Modernizzare il consolidamento finanziario globale

Come partner tecnologico per i settori food, feed e mobilità, Bühler si è impegnata a rendere disponibili entro il 2025 soluzioni scalabili in grado di ridurre del 50% consumi energetici, rifiuti e utilizzo dell'acqua lungo le catene del valore dei propri clienti.

Azienda svizzera a conduzione familiare con una storia di 164 anni, Bühler è presente in oltre 140 paesi nel mondo e gestisce una rete globale di 105 service station, 30 stabilimenti produttivi e Application & Training Center in 25 location.

"L'implementazione di OneStream ha reso il processo di chiusura di fine mese molto più efficiente. Con HFM, la responsabilità dei task critici ricadeva sul team di consolidamento, con frequenti colli di bottiglia e un carico di lavoro elevato. Grazie alla flessibilità e alla user-friendliness di OneStream, molti processi sono stati automatizzati e semplificati, riducendo significativamente la necessità di supporto."

- Luciana Circelli, esperta applicativo di consolidamento, Bühler AG

1. Sostituire un sistema obsoleto

Bühler AG, azienda globale svizzera leader nella fornitura di soluzioni innovative per i settori alimentare, mangimistico e dei materiali avanzati (AM), si trovava ad affrontare la sfida di sostituire Oracle Hyperion Financial Management (HFM), utilizzato dal 2009 per il consolidamento finanziario di circa 90 business unit in tutto il mondo.

Una volta al mese, nei primi cinque giorni lavorativi, le 90 unità aziendali consegnavano i propri reporting package. In alcuni casi i dati arrivavano sotto forma di file excel creati manualmente; in altri, direttamente come estrazione SAP, poiché le unità più grandi lavorano con SAP S/4HANA. I dati venivano poi consolidati nel sistema di financial management e resi disponibili per diversi report, tra cui il bilancio annuale.

Eravamo effettivamente soddisfatti di Hyperion. Tuttavia, negli ultimi anni si è verificato un numero crescente di problemi di performance. In alcuni casi la Finance community non riusciva nemmeno più ad accedere al sistema, con una perdita di tempo significativa.

- Luciana Circelli, esperta applicativo di consolidamento, Bühler AG

Inoltre, le opzioni di estrazione dati in HFM erano limitate, il che rendeva difficile riutilizzare i dati consolidati in altri strumenti di analisi (ad esempio Power BI). Un altro fattore importante nella decisione di migrare era che Oracle non sviluppava più la soluzione on-premise su cui girava HFM, concentrandosi invece sulle soluzioni cloud. Non essendo ancora pronta a passare al cloud per diverse ragioni, Bühler ha dovuto trovare un'alternativa.

2. Nuova tecnologia, nuove funzionalità

Bühler ha condotto un processo di valutazione approfondito per selezionare un'alternativa adeguata a HFM. La guida è stata affidata a un comitato direttivo composto dai principali stakeholder e decision maker: CFO, Head of Group Controlling, Head of Group Accounting, Head of Process and Project Management, Head of HR Processes and Applications e uno specialista di IT Project Management. Quest'ultimo ha inoltre supervisionato da vicino l'intera fase di design.

Tra gli strumenti di financial management valutati, tutti avanzati e performanti, OneStream si è imposto come prima scelta. Il fattore decisivo non è stato solo la ricchezza funzionale della soluzione, ma soprattutto le caratteristiche tecnologiche di una piattaforma unificata per consolidamento, planning, reporting e analisi. Questo elimina la necessità di più sistemi separati e garantisce l'integrità dei dati end-to-end. La piattaforma offre una struttura dimensionale estensibile che permette di mappare diversi requisiti di business in un'unica applicazione, senza la necessità di più applicazioni o di complessi workaround di integrazione dati.

OneStream offre inoltre solide opzioni di integrazione con altre soluzioni IT: i dati provenienti dai sistemi SAP, ad esempio, possono essere trasferiti senza soluzione di continuità. Questo consente alle aziende di utilizzare i dati SAP in tempo reale per consolidamento, pianificazione e reporting in OneStream, senza dover mantenere dati ridondanti durante l'integrazione.

Per l'IT, OneStream era la soluzione più adatta al nostro setup. Per me, la flessibilità era l'aspetto chiave: ci permette di mappare sia i requisiti attuali sia quelli futuri.

- Luciana Circelli, esperta applicativo di consolidamento, Bühler AG

3. Una piattaforma nelle mani della Finance

Grazie a un'attenta organizzazione e pianificazione del progetto, Bühler ha adottato un approccio di implementazione a fasi, dando priorità ai milestone principali e coordinando review operative regolari. Il go-live si è svolto senza intoppi e il trasferimento delle competenze è stato efficace, grazie a un corso di formazione remoto di cinque giorni per gli amministratori OneStream e al supporto ravvicinato del partner di implementazione.

