Guía · 16 de octubre de 2024
Guía práctica para CFOs: cómo automatizar el proceso de cierre mensual
Introducción
En ocasiones, el cierre de mes se vuelve una tarea exigente que consume mucho tiempo en el ritmo acelerado de las finanzas corporativas. A medida que las empresas crecen y las operaciones financieras se vuelven cada vez más complejas, se agudiza la necesidad de contar con un reporting financiero y no financiero eficiente, preciso y oportuno. Los equipos financieros suelen apoyarse en fuentes de datos dispares, procesos compartimentados y herramientas fragmentadas para cumplir las exigencias funcionales, lo que dificulta aún más el reporting.
¿El resultado? Procesos manuales de conciliación tediosos y datos inconsistentes.
Estos problemas se ven agravados por años de escasa inversión en transformación digital y racionalización de sistemas. De ahí que los equipos financieros ya estén teniendo dificultades para responder a su cometido actual y no puedan desarrollar su papel más estratégico. En este contexto, es esencial contar con un software de automatización y gestión del rendimiento empresarial (EPM).
Esta guía está diseñada para ayudar a los CFO y a sus equipos a superar los retos que plantea la automatización del proceso de cierre de mes. En ella, abordamos las ventajas de la automatización, presentamos algunas prácticas recomendadas para agilizar las operaciones financieras con un software de EPM y compartimos algunos casos de éxito de clientes.
Problemas actuales del cierre de mes
Los procesos de cierre de mes tradicionales se componen de varios pasos clave, como la recogida de datos, la validación de datos, la conversión de divisas y la conciliación entre empresas, entre otros. Y muchos de estos procesos ya son complejos de por sí. ¿Por qué? Porque exigen consolidar múltiples tipos de datos y divisas. Hay que tener en cuenta estructuras de propiedad complejas además de la contabilidad de las transacciones y saldos entre empresas. También intervienen otras complejidades, como los impuestos. Además, antes de que los resultados puedan compartirse a nivel interno y externo, deben ser revisados por distintas funciones y pasar por varias fases de aprobación y visto bueno.
Por tanto, el proceso de cierre puede presentar una serie de problemas recurrentes:
Inconsistencia de los datos
La precisión y la integridad de los datos son fundamentales para el cierre de mes. En última instancia, son lo que garantiza que los estados financieros sean fiables, verificables, auditables y acordes con todas las normativas a nivel mundial. Dado que los datos financieros proceden de diversas fuentes y sistemas, pueden contener errores, inconsistencias y discrepancias. Prueba de ello es el constante aumento de los requisitos de divulgación y notas, como el reporting ESG, que cada vez exigen vincular más datos no financieros a las cifras. Las empresas que manejan un gran volumen de transacciones, introducen los datos manualmente y trabajan con hojas de cálculo complejas se enfrentan, en consecuencia, a un mayor número de dificultades a la hora de garantizar la precisión y la integridad. Estos obstáculos conducen a un proceso de conciliación laborioso y a posibles imprecisiones en el reporting financiero.
Falta de visibilidad
La falta de visibilidad sobre el estado de los procesos de cierre de mes suele aumentar la latencia y la incertidumbre. Los líderes financieros pueden tener problemas para seguir el progreso, identificar los cuellos de botella y asegurarse de que todas las tareas se completan con precisión y a tiempo. Esta falta de visibilidad y control puede ocasionar prisas de última hora e incrementar el riesgo de errores.
Riesgos de cumplimiento
Al trabajar con múltiples entidades, divisas y requisitos entre empresas, así como reglamentos/estándares a nivel mundial y local que cambian constantemente, los equipos financieros de las empresas complejas se enfrentan a retos aún mayores. Muchos sistemas de consolidación financiera no pueden ayudarlos, porque no se crearon para gestionar correctamente este grado de complejidad. Como resultado, los equipos financieros de las empresas que dependen de soluciones puntuales heredadas necesitan recurrir a procesos manuales, hojas de cálculo complejas y procesos de conciliación laboriosos para suplir las carencias de sus sistemas financieros. Esto conduce a una falta de eficacia, a posibles imprecisiones en el reporting financiero y, lo que es más grave, a problemas de cumplimiento.
