Effizienter 5-Tage-Abschluss durch einheitliche Workflows über Dutzende Länder hinweg

Auchan Retail ist in 12 Ländern vertreten und deckt mit 2.897 Verkaufsstellen sämtliche Formate des Lebensmitteleinzelhandels ab – von Hypermärkten und Supermärkten über Convenience Stores und Click & Collect bis hin zum E-Commerce. Auchan Retail stellt seine Kunden in den Mittelpunkt seiner Strategie und bietet ihnen ein „phygitales“ Einkaufserlebnis, das stationäre Geschäfte mit dem digitalen Ökosystem verbindet. Hinzu kommen exklusive, hochwertige Produkte zu bestmöglichen Preisen. Die 157.648 Mitarbeitenden von Auchan Retail engagieren sich für hochwertige, gesunde und regionale Produkte. Der verantwortungsbewusste und auf den Menschen ausgerichtete Ansatz bildet die Grundlage eines Geschäftsmodells, das Kunden, Landwirten, Lieferanten und Mitarbeitenden ein besseres Leben ermöglichen soll.

„Heute haben wir einen Überblick über alle unsere Tochtergesellschaften und können in Echtzeit sehen, wo jede einzelne in ihrem Abschlussprozess steht. Wir haben einen einheitlichen Prozess implementiert, der sich sowohl an den Einzelhandel als auch an das Immobiliengeschäft anpassen lässt, die jeweils unterschiedliche Zeitpläne und Kontenpläne haben.“

- Gonzague Delattre, Head of EPM and Reporting Solutions bei Auchan Retail International

1. Flexibilität für einen multinationalen Konzern

Auchan interessierte sich insbesondere für das Financial Starter Kit von OneStream, das eine zuverlässige Grundlage bietet, um unkompliziert eine Konsolidierungslösung nach IFRS aufzubauen. Um das Einkaufserlebnis der nächsten Generation zu schaffen, stellt Auchan Retail seine Kunden in den Mittelpunkt seines Handelns. Als engagierter Verfechter gesunder, regionaler Produkte verfolgt Auchan das Ziel, sich kontinuierlich neu zu erfinden und ein neues Kundenerlebnis zu schaffen – nah, vernetzt und verantwortungsbewusst.

Mit seiner bisherigen Corporate-Performance-Management-Anwendung (CPM) hatte Auchan mit unterschiedlichen Datenständen und fehlender einheitlicher Datenbasis zu kämpfen. Daher suchte das Unternehmen nach einer konzernweiten Lösung, die Konsolidierung und Reporting über Dutzende Länder hinweg auf einer einzigen Plattform abbilden kann. Mit OneStream fand Auchan eine umfassende Lösung, die nicht nur die ursprünglichen Anforderungen erfüllte, sondern darüber hinaus weitere Möglichkeiten eröffnete. Heute kann das Unternehmen anspruchsvolle Planungsprozesse umsetzen und gleichzeitig die Prozesse länderübergreifend einheitlich standardisieren und in einem gemeinsamen Datenmodell abbilden.

2. Eine leistungsfähige Lösung, um Finance weiterzuentwickeln

Der erste funktionale Umfang bei Auchan Retail bestand darin, eine Lösung für die gesetzliche Konsolidierung für 350 Anwender zu implementieren und gleichzeitig die bestehende CPM-Anwendung abzulösen. Ziel dieser Transformation war der Wechsel auf eine moderne, skalierbare Plattform auf Basis einheitlicher Daten. Auchan stellte fest, dass OneStream Software der einzige Anbieter war, der eine einheitliche Plattform für gesetzliches Reporting, FP&A und Finanzkonsolidierung bot.

Als leistungsfähige Lösung, die sowohl das Datenvolumen als auch die globale Entwicklung der Auchan-Gruppe abbilden kann, war OneStream die klare Wahl für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens an das Finanzmanagement. So konnte Auchan eine zentrale Umgebung für die Verwaltung finanzieller und operativer Daten schaffen und gleichzeitig die Finanzkonsolidierung mit optimierten Prozessen für Budgetierung, Planung, Forecasting und Datenerfassung über einen Workflow-basierten Prozess in Dutzenden Ländern verbinden.

