Der Finanzabschluss ist der Prozess der Überprüfung und Anpassung von Kontensalden am Ende eines Abrechnungszeitraums (oft am Quartals- oder Jahresende), um Finanzberichte zu erstellen, die die tatsächliche finanzielle Lage des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt widerspiegeln. Diese Berichte informieren Stakeholder wie das Management, Investoren, Kreditgeber und Regulierungsbehörden.

Als Finanzprofi sind Sie nur allzu vertraut mit dem Stress und Druck des Monatsabschlusses. Ihr Team ist dafür verantwortlich, alle Finanzdaten zu konsolidieren, Konten und Transaktionen abzugleichen und präzise Finanzberichte mit umfassenden Erläuterungen sowohl intern als auch extern zu veröffentlichen. Als modernes Finanzteam agieren Sie zudem als Hüter finanzieller und operativer Erkenntnisse im gesamten Unternehmen, um zeitnahe Abweichungen zu Plänen und Prognosen zu liefern, betriebliche Analysen durchzuführen sowie Berichte und Analysen für Führungskräfte und Stakeholder bereitzustellen.

Dennoch ist der Monatsabschluss oft eine Quelle von Stress – aus verschiedenen Gründen:

Enge, verbindliche Fristen
Manuelle Tätigkeiten (z. B. Verwaltung von Tabellenkalkulationen)
Komplexität bei der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen ERP- und operativen Systemen
Sammlung von Kommentaren und Erläuterungen
Unterschiedliche Detaillierungsgrade der Daten, die für ein effektives Abweichungsreporting zusammengeführt werden müssen, um die Leistung zu messen und Prognosen im Laufe des Jahres anzupassen.

Trotz dieser Herausforderungen haben einige Unternehmen den Prozess optimiert und die Abschlussdauer um mehrere Tage verkürzt. Andere Unternehmen hingegen haben weiterhin Schwierigkeiten bei der Durchführung des Abschlusses – insbesondere jene, die viele verschiedene ERP- und operative Systeme nutzen, auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind und eine Vielzahl spezialisierter Lösungen für Konsolidierung, Planung, Berichterstattung und Analyse einsetzen.

Damit Ihr Unternehmen nicht zu Letzteren gehört, werfen wir einen Blick auf die größten Herausforderungen beim Monatsabschluss. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie diese bewältigen, den Abschlussprozess optimieren und den Stress für Ihr Team und das gesamte Unternehmen reduzieren können.

Die größten Herausforderungen beim Monatsabschluss

Komplexe und heterogene Systeme

In den letzten drei Jahrzehnten wurde die Finanzabteilung darauf konditioniert, spezialisierte Best-of-Breed-Lösungen für Konsolidierung und Abschlussprozesse zu implementieren. Dazu gehören Lösungen für Account Reconciliations, Transaktionsabgleiche, Steuern sowie Planung und Prognosen. Das bedeutet, dass Finanzteams oft mit mehreren ERP-Systemen und Tools arbeiten – alle mit unterschiedlichen Detailgraden, komplexen Integrationen und redundanten Daten. Diese Systeme sind meist nicht nahtlos miteinander verbunden.

Die Vielfalt an Systemen, Integrationen, Abstimmungen und doppelten Daten und Metadaten führt zu erheblichen Herausforderungen: Sie verlängern die Bearbeitungszeit, erhöhen die Komplexität und tragen erheblich zu Ineffizienzen im Monatsabschluss bei.

Datenqualität und -integrität

Die Genauigkeit und Integrität der Daten sind essenziell für den Monatsabschluss. Warum? Weil sie sicherstellen, dass Finanzberichte zuverlässig, prüfbar und konform mit allen globalen regulatorischen Anforderungen sind. Doch aufgrund der Vielzahl an Datenquellen und Systemen sind Finanzdaten anfällig für Fehler, Inkonsistenzen und Abweichungen. Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen, manuellen Dateneingaben und komplexen Tabellenkalkulationen stehen vor zusätzlichen Herausforderungen, um die Genauigkeit und Integrität zu gewährleisten. Das Resultat? Ein zeitaufwändiger Abstimmungsprozess und potenzielle Ungenauigkeiten in den Finanzberichten.

