Bühler modernise sa consolidation financière à l’échelle mondiale

Partenaire technologique des secteurs de l’alimentation humaine et animale ainsi que de la mobilité, Bühler développe des solutions conçues pour réduire la consommation d’énergie et d’eau ainsi que les déchets tout au long des chaînes de valeur de ses clients. L’entreprise ambitionne ainsi de contribuer à une réduction pouvant atteindre 50 %.

Entreprise familiale suisse forte de 164 ans d’histoire, Bühler est présente dans plus de 140 pays. Son réseau mondial compte 105 centres de service, 30 sites de production ainsi que des centres d’application et de formation répartis sur 25 sites.

« Avec OneStream, notre processus de clôture mensuelle est devenu beaucoup plus efficace. Avec HFM, les tâches critiques incombaient à l’équipe Consolidation, ce qui créait souvent des goulots d’étranglement et une charge de travail importante. Grâce à la flexibilité et à la simplicité d’utilisation de OneStream, nous avons pu automatiser et simplifier plusieurs processus, tout en réduisant considérablement les besoins de support. »

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

1. Remplacer un système arrivé en fin de cycle

Bühler AG, groupe suisse de dimension internationale qui développe des solutions innovantes pour les secteurs de l’alimentation humaine et animale ainsi que des matériaux avancés, devait remplacer Oracle Hyperion Financial Management (HFM). Depuis 2009, l’entreprise utilisait HFM pour consolider les données financières d’environ 90 entités à travers le monde.

Chaque mois, les 90 entités transmettaient leurs liasses de reporting au cours des cinq premiers jours ouvrés. Selon les cas, les données provenaient de fichiers Excel créés manuellement ou étaient directement extraites de SAP, les plus grandes entités utilisant SAP S/4HANA. Elles étaient ensuite consolidées dans le système de gestion financière afin d’alimenter différents rapports, notamment le rapport annuel.

« Dans l’ensemble, nous étions satisfaits d’Hyperion. Mais ces dernières années, les problèmes de performance se sont multipliés. Il arrivait même que les équipes Finance ne puissent plus se connecter, ce qui nous faisait perdre un temps considérable. »

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

HFM offrait également des possibilités limitées pour extraire les données, ce qui compliquait la réutilisation des données consolidées dans d’autres outils d’analyse, comme Power BI.

Un autre élément a pesé dans la décision : Oracle ne faisait plus évoluer la solution HFM sur site utilisée par Bühler et concentrait désormais ses investissements sur ses offres cloud. L’entreprise n’étant pas encore prête, pour différentes raisons, à migrer vers le cloud, elle devait trouver une autre solution.

2. Une nouvelle technologie pour répondre aux besoins d’aujourd’hui et de demain

Bühler a mené une évaluation approfondie du marché afin d’identifier la meilleure alternative à HFM. Un comité de pilotage réunissant les principales parties prenantes et les décideurs a supervisé le projet. Il comprenait notamment le CFO, les responsables du contrôle de gestion et de la comptabilité Groupe, le responsable Process & Project Management, le responsable HR Processes & Applications ainsi qu’un spécialiste IT en gestion de projet, étroitement associé à toute la phase de conception.

Toutes les solutions de gestion financière évaluées offraient des fonctionnalités avancées. OneStream s’est néanmoins démarqué, non seulement par l’étendue de ses capacités, mais surtout par son approche technologique : une plateforme unique pour la consolidation, la planification, le reporting et l’analyse.

Cette architecture évite de multiplier les systèmes et garantit la cohérence des données de bout en bout. Grâce à une structure dimensionnelle extensible, OneStream permet également de répondre à différents besoins métier dans une même application, sans multiplier les applications ni recourir à des contournements complexes nécessitant de nombreuses intégrations de données.

OneStream offre par ailleurs de solides capacités d’intégration avec l’écosystème informatique existant. Les données issues de systèmes tels que SAP peuvent ainsi être transférées de manière fluide. Les entreprises peuvent exploiter les données SAP en temps réel pour leurs processus de consolidation, de planification et de reporting dans OneStream, sans créer de données redondantes lors de l’intégration.

« Du point de vue IT, OneStream était la solution la mieux adaptée à notre environnement. Pour moi, la flexibilité était déterminante : elle nous permet de répondre aussi bien à nos besoins actuels qu’à ceux de demain. »

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

3. Une plateforme pilotée par la Finance

Grâce à une organisation rigoureuse du projet, Bühler a choisi une mise en œuvre progressive, en donnant la priorité aux principales étapes et en organisant des points de suivi réguliers. La mise en production s’est déroulée sans difficulté. Le transfert de compétences a également été facilité par une formation administrateur OneStream de cinq jours à distance et par l’accompagnement étroit du partenaire d’implémentation.

