Donner aux dirigeants une visibilité immédiate et une Finance simplifiée

Basé en Irlande, Cimpress réalise un chiffre d'affaires d'environ 3 milliards de dollars, avec près de 15 000 collaborateurs, une centaine de codes société et une dizaine de marques mondiales. Cimpress investit dans des entreprises axées sur la personnalisation de masse et l'esprit entrepreneurial, parmi lesquelles Drukwerkdeal, Exaprint, National Pen, Pixartprinting, Printi, Vistaprint et WIRmachenDRUCK.

« Ce que j'aime par-dessus tout avec OneStream, c'est qu'on peut faire presque n'importe quoi. La flexibilité de l'outil pour collecter des informations, et pas seulement des données financières, est remarquable. Qu'il s'agisse d'ajouter une fonctionnalité, d'en créer une entièrement nouvelle ou d'enrichir ce qu'on a déjà. J'adore ne plus avoir à dire non. »

— Michelle Greenberg, Directrice des systèmes et processus corporate, Cimpress

1. Une plateforme de pilotage moderne et configurable

« OneStream était une évidence. J'ai l'impression qu'elle a été conçue pour nous. » Michelle Greenberg, Directrice des systèmes et processus corporate chez Cimpress, en avait assez de répéter « non » à ses équipes, coincée dans un système financier lourd et incohérent. Les utilisateurs réclamaient davantage de flexibilité pour apporter des modifications susceptibles de gagner en efficacité et de réduire le temps passé sur des tâches manuelles.

En cherchant une solution capable de rationaliser la consolidation financière, le reporting et les processus de planification, Cimpress a choisi OneStream pour transformer sa Finance et intégrer les retours utilisateurs dans un outil taillé à ses besoins. Greenberg a rapidement pu dire oui bien plus souvent.

D'une réduction de 98 % des temps de chargement des données à de nombreuses économies opérationnelles, les bénéfices ont dépassé les attentes. Mais pour Greenberg, le bénéfice le plus précieux reste les retours qu'elle reçoit de ses équipes.

« Ce qui compte le plus pour moi, c'est d'avoir des utilisateurs satisfaits. Avec notre ancien système, les gens ne pouvaient pas être aussi productifs ni aussi innovants qu'ils le souhaitaient. On ne pouvait pas vraiment les aider. Maintenant, mes utilisateurs sont contents, et ça me rend heureuse. »

— Michelle Greenberg, Directrice des systèmes et processus corporate, Cimpress

2. Une performance métier renforcée

Cimpress utilisait SAP BPC pour la consolidation financière, le reporting, la budgétisation et la planification, avec 15 systèmes financiers différents pour gérer ses marques mondiales. Les équipes Finance chargeaient la balance de chaque système dans leur ERP SAP avant de l'importer dans BPC. Ce processus morcelé représentait plus de quatre heures de travail manuel. Le système était coûteux à maintenir, avec des frais récurrents de licence et de support. Cimpress avait besoin d'une solution moderne, capable de traiter les données de ses marques mondiales et d'absorber de futures acquisitions.

À cela s'ajoutait l'insatisfaction croissante des utilisateurs face à un système vieillissant et manuel. La direction savait qu'un changement s'imposait. L'équipe a d'abord exploré des solutions de remplacement dans l'univers SAP.

Après un processus d'évaluation approfondi et des échanges avec des clients de référence, Cimpress a été conquise par l'engagement de OneStream envers la réussite de ses clients et a conclu que c'était la solution la mieux adaptée à ses besoins.

« Ce qui nous a vraiment séduits, c'est l'organisation centrée sur le client. Je n'avais jamais vu une entreprise affirmer que 100 % de ses clients sont prêts à servir de référence. Ils nous ont fourni une liste et nous ont dit : "Appelez qui vous voulez", et c'est ce qu'on a fait. Ils nous ont prouvé qu'ils pouvaient faire tout ce dont on avait besoin, et que c'était la solution idéale. »

— Michelle Greenberg, Directrice des systèmes et processus corporate, Cimpress

3. Réduire la complexité à l'échelle mondiale

Cimpress a choisi Archetype Consulting comme partenaire et lancé l'implémentation en février 2020. La pandémie de Covid-19 a frappé peu après le démarrage, contraignant les entreprises du monde entier à s'organiser à distance. Malgré l'incertitude, le déploiement de OneStream est resté une priorité absolue et le projet a continué entièrement à distance.

