Cet article a été écrit par Peter Wilson à Inlumi.

Pendant longtemps, la solution Hyperion Financial Management (HFM) d'Oracle fut le leader incontesté de la consolidation et de l'Enterprise Performance Management (EPM). Pourquoi ? Simplement car HFM était un outil fiable permettant de produire des comptes consolidés utilisés par les plus grandes entreprises du monde. HFM était essentiel car il permettait aux organisations de traiter chaque processus financier comme une consolidation. La plupart d'entre elles commencèrent à l'utiliser pour gérer leur planification, jusqu'à ce que l'outil montre ses limites.

OneStream fut développé en prenant en compte ces faiblesses. C'est à la fois une plateforme et une solution conçue pour la consolidation. De fait, OneStream supporte les processus de planification et de prévision mais prend également en charge d'autres cas d'utilisation grâce à son architecture moderne.

Beaucoup d'entreprises s'appuient aujourd'hui sur OneStream grâce à ces nombreux avantages :

Réduction du nombre de rapprochements nécessaires entre les données consolidées et les prévisions.
Prise en charge des processus dont le flux de travail intégré au système s'aligne avec la manière dont les entreprises collectent, calculent et diffusent leurs données.

Dans ce blog, nous avons parlé à certains de nos clients étant passés de HFM à OneStream afin de recueillir leurs témoignages sur le processus et sur les changements vécus par chacun d'entre eux.

Le leader de la finance

Un grand conglomérat de la vente au détail dans les pays nordiques.

Une des difficultés principales rencontrées par l'entreprise après l'implémentation de HFM fut l'évolution de sa propre activité. Plus encore, les discussions à propos de la fin de vie de HFM ont déclenché des inquiétudes sur les forces et faiblesses de ce logiciel. L'entreprise fit donc le point sur ses limites : les multiples intégrations de données, le remapping, les mises à jour de données importantes, les mouvements de données entre HFM et les problèmes de planification et de rapprochement. Si elle voulait continuer sa croissance, elle devait donc solutionner ces difficultés et adopter une plateforme plus moderne.

Une autre faiblesse de HFM réside dans la fragmentation du reporting et le manque d'informations en temps réel, dus à son incapacité à atteindre les données sources. Lorsque de nombreux rapports doivent être produits avec des tableaux et graphiques, les données doivent être extraites et transférées vers une application pour générer des rapports.

Abandonner HFM est donc une décision importante pour les entreprises ayant toujours utilisé cet outil comme système principal de données fiables et de reporting réglementaires. Malgré une technologie devenue obsolète et des inquiétudes sur sa fin de vie, cette décision restait difficile à prendre. Pourtant, elle était indispensable pour ne pas freiner le développement de l'entreprise.

L'implémentation de OneStream a entraîné une vague de changements internes, notamment dans la manière de consommer les données. Grâce à sa plateforme unifiée, la collecte de données et le reporting ont aujourd'hui été simplifiés. OneStream offre une seule et unique source fiable de données financières,permettant de limiter l'utilisation d'outils tiers.

Le reporting s'est également amélioré de manière considérable. En adoptant cette solution, l'entreprise peut dorénavant utiliser des informations en temps réel pour alimenter la planification de scénarios, s'adapter aux évolutions du marché et les moduler selon ses besoins.

Par ailleurs, cette plateforme étant évolutive, elle est capable d'accompagner le développement de l'organisation tout en accélérant les mises à jour du système. Ces mises à jour peuvent par exemple concerner l'intégration de nouvelles entités, de devises ou de fonctionnalités adaptées aux nouvelles réglementations.

Selon le directeur financier (CFO) de l'entreprise, son équipe a maintenant plus de temps pour se concentrer sur la stratégie et moins sur les opérations. La clôture est également plus rapide à réaliser, résultant d'une plus grande transparence dans le calcul des nombres. Par ailleurs, la prise de décision a été facilitée, tandis que la modélisation des impacts financiers des changements sur l'entreprise, qu'il s'agisse d'acquisitions ou d'investissements, a été accélérée.

