¿Se le ha encomendado la preparación del resultado final? Mientras volvía a escribir las ediciones de las notas y hojas de cálculo separadas en el resultado final (¿era realmente el "final"... o el "final2"...), accidentalmente escribió mal un número? Todos hemos estado allí, y todos hemos pasado horas recorriendo las hojas de origen para encontrar la entrada correcta. Peor aún, ¿qué sucede si no detecta el error por completo y el resultado final es incorrecto cuando se entrega al liderazgo?
- Cambio lento. Todo el mundo odia los plazos, pero la velocidad es importante cuando se toman decisiones estratégicas. ¿Alguna vez presionó para entregar a tiempo, terminó su trabajo y solo más tarde se enteró de que el liderazgo estaba decepcionado porque el resultado que entregó estaba desactualizado en comparación con la información que acababan de escuchar en las noticias o sobre la que leyeron en una actualización legislativa? Si su conocimiento y datos no pueden actualizarse en tiempo real a sus resultados, ¿cómo puede estar seguro de que está tomando buenas decisiones?
Los costos ocultos de las hojas de cálculo son creados por la duplicación de esfuerzos, errores y reelaboración. Todo este tiempo perdido aleja el enfoque de su equipo del verdadero valor del análisis y la comunicación que respalda la toma de decisiones sólidas en toda la institución y mantiene a todos atrapados en el trabajo.
A medida que el ritmo del cambio sigue aumentando, los equipos de finanzas de educación superior deben dejar de centrarse en la recopilación, la conciliación y la gestión de puntos de integración clave para centrarse en colaborar con los responsables de la toma de decisiones y proporcionar información mejor y más rápida.
Avanzando con confianza
At la, entendemos que la complejidad es el subproducto inevitable del cambio, especialmente en la educación superior. En consecuencia, creemos que su éxito no se logrará eliminando la complejidad, sino que se logrará dirigiendo efectivamente a su institución a través de ella.
¿Cómo lo hacemos? Nuestra plataforma unificada de Finanzas Inteligentes (consulte la Figura 3) nos permite ofrecer nuestras muchas capacidades dentro de una sola aplicación extensible basada en la nube creada para escalar junto con su organización. Es por eso que cientos de organizaciones, incluidas muchas instituciones de educación superior, han elegido OneStream, y nunca han mirado atrás.
¿Por qué es importante la unificación? Bueno, elimina las posibilidades de errores creados por el trabajo manual y las herramientas de información financiera separadas y conectadas. Si vuelve a escribir los datos o depende de los puntos de conexión técnica para las actualizaciones, ha abierto la puerta a posibles problemas.
¿Qué puede hacer un enfoque de plataforma por usted y su equipo? Estos son algunos de los beneficios clave que obtiene con OneStream software de presupuesto y planificacion:
- Colaboración mejorada ya que todos los compañeros de equipo tienen acceso a los datos que necesitan y pueden comunicar claramente ediciones, adiciones y correcciones.
- Mayor confianza ya que el equipo trabaja desde una única fuente de información actualizada en tiempo real. · Mayor precisión ya que los datos se actualizan automáticamente en todos los formularios de planificación, visualizaciones y tableros.
- Mayor consistencia ya que la plataforma proporciona flexibilidad pero también se mantiene fiel a las estructuras administrativas.
- Tiempo de entrega reducido sobre los productos finales.
Más información
¿Necesitas alguna prueba? ¿Qué tal un gran ejemplo de una de las 10 mejores universidades públicas de investigación del país? Este estudio de caso detalla cómo OneStream ha ayudado a reducir el tiempo necesario para completar los presupuestos y ha detallado los ROI, incluida la forma en que un proceso regular existente de 3.5 horas se redujo a solo 5 minutos.
¿Quieres continuar la discusión? ¿Tiene alguna pregunta? Contacto, y uno de nuestros expertos se comunicará con usted lo antes posible.
Los equipos de presupuesto, contabilidad y finanzas en la educación superior, al igual que en otros campos, deben adaptarse y prosperar frente al cambio rápido. En esta serie de blogs, descubriremos los impulsores de valor clave que el software moderno de presupuestación y planificación tiene para ofrecer a los líderes de educación superior. También trazaremos cómo estos líderes pueden comenzar o acelerar el viaje para conquistar la complejidad y empoderar a sus equipos para que lideren a gran velocidad.
La velocidad y la agilidad son más importantes que nunca
Si bien la precisión, la transparencia y la consistencia son la columna vertebral de las operaciones contables y financieras, agregar velocidad y agilidad es lo que finalmente separa a las instituciones que brindan un valor constante de aquellas que tienen dificultades.
Y a medida que pasan los dos años de la pandemia de COVID-19, la velocidad y la agilidad nunca han sido más importantes para los líderes en la educación superior.
Estos líderes se han visto obligados repetidamente a ajustar las operaciones diarias. Pero ahora enfrentan otro obstáculo: reconciliar visiones, planes y presupuestos con una interrupción histórica que ha creado caídas en la inscripción, lo que ha provocado una pérdida crítica de ingresos (consulte la Figura 1).
