Echte Finance-Transformation mit Echtzeitdaten in wenigen Minuten

Menzies Aviation ist der führende Servicepartner für Flughäfen und Fluggesellschaften weltweit. Das Unternehmen ist auf sechs Kontinenten an mehr als 265 Flughäfen in über 55 Ländern tätig, betreut jährlich mehr als 4,5 Millionen Flüge und fertigt über 2 Millionen Tonnen Fracht ab. Seit seiner Gründung im Jahr 1833 hat sich Menzies Aviation gemessen an der Anzahl der Länder und Flugzeugabfertigungen zum weltweit größten Anbieter von Luftfahrtdienstleistungen entwickelt.

„OneStream hat den Prozess so weit vorangebracht, dass wir nicht mehr konsolidieren müssen – wir können die Echtzeitdaten innerhalb weniger Minuten einsehen. Das ist beeindruckend, insbesondere wenn man bedenkt, dass wir in 254 Ländern tätig sind, mit 22 verschiedenen Währungen arbeiten und Produkte in mehreren Geschäftsbereichen anbieten.“

- Chris Devaney, Vice President of Finance, Menzies Aviation

1. Agilität in Zeiten des Wandels bewahren

Menzies stieg vor rund 30 Jahren in die Luftfahrtbranche ein. Durch organisches Wachstum und M&A-Aktivitäten entwickelte sich das Unternehmen schnell zu einem Branchenführer, der erkannt hat, wie wichtig es ist, agil zu bleiben. Eine Finance-Transformation stand daher bereits seit einiger Zeit auf der Wunschliste des Finance-IT-Teams.

„2017 sind wir durch eine Akquisition erstmals in den Betankungsmarkt eingestiegen. Nur wenige Jahre später sind wir der weltweit größte unabhängige ITP-Betankungsdienstleister“, so Chris Devaney, Vice President of Finance bei Menzies Aviation. „Seitdem wurden wir von einem eigenkapitalfinanzierten Logistikunternehmen übernommen und sind in neue geografische Märkte expandiert. Das sind sehr viele Veränderungen, die wir innerhalb kurzer Zeit bewältigen mussten.“

Als das Unternehmen damit begann, die Verlagerung großer Teile seiner IT-Infrastruktur in die Cloud zu planen, sah Devaney darin die ideale Gelegenheit, auf ein agiles Finance-System umzusteigen, das Effizienz und Agilität steigert und einen höheren Mehrwert aus den Daten ermöglicht. „Da wir mehrere Akquisitionen durchlaufen hatten, war unser bestehendes System während seiner 14-jährigen Nutzungsdauer zu einem Flickenteppich geworden“, so Devaney. „Wir wollten effizienter und agiler arbeiten. Außerdem wollten wir die Möglichkeiten nutzen, mehr Wert aus unseren Daten zu ziehen.“

Das schnelle Wachstum führte zu einer komplexen Konzernstruktur und das Finance-System hatte sich zu einer Kombination verschiedener Komponenten aus den jeweiligen Systemlandschaften entwickelt. Um die Performance zu steigern und einen höheren Mehrwert aus den Finance-Daten zu erzielen, benötigte das Team eine einheitliche, durchgängige Lösung, die mit der weiteren Entwicklung des Unternehmens skalieren und sich flexibel anpassen kann. Nach der Prüfung von vier Optionen, darunter auch die Modernisierung des bestehenden Systems, entschied sich Menzies für OneStream.

„OneStream war der einzige Anbieter, der uns direkten Zugang zu bestehenden Kunden aus der Luftfahrtbranche wie KLM und dem Flughafen Schiphol ermöglichte“, so Devaney. „Das Feedback war durchweg und ausgesprochen positiv. Anfangs war ich skeptisch und schickte das Team noch einmal los, um nach dem Haken zu suchen. Aber alles, was sie fanden, waren begeisterte Kunden.“ Zusammen mit dem Kundenfeedback gab die Technologie Menzies die Sicherheit, dass OneStream die gewünschten Ergebnisse liefern und sich an die sich verändernden Anforderungen anpassen würde.