La première phase s'est concentrée sur la consolidation financière. Cimpress a agrégé ses activités mondiales en intégrant les sources de données de chaque entité. Une connexion directe à SAP a été créée pour Vistaprint, la plus grande marque du groupe. L'équipe a également automatisé la collecte des informations issues des différentes entités pour faciliter le reporting interne et externe. La formation des utilisateurs a débuté en octobre 2020 et le go-live a eu lieu avec la clôture de novembre.

« On est passé en production en novembre, dans les délais et dans le budget. C'était la première fois que je déployais un système sans aucun blocage majeur. C'était remarquable. Aucun problème. On a clôturé dans les temps, même un peu plus tôt qu'à l'habitude. À Noël, on était déjà prêts à lancer le projet suivant. »

— Michelle Greenberg, Directrice des systèmes et processus corporate, Cimpress

La deuxième phase s'est concentrée sur la planification : agrégation budgétaire, planification des effectifs, des investissements et des immobilisations. Terminée le 1er avril 2021, elle a permis à Cimpress de réaliser son premier budget complet sur OneStream ce même mois. Les réconciliations de comptes ont suivi. Dans le cadre du design global, Cimpress a construit des espaces de données dédiés à chaque entité, permettant à chacune de charger ses données locales et de produire ses propres reportings internes.

4. Une visibilité immédiate pour les dirigeants

Les 120 utilisateurs de Cimpress bénéficient de nombreux avantages et d'une agilité accrue. L'entreprise continue d'intégrer les retours utilisateurs pour répondre à leurs besoins, gagner en efficacité et étendre l'usage de la plateforme.

Les mises à jour sont rapides et simples, libérant le temps que les équipes Finance consacraient auparavant à l'intégration manuelle des données ou au déploiement de nouveaux modules. Greenberg explique : « On soumet un ticket au support et l'application est mise à jour dans la nuit. Le lendemain matin, c'est fait. C'est fantastique et facile. On ne passe plus de temps sur la maintenance, on se concentre sur les améliorations. Mes utilisateurs sont étonnés de la rapidité avec laquelle on peut livrer de nouvelles fonctionnalités et répondre presque exactement à ce qu'ils demandent. » L'équipe n'a plus à gérer manuellement différents modules, et l'intégration des données est devenue un processus simple et fluide.

« La Solution Exchange nous a aussi beaucoup enthousiasmés — l'idée de pouvoir remplacer plusieurs applications sans coûts de licence supplémentaires et de vraiment rationaliser notre environnement applicatif. J'ai probablement téléchargé toutes les solutions disponibles. On va sur le site, on clique pour télécharger, puis on clique dans OneStream pour importer. C'est très simple et intuitif — et c'est gratuit. »

— Michelle Greenberg, Directrice des systèmes et processus corporate, Cimpress

Greenberg se réjouit que ses utilisateurs apprécient la nouvelle solution et que son équipe puisse accomplir bien plus qu'avec l'outil précédent. Cimpress charge et consolide ses données toutes les heures pendant la période de clôture, offrant aux utilisateurs une information à la minute près. Les processus manuels ont été automatisés, libérant du temps pour l'analyse et l'évaluation. Depuis le go-live, Cimpress a constaté une réduction significative des temps de chargement.

« Avec notre ancien système, le chargement et la consolidation prenaient quatre heures. On est passé à cinq minutes en début d'année. »

— Michelle Greenberg, Directrice des systèmes et processus corporate, Cimpress

Le reporting, auparavant géré manuellement par chaque utilisateur dans BPC, est désormais automatisé et diffusé directement aux équipes. Cimpress a configuré des tableaux de bord de suivi permettant aux dirigeants de visualiser l'avancement de la clôture pour chaque entité. La direction Finance dispose désormais d'une visibilité en temps réel sur l'ensemble du cycle.