Manuelle Prozesse

In vielen Unternehmen ist die starke Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen und manuellen Prozessen während des Monatsabschlusses weiterhin ein Problem. Manuelle Dateneingaben, tabellenbasierte Berechnungen und Abstimmungen sowie Ad-hoc-Berichte sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Diese manuellen Aufgaben führen zu Ineffizienzen, Verzögerungen und Ungenauigkeiten – was den Monatsabschluss noch stressiger macht.

Finanzielle Komplexität, Vorschriften und Standards

Für einige Unternehmen ergeben sich zusätzliche Herausforderungen durch mehrere Geschäftseinheiten, unterschiedliche Währungen, konzerninterne Transaktionen sowie sich ständig ändernde globale und lokale Vorschriften und Standards. Viele Konsolidierungssysteme wurden nicht für diese Komplexität entwickelt. Unternehmen, die auf veraltete Insellösungen angewiesen sind, müssen daher auf manuelle Prozesse, komplexe Tabellenkalkulationen und zeitaufwändige Abstimmungsprozesse zurückgreifen, um Lücken in ihren Finanzkonsolidierungs- und Abschlusssystemen zu schließen. Dies führt zu Ineffizienz, möglichen Ungenauigkeiten in den Finanzberichten und schlimmstenfalls zu Compliance-Problemen.

Mangelnde Transparenz und Kontrolle

Eine eingeschränkte Transparenz über den Status des Monatsabschlussprozesses kann zu Verzögerungen und Unsicherheiten führen. Das Resultat? Finanzverantwortliche haben Schwierigkeiten, den Fortschritt nachzuverfolgen, Engpässe zu identifizieren und sicherzustellen, dass Aufgaben korrekt und fristgerecht erledigt werden. Dieser Mangel an Transparenz und Kontrolle kann zu Last-Minute-Hektik und einem höheren Fehlerrisiko führen.

Lösungen zur Reduzierung des Monatsabschluss-Stresses
Es gibt gute Nachrichten: Durch technologische Fortschritte, moderne Abschluss- und Konsolidierungslösungen sowie gezielte Maßnahmen kann Ihr Unternehmen diese Herausforderungen direkt angehen. Hier sind fünf Wege, um den Monatsabschluss zu optimieren, die Effizienz zu steigern und den Stress zu reduzieren.

Einheitliche Finanzsysteme implementieren

Durch die Investition in einheitliche Finanzsysteme können Sie den Monatsabschluss optimieren, Datensilos eliminieren und den Bedarf an manueller Dateneingabe verringern. Der Schlüssel dazu ist eine zentrale, integrierte Lösung. Sie vermeidet viele Probleme, die mit dem traditionellen Einsatz mehrerer Insellösungen verbunden sind – darunter doppelte Daten und Metadaten sowie komplexe Integrationen. Zudem führen uneinheitliche Prozesse mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden zu Problemen bei Konsolidierung, Abschluss, Abstimmungen und Berichterstattung. All das lässt sich durch ein einheitliches Finanzsystem vermeiden.

OneStream Digital Finance Cloud

Lösungen wie OneStream sind einzigartig, da sie auf einer einzigen, zentralen Plattform aufsetzen. Sie vereinen alle Prozesse rund um Finanzkonsolidierung, Abschluss (Kontenabstimmung, Transaktionsabgleich und Steuern), finanzielle und operative Planung sowie Berichterstattung und Analyse in einer einzigen Lösung. OneStream verfügt über eine integrierte Datenqualitätskontrolle und unterstützt sowohl Salden-basierte Hauptbuchabstimmungen als auch hochfrequente, datenintensive Transaktionen.

Dank dieser Funktionen werden komplexe Integrationen überflüssig, Konsolidierungs- und Abschlussprozesse vereinfacht und Nutzer können Ist-Zahlen direkt mit Plänen und Prognosen abgleichen – und so eine einzige verlässliche Datenquelle schaffen.

Die Vorteile eines einheitlichen Monatsabschluss-Systems
Durch die Vereinheitlichung aller Monatsabschlussprozesse in einer einzigen Plattform können alle Transaktions- und operativen Systeme nahtlos in ein von der Finanzabteilung verwaltetes System integriert werden. Diese Integration bietet entscheidende Vorteile:

Reduziert doppelte Daten und manuelle Prozesse
Verbessert die Datenqualität und -genauigkeit
Erhöht die Anpassungsfähigkeit an Veränderungen
Beschleunigt den Monatsabschluss

Diese Vorteile senken den Stress für Ihr Team und steigern deren Effizienz erheblich.