Mais le plus grand avantage reste la sensation de contrôle sur les nombres. Le respect de la réglementation est aujourd'hui moins préoccupant, et la création de rapports sous différents régimes est devenue plus transparente et plus simple.

Ce que les utilisateurs apprécient d'autant plus depuis cette implémentation, c'est la réalisation de tâches fastidieuses en amont. Tous les membres de l'équipe ont ainsi pu se consacrer à ce projet et être formés à OneStream. Ces étapes ont permis à chacun de contribuer efficacement à la conception de la solution. Malgré tout, la migration des données resta difficile car elle requérait uniquement la migration des données nécessaires à la réalisation du rapport désiré. La plupart des utilisateurs choisissent une seule année pour réduire le temps passé à rapprocher des données de plus en plus obsolètes.

Quant aux autres directeurs financiers transitionnant vers OneStream, il est recommandé de gérer l'abandon de HFM comme un changement culturel de taille. Les directeurs financiers doivent également mettre en œuvre cette solution à grande échelle, en incluant les équipes informatiques, les administrateurs et les utilisateurs.

Les utilisateurs

Les utilisateurs avaient globalement une bonne impression de HFM, du moins au début de son implémentation. Cependant, au fil du temps, les utilisateurs trouvèrent HFM trop rigide et trop dépendant du support technique pour les personnalisations (par exemple, pour la modification des formulaires).

HFM était un bon référentiel servant de source unique de données, mais de plus en plus de tâches nécessitaient un travail manuel hors ligne dans Excel. Même si Excel sera toujours apprécié des comptables, les tâches à la charge les utilisateurs étaient mieux gérées par OneStream. Ces derniers ont également constaté que la recherche d'incohérences était facilitée grâce aux fonctionnalités d'exploration et d'analyse des données à la source.

Un autre avantage clé apprécié des utilisateurs réside dans les flux de travail. Voici ce que les utilisateurs ont aimé :

Être guidé à chaque étape du processus de reporting. Par exemple, importer la donnée source du livre de comptes ou analyser l'évolution des soldes.
Visualiser uniquement le flux de travail pertinent pour les entités concernées par le reporting.
Avoir les flux de travail divisés entre la saisie des données et l'analyse des niveaux pour garantir l'exactitude des données.
Avoir des rapports de réconciliation entre entreprises incorporés directement dans l'analyse des flux de travail.
Être capable de facilement approuver les données.

En dehors de ces avantages, un des facteurs de différenciation principale de OneStream est l'extensibilité des dimensions (comme les comptes ou autres divisions de données). Grâce à cette solution, les dimensions sont étendues pour optimiser la collecte et le calcul des données. Cette efficacité soutient un modèle de données agile qui accélère la génération de rapports tout en conservant l'accès des données dans l'application.

Être capable d'incorporer divers domaines d'activité et d'adapter des modèles de planification et de reporting spécifiques à travers ces dimensions étendues donne le contrôle des données aux propriétaires du processus, plutôt que de dépendre d'un administrateur de groupe. Ce contrôle empêche également l'interruption du modèle de données et du reporting de l'entreprise.

Selon les utilisateurs, l'extensibilité fut tout d'abord un concept difficile à comprendre, mais qui leur semble maintenant naturel. Les données qu'ils recherchent sont disponibles où et quand ils en ont besoin, tandis que les rapports peuvent facilement incorporer des tableaux et être mis à jour.

La transition entre HFM et OneStream fut facilitée par certains facteurs :

Formation : les utilisateurs reçoivent une formation au début du projet lors de l'implémentation de OneStream, ce qui leur donne les moyens de contribuer à sa conception et d'adopter plus facilement la plateforme.
Fonctionnalité supplémentaire dans Excel : cette fonctionnalité supplémentaire implique que presque toutes les fonctions OneStream sont disponibles sur Excel. L'exploration des données directement depuis Excel a été mentionnée par quelques utilisateurs. Globalement, les utilisateurs considèrent que la saisie des données et le reporting sont très intuitifs.

