Sustituyendo SAP BPC por un enfoque integral para un CPM moderno

McCain Foods Limited es una empresa multinacional canadiense de alimentos congelados con 22.000 empleados en todo el mundo y oficinas corporativas en Toronto, Canadá. McCain Foods es el mayor fabricante mundial de patatas fritas congeladas, productos de patata y aperitivos, donde una de cada cuatro patatas fritas congeladas del mundo es fabricada por la compañía. McCain Foods vende sus productos en más de 160 países y cuenta con unos ingresos globales de 10.000 millones de dólares canadienses.

"En nuestro entorno anterior con SAP BPC, cerrábamos los libros en el día 6 y ahora cerramos en el día 4. Es algo de lo que estamos increíblemente orgullosos y algo que OneStream nos ha ayudado a conseguir."

- Katie Shotbolt, Director, Financial Accounting, McCain Foods

1. Reconociendo la necesidad de una transformación financiera

McCain Foods cuenta con una larga trayectoria utilizando sistemas de consolidación y reporting, que se remonta a 1992, cuando implantaron IMRS Micro Control, que posteriormente se convirtió en Oracle Hyperion Enterprise. La compañía sustituyó después Hyperion Enterprise por OutlookSoft, que pasó a convertirse en SAP BPC.

"SAP BPC realmente no había mejorado en los últimos años y había algunas carencias en su oferta. No había cuadros de mando integrados en el producto y la dirección de SAP era añadir soluciones complementarias para utilizar con BPC, mientras que nosotros preferíamos un enfoque integral. También necesitábamos un sistema de gestión de arrendamientos para poder implementar las nuevas normas de contabilidad de arrendamientos IFRS 16, por lo que comenzamos a evaluar nuevas soluciones."

- Richard Burton, VP and Corporate Controller, McCain Foods

McCain Foods continuó utilizando SAP BPC durante más de 10 años, pero sabía que había llegado el momento de empezar a buscar un sustituto cuando SAP anunció que la versión Microsoft® de BPC dejaría de estar disponible próximamente. La compañía no quería simplemente reemplazar SAP BPC. Querían mejorar sus procesos y reducir el tiempo necesario para el cierre.

«Analizamos algunas de las limitaciones que habíamos experimentado con SAP BPC y nuestros criterios de decisión realmente se basaron en lo que escuchamos de nuestros usuarios», explicó Darryl Gerrow, Director Senior de Sistemas Financieros Corporativos de McCain Foods. «Por encima de todo, querían un único producto.»

Con un sistema SAP ERP ya implantado, la compañía inicialmente consideró migrar a SAP BPC sobre S/4 HANA, pero la hoja de ruta del producto de SAP no estaba clara. Posteriormente evaluaron Anaplan y OneStream Software.

"Desde una perspectiva corporativa, necesitábamos flexibilidad, por lo que nos gustó mucho la Extensible Dimensionality® de OneStream. Además, la funcionalidad de cuadros de mando fue algo que destacó para nosotros. Realmente queríamos algo centrado en Finanzas, no centrado en TI, porque necesitábamos la flexibilidad para añadir cuentas y actualizar rápidamente el sistema para el cierre mensual. Y a medida que avanzábamos en nuestros criterios de decisión, nada se acercaba a lo que OneStream ofrecía ni igualaba su historial demostrado de éxito.”

- Darryl Gerrow, Senior Manager of Corporate Financial Systems, McCain Foods

2. La contabilidad de arrendamientos, ahora más sencilla

McCain Foods realizó la transición de SAP BPC a la plataforma Intelligent Finance de OneStream para la consolidación financiera, el reporting financiero, el reporting de gestión y añadió capacidades de contabilidad de arrendamientos, todo ello en un periodo de siete meses para cumplir con la fecha de implantación de la normativa IFRS 16.

La compañía utilizó las dimensiones existentes de SAP BPC como bloques iniciales para el diseño de OneStream. Una vez en OneStream, pudieron ampliar el plan de cuentas hasta el nivel del libro mayor (GL) de origen para capturar un nivel de detalle más granular para más de 130 entidades legales utilizando 40 monedas diferentes.

