Vera trasformazione della Finance con dati in tempo reale in pochi minuti

Menzies Aviation è il principale partner di servizi per aeroporti e compagnie aeree di tutto il mondo, con operazioni in sei continenti, in oltre 265 aeroporti in più di 55 paesi, dove gestisce più di 4,5 milioni di voli all'anno e movimenta oltre 2 milioni di tonnellate di merci. Dalla sua fondazione nel 1833, Menzies Aviation è diventata il più grande gruppo di servizi aeroportuali al mondo per numero di paesi coperti e movimentazioni di aeromobili.

OneStream ha portato il processo a un livello tale che non abbiamo più bisogno di consolidare: possiamo visualizzare i dati in tempo reale in pochi minuti. Un risultato notevole, soprattutto considerando che operiamo in 254 paesi, gestiamo 22 valute diverse e offriamo prodotti su diverse verticali.

- Chris Devaney, vicepresidente della finanza, Menzies Aviation

1. Restare agili nel cambiamento

Menzies è entrata nel settore dell'aviazione circa 30 anni fa. Grazie alla crescita organica e alle attività di M&A, si è rapidamente affermata come leader di settore, consapevole del valore di mantenere l'agilità. Per questo motivo, la trasformazione finanziria era da tempo nella “wish list” del team Finance IT.

"Nel 2017 siamo entrati per la prima volta nel mercato del rifornimento carburante attraverso un'acquisizione. Solo pochi anni dopo, siamo il più grande refueller ITP indipendente al mondo," racconta Chris Devaney, vicepresidente della finanza di Menzies Aviation. "Siamo stati poi acquisiti da un gruppo logistico e siamo entrati in nuovi territori: molti cambiamenti da assorbire in poco tempo."

Quando l'azienda ha iniziato a pianificare lo spostamento di grandi volumi di infrastruttura IT verso il cloud, Devaney ha visto l'occasione perfetta per passare a un sistema Finance agile, in grado di generare efficienza, agilità e valore dai dati. "Dopo diverse acquisizioni, il nostro sistema esistente era diventato un patchwork nei suoi 14 anni di attività," continua Devaney. "Vedevamo la necessità di guidare con maggiore efficienza e agilità. Inoltre, volevamo cogliere l'opportunità di estrarre più valore dai nostri dati."

Questa crescita accelerata aveva generato una struttura di gruppo complessa e il sistema Finance era diventato un aggregato di componenti provenienti da ciascuna realtà. Per massimizzare le prestazioni e il valore dei dati Finance, il team aveva bisogno di una soluzione unificata e coerente, in grado di scalare e adattarsi all'evoluzione del business. Dopo aver valutato quattro opzioni, incluso l'aggiornamento del sistema esistente, Menzies ha scelto OneStream.

"Sentivamo di poterci fidare di OneStream e ci piaceva l'idea di poter delegare aspetti come la gestione delle performance del sistema e lo storage dei dati. Inoltre, era interessante poter estendere le capacità del sistema in modo semplice tramite il OneStream MarketPlace. A differenza del sistema precedente, dove spesso ci scontravamo con barriere economiche o di risorse quando volevamo aggiungere nuove funzionalità, ora possiamo modificare o estendere le capacità con facilità, senza dover ricorrere a complessi workaround di processo."

- Chris Devaney, vicepresidente della finanza, Menzies Aviation

2. Guidare il business alla velocità del cambiamento

Il consolidamento di gruppo richiede oggi solo il 20% del tempo necessario con il sistema Hyperion. Inoltre ha eliminato i ritardi e ha permesso ai team di visualizzare dati e insight in tempo reale, accelerando il processo decisionale.

Devaney approfondisce: "Un forecast che tipicamente richiedeva un'ora per essere consolidato oggi si completa in meno di 12 minuti. Un altro vantaggio è il flash reporting, che eseguiamo settimanalmente per prevedere la posizione di fine mese. OneStream ha portato il processo a un livello tale che non abbiamo più bisogno di consolidare: possiamo visualizzare i dati in tempo reale in pochi minuti. Un risultato notevole, soprattutto considerando che operiamo in 254 paesi, gestiamo 22 valute diverse e offriamo prodotti su diverse verticali."

Oltre alla visione a livello di gruppo, Menzies può ora fare drill-down per analizzare le performance a livello granulare, ottenendo insight e maggior controllo su ogni livello. "Ad esempio, a Oslo effettuiamo lo sghiacciamento degli aerei. In pochi minuti posso vedere quanti litri abbiamo spruzzato ieri, quali ricavi ha generato e le previsioni per il resto del mese. Tutto questo ci permette di spingere le performance e guidare il processo decisionale in modo molto più rapido e preciso."

Il risultato più significativo per Menzies è aver risolto rapidamente alcune delle sfide più critiche del Finance. Prima dell'implementazione, l'azienda aggregava sulla base della percentuale di proprietà, mentre tutta la contabilità delle joint venture e degli interessi di minoranza veniva completata tramite scritture contabili o entità di consolidamento. Oggi il team Finance può ottenere un consolidamento al 100% con un solo clic.

"Prima c'era poco entusiasmo verso il team Finance. Ci si aspettava semplicemente che producessimo risultati. Oggi invece stiamo permettendo al business di prendere decisioni rapidamente, cogliere opportunità, mitigare rischi e migliorare i risultati. Di conseguenza, il team esecutivo viene da noi per capire cosa può fare il sistema, mostrando interesse per come il Finance possa guidare le performance dell'intero gruppo. Gli insight report sono stati un grande motivatore in questo senso."

- Chris Devaney, vicepresidente della finanza, Menzies Aviation

3. Generare valore in tutto il business, oggi e domani

Oltre a eliminare ore di lavoro manuale, l'implementazione di OneStream ha spinto Menzies a continuare a esplorare l'arte del possibile in materia di insight.

"Il MarketPlace e la facilità di integrazione ci hanno ispirato a pianificare una fase 2.0 già dopo l'implementazione. La facilità di testare nuovi prodotti ci consente di continuare a sviluppare le capacità del sistema e collaborare più strettamente con altre aree del business, un'opportunità entusiasmante."

- Chris Devaney, vicepresidente della finanza, Menzies Aviation

Prima di OneStream, il team di Gestione del Rischio impiegava giornate intere per manipolare e analizzare i dati Finance alla ricerca di correlazioni e cause dei rischi operativi. OneStream ha permesso a Menzies di far maturare quel processo.

Devaney conclude: "Operiamo in un settore ad alto rischio e siamo focalizzati sulla sicurezza. Oggi abbiamo un'interfaccia live che consente un flusso dei dati in tempo reale verso il sistema di gestione del rischio."

"Più insight abbiamo per anticipare, ridurre e prevenire i rischi, meglio è."