Retrasos
Muchas empresas siguen dependiendo en exceso de las hojas de cálculo y los procesos manuales durante el cierre de mes. Más allá del tiempo que consumen, la introducción manual de datos, los cálculos y conciliaciones basados en hojas de cálculo y el reporting ad hoc pueden introducir errores humanos: ineficiencias, retrasos e imprecisiones que aumentan todavía más el estrés que produce el cierre de mes.
Disparidad de sistemas complejos
Los equipos financieros suelen trabajar con varios sistemas y herramientas de EPM. En las últimas tres décadas, los departamentos de Finanzas han tenido que implantar las mejores soluciones de consolidación y cierre para las conciliaciones de cuentas, transaction matching, impuestos y planificación y forecasting. Todas estas soluciones presentan distintos niveles de detalle, integraciones complejas y duplicación de datos, por lo que no acaban de integrarse entre sí. Al unificarlo en una única plataforma de EPM, se reducen considerablemente la complejidad y el trabajo de mantenimiento, y se mejora significativamente la alineación del reporting obligatorio externo y el de gestión interna. La duplicación de datos y metadatos entre distintos sistemas de EPM es uno de los principales causantes de ineficiencias en el cierre de mes, ya que consume mucho tiempo y genera complejidad.
Ventajas de automatizar el cierre de mes
Entonces... ¿por qué automatizar?
En primer lugar, la automatización lleva siendo relevante para las empresas desde que la Revolución Industrial introdujo máquinas en ámbitos en los que siempre había primado el trabajo manual. Incorporar la automatización a los procesos financieros, incluido el cierre de mes, se ha convertido en una prioridad para los líderes financieros con visión de futuro que buscan formas de apoyar mejor a sus empresas e influir de verdad en su rendimiento general.
¿Aún no te convence? Piensa en el tiempo que tu equipo y tú invertís en copiar y pegar información manualmente entre fuentes y herramientas fragmentadas, en lugar de analizar los resultados para ayudar a vuestros socios comerciales a tomar decisiones.
Las ventajas de automatizar el cierre de mes son significativas:
Aumento de la eficiencia
Aceleración del tiempo de cierre al identificar y minimizar las tareas manuales repetitivas, automatizar todos los procesos en una única plataforma unificada y agilizar las tareas clave con funciones interactivas de visualización y de colaboración que favorecen tanto el control como la rendición de cuentas.
Mayor colaboración
Mejorar la coordinación y la comunicación permite repartir de forma más equitativa la carga de trabajo y minimizar las tareas manuales, lo que reduce la necesidad de contratar personal temporal en épocas de mayor actividad, favorece la coordinación de los equipos y hace posible asignar a los empleados más tareas acordes con sus cualificaciones.
Precisión y cumplimiento
Reduce el número de errores y mejora el cumplimiento de la normativa mediante la compatibilidad inmediata con las regulaciones a nivel local y mundial, los estándares de reporting y los impuestos, agilizando así las consolidaciones y tratamientos necesarios para que el reporting financiero sea preciso.
Datos e insights mejorados
Acceder a datos financieros precisos en tiempo real aumenta la visibilidad de las actividades financieras y operativas, lo que permite a los usuarios identificar medidas de forma eficaz y tomar decisiones fundamentadas a la velocidad adecuada.
Una mínima mejora en los aspectos mencionados puede marcar una diferencia significativa en cualquier empresa. Cerrar más rápido y con mejores datos es una muestra de liderazgo, fortaleza y buena gobernanza. En consecuencia, las empresas pueden tomar mejores decisiones, aprovechando al máximo las nuevas oportunidades y la confianza de los inversores y las partes interesadas en el mercado.
Características clave de un software de EPM para la automatización del cierre de mes
A la hora de elegir un software para el cierre de mes, es fundamental asegurarse de que dispone de las funciones más avanzadas y acreditadas en el mercado. Y lo que es más importante, la solución debe ser útil para la empresa ahora y en el futuro: en cualquier momento se pueden producir cambios organizacionales, y aunque los cambios en la normativa suelen producirse con cierta antelación, pueden ser significativos, como la reciente introducción de unos requisitos de reporting ESG.