Moderne, cloudbasierte Software für den Monatsabschluss nutzen

Cloudbasierte Softwarelösungen für den Monatsabschluss bieten Skalierbarkeit, Flexibilität und Zugänglichkeit. Schließlich sind sie speziell darauf ausgelegt, den Monatsabschlussprozess zu optimieren und zu vereinfachen. Wie sie das tun, ist ebenso wichtig. Traditionell erforderte der Monatsabschluss den Einsatz mehrerer Lösungen, die komplexe Integrationen, die Duplizierung von Daten/Mediendaten und manuelle Aufgaben zur Konsolidierung und Abstimmung benötigten.

Mit einer einheitlichen, cloudbasierten Plattform wie OneStream sind alle Lösungen für den Abschluss in einer einzigen Lösung integriert. Dieser einheitliche Ansatz reduziert die Komplexität und optimiert alle Daten und Prozesse des Monatsabschlusses in einer einzigen Lösung, indem er eine Vielzahl von Funktionen nutzt:

Integrierte Finanzintelligenz (z. B. Währungs- und Intercompany-Abstimmungen), die Berechnungen (z. B. Eigenkapitaleliminierungen, Transferpreise) durchführt, verschiedene Konsolidierungsmethoden unterstützt und komplexe globale Konsolidierungen verwaltet – wodurch der Abschlussprozess automatisiert und manuelle Prozesse reduziert werden.
Out-of-the-Box-Unterstützung für lokale und globale Vorschriften, Berichtsstandards und Steuern – die die Konsolidierungen und Behandlungen optimiert, die für eine genaue Finanzberichterstattung erforderlich sind.
Integrierte Datenqualität, Validierungen, Bestätigungen, Kommentare, narrative Berichterstattung und unterstützende Dokumentation in einer Lösung – die zuverlässige, vertrauenswürdige und prüfbare Finanzberichte gewährleistet.
Automatisierte Account Reconciliations und Transaktionsabgleich an einem Ort, um alle Abschluss-Schritte aus denselben Quelldaten zu optimieren – wodurch alle finanziellen und buchhalterischen Prozesse in einem einzigen Monatsabschlussprozess optimiert und aufeinander abgestimmt werden.
Umfassendes Abschlussmanagement/Workflow, tiefe Microsoft Office-Integration sowie bilanzielle und transaktionale Finanz-/Betriebsberichterstattung – die die Effizienz steigern, die Genauigkeit verbessern, interne, externe und narrative Berichterstattung unterstützen und die Sichtbarkeit und Kontrolle erhöhe

Manuelle Prozesse, Datensammlung und Abstimmung automatisieren

Automatisierung ist der Schlüssel, um den Stress im Monatsabschlussprozess zu reduzieren. Durch die Implementierung einer einheitlichen Lösung für Finanzkonsolidierung und Abschluss wie OneStream können Sie Datenintegrationen und -sammlungen in eine "Single Source of Thruth" automatisieren. Sie können dieselben Daten auch nutzen, um Account Reconciliations und den Transaktionsabgleich zu harmonisieren.

Mit diesen Funktionen können Sie Folgendes erreichen:

Den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Sammeln und Konsolidieren von Finanzdaten reduzieren
Daten aus allen erforderlichen Quellen abrufen
Alle Abschlussprozesse ausrichten und Transparenz schaffen
Durch Workflows und Kontrollen optimieren
Abstimmungen durchführen
Abweichungen zur Überprüfung kennzeichnen

Auf diese und weitere Weise bieten cloudbasierte Lösungen wie OneStream Sichtbarkeit, Datengenauigkeit, Integrität und Vertrauen, während der manuelle Aufwand minimiert wird.

Umfassendes Reporting und Advanced Analytics bereitstellen

Ebenso wichtig für einen effektiven und weniger stressigen Abschlussprozess ist die Fähigkeit, die Ergebnisse schnell und mit konsolidierten Erklärungen an die erforderlichen externen Stakeholder und Aufsichtsbehörden zu kommunizieren. Gleichzeitig benötigen Sie einen Prozess, der die interne Berichterstattung und Analyse unterstützt. Lösungen wie OneStream bieten beides. Sie verfügen über integrierte Dashboards, Finanz- und ESG-Reporting, narrative Berichterstattung, finanzielle und operative Analysen auf Bilanz- und Transaktionsebene sowie eine tiefe Integration mit Microsoft Office.

