Plateforme de planification financière, d’élaboration budgétaire et de prévision

La planification, l’élaboration budgétaire et les prévisions permettent à l’entreprise de définir ses objectifs et de répartir ses ressources. Par conséquent, la maîtrise du processus est essentielle pour garantir un partenariat solide et un bon alignement entre le service financier et les opérations vis-à-vis des plans d’embauche, des investissements de capitaux et de la réalisation des objectifs de chiffre d’affaires, de dépenses et de bénéfices.

Le processus ne se limite pas à l’élaboration d’un budget annuel ou d’un plan d’exploitation annuel (AOP). Pour être efficace, le processus doit aligner la planification stratégique sur la planification financière et opérationnelle et sur des vecteurs business granulaires. En outre, dans l’environnement économique actuel, volatil et souvent perturbateur, l’utilisation de techniques de planification agile (p. ex. prévisions glissantes basées sur des vecteurs, sur une base trimestrielle, mensuelle ou plus fréquente) se généralise rapidement.

Tout comme le processus de clôture et de consolidation financière, les processus de planification, d’élaboration budgétaire et de prévision peuvent être simples dans une petite entreprise. Mais dans une société de taille moyenne ou grande, avec de multiples divisions, sites et opérations dans le monde entier, le processus peut vite devenir complexe. Il n’est pas rare que le processus d’élaboration budgétaire annuel d’une grande entreprise s’étale sur 3 à 5 mois pour fixer les objectifs, recueillir les propositions budgétaires des responsables, consolider et examiner les résultats, puis répéter le processus jusqu’à ce que l’alignement soit atteint et que le budget final soit approuvé

La plupart des budgets annuels deviennent obsolètes peu de temps après leur création. Pour remédier à ce problème, la plupart des organisations ont mis en place une forme ou une autre de prévision glissante afin de réexaminer et d’actualiser leurs hypothèses budgétaires sur une base trimestrielle, mensuelle ou plus fréquente en fonction de la nature de leur activité.

Certains processus de prévision s’étendent jusqu’à la fin de l’exercice fiscal en cours, par exemple 3 mois de données réelles et 9 mois de prévisions. En revanche, une véritable prévision glissante s’étend sur quatre trimestres ou plus, au-delà de la fin de l’exercice fiscal. Cette approche aide les organisations à se projeter dans l’avenir et, dans de nombreux cas, leur permet de réduire leur dépendance à l’égard du budget annuel, voire de l’éliminer complètement.

Dans les petites entreprises, le recours à Excel et aux e-mails pour gérer le processus d’élaboration budgétaire peut être viable. Mais dans une grande organisation comptant des centaines ou des milliers de départements, de centres de coûts et de responsables participant au processus, cette approche est inenvisageable. Les entreprises leader ont donc adopté des logiciels de planification, d’élaboration budgétaire et de prévision spécialement conçus pour gérer la complexité de ces processus. Ces applications intègrent des fonctions de flux de travail, de gestion des processus, de formulaires de saisie de données et de propagation. Certains éditeurs de logiciels proposent également des applications spécialisées pour des tâches spécifiques, telles que la planification des effectifs, la planification des CAPEX, la planification des projets et la planification commerciale.

Attention cependant : l’utilisation de produits logiciels fragmentés pour la planification stratégique, financière et opérationnelle introduit encore souvent de la complexité, car il est nécessaire de transférer et de réconcilier les données entre les applications. De plus, l’entreprise se voit contrainte de gérer et de mettre à niveau toutes ces solutions de planification disparates. Les leaders privilégient donc les plateformes unifiées qui soutiennent et alignent les processus de planification dans l’ensemble de l’organisation. Également connues sous le nom de solutions de « planification opérationnelle unifiée », ces plateformes rationalisent et simplifient le processus de planification, réduisent la complexité et augmentent l’agilité, permettant ainsi aux directeurs financiers et à leurs équipes de suivre le rythme de l’entreprise.