Gráfico: Natalie Schwartz/Higher Ed Drive, Fuente: National Student Clearinghouse Research Center
Esas pérdidas de ingresos, naturalmente, ejercieron presión sobre el equipo de Finanzas. Y si bien la presión no es nada nuevo para los líderes financieros en la educación superior, el COVID-19 y sus complejidades han socavado a muchas instituciones hasta el punto de que ya no intentan equilibrar los presupuestos mediante recortes y eficiencias. En cambio, las escuelas deben repensar y reestructurar sus modelos de negocios.
Los miembros de la junta, los presidentes y los decanos, todos los cuales tienen grandes responsabilidades, exigen, por lo tanto, datos más consistentes y oportunos para informar sus decisiones.
Por lo tanto, los equipos de contabilidad y finanzas deben modernizarse para optimizar los procesos, unificar los resultados y empoderar al liderazgo con la información necesaria no solo para tomar decisiones clave, sino también para pivotar cuando sea necesario. Después de todo, aún no se conocen los impactos económicos y operativos totales de la pandemia, pero una cosa es cierta: la complejidad y el rápido ritmo de cambio son la nueva normalidad.
Lo que está en camino en esta serie de blogs
Durante las próximas semanas, explicaremos por qué los líderes de educación superior necesitan un enfoque moderno basado en una plataforma para planificación, presupuestación y previsión. También cubriremos cómo acelerar los ciclos de informes y análisis, y presentaremos la hoja de ruta para mostrarle cómo hacerlo realidad.
A continuación se muestra un desglose de los temas y desafíos relacionados que cubriremos en el camino:
- presupuesto- ¿Su proceso de presupuesto anual lleva demasiado tiempo debido a la integración manual de datos con los sistemas centrales y una dependencia excesiva de las hojas de cálculo para el modelado? Incluso después de todo ese esfuerzo, ¿le falta visibilidad de las fuentes de financiación en toda la organización? Si confía en sistemas y procesos obsoletos, es difícil alinear los planes financieros con los objetivos estratégicos. ¿Por qué? Bueno, centrarse en las prioridades institucionales requiere precisión, y la precisión es un beneficio clave que el software de gestión del rendimiento empresarial aporta.
- Planificación/pronóstico a largo plazo– ¿Su proceso de planificación a largo plazo produce documentos estancados que a menudo están desactualizados antes del final del primer trimestre? Con tantas piezas en movimiento, fuentes de financiación estatal, investigación, dotaciones, costos en constante aumento, puede ser difícil, si no imposible, mantener la relevancia de su plan y sus pronósticos. Analítica predictiva y la previsión resuelven ese dilema.
- Reporte/Análisis (Señalización)– Tradicionalmente, la presentación de informes se ha utilizado para monitorear y comunicar el progreso hacia las metas y prioridades descritas en los planes y presupuestos, por lo que, históricamente, los informes solo han mirado hacia atrás. En el futuro, queremos mejorar la función de informes. Empoderar a los líderes para recibir y comprender rápidamente las posiciones financieras y operativas. Brindar a los líderes los datos y los conocimientos necesarios para pivotar cuándo y dónde es necesario corregir el rumbo o aprovechar las oportunidades. Señalización financiera hace que todo suceda.
La mejor alternativa: una plataforma unificada
OneStream ha empoderado a cientos de organizaciones (incluidas docenas en el del sector público) para liberar el poder de Contabilidad y Finanzas al unificar la planificación, el presupuesto, la previsión, la generación de informes y el análisis a través de una única solución ampliable (consulte la Figura 2). Esta solución se entrega a través de una plataforma en la nube diseñada para evolucionar y escalar con su institución.
¿Por qué debería importarte? Bueno, estos son solo algunos de los beneficios clave que obtiene con El software de presupuesto y planificación de OneStream:
- Analice escenarios hipotéticos alternativos y opciones de financiación sobre liquidez clave, convenios de deuda, estructura de capital y más.
- Simplifique la entrada de revisiones de planificación con formularios web dinámicos o la comodidad de Excel para crear o actualizar planes o previsiones al instante.
- Unifique planes operativos granulares con objetivos financieros con más de 50 OneStream MarketPlaceTM soluciones (por ejemplo, planificación de personas, planificación de capital, planificación de efectivo y planificación de cosas).
- Administre, cree y mantenga modelos predictivos sin necesidad de conocimientos técnicos o experiencia en materia de ciencia de los datos.
- Cree señales e información sobre capital de trabajo diario y semanal, costos controlables, inscripciones y otros KPI.
- Automatice los paquetes de informes financieros mensuales mediante la integración de MS PowerPoint® y Excel®.
- Mantenga registros de auditoría y verificaciones de control de calidad de datos.
Conectémonos y continuemos la discusión
Si bien es posible que aún no sea un cliente, apreciamos su trabajo en el sector público y valoramos su opinión, y nos encantaría explorar oportunidades en las que podamos avanzar juntos. En OneStream, nuestra misión es simple: “Cada cliente es una referencia, un éxito a la vez”.
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