En passant à OneStream, les utilisateurs se rendirent compte du temps jusque-là perdu à valider des données correctes et à réaliser des ajustements manuels. Ils s'habituèrent donc rapidement à la plateforme OneStream, qui leur permit de gagner en productivité. Plus particulièrement, les utilisateurs purent naviguer, améliorer et personnaliser OneStream selon leurs propres processus. Si la technologie est essentielle aux EPM, d'autres éléments restent indispensables à son bon fonctionnement.

En définitive, OneStream paraît plus intelligent que HFM. Utiliser HFM donnait l'impression que les données étaient consommées passivement, puis diffusées. Avec OneStream, la plateforme permet aux utilisateurs de mieux exploiter leurs données.

Administrateurs de systèmes

Nous avons également recueilli les avis des administrateurs de système sur leurs expériences avant, pendant et après l'implémentation de OneStream.

Avant l'adoption de OneStream, HFM requérait beaucoup d'administration manuelle. Sa gestion était difficile puisqu'elle nécessitait d'organiser des modifications de métadonnées et de règles, et de déconnecter toutes les équipes du système avant de procéder aux changements. De même, les mises à jour de HFM étaient chronophages et impliquaient de nombreux efforts et tests. Et lorsque certains problèmes requéraient une assistance technique, la procédure était souvent longue et fastidieuse.

L'implémentation de OneStream fut simplifiée par l'implication des administrateurs au tout début du processus. Ces derniers ont ainsi pu fournir de précieux conseils et justifier leurs perspectives sur les pratiques actuelles, même si leurs raisons partaient d'un sentiment négatif. Les administrateurs ont ainsi pu participer à la conception de l'outil et découvrir OneStream de manière concrète pendant toute la durée du projet. Cette approche a permis d'obtenir des résultats très positifs pour toutes les parties engagées.

Selon plusieurs clients, certains domaines clés connurent une amélioration majeure :

Mises à jour plus simples et plus rapides : OneStream peut être mis à jour en seulement quelques heures, sans causer d'importantes perturbations.
Capacité d'audit global : les utilisateurs demandent souvent des rapports et données pour prouver leur origine ou comprendre les changements dans l'application. Ces actions sont dorénavant disponibles en libre-service au sein d'un tableau de bord prérempli.
Suivi et maintenance facilités : le suivi et la gestion de l'application sont bien plus simples avec des outils comme System Diagnostics, un outil gratuit inclut dans OneStream Solution Exchange.

En somme, OneStream est une solution plus exhaustive et efficace que HFM. Malgré ses fonctionnalités autonomes, HFM reste un logiciel obsolète et particulièrement complexe. En revanche, OneStream est à la pointe des nouvelles technologies. Sa solution est continuellement mise à jour à l'aide d'améliorations techniques poussées. Ces évolutions sont conçues pour répondre à l'utilisation accrue que les entreprises font de leur logiciel CPM, pour mieux exploiter leurs données.

« Nous avons adopté OneStream depuis bientôt deux ans, et c'est sans nul doute un meilleur outil que HFM. » En tant qu'outil de consolidation et FP&A, il est plus agile, plus fiable et plus performant que HFM ne l'a jamais été. Les administrateurs, parties prenantes et utilisateurs témoignent d'une satisfaction unanime.»

« En tant que plateforme, cette solution n'a pour limite que l'imagination. Au point où OneStream est devenu un outil stratégique indispensable pour Stora Enso. La valeur ajoutée obtenue par les dirigeants de l'entreprise provient d'une grande variété de facteurs : des clôtures plus rapides (dues à de meilleures performances et moins de temps perdu pour redémarrer les serveurs, etc.), des modèles de scénarios améliorés (tableaux de bord personnalisés et SML), une réduction des coûts (migration des rapports hors de l'outil de consolidation vers la plateforme OneStream), des mises à jour simplifiées prises en charge par un chef de projet dédié à cette tâche et, globalement, de meilleurs processus et une meilleure interface utilisateur.»

