Impulsando a los equipos directivos con información ágil y una menor complejidad

Con sede en Irlanda, Cimpress factura cerca de 3.000 millones de dólares y cuenta con aproximadamente 15.000 empleados, 100 sociedades y más de una docena de marcas en todo el mundo. Cimpress invierte en empresas emprendedoras centradas en el cliente y especializadas en la personalización masiva, entre ellas Drukwerkdeal, Exaprint, National Pen, Pixartprinting, Printi, Vistaprint y WIRmachenDRUCK.

"Lo que más me gusta de OneStream es que prácticamente puedes hacer cualquier cosa. La flexibilidad de la plataforma para recopilar información, y no solo información financiera, hace que todo resulte muy sencillo. Ya sea incorporar una nueva funcionalidad, desarrollar una capacidad completamente nueva o mejorar las que ya tenemos. Me encanta no tener que decir constantemente que no."

— Michelle Greenberg, Directora de Sistemas y Procesos Corporativos, Cimpress

1. Un sistema CPM moderno y personalizable

"OneStream encajaba a la perfección. Sentí que estaba diseñado para nosotros" Michelle Greenberg, Directora de Sistemas y Procesos Corporativos de Cimpress, estaba cansada de tener que responder constantemente «no» a su equipo mientras lidiaba con un sistema financiero complejo, poco integrado y difícil de gestionar. Los usuarios de toda la organización demandaban una mayor flexibilidad para introducir cambios que impulsaran la eficiencia y redujeran el tiempo dedicado a tareas manuales.

En la búsqueda de una solución capaz de optimizar los procesos de consolidación financiera, reporting y planificación, Cimpress eligió OneStream para transformar sus procesos financieros e incorporar el feedback de los usuarios, adaptando la plataforma a sus necesidades. Muy pronto, Greenberg pudo empezar a responder «sí» con mucha más frecuencia.

Desde una reducción del 98 % en los tiempos de carga de datos hasta importantes eficiencias en costes, los beneficios superaron todas las expectativas. Sin embargo, para Greenberg, el mayor valor ha sido la respuesta de los usuarios.

"Lo mejor para mí es que ahora tengo muchos usuarios satisfechos. Con nuestro sistema anterior, las personas no podían ser tan productivas ni tan innovadoras como les habría gustado. Realmente no podíamos hacer nada para ayudarles. Ahora mis usuarios están contentos, y eso me hace feliz."

— Michelle Greenberg, Directora de Sistemas y Procesos Corporativos, Cimpress

2. Impulsar un mejor rendimiento del negocio

Cimpress utilizaba SAP BPC para la consolidación financiera, la elaboración de informes, la presupuestación y la planificación, junto con 15 sistemas financieros diferentes para dar soporte a las marcas globales de la compañía. El equipo de Finanzas cargaba el balance de comprobación de cada sistema en su entorno SAP ERP antes de importarlo a BPC. Este proceso fragmentado requería más de cuatro horas de trabajo manual. Además, el sistema resultaba costoso de mantener, con gastos recurrentes de mantenimiento y soporte. Cimpress necesitaba un sistema moderno capaz de gestionar los datos de sus marcas globales y facilitar la incorporación de nuevas adquisiciones a medida que la empresa siguiera creciendo.

Para complicar aún más la situación, los usuarios de Cimpress estaban cada vez más descontentos con un sistema manual y obsoleto, y la dirección era consciente de que había llegado el momento de cambiar. El equipo inició la búsqueda de una solución moderna basada en nuevas tecnologías y, en un primer momento, consideró encontrar un sustituto dentro del ecosistema SAP.

Tras un exhaustivo proceso de evaluación y conversar con clientes de referencia, Cimpress quedó impresionada por el compromiso de OneStream con el éxito de sus clientes y concluyó que era la solución que mejor se adaptaba a sus necesidades específicas.

"Nos gustó mucho su enfoque centrado en el cliente. Nunca había visto una empresa que insistiera en que el 100 % de sus clientes estuvieran dispuestos a actuar como referencia. Me facilitaron una lista de clientes y me dijeron: "Puedes llamar a cualquiera". Y eso hice. Nos demostraron que podían hacer todo lo que necesitábamos y que era la solución perfecta para nosotros."

— Michelle Greenberg, Directora de Sistemas y Procesos Corporativos, Cimpress

3. Reducir la complejidad global

Cimpress seleccionó a Archetype Consulting como partner para el proyecto y comenzó el proceso de implantación en febrero de 2020. Poco después del inicio del proyecto, estalló la pandemia de la COVID-19, obligando al cierre de empresas en todo el mundo. A pesar de la incertidumbre, la implantación de OneStream siguió siendo una prioridad para Cimpress y el proyecto continuó de forma remota.

