Remplacer SAP BPC par une approche tout-en-un pour une Finance moderne

McCain Foods est une multinationale canadienne spécialisée dans les produits surgelés, avec 22 000 collaborateurs dans le monde et un siège social à Toronto. Premier fabricant mondial de frites et de produits à base de pommes de terre surgelés, l'entreprise produit une frite sur quatre consommées dans le monde. McCain Foods commercialise ses produits dans plus de 160 pays pour un chiffre d'affaires mondial de 10 milliards de dollars canadiens.

« Dans notre ancien environnement SAP BPC, nous clôturions les comptes au jour 6. Aujourd'hui, nous clôturons au jour 4. C'est une fierté pour nous, et c'est OneStream qui nous a permis d'y arriver. »

- Katie Shotbolt, Directrice Comptabilité Financière, McCain Foods

1. Prendre conscience de la nécessité de transformer la Finance

McCain Foods entretient une longue histoire avec les systèmes de consolidation et de reporting, qui remonte à 1992 avec l'implémentation d'IMRS Micro Control, devenu Oracle Hyperion Enterprise. L'entreprise a ensuite remplacé Hyperion Enterprise par OutlookSoft, qui est devenu SAP BPC.

« SAP BPC n'avait pas vraiment évolué ces dernières années, et il y avait des lacunes dans l'offre. Aucun tableau de bord natif, et la direction de SAP était d'ajouter des modules complémentaires à BPC — alors que nous préférions une approche tout-en-un. Nous avions également besoin d'un système de gestion des baux pour mettre en œuvre la nouvelle norme IFRS 16, ce qui nous a conduits à évaluer de nouvelles solutions. »

- Richard Burton, VP et Contrôleur Corporate, McCain Foods

McCain Foods a utilisé SAP BPC pendant plus de 10 ans, mais a su qu'il était temps de chercher une alternative lorsque SAP a annoncé la fin de la version Microsoft de BPC. L'objectif n'était pas simplement de remplacer l'outil mais d'améliorer les processus et de raccourcir les délais de clôture. Darryl Gerrow, Senior Manager des Systèmes Financiers Corporate chez McCain Foods, explique : « Nous avons identifié les lacunes de SAP BPC et nos critères de décision se sont construits à partir des retours de nos utilisateurs. Avant tout, ils voulaient un seul produit. »

Disposant d'un ERP SAP, l'entreprise a d'abord envisagé de migrer vers SAP BPC sur S/4HANA, mais la feuille de route produit de SAP manquait de clarté. Elle a ensuite évalué Anaplan et OneStream.

« Du point de vue du groupe, nous avions besoin de flexibilité et l'Extensible Dimensionality® de OneStream nous a immédiatement séduits. Les fonctionnalités de tableau de bord ont également retenu notre attention. Nous voulions une solution centrée sur la Finance, pas sur l'IT, avec la flexibilité d'ajouter des comptes et de mettre à jour le système rapidement en période de clôture. Et au fil de notre évaluation, rien n'approchait ce que OneStream proposait ni ne correspondait à son track record. »

- Darryl Gerrow, Senior Manager des Systèmes Financiers Corporate, McCain Foods

2. La comptabilité des contrats de location simplifiée

McCain Foods a migré de SAP BPC vers OneStream en sept mois pour respecter la date de mise en conformité IFRS 16 en couvrant la consolidation financière, le reporting financier, le reporting de gestion et la comptabilité des baux sur une seule plateforme. L'entreprise a utilisé les dimensions SAP BPC existantes comme point de départ pour la conception dans OneStream, avant d'étendre le plan de comptes jusqu'au niveau du grand livre source, pour une granularité accrue sur plus de 130 entités juridiques et 40 devises.

« Avec 75 entités SAP, la majorité de nos données provient d'une instance SAP unique. Nous avons tiré parti de la connexion directe aux données SAP dans l'entrepôt de données, ce qui nous permet d'effectuer des chargements quotidiens et à la demande dans OneStream. »

- Darryl Gerrow, Senior Manager des Systèmes Financiers Corporate, McCain Foods

« Lors de notre implémentation OneStream, la comptabilité des baux était un objectif central. Nous avons utilisé la solution de comptabilité des baux de OneStream pour assurer notre conformité IFRS 16 à l'échelle mondiale. Nous gérons désormais plus de 5 000 contrats dans OneStream. La plateforme effectue les calculs comptables et génère les écritures comptables, qui peuvent être facilement intégrées dans notre clôture mensuelle. » Katie Shotbolt, Directrice Comptabilité Financière, McCain Foods.

3. « L'implémentation la plus réussie de notre histoire »

Les directeurs Finance de McCain Foods considèrent le projet OneStream comme l'implémentation système la plus réussie qu'ils aient jamais conduite. OneStream réalise les conversions de devises aux taux courants et historiques, consolide en multi-devises, gère les consolidations financières et de gestion, les journaux d'ajustement, les éliminations intercos automatisées et les allocations, le tout sur une plateforme unifiée.

Les rapports de gestion dans OneStream offrent désormais aux utilisateurs la possibilité de modifier facilement les paramètres et de pivoter les dimensions pour ajuster leur point de vue. Selon les sélections effectuées, ils peuvent générer un compte de résultat entièrement personnalisé par canal, marché, localisation ou marque.

« L'intelligence financière intégrée de OneStream a été un vrai avantage pour nous. Nous avons réalisé un mois de clôture en parallèle avec SAP BPC et OneStream — et c'était un succès. Nous n'avons pas eu besoin de continuer : nous étions prêts à basculer sur OneStream. »

- Darryl Gerrow, Senior Manager des Systèmes Financiers Corporate, McCain Foods

4. Une clôture mensuelle plus rapide et plus fiable

Avec 300 utilisateurs satisfaits, McCain Foods bénéficie d'une clôture mensuelle considérablement simplifiée. Sous SAP BPC, les données régionales étaient chargées via des fichiers plats et prenaient entre une et six heures selon la taille de la région. Avec OneStream, ce délai est réduit à 20 minutes. L'entreprise charge aujourd'hui environ trois millions d'enregistrements de données par mois dans OneStream. Du point de vue des administrateurs, la plateforme est nettement plus facile à utiliser, ce qui s'est traduit par un engagement accru des contrôleurs, qui se connectent désormais directement au système.

« Nous adorons la fonctionnalité de workflows guidés dans OneStream. Elle garantit que les bonnes tâches sont assignées aux bonnes personnes et offre une vue d'ensemble visuelle de ce qui est requis à chaque clôture mensuelle et trimestrielle. Elle assure également un excellent suivi au niveau du groupe sur l'avancement de la clôture. »

- Katie Shotbolt, Directrice Comptabilité Financière, McCain Foods

Le reporting guidé permet aux utilisateurs d'effectuer des analyses en profondeur sur n'importe quelle dimension via des graphiques, des tableaux et des grilles, et encourage l'accès aux données les plus pertinentes pour chacun. Il contribue à accélérer la clôture mensuelle et à aligner les équipes groupe et régionales.

« L'extensibilité est une fonctionnalité particulièrement puissante de OneStream. En étendant notre plan de comptes groupe jusqu'au niveau de chaque système GL local, les données dans OneStream sont à la fois pertinentes et exhaustives pour toutes nos régions. » Katie Shotbolt, Directrice Comptabilité Financière, McCain Foods

Elle conclut :

« OneStream permet au groupe et aux régions de parler le même langage. »