Una solución de EPM eficaz debe incluir lo siguiente:
Un enfoque totalmente unificado
Con una plataforma unificada basada en la nube como OneStream, dispones de todas las funciones para el cierre en una única solución. Este enfoque unificado permite reducir la complejidad de utilizar varias aplicaciones o casos y optimizar todos los datos y procesos de cierre de mes en un mismo lugar. La Digital Finance Cloud de OneStream es única porque está impulsada por una plataforma real, que unifica todos los procesos de consolidación financiera, cierre (conciliaciones de cuentas, transaction matching, ESG e impuestos), planificación financiera y no financiera/operativa, reporting y análisis a través de una única solución y un único modelo de datos.
Automatización de la conciliación de cuentas
La conciliación de cuentas manual suele consumir mucho tiempo y, a menudo, producir resultados decepcionantes. De hecho, muchos equipos financieros han perdido infinidad de horas y hasta días enteros intentando conciliar saldos, a menudo echando mano de Excel cuando se necesita información detallada de las transacciones para entender las discrepancias. La automatización de este proceso puede, en sí misma, marcar la diferencia para muchos equipos financieros y ahorrarles mucho tiempo. La clave para que las conciliaciones de cuentas sean más eficaces reside no solo en automatizar el proceso, sino también en unificarlo por completo con el cierre financiero: si los balances de sumas y saldos del libro mayor se cargan en un único sistema para la consolidación financiera, el reporting y la conciliación de cuentas, los datos estarán siempre sincronizados y el proceso de cierre será más rápido y eficaz.
Integración y calidad de los datos
El software de EPM integra datos de distintas fuentes, como sistemas de ERP, sistemas de CRM y otras herramientas financieras. Esta integración permite disponer de una única fuente de información para los datos financieros y reduce el tiempo que lleva cargar y manipular los datos manualmente. La gestión de la calidad de los datos financieros (FDQM) es la piedra angular de una solución unificada: un requisito clave es la visibilidad total desde los informes hasta sus fuentes, de modo que todos los datos financieros y operativos deben ser claramente visibles y fácilmente accesibles.
Transaction matching automatizado
Un sistema de EPM unificado debería incluir transaction matching automatizado que ayude a resolver las discrepancias y acelere el proceso de conciliación de cuentas permitiendo cotejar rápidamente datos transaccionales de múltiples fuentes. Como el transaction matching sigue un enfoque basado en reglas, los usuarios pueden centrarse únicamente en las excepciones y aumentar la eficacia del proceso.
Automatización de los workflows
La solución debe incluir también workflows guiados para ayudar a los usuarios empresariales a superar las complejidades orientándolos de forma única a través de todos los procesos de gestión, verificación, análisis, certificación y bloqueo de los datos. Al estandarizar las tareas, las aprobaciones y las notificaciones, los workflows automatizados agilizan el cierre de mes, lo que reduce los cuellos de botella y permite completar a tiempo el proceso.
Pistas de auditoría y seguridad
Los registros de cumplimiento y auditoría exhaustivos son esenciales en las soluciones de EPM. Deben seguir y registrar cada cambio, modificación o eliminación de valores de datos y metadatos, de modo que los usuarios sepan quién, qué, cuándo, dónde y los valores antes y después del cambio, sin que exista la opción de desactivar los registros de auditoría ni comprometer el rendimiento mientras se ejecutan todos los controles. En términos generales, las soluciones de EPM deben ofrecer unas funciones de seguridad sólidas, que incluyan controles de acceso basados en funciones y cifrado de datos, para garantizar la integridad de los datos y el cumplimiento de los requisitos normativos.
Análisis y reporting avanzados
Una solución unificada ofrece una amplia gama de funciones de reporting y análisis que permiten depender menos de las hojas de cálculo y las herramientas de reporting fragmentadas, lo que aumenta la velocidad, el alcance y la precisión del reporting en todos los niveles de la empresa. Los software de EPM más completos ofrecen funciones avanzadas de análisis y reporting que permiten a los CFO generar informes financieros, dashboards y forecasts detallados, lo que mejora tanto la toma de decisiones como la planificación estratégica.
Inteligencia artificial y machine learning
La IA y el machine learning mejoran el proceso de cierre de mes al identificar patrones, como la recurrencia de los mismos tipos de datos, detectar anomalías y predecir posibles problemas: estas tecnologías pueden analizar un gran volumen de datos financieros en tiempo real, por lo que generan insights y recomendaciones que mejoran la precisión y la eficiencia. En las plataformas financieras modernas como OneStream, la IA y el machine learning se centran en las finanzas, se integran como un servicio básico directamente en la plataforma y actúan en todos los procesos, con lo que desaparece la necesidad de mover los datos y sacarlos del contexto del proceso.