« L’accompagnement a joué un rôle essentiel dans la réussite du projet », explique Luciana Circelli. « OneStream offre beaucoup plus de possibilités que notre ancienne solution. Il faut néanmoins prévoir une phase de prise en main pour bien comprendre l’étendue des possibilités de programmation. » Bühler a également formé des utilisateurs référents dans chaque région afin qu’ils puissent assurer un premier niveau de support auprès des équipes locales.

La fonction de rechargement des données de OneStream a elle aussi permis de réduire considérablement les demandes de support. « Il arrive qu’un utilisateur charge par erreur les données du mois précédent ou apporte une modification nécessitant un nouveau chargement », explique Luciana Circelli. « Auparavant, seule l’équipe centrale de consolidation pouvait réinitialiser les données, ce qui prenait beaucoup de temps, notamment en raison des différents fuseaux horaires. Avec OneStream, chaque utilisateur peut relancer lui-même le chargement. Il peut choisir de mettre à jour l’ensemble du bilan ou seulement certains comptes. » Cette autonomie permet également aux utilisateurs de tester plus sereinement les différentes fonctionnalités de OneStream. En cas d’erreur, ils peuvent simplement recharger les données et revenir à la situation initiale.

« Avec notre ancien outil, l’équipe centrale de consolidation assurait l’intégralité du support. Pendant la clôture mensuelle, nous devions répondre en temps réel à de nombreuses questions provenant de différents fuseaux horaires. La situation était d’autant plus complexe que les données chargées dans HFM provenaient de plusieurs systèmes sources, chacun nécessitant des connaissances spécifiques. Aujourd’hui, deux utilisateurs référents dans chaque région assurent le support et seules les questions les plus complexes remontent à l’équipe centrale. »

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

4. Simplifier les processus les plus complexes

« Avec OneStream, notre processus de clôture mensuelle est devenu beaucoup plus efficace », explique Luciana Circelli. « Avec HFM, les tâches critiques incombaient à l’équipe Consolidation, ce qui créait souvent des goulots d’étranglement et une charge de travail importante. Grâce à la flexibilité et à la simplicité d’utilisation de OneStream, nous avons automatisé et simplifié plusieurs processus, ce qui a considérablement réduit les besoins de support. »

« OneStream nous permet également de simplifier des opérations complexes qui devaient auparavant être réalisées par l’équipe centrale de consolidation. Désormais, pratiquement n’importe quel utilisateur peut les lancer lui-même, en quelques clics. »

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

OneStream permet à Bühler de définir un processus adapté à chaque entité en fonction des différentes étapes de sa clôture mensuelle. Les entités les plus grandes ou les plus complexes peuvent, par exemple, suivre un processus de chargement plus complet, tandis que les plus petites bénéficient d’un nombre d’étapes réduit afin de simplifier et d’accélérer leur clôture. « Les retours de nos équipes Finance à travers le monde sont également très positifs », ajoute Luciana Circelli. « Elles trouvent l’interface claire et facile à utiliser. »

Bühler constate également une nette amélioration des performances et de la stabilité du système. Les différentes opérations, notamment la consolidation, s’exécutent beaucoup plus rapidement. « Avec notre ancien système, les rapports intragroupe provoquaient régulièrement des plantages », précise Luciana Circelli. « Avec OneStream, ce problème appartient désormais au passé. »

À terme, Bühler pourra également tirer davantage parti des capacités d’intégration de OneStream avec les autres outils de son environnement informatique, notamment ses ERP et ses solutions de BI. L’entreprise pourra ainsi réunir les données financières de l’ensemble de ses activités et les rapprocher de ses données opérationnelles.

« Nous voulons automatiser autant que possible les flux de données entre SAP S/4HANA et OneStream. Nous prévoyons également d’utiliser les fonctions de drill-back et de drill-through de OneStream pour analyser les transactions en détail et accéder directement aux données SAP sous-jacentes depuis les données agrégées dans OneStream. »

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

OneStream offre ainsi à Bühler une vision plus globale de ses activités et une transparence accrue sur ses données, pour prendre des décisions plus éclairées.

Une plateforme unique pour réunir vos données, simplifier vos processus et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : maîtriser votre clôture financière.