Menzies Aviation transforme sa Finance grâce aux données en temps réel

Menzies Aviation est l’un des principaux partenaires de services des aéroports et compagnies aériennes à travers le monde. Présent sur six continents, le groupe opère dans plus de 265 aéroports répartis dans plus de 55 pays. Chaque année, ses équipes accompagnent plus de 4,5 millions de vols et traitent plus de 2 millions de tonnes de fret.

Fondé en 1833, Menzies Aviation est aujourd’hui l’un des plus grands groupes mondiaux de services aéronautiques par sa présence géographique et le nombre d’opérations aériennes prises en charge.

« OneStream a fait évoluer nos processus à tel point que nous n’avons pratiquement plus besoin d’attendre la consolidation : nous accédons aux données en temps réel en quelques minutes. C’est particulièrement impressionnant compte tenu de notre présence internationale, des 22 devises que nous gérons et de la diversité de nos activités. »

- Chris Devaney, Vice President of Finance, Menzies Aviation

1. Préserver son agilité dans un environnement en constante évolution

Menzies s’est lancé dans les services aéronautiques il y a une trentaine d’années. Porté par sa croissance organique et plusieurs opérations de fusion-acquisition, le groupe s’est rapidement imposé comme un acteur majeur de son secteur. Dans ce contexte de transformation permanente, moderniser la Finance figurait depuis plusieurs années parmi les priorités de l’équipe Finance IT.

« En 2017, nous sommes entrés pour la première fois sur le marché de l’avitaillement grâce à une acquisition. Quelques années plus tard, nous étions devenus le premier prestataire indépendant mondial dans ce domaine », explique Chris Devaney, Vice President of Finance chez Menzies Aviation. « Depuis, nous avons été rachetés par un groupe logistique soutenu par des fonds d’investissement et nous nous sommes implantés sur de nouveaux marchés. Cela représente énormément de changements à absorber en très peu de temps. »

Lorsque Menzies a commencé à préparer la migration d’une grande partie de son infrastructure IT vers le cloud, Chris Devaney y a vu l’occasion de moderniser son système Finance et de se doter d’une plateforme capable d’améliorer l’efficacité, de renforcer l’agilité et de mieux exploiter la valeur des données. « Après plusieurs acquisitions, notre système existant était devenu, en quatorze ans, un assemblage complexe de solutions et de composants », explique-t-il. « Nous voulions gagner en efficacité et en agilité, mais aussi mieux exploiter nos données pour créer davantage de valeur. »

Cette croissance rapide avait complexifié la structure du Groupe et son environnement Finance réunissait désormais des composants hérités de différents systèmes. Pour mieux exploiter les données financières et améliorer les performances, l’équipe avait besoin d’une solution cohérente et unifiée, capable d’évoluer au rythme de l’entreprise et de s’adapter à ses transformations. Après avoir étudié quatre options, dont la mise à niveau de son système existant, Menzies a choisi OneStream.

« OneStream a été le seul fournisseur à nous mettre directement en relation avec des clients du secteur aérien, comme KLM et l’aéroport de Schiphol », poursuit Chris Devaney. « Leurs retours étaient unanimement positifs. J’étais sceptique au départ et j’ai demandé à mon équipe de creuser davantage pour identifier d’éventuels points faibles. Mais elle n’a trouvé que des clients convaincus. » Ces témoignages, associés aux capacités technologiques de la plateforme, ont conforté Menzies dans sa décision : OneStream pouvait répondre aux objectifs du Groupe tout en accompagnant l’évolution de ses besoins.