Funciones autoservicio de reporting y análisis de OneStream
Elegir la solución adecuada
Elegir la solución adecuada es el primer paso para lograr una correcta automatización. No obstante, a la hora de preparar la automatización, es fundamental determinar cómo se va a llevar a cabo, cómo se va a implantar la solución y cómo se va a desplegar entre los usuarios, así como el tipo de formación y habilitación que se va a impartir.
Los siguientes 10 pasos son clave para que la automatización tenga éxito:
- Implica a las partes interesadas — haz que las principales partes interesadas participen en las primeras fases del proceso y busca el consenso.
- Elige la tecnología adecuada — establece unos criterios que te ayuden a escoger las herramientas y el software de automatización adecuados.
- Prioriza la gobernanza de datos — céntrate en mejorar la precisión y la seguridad de los datos.
- Personaliza y escala — comprueba la capacidad de la solución para adaptar las herramientas a unas necesidades concretas.
- Monitoriza y actualiza con regularidad — asegúrate de que puedes mantener el sistema actualizado fácilmente.
- Evalúa los procesos existentes — revisa los procedimientos de cierre de mes existentes para detectar procesos manuales que puedan automatizarse.
- Define los objetivos y los KPI — establece claramente los objetivos y las métricas de las mejoras de la automatización.
- Planifica y ejecuta la implantación — crea un plan de implantación paso a paso.
- Forma al equipo y gestiona el cambio de los empleados — prepara a fondo al equipo para la transición con una formación anticipada.
- Mejora constantemente — revisa y optimiza periódicamente el proceso.
Además de seguir estos pasos, comienza automatizando aspectos concretos del proceso de cierre de mes y pasa gradualmente a tareas más complejas. Este enfoque ayuda a tu equipo a adaptarse al nuevo sistema y reduce al mínimo las interrupciones. No escatimes la formación: haz todo lo posible para que tu equipo financiero aprenda a utilizar adecuadamente el software de EPM y, después, proporciona una formación y una asistencia continuas para que todo el mundo esté al día de las nuevas características y funcionalidades.
Éxito de los clientes
BDO mejora la transmisión de información
BDO es una firma de servicios profesionales de EE. UU. que presta servicios de auditoría, fiscalidad y asesoría a clientes multinacionales a través de una red global de más de 80 000 profesionales, que trabajan en 1591 oficinas en 162 países.
El equipo de BDO, dirigido por la CFO Lynn Calhoun, eligió OneStream porque respondía a tres requisitos clave: escalabilidad, transmisión de información e integridad de datos. OneStream satisfacía plenamente sus necesidades al tratarse de una plataforma que podría gestionar grandes volúmenes de datos a medida que BDO creciera y proporcionar a los responsables de la toma de decisiones información precisa, dashboards exhaustivos y capacidades de reporting. Al combinar múltiples conjuntos de datos dispares, OneStream permite a BDO disponer de «una única fuente de información fiable».
OneStream ayuda a BDO a alinear sus procesos externos, legales, de gestión y FP&A en una única solución, a la vez que proporciona un marco para abordar los diferentes niveles de detalle entre la recopilación de presupuestos/forecasts y la información real a través de cuentas, centros de costes y departamentos, lo que ofrece una mayor granularidad para las actividades de reporting y planificación en varias líneas de negocio, todo dentro de una única solución con un modelo de datos unificado.
BDO aprovecha las capacidades de señalización financiera de OneStream para llevar a cabo el reporting y el análisis de grandes volúmenes de datos transaccionales diarios y carga 10 millones de registros cada noche. Esos registros se transforman en unos 30 o 40 millones de filas de datos en OneStream que, posteriormente, se ponen a disposición de los usuarios de BDO a través de un dashboard interactivo.
Opinión del cliente«Nuestros usuarios están encantados de poder asimilar la información en función de sus preferencias con dashboards e informes de autoservicio. Hablamos de una amplia gama de información, no solo financiera, sino también de gestión relacionada con las personas y los clientes.»