„Wir hatten das Gefühl, OneStream vertrauen zu können, und fanden die Vorstellung attraktiv, Aufgaben wie das Management der Systemperformance und die Datenspeicherung abgeben zu können. Darüber hinaus überzeugte uns die Möglichkeit, die Systemfunktionen über den OneStream MarketPlace einfach zu erweitern. Bei unserem vorherigen System stießen wir häufig auf wirtschaftliche oder ressourcenbedingte Grenzen, wenn wir neue Funktionen ergänzen wollten. Heute können wir Anpassungen einfach vornehmen oder Funktionen erweitern, ohne dafür komplexe Workarounds entwickeln zu müssen.“

- Chris Devaney, Vice President of Finance, Menzies Aviation

2. Mit einheitlichen Prozessen schneller steuern

Die gesamte Konzernkonsolidierung benötigt heute nur noch 20 % der Zeit, die zuvor mit dem Hyperion-System erforderlich war. Gleichzeitig wurden Verzögerungen beseitigt und Teams können Daten und Erkenntnisse in Echtzeit abrufen, wodurch Entscheidungen schneller getroffen werden können.

Devaney erläutert: „Ein Forecast, dessen Konsolidierung normalerweise eine Stunde gedauert hätte, kann heute in weniger als 12 Minuten konsolidiert werden. Ein weiterer Vorteil ist unser Flash Reporting, das wir wöchentlich durchführen, um die Ergebnisse zum Monatsende zu prognostizieren. OneStream hat den Prozess so weit vorangebracht, dass wir nicht mehr konsolidieren müssen – wir können die Echtzeitdaten innerhalb weniger Minuten einsehen. Das ist beeindruckend, insbesondere wenn man bedenkt, dass wir in 254 Ländern tätig sind, mit 22 verschiedenen Währungen arbeiten und Produkte in mehreren Geschäftsbereichen anbieten.“

Neben der Sicht auf Konzernebene kann Menzies heute per Drill-down detaillierte Performance-Daten analysieren und erhält damit auf allen Ebenen mehr Transparenz und Kontrolle. „In Oslo enteisen wir beispielsweise Flugzeuge. Innerhalb weniger Minuten kann ich sehen, wie viele Liter wir gestern versprüht haben, welchen Umsatz wir damit erzielt haben und wie der Forecast für den Rest des Monats aussieht. Dadurch können wir die Performance deutlich schneller und präziser steuern und Entscheidungen fundierter treffen.“

Der größte Erfolg für Menzies besteht darin, dass einige der wichtigsten Finance-Herausforderungen schnell gelöst werden konnten. Vor der Implementierung führte das Unternehmen die Konsolidierung auf Basis von Beteiligungsquoten durch. Die eigentliche Bilanzierung von Joint Ventures und Minderheitsanteilen erfolgte jedoch über Journalbuchungen oder Konsolidierungsgesellschaften. Heute kann das Finance-Team die Konsolidierung zu 100 % auf Knopfdruck durchführen.

„Früher gab es wenig Begeisterung für das Finance-Team. Von uns wurde lediglich erwartet, dass wir Ergebnisse liefern. Heute ermöglichen wir dem Unternehmen, schnell Entscheidungen zu treffen, Chancen zu nutzen, Risiken zu reduzieren und bessere Ergebnisse zu erzielen. Infolgedessen kommt das Executive Team heute auf uns zu, möchte wissen, was das System leisten kann, und interessiert sich dafür, wie Finance die Performance im gesamten Konzern verbessern kann. Die Insight Reports haben dabei wesentlich dazu beigetragen, dieses Interesse zu wecken.“

- Chris Devaney, Vice President of Finance, Menzies Aviation

3. Mehrwert im gesamten Unternehmen schaffen – heute und in Zukunft

Die Implementierung von OneStream hat nicht nur viele Stunden manueller Arbeit eingespart, sondern Menzies auch dazu inspiriert, die Möglichkeiten für weiterführende Erkenntnisse kontinuierlich auszubauen.

„Der MarketPlace und die einfache Integration haben uns dazu motiviert, bereits nach der Implementierung mit der Planung für Phase 2.0 zu beginnen. Da sich neue Produkte unkompliziert testen lassen, können wir die Funktionen des Systems weiterentwickeln und enger mit weiteren Unternehmensbereichen zusammenarbeiten. Das eröffnet uns spannende neue Möglichkeiten.“

– Chris Devaney, Vice President of Finance, Menzies Aviation

Vor der Implementierung von OneStream benötigte das Risikoteam mehrere Tage, um Finance-Daten manuell aufzubereiten und zu analysieren und so Zusammenhänge und Ursachen operativer Risiken zu identifizieren. Mit OneStream konnte Menzies diesen Prozess deutlich weiterentwickeln.

Devaney erklärt abschließend: „Wir sind in einer Branche mit hohen Risiken tätig und legen größten Wert auf Sicherheit. Heute verfügen wir über eine Live-Schnittstelle, über die Daten in Echtzeit direkt in unser Risikosystem fließen.“

„Je mehr Erkenntnisse uns zur Verfügung stehen, um Risiken vorherzusehen, zu reduzieren und zu vermeiden, desto besser.“