"Con 75 entidades SAP, la mayoría de nuestros datos proceden de una única instancia SAP. Aprovechamos la capacidad de conexión directa con los datos de SAP en el almacén de datos, lo que nos ha permitido realizar cargas por lotes diarias y bajo demanda en OneStream."

- Darryl Gerrow, Senior Manager of Corporate Financial Systems, McCain Foods

"Cuando iniciamos nuestra implementación de OneStream, la contabilidad de arrendamientos era un objetivo clave», afirmó Katie Shotbolt, Directora de Contabilidad Financiera de McCain Foods. «Utilizamos la solución de contabilidad de arrendamientos de OneStream para cumplir con los requisitos globales de IFRS 16. Ahora gestionamos más de 5.000 arrendamientos en OneStream. OneStream realiza los cálculos de contabilidad de arrendamientos y genera un asiento contable donde todos los registros de arrendamiento pueden cargarse fácilmente como parte de nuestro cierre mensual."

3. "La implantación más exitosa"

Los Directores Financieros de McCain Foods consideran que el proyecto de OneStream ha sido la implantación de sistemas más exitosa que han visto nunca. OneStream realiza conversiones de divisas utilizando tipos de cambio actuales e históricos, consolida en múltiples monedas, ejecuta consolidaciones financieras y de gestión, registra asientos de ajuste, automatiza las eliminaciones intercompañía y realiza repartos, todo ello en una única plataforma unificada.

Los informes de gestión en OneStream ofrecen ahora a los usuarios finales la posibilidad de cambiar fácilmente parámetros y alternar entre dimensiones para adaptar su perspectiva de análisis. En función de las selecciones que realizan, pueden generar una cuenta de resultados (P&L) totalmente personalizada por canal, mercado, ubicación o marca.

"La inteligencia financiera integrada de OneStream fue una gran ventaja para nosotros. Realizamos un mes de cierre en paralelo con SAP BPC y OneStream y fue un éxito, por lo que no vimos la necesidad de continuar; estábamos preparados para trabajar con OneStream."

- Darryl Gerrow, Senior Manager of Corporate Financial Systems, McCain Foods

4. Un cierre mensual más rápido y preciso

Con 300 usuarios satisfechos, McCain Foods se beneficia de un proceso de cierre mensual simplificado. En SAP BPC, los datos regionales se cargaban mediante archivos planos y el proceso tardaba entre una y seis horas, dependiendo del tamaño de la región. Con OneStream, este tiempo se ha reducido a 20 minutos. Actualmente, la compañía carga aproximadamente tres millones de registros de datos al mes en el entorno de OneStream.

Además, desde la perspectiva del administrador, la plataforma OneStream es mucho más sencilla de utilizar, lo que ha dado lugar a una mayor participación de los controllers, que ahora acceden directamente al sistema.

"Nos encanta la funcionalidad de flujos de trabajo guiados de OneStream. Garantiza que asignemos las tareas adecuadas a los miembros adecuados del equipo y proporciona una visión visual de lo que se necesita en cada cierre mensual y trimestral. También facilita una excelente supervisión corporativa sobre cómo estamos avanzando en el proceso de cierre mensual."

- Katie Shotbolt, Director, Financial Accounting, McCain Foods

El reporting guiado permite a los usuarios profundizar en cualquier dimensión mediante gráficos, cuadros, informes y cuadrículas, y anima a los usuarios a acceder a los datos que son más relevantes para ellos. Esto ayuda a acelerar el cierre mensual y a alinear a los equipos corporativos y regionales.

"La extensibilidad es una funcionalidad muy potente de OneStream», afirmó Shotbolt. «Al ampliar nuestro plan de cuentas corporativo hasta el nivel de cada sistema GL específico, los datos en OneStream son relevantes e inclusivos para todas nuestras regiones." Y concluyó:

"OneStream permite que las áreas corporativas y las regiones hablen el mismo idioma."