Integration der ESG-Berichterstattung in die Finanzkonsolidierung und die Planungsprozesse

Koenig & Bauer ist ein weltweit tätiger Druckmaschinenhersteller, der Maschinen und Softwarelösungen für den gesamten Druck-, Weiterverarbeitungs- und Veredelungsprozess anbietet. Maschinen von Koenig & Bauer sind in der Lage, auf praktisch allen Bedruckstoffen zu drucken – das Portfolio reicht von Banknoten über Karton, Wellpappe, Folie, Metall und Glasverpackungen bis hin zu Buch-, Display-, Codier-, Dekor-, Zeitschriften-, Werbe- und Zeitungsdruck. Mit einer mehr als 200-jährigen Geschichte ist Koenig & Bauer der älteste Druckmaschinenhersteller der Welt und heute in nahezu allen Druckverfahren zu Hause.

“Mit der OneStreamLösung haben wir eine deutlich höhere Prozess- und Auditsicherheit erreicht. Wir können unsere ESG-Ziele systematisch verfolgen und profitieren gleichzeitig von einer deutlich effizienteren und strukturierteren ESGBerichterstattung, die den umfassenden regulatorischen Anforderungen gerecht wird.”

- Dr. Bernd Heusinger, Certified ESG Officer, Koenig & Bauer

1. Zunehmende Regulierung innerhalb einer dezentralen Organisation

Verantwortung ist für den Druckmaschinenhersteller Koenig & Bauer seit mehr als 200 Jahren ein zentraler Wert. Das Unternehmen hat daher umfassende ESG-Ziele formuliert, um seiner sozialen, ökologischen und gesellschaftlichen Verantwortung gerecht zu werden.

Im Mittelpunkt der Umweltstrategie steht ein detaillierter Plan zur Reduzierung der CO₂-Emissionen an den eigenen Produktionsstandorten. Koenig & Bauer wollte ein zentrales, konzernübergreifendes ESG-Reporting etablieren, das maximale Transparenz schafft und die strategische Konzernsteuerung erleichtert.

Die steigenden regulatorischen Anforderungen an das ESG-Reporting stellten das Unternehmen vor neue Herausforderungen: Mit der Einführung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) musste ein System geschaffen werden, das nicht nur die aktuellen Berichtspflichten nach HGB und der EU-Taxonomie erfüllt, sondern auch für zukünftige Anforderungen gerüstet ist.

„In der Vergangenheit haben wir mit Excel gearbeitet. Bei der Vielzahl unserer Produktionsstandorte und globalen Vertriebs- und Serviceniederlassungen wurde das jedoch zu unübersichtlich und komplex. Die Erstellung und Bearbeitung war außerdem mit enormem manuellem Aufwand verbunden und darüber hinaus sehr fehleranfällig.“

- Dr. Bernd Heusinger, Certified ESG Officer, Koenig & Bauer

Koenig & Bauer schätzt, dass sich die zu ermittelnden Datenpunkte für die ESG-Berichterstattung um das zehnfache erhöht haben. Daraufhin suchte Koenig & Bauer eine geeignete Corporate Performance Management (CPM)-Plattform, um sowohl das ESG-Management als auch die Finanzkonsolidierung und -planung zu optimieren.

2. Ehrgeizige ESG-Ziele für eine komplexe Berichtsstruktur

Koenig & Bauer begann die Zusammenarbeit mit einem dynamischen und führenden CPM/EPM-Beratungsunternehmen in der DACH-Region, das sich auf die Konzeption, Planung, Implementierung und Optimierung von Geschäftssystemen und -prozessen spezialisiert hat. Die unter anderem auf ESG spezialisierte Unternehmensberatung stellte Koenig & Bauer OneStream vor, das eine moderne und sichere Systemarchitektur bot, die sich nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft integrieren ließ und gleichzeitig eine flexible Anbindung an die Nicht-SAP-Unternehmen der Organisation ermöglichte. Dadurch ist eine Vereinheitlichung der Datenquellen ("Single Source of Truth") möglich. So wird die Nachvollziehbarkeit gewährleistet und die Datenverfügbarkeit sowie die Effizienz der Berichterstellung gesteigert.

Die Umsetzung bei Koenig & Bauer erfolgte nach einem klassischen mehrstufigen Projektansatz:

1. Designphase, in der zunächst eine fachliche Zielvorstellung entwickelt wurde, begleitet von ersten Trainingsmaßnahmen. Dieses fachliche Zielbild wurde dann in ein konkretes technisches Konzept überführt.
2. Implementierungsphase, in dessen Verlauf die technische Umsetzung des Systems erfolgte. Die erforderlichen Programmierarbeiten wurden durchgeführt, das technische Konzept mit allen Schnittstellen wurde umgesetzt, und es wurden fortlaufende Schulungen zu spezifischen Themen angeboten.
3. Testphase, in der verschiedene erweiterte Testszenarien durchlaufen wurden, darunter technische Tests, Performance- und Funktionstests sowie Integrationstests. Besonders wichtig waren dabei die User Acceptance Tests mit Ist-Daten und ein finaler User Acceptance Test vor dem Go-Live.
4. Roll-out-Phase, die den eigentlichen Go-Live mit entsprechender Vorund Nachbetreuung sowie eine einmonatige intensive Nachbetreuungsphase umfasste, die direkt nach dem Go-Live der OneStream-Implementierung bei Koenig