- Alexander Harder - Administrateur OneStream - Stora Enso

Le partenaire d'implémentation

Du point de vue d'un partenaire d'implémentation, il existe quelques facteurs communs aux projets ayant un impact direct sur le niveau de succès du passage de HFM à OneStream :

Éliminer les inefficacités des processus : adopter OneStream est le moment idéal pour comprendre les inefficacités des processus. Même si OneStream peut s'adapter à toutes les procédures, identifier et résoudre les difficultés engendreront de meilleurs résultats.
Sous-estimer la gestion des changements : sans réelle gestion des changements, des résistances à l'implémentation de la solution peuvent émerger. Le soutien des parties prenantes est vital, tout comme accompagner les utilisateurs et expliquer les avantages de ces changements. Cette approche permet de gagner plus de soutien et de présenter ces évolutions comme positives. Une utilisation efficace du temps alloué au projet est également essentielle, puisque les collaborateurs ont d'autres impératifs quotidiens.
Communiquer avec des experts : l'engagement dans l'entreprise est inhérent à son succès. Il est donc important de communiquer avec des experts compétents. Disposer de collaborateurs dédiés à ce projet, qui ont pu être remplacés si nécessaire, permettra d'avoir toutes les connaissances requises pour réussir son implémentation.
Garantir la simplicité de la conception : en conception, on dit souvent que la perfection est atteinte lorsqu'on n'a plus rien à retirer, et non pas quand on n'a plus rien à ajouter. Adopter une conception aussi simple que flexible évitera tout problème futur. En revanche, se contenter d'adapter des éléments existants se traduira systématiquement par une refonte totale du système à l'avenir.
Se préparer et planifier : les préparations devraient commencer avant l'implémentation de OneStream en visionnant les résultats, en identifiant les points de difficulté, en déterminant les modifications requises et en décidant des personnes à impliquer dans le projet. Le processus, les individus, les données et la technologie à modifier doivent tous être pris en compte. Ces étapes préliminaires garantiront une conception finale adaptée aux besoins de l'entreprise et une mise en œuvre réussie.

Conclusion :

OneStream résout la plupart des difficultés rencontrées par HFM et propose une architecture aussi moderne qu'évolutive. Avec OneStream, les organisations peuvent gérer plus de données à des niveaux de granularité plus importants, sans pour autant sacrifier les performances. Des solutions préconçues peuvent également être intégrées sans coûts supplémentaires, permettant d'élargir les fonctionnalités de l'outil pour y inclure des modules de planification spécialisés (par exemple, la planification des effectifs).

Ce n'est pas pour rien que Gartner a nommé OneStream leader dans son rapport Magic Quadrant trois années d'affilée. OneStream est à la pointe de l'intelligence artificielle (IA) et de son implémentation avec SensibleAI™, ce qui aide les entreprises à planifier leurs processus avec plus de précision et de fonctionnalités. Dans le passé, la technologie permettait de soutenir les processus financiers. Nous entrons aujourd'hui dans une ère où la technologie, et en particulier l'IA, est le moteur de ces changements. Puisque d'anciens outils tels que HFM ne peuvent intégrer de nouvelles technologies comme l'IA, les utilisateurs risquent d'être laissés pour compte alors même que le monde se transforme.

Les utilisateurs qui, en revanche, décident d'adopter OneStream pourront découvrir l'intérêt de cette plateforme et ce qui la différencie de HFM. Elle propose d'infinies possibilités capables de s'adapter et d'évoluer avec toutes les entreprises

En savoir plus

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Passer de HFM à OneStream : perspectives et expériences des utilisateurs