McCain Foods gana eficiencia gracias a la automatización con OneStream
McCain Foods Limited es una multinacional canadiense de alimentos congelados fundada en 1957 en Florenceville, Nuevo Brunswick (Canadá). En la actualidad, McCain Foods es una empresa internacional con 22 000 empleados en todo el mundo y sede social en Toronto (Canadá): el principal fabricante de patatas fritas, productos de patata y aperitivos congelados del mundo.
McCain migró de SAP BPC a la plataforma financiera inteligente de OneStream los procesos de consolidación financiera y el reporting financiero y de gestión, así como capacidades añadidas de lease accounting. Y lo hizo todo en un plazo de siete meses para cumplir la fecha límite de implantación de la NIIF 16.
| Plataforma | Tiempo de carga |
|---|---|
| SAP BPC (archivos planos) | 1–5 horas, en función del tamaño de la región |
| OneStream | 20 minutos |
Con 300 usuarios satisfechos, McCain Foods disfruta de un cierre de mes simplificado. Ahora, la empresa carga aproximadamente tres millones de registros de datos al mes en el entorno de OneStream. Y desde el punto de vista del administrador, la plataforma es mucho más fácil de usar, lo que ha favorecido una mayor implicación de los controllers, que se conectan directamente al sistema.
Opinión del cliente«Nos encanta la funcionalidad de workflows guiados de OneStream. Nos asegura que asignamos las tareas adecuadas a los miembros correctos del equipo y ofrece una visión general visual de lo que se requiere en cada cierre mensual y trimestral. Además, facilita un excelente control corporativo sobre cómo estamos avanzando en el cierre de fin de mes.»
Resumen
Automatizar el proceso de cierre de fin de mes con un software de EPM es una inversión estratégica que aportará beneficios significativos a tu organización. Al ganar eficacia, precisión, visibilidad y garantizar el cumplimiento, transformarás tus operaciones financieras y obtendrás mejores resultados empresariales.
Como CFO, debes liderar esta transformación y promover la automatización dentro del equipo financiero. Si sigues las directrices y prácticas recomendadas que se recogen en esta guía, podrás implantar con éxito el software de EPM y hacer que el proceso de cierre de mes sea más ágil, eficiente y eficaz. Las razones recogidas en esta guía, entre muchas otras, explican por qué OneStream se ha convertido en el proveedor de confianza de más de 1500 empresas de todo el mundo.
Aprovecha el poder de la automatización y lleva tus operaciones financieras al siguiente nivel. El futuro de las finanzas pasa por la automatización, pero empieza contigo.
Más información
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los mayores problemas del cierre de mes?
La inconsistencia de los datos, la falta de visibilidad sobre el estado del proceso, los riesgos de cumplimiento, los retrasos y la disparidad de sistemas complejos, la mayoría derivados de las fuentes de datos dispares, los procesos compartimentados y la conciliación manual en los que los equipos financieros se han apoyado durante años.
¿Cuáles son las ventajas de automatizar el cierre de mes?
La automatización aporta un aumento de la eficiencia gracias a tiempos de cierre más rápidos, una mayor colaboración mediante una distribución más equitativa de la carga de trabajo, una mejor precisión y cumplimiento gracias al soporte integrado para los estándares de reporting, y datos e insights mejorados a partir de información financiera precisa y en tiempo real.
¿Qué funciones clave deben buscar los CFO en un software de EPM para el cierre?
Una plataforma totalmente unificada con integración y gestión de la calidad de los datos, automatización de workflows, automatización de la conciliación de cuentas, transaction matching automatizado, pistas de auditoría y una seguridad sólida, análisis y reporting avanzados, e inteligencia artificial y machine learning centrados en las finanzas.
¿Cuáles son los pasos para automatizar con éxito el cierre de mes?
Diez pasos: implicar a las partes interesadas, elegir la tecnología adecuada, priorizar la gobernanza de datos, personalizar y escalar, y monitorizar y actualizar con regularidad, además de evaluar los procesos existentes, definir los objetivos y los KPI, planificar y ejecutar la implantación, formar al equipo y gestionar el cambio, y mejorar de forma continua.
¿Cómo se han beneficiado los clientes de OneStream al automatizar su cierre?
BDO ahora procesa 10 millones de registros transaccionales cada noche, transformados en 30 o 40 millones de filas, a través de una única fuente de información fiable, mientras que McCain Foods redujo su tiempo de carga de datos regionales de una a cinco horas a 20 minutos y completó su implantación de OneStream en siete meses.
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