"Il supporto fornito è stato fondamentale per il successo del progetto," afferma Circelli. "OneStream è una soluzione con molto più potenziale rispetto alla precedente, ma richiede anche un periodo di familiarizzazione per comprendere l'ampia gamma di opzioni di programmazione." Per il supporto di primo livello, sono stati formati power user regionali in ciascuna area geografica.

Anche la funzione di reload di OneStream ha ridotto significativamente la necessità di supporto. "A volte capita di caricare per errore dati del mese precedente, oppure di apportare modifiche che richiedono un ricaricamento”, spiega Circelli. "Prima era il team centrale di consolidamento a doversi occupare del reset dei dati, un'operazione particolarmente onerosa a causa dei diversi fusi orari. In OneStream, invece, ogni utente può avviare un ricaricamento autonomamente. Gli utenti hanno la flessibilità di aggiornare l'intero balance sheet o solo singoli conti." Questa opzione permette anche di testare le diverse funzioni e possibilità di OneStream senza preoccuparsi di errori irreversibili: se qualcosa non funziona come previsto, basta ricaricare i dati e tornare al punto di partenza.

Con il sistema precedente, l'intera responsabilità del supporto ricadeva sul team centrale di consolidamento. Durante la chiusura di fine mese, era necessario rispondere on the fly a molte domande degli utenti da diversi fusi orari. Un'attività particolarmente complessa perché i dati di input di HFM arrivano da sistemi sorgente diversi, con livelli di competenza richiesti differenti a seconda della sorgente. Nel nuovo setup, due power user per ogni regione forniscono supporto direttamente, e solo le domande di dettaglio più complesse richiedono un'assistenza centralizzata.

- Luciana Circelli, esperta applicativo di consolidamento, Bühler AG

4. Semplificare la complessità

"L'implementazione di OneStream ha reso la chiusura di fine mese molto più efficiente," afferma Circelli. "Con HFM, la responsabilità dei task critici ricadeva sul team di consolidamento, generando spesso colli di bottiglia e un carico di lavoro elevato. Grazie alla flessibilità e alla facilità d’uso di OneStream, diversi processi sono stati automatizzati e semplificati, riducendo significativamente la necessità di supporto."

"OneStream offre inoltre la possibilità di semplificare fasi di lavoro complesse che in precedenza dovevano essere gestite dal team centrale di consolidamento: oggi praticamente qualsiasi utente può avviarle in autonomia, con un solo clic.”

- Luciana Circelli, esperta applicativo di consolidamento, Bühler AG

OneStream consente di definire un processo personalizzato per ciascuna business unit, composto da diverse fasi per la chiusura di fine mese. Per le business unit più grandi e complesse è possibile prevedere pacchetti più completi per il caricamento dei dati, mentre per quelle più piccole si predispongono meno step, semplificando il processo e mantenendolo il più efficiente possibile. "Anche il feedback della nostra community Finance globale è stato molto positivo. Trovano l'interfaccia utente facile da capire e semplice da utilizzare," aggiunge Circelli.

Un ulteriore valore aggiunto per Bühler è la potenza del sistema e le performance. Le singole fasi di lavoro (ad esempio il consolidamento) sono significativamente più veloci e il sistema è complessivamente più stabile. "Nel nostro vecchio sistema, ad esempio, i report intercompany causavano regolarmente crash," racconta Circelli. "Con OneStream, queste interruzioni sono un ricordo del passato."

In futuro Bühler beneficerà anche dell'integrazione di OneStream con altri software. La piattaforma può essere connessa senza soluzione di continuità a sistemi ERP, soluzioni BI e altro. Questa integrazione permetterà a Bühler di consolidare i dati finanziari di tutte le aree aziendali e collegarli con i dati operativi.

Vogliamo automatizzare il più possibile il flusso di dati tra SAP S/4 HANA e OneStream. In più, l'obiettivo è utilizzare le funzioni di drill-back e drill-through di OneStream per analizzare le transazioni in dettaglio e accedere direttamente ai dati SAP sottostanti a partire dai dati aggregati in OneStream.

- Luciana Circelli, esperta applicativo di consolidamento, Bühler AG

OneStream offre a Bühler una visione olistica dell'azienda e una maggiore trasparenza, che a loro volta portano a un processo decisionale migliore.

L'unica piattaforma che riunisce tutti i tuoi dati in un'unica soluzione unificata, per permetterti di fare ciò che sei nato per fare: prendere il controllo della chiusura.