„Der wichtigste Beitrag von OneStream für unser Unternehmen war die Implementierung des Workflows, der unsere Anwender bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt und durch die Prozesse führt. Dadurch arbeiten wir professioneller, gewinnen mehr Sicherheit und wissen jederzeit, wo wir im Prozess stehen.“

– Gonzague Delattre, Head of EPM and Reporting Solutions bei Auchan Retail International

Dieser Workflow wurde an die verschiedenen Geschäftsbereiche von Auchan – Einzelhandel und Immobilien – sowie an die jeweiligen Länder angepasst. Dadurch wird sichergestellt, dass lokale Daten den jeweiligen lokalen Vorschriften entsprechen und gleichzeitig ein einheitliches globales Reporting ermöglicht wird.

3. Nutzung einer leistungsfähigen IFRS-Konsolidierungslösung

Besonders attraktiv für Auchan war das Financial Starter Kit von OneStream, das eine zuverlässige Grundlage bietet, um unkompliziert eine Konsolidierungslösung nach französischen Rechnungslegungsstandards aufzubauen. Die vorkonfigurierte Lösung mit aktuellen Funktionen für die Konsolidierung unterstützte zugleich das Change Management. Mit leistungsfähigen Funktionen – vom Workflow bis hin zu Kontrollen – konnte Auchan sicherstellen, dass die spezifischen Anforderungen an die gesetzliche Konsolidierung von Anfang an berücksichtigt wurden.

„Für uns war es wichtig, die Teams, die mit der Lösung arbeiten, sowohl in die Konzeption als auch in die Implementierung einzubeziehen. Gleichzeitig haben wir uns darauf konzentriert, was wir mit der Lösung erreichen wollten, ohne gerade in der Anfangsphase zu viele Funktionen hinzuzufügen, während wir uns mit dem System vertraut machten. Heute können unsere Fachanwender weltweit auf die OneStream-Plattform zugreifen und erhalten bei Bedarf Unterstützung durch die IT, anstatt dass die Lösung direkt von der IT verwaltet wird.“

– Gonzague Delattre, Head of EPM and Reporting Solutions bei Auchan Retail International

Mit einem einheitlichen Workflow konnte Auchan einen durchgängigen internen Prozess über alle 350 Tochtergesellschaften hinweg etablieren. Darüber hinaus können die Teams der Holdinggesellschaft ELO Konsolidierung und Reporting heute deutlich schneller durchführen und den Financial Close in nur fünf Tagen abschließen.

4. Zentrale Erfolgsfaktoren

Ein wesentlicher Vorteil des Projekts ist vor allem die Standardisierung der Geschäftsprozesse. Bei Auchan hat eine einzige Plattform fünf veraltete Anwendungen ersetzt. Der Konzern plant, den Einsatz von OneStream im Bereich FP&A in den Ländern, in denen Auchan Retail tätig ist, weiter auszubauen. Dadurch konnte Auchan seine Prozesse optimieren, das IFRS-Reporting von einem vierteljährlichen auf einen monatlichen Rhythmus umstellen und die Abschlussdauer um einen Arbeitstag verkürzen.

Darüber hinaus kann das Unternehmen jeden Monat deutlich umfassendere Reports erstellen. Dazu gehört ein vollständiges Reporting-Paket mit Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Cashflow, Verschuldung, CapEx-Management, Rolling Forecasts, Cash-Position und weiteren Kennzahlen. Dank des automatisierten Reportings sparen die Teams jeden Monat Zeit. Gleichzeitig sind die Daten auditierbar und verlässlich, da das System ihre Herkunft eindeutig nachvollziehbar macht.

„Nach einem Jahr Nutzung ist besonders interessant, dass die Finance- und Controlling-Teams heute häufiger miteinander sprechen und wissen, wo sie die benötigten Informationen finden – denn sie stehen allen an einem zentralen Ort zur Verfügung. Dank der frühzeitigen Einbindung sowie der gemeinsamen Abstimmungen stehen die Teams vollständig hinter der Lösung. Insgesamt wurde die Arbeit für alle Teams vereinfacht. Ein klar definierter Workflow gibt die einzelnen Schritte vor und macht sie für alle Beteiligten einfach nachvollziehbar.“

– Gonzague Delattre, Head of EPM and Reporting Solutions bei Auchan Retail International