La primera fase de la implantación se centró en la consolidación financiera. Cimpress consolidó sus negocios a escala global, integrando las distintas fuentes de datos de cada unidad de negocio. También se creó una conexión directa con SAP para Vistaprint, la mayor unidad de negocio de Cimpress. Además, el equipo automatizó todo el proceso de recopilación de información de las diferentes empresas de Cimpress para facilitar la elaboración de informes tanto internos como externos. La formación de los usuarios comenzó en octubre de 2020 y la solución entró en producción con el cierre de noviembre.

"Entramos en producción en noviembre, dentro del plazo previsto y del presupuesto establecido. Fue la primera vez que implanté un sistema sin ningún problema crítico. Fue fantástico. No hubo ningún inconveniente. Cerramos en plazo e, incluso, antes de lo que lo habíamos hecho históricamente. Para Navidad ya estábamos preparados para empezar el siguiente proyecto."

— Michelle Greenberg, Directora de Sistemas y Procesos Corporativos, Cimpress

La segunda fase de la implantación se centró en las capacidades de planificación: consolidación presupuestaria, planificación de personal, planificación de inversiones de capital, planificación de activos y planificación de inversiones. Esta segunda fase finalizó el 1 de abril de 2021 y ese mismo mes Cimpress completó su primer presupuesto en OneStream.

El siguiente paso fue la conciliación de cuentas. Como parte del diseño global de la solución, Cimpress creó cubos para cada una de sus unidades de negocio, permitiendo que cada una cargara sus propios datos locales y dispusiera de autonomía para realizar sus informes internos y sus propios procesos de planificación.

4. Impulsar el acceso ágil a la información

Los 120 usuarios de Cimpress han experimentado numerosos beneficios y una mayor agilidad. La compañía sigue incorporando el feedback de los usuarios a la solución para responder a sus necesidades, impulsar la eficiencia y ampliar el uso de la plataforma.

Las actualizaciones de Cimpress son rápidas y sencillas, lo que libera tiempo que el equipo de Finanzas antes dedicaba a la integración manual de datos o a la implantación de distintos módulos. Greenberg afirma:

"Solo tienes que abrir un ticket con el equipo de soporte y, de la noche a la mañana, actualizan la aplicación. A la mañana siguiente te conectas y ya está. Es fantástico y muy sencillo. Esto nos permite dedicar menos tiempo al mantenimiento y más a incorporar mejoras. Nuestros usuarios se sorprenden de la rapidez con la que podemos ofrecer nuevas funcionalidades y de lo cerca que estamos de hacer exactamente lo que nos piden."

El equipo ya no necesita invertir tiempo en implantar distintos módulos de forma manual, y la integración de datos se ha convertido en un proceso sencillo y fluido.

"Solution Exchange también nos pareció realmente emocionante, al igual que la posibilidad de sustituir varias de las aplicaciones que utilizábamos sin asumir costes adicionales de licencias. Esto nos permitía consolidar aún más nuestro ecosistema tecnológico. Creo que he descargado prácticamente todas las soluciones de MarketPlace. Entras en la web, haces clic en un botón para descargar la solución y, después, en otro botón dentro de OneStream para importarla. Es un proceso muy sencillo, muy intuitivo y, además, son gratuitas."

— Michelle Greenberg, Directora de Sistemas y Procesos Corporativos, Cimpress

En definitiva, Greenberg está satisfecha de que los usuarios disfruten de la nueva solución y de que su equipo pueda hacer mucho más de lo que era posible con la plataforma anterior. Cimpress carga y consolida los datos cada hora durante el ciclo de cierre, lo que permite a los usuarios disponer de información prácticamente en tiempo real dentro de la plataforma. Los procesos manuales se han automatizado, liberando tiempo para que los usuarios puedan dedicarlo a la evaluación y el análisis. Desde la puesta en marcha de OneStream, Cimpress ha reducido de forma significativa el tiempo necesario para cargar los datos en el sistema.

"Con nuestro sistema anterior, el proceso de carga y consolidación tardaba cuatro horas. A principios de este año conseguimos reducirlo a solo cinco minutos."

— Michelle Greenberg, Directora de Sistemas y Procesos Corporativos, Cimpress

Anteriormente, cada usuario elaboraba sus propios informes en BPC. Ahora, los usuarios pueden ejecutar automáticamente informes estándar y distribuirlos directamente a los equipos. Además, Cimpress ha configurado paneles de estado específicos que permiten a los responsables visualizar cada unidad de negocio y sus principales tareas dentro del ciclo de cierre. De este modo, el equipo directivo de Finanzas dispone de una visión completa del progreso de todas las áreas durante el proceso de cierre.