« Nous avions confiance en OneStream et apprécions de pouvoir lui confier des sujets comme la gestion des performances du système et le stockage des données. La possibilité d’étendre facilement les capacités de la plateforme grâce à OneStream MarketPlace a également pesé dans notre choix. Avec notre ancien système, l’ajout de nouvelles fonctionnalités se heurtait souvent à des contraintes de coûts ou de ressources. Aujourd’hui, nous pouvons faire évoluer la plateforme beaucoup plus facilement, sans devoir mettre en place des processus de contournement complexes. »

- Chris Devaney, Vice President of Finance, Menzies Aviation

2. Accélérer le pilotage grâce à des processus unifiés

Avec OneStream, la consolidation du Groupe ne prend plus que 20% du temps nécessaire auparavant avec Hyperion. Les délais d’accès à l’information ont également été considérablement réduits : les équipes disposent désormais de données et d’analyses en temps réel, ce qui accélère la prise de décision.

Chris Devaney précise : « Une prévision qui nécessitait auparavant une heure de consolidation peut désormais être consolidée en moins de 12 minutes. Nous réalisons également chaque semaine un reporting flash pour anticiper notre situation à la fin du mois. OneStream a fait évoluer le processus à tel point que nous pouvons consulter les données en temps réel en quelques minutes. C’est particulièrement impressionnant compte tenu de notre présence internationale, des 22 devises que nous gérons et de la diversité de nos activités. »

Au-delà de la vision consolidée au niveau Groupe, Menzies peut désormais descendre jusqu’au niveau de détail nécessaire pour analyser les performances. Les équipes bénéficient ainsi d’une visibilité et d’un contrôle accrus à tous les niveaux de l’organisation. « À Oslo, par exemple, nous assurons le dégivrage des avions. En quelques minutes, je peux savoir combien de litres de produit ont été utilisés la veille, connaître le chiffre d’affaires généré et consulter les prévisions pour le reste du mois. Cette granularité nous permet d’agir beaucoup plus rapidement et précisément sur la performance et la prise de décision. »

Pour Menzies, l’un des bénéfices les plus importants réside dans la résolution de plusieurs difficultés historiques liées à la consolidation.

Avant OneStream, le Groupe agrégeait ses données selon les pourcentages de détention, tandis que le traitement comptable des coentreprises et des intérêts minoritaires nécessitait des écritures ou des entités de consolidation spécifiques. Désormais, l’équipe Finance peut réaliser l’intégralité de la consolidation en une seule opération.

« Auparavant, la Finance était surtout perçue comme l’équipe chargée de produire les résultats. Aujourd’hui, nous aidons l’entreprise à décider plus vite, à saisir les opportunités, à limiter les risques et à améliorer ses performances. L’équipe de direction vient désormais nous demander ce que la plateforme peut apporter et s’intéresse davantage à la manière dont la Finance peut contribuer à la performance du Groupe. Les rapports d’analyse ont largement contribué à cette évolution. »

- Chris Devaney, Vice President of Finance, Menzies Aviation

3. Créer toujours plus de valeur pour l’entreprise

Au-delà des nombreuses heures de traitements manuels supprimées, OneStream encourage Menzies à aller plus loin dans l’exploitation de ses données et le développement de nouvelles capacités d’analyse.

« MarketPlace et la simplicité d’intégration nous ont donné envie de préparer une deuxième phase dès la fin de l’implémentation. Comme nous pouvons facilement tester de nouvelles solutions, nous pouvons continuer à enrichir les capacités de la plateforme et travailler plus étroitement avec d’autres fonctions de l’entreprise. Les perspectives sont très intéressantes. »

- Chris Devaney, Vice President of Finance, Menzies Aviation

Avant OneStream, l’équipe Risques consacrait plusieurs jours à manipuler et analyser les données financières pour identifier les corrélations et les causes potentielles des risques opérationnels. La plateforme a permis à Menzies de faire évoluer cette approche.

« Nous évoluons dans un secteur où la sécurité est absolument prioritaire. Nous disposons désormais d’une interface connectée qui alimente notre système de gestion des risques avec des données en temps réel », explique Chris Devaney.

« Plus nous disposons d’informations pour anticiper, réduire et prévenir les risques, mieux nous pouvons agir. »