Mit diesen Funktionen können Sie alle finanziellen Reportingprozesse unterstützen. Sie stellen zudem sicher, dass Ihre Führungskräfte und Stakeholder im gesamten Unternehmen die aktuelle Performance verstehen und zukünftige Leistungen und Pläne beeinflussen können. Dadurch profitiert Ihre Organisation von besseren Entscheidungen, proaktivem Management sowie einer verbesserten Planung und Prognose.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) können den Monatsabschlussprozess verbessern, indem sie Muster erkennen, Anomalien aufdecken und potenzielle Probleme vorhersagen. Diese Technologien sind in der Lage, große Mengen an Finanzdaten in Echtzeit zu analysieren und bieten Einblicke sowie Empfehlungen zur Verbesserung von Genauigkeit und Effizienz.

Wie KI und ML im Finanzabschluss eingesetzt werden, beeinflusst direkt die Komplexität, Transparenz und Effizienz des Monatsabschlussprozesses. Wenn Sie auf eine veraltete, punktuelle Lösung setzen, sind Ihre Finanzdaten über mehrere Systeme verteilt. Alle Finanzdaten müssten in eigenständige KI- und ML-Lösungen übertragen werden. Zudem müssten kostspielige Data Scientists eingebunden werden, um die Algorithmen anzuwenden und die gewünschten Einblicke zu liefern.

Wenn Sie die Daten schließlich zurückerhalten, müssen Sie die Erkenntnisse erneut in Ihre punktuellen Lösungen für den Abschluss integrieren und abgleichen. Das bedeutet, dass sowohl Granularität als auch Transparenz verloren gehen, um die Zahlen zu verstehen, was sich direkt auf Ihr Vertrauen in die gewonnenen Erkenntnisse auswirkt.

Mit modernen Finanzplattformen wie OneStream hingegen sind KI und ML auf die Finanzwelt ausgerichtet, direkt in die Plattform integriert und funktionieren über alle Prozesse hinweg. Diese Funktionen beseitigen die Notwendigkeit und Komplexität, Daten zu verschieben, und entfernen sie aus dem Kontext des Prozesses. Mit OneStream sind die Einblicke sofort verfügbar, um Anomalien zu korrigieren und jeden Schritt des Abschlussprozesses zu überwachen.

Durch einen einheitlichen Ansatz reduzieren KI und ML nicht nur Risiken, Kosten und Verzögerungen im Monatsabschluss, sondern fördern auch sofort eine bessere Planung und Prognosegenauigkeit. Das bedeutet, dass Sie die benötigten Einblicke erhalten, um die Effizienz in allen Finanzprozessen zu steigern und Ihre Investitionen sowie die Zeit bis zum Nutzen zu maximieren.

Fazit

Der Monatsabschluss ist für Finanzteams zweifellos eine stressige und anspruchsvolle Aufgabe – doch das muss nicht so sein. Indem Sie die häufigsten Herausforderungen gezielt angehen und moderne Konsolidierungs- und Abschlusslösungen wie OneStream nutzen, können Sie den Prozess effizienter, genauer und reibungsloser gestalten.

Automatisierung, Integration, Standardisierung und kontinuierliche Verbesserung sind dabei die Schlüsselstrategien, um Stress zu reduzieren und die Gesamtperformance des Finanzabschlusses zu optimieren. Mit diesen Lösungen entlasten Sie nicht nur Ihr Finanzteam, sondern gewinnen auch wertvolle Erkenntnisse, die zu besseren finanziellen Entscheidungen in Ihrem Unternehmen führen.

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Bereits über 1.400 Unternehmen weltweit haben auf OneStream umgestellt, um ihre Effektivität zu steigern und den Monatsabschluss zu vereinfachen. Wie? Durch die einheitliche Konsolidierung und den Abschluss, kombiniert mit Finanz- und Betriebsplanung, Reporting und Analysen – für mehr Effizienz, Sicherheit und Vertrauen in die Finanzberichterstattung.

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