Brenntag stärkt langfristigen strategischen Mehrwert

Brenntag, ein weltweit führender Distributor von Chemikalien und Inhaltsstoffen, hatte sich zum Ziel gesetzt, seine Prozesse zur Finanzkonsolidierung und Berichterstattung zu modernisieren und zu vereinfachen. Mit Hunderten von Tochtergesellschaften in mehr als 70 Ländern benötigte das Unternehmen einen effizienteren und skalierbareren Ansatz für die Verwaltung seiner Finanzdaten. Durch die Einführung von OneStream ersetzte Brenntag – in enger Zusammenarbeit mit einem Implementierungspartner – mehrere Altsysteme durch eine einzige, einheitliche Plattform, wodurch die Effizienz gesteigert, die Datenqualität verbessert und eine flexible Grundlage für zukünftiges Wachstum geschaffen wurde.

„OneStream hat unsere Abschlussprozesse spürbar vereinfacht und beschleunigt. Bereits kurz nach dem Roll-Out konnten wir eine deutliche Effizienzsteigerung bei der Abschlusserstellung feststellen. Durch die Flexibilität die OneStream bietet, sind wir bestens gerüstet, um neue Quellen anzubinden und zukünftige Reportinganforderungen abzudecken.“

- Holger Strunk, Director Reporting Corporate Controlling bei Brenntag SE

1. Ersatz isolierter Systeme zur Vereinfachung der globalen Berichterstattung.

Vor der Einführung von OneStream arbeitete Brenntag mit zwei getrennten Systemen: Oracle Hyperion Financial Management (HFM) für das interne Management-Reporting und SAP SEM-BCS für die gesetzliche Konzernkonsolidierung. Zwar erfüllte jedes System seinen Zweck, doch zusammen verursachten sie einen erheblichen operativen Aufwand. Die Teams mussten Daten doppelt pflegen, Ergebnisse systemübergreifend abgleichen und unterschiedliche Kontenpläne verwalten, was die Prozesse verlangsamte und das Risiko von Inkonsistenzen erhöhte.

„Allein die Abstimmung zwischen den Systemen hat uns im Quartal allein intern fünf bis sechs Arbeitstage gekostet. Zudem musste jede Gesellschaft sicherstellen, dass in beiden Systemen exakt dieselben Zahlen stehen.“

- Holger Strunk, Director Reporting Corporate Controlling bei Brenntag SE

Diese Komplexität wurde durch eine heterogene Systemlandschaft, darunter mehrere ERP-Systeme und lokale Lösungen, noch verstärkt. Infolgedessen war es sowohl zeitaufwendig als auch ressourcenintensiv, einen einheitlichen und transparenten Überblick über die Finanzdaten im gesamten Unternehmen zu gewinnen.

2. Ein solides Konzept und eine schrittweise Einführungsstrategie waren der Schlüssel zum Erfolg.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich Brenntag für OneStream als zentrale Plattform zur Vereinheitlichung von Finanzkonsolidierung, Berichterstattung und Datenintegration. Das Ziel bestand nicht nur darin, bestehende Systeme zu ersetzen, sondern eine standardisierte und zukunftsfähige Umgebung zu schaffen, die den sich wandelnden Geschäftsanforderungen gerecht wird.

Von Anfang an brachte Brenntag die wichtigsten Stakeholder aus den Bereichen Controlling, Rechnungswesen, Steuern und Nachhaltigkeit zusammen, um eine gemeinsame Vision für die Berichterstattung zu definieren. Ein entscheidender früher Meilenstein war die Erstellung eines einheitlichen Kontenplans, der für Konsistenz sowohl bei internen als auch bei externen Berichtsprozessen sorgte. In einer Reihe von gemeinsamen Workshops stimmten die Teams globale Datenstrukturen ab, standardisierten Zuordnungen und legten fest, wie Finanzdaten aus lokalen Systemen in OneStream fließen sollten. Diese Vorabinvestition ermöglichte es dem Unternehmen, ein harmonisiertes Datenmodell zu erstellen, das regionale Unterschiede berücksichtigen und gleichzeitig globale Konsistenz gewährleisten konnte.

Die Implementierung selbst erfolgte schrittweise. In der ersten Phase stellte Brenntag seine internen Berichtsverfahren auf OneStream um und vermied dabei bewusst einen längeren Zeitraum, in dem mehrere Systeme parallel betrieben wurden. In der zweiten Phase ersetzte das Unternehmen sein Konzernkonsolidierungssystem. Diese Phase umfasste parallele Validierungszyklen und eine frühzeitige Einbindung der Wirtschaftsprüfer, um Genauigkeit und Compliance zu bestätigen. Während des gesamten Prozesses konzentrierte sich Brenntag darauf, internes Fachwissen aufzubauen, um langfristige Unabhängigkeit zu gewährleisten.

„Uns war von Beginn an wichtig, das System später eigenständig betreiben und weiterentwickeln zu können. Am Anfang war es für viele eine Umstellung. Heute sind alle froh, dass sie nur noch ein System bedienen müssen. Die Eingabe ist einfacher, die Reports sind besser, und die Ergebnisse sind transparenter.“

- Holger Strunk, Director Reporting Corporate Controlling bei Brenntag SE

3. Eine einheitliche Plattform für mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle.

Heute dient OneStream als zentrale Plattform von Brenntag für die Finanzkonsolidierung, das Berichtswesen und die Analyse und unterstützt weltweit Hunderte von Anwendern. Durch die Umstellung auf ein einziges System hat das Unternehmen doppelte Dateneingaben vermieden, seinen Kontenplan standardisiert und die Datentransparenz sowie die Rückverfolgbarkeit deutlich verbessert. Die Abschlussprozesse sind nun schneller und besser kontrolliert, wodurch pro Quartal etwa eine Woche eingespart wird. Gleichzeitig haben automatisierte Workflows und integriertes Data Mapping den manuellen Aufwand reduziert und die Governance im gesamten Unternehmen gestärkt.

Die Vorteile gehen über den Finanzbereich hinaus. Dank einer zentralisierten und einheitlichen Datenbasis können Teams wie die Steuer- und Buchhaltungsabteilung in Echtzeit auf die benötigten Informationen zugreifen, was die Zusammenarbeit verbessert und fundiertere Entscheidungen ermöglicht. Auditprozesse sind nun aufgrund verbesserter Transparenz und Nachvollziehbarkeit effizienter, während das Unternehmen von einer skalierbaren Plattform profitiert, die sich an neue Berichtsanforderungen anpassen lässt.

„OneStream war für uns nicht nur ein Systemwechsel, sondern auch ein Know-how-Projekt. Heute betreiben und entwickeln wir OneStream weitgehend selbst. Rund 85 Prozent der Anpassungen und Weiterentwicklungen werden intern umgesetzt.“

- Holger Strunk, Director Reporting Corporate Controlling bei Brenntag SE

Auf dieser soliden Grundlage baut Brenntag den Einsatz von OneStream weiter aus. Das Unternehmen prüft derzeit weitere Anwendungsmöglichkeiten, darunter Leasing-Reporting, steuerliche Anwendungen und ESG-Reporting, mit dem Ziel, noch mehr Prozesse auf einer einzigen, einheitlichen Plattform zu bündeln. Holger Strunk fasst zusammen:

„Wir sind da noch längst nicht am Ende. Weitere Projekte stehen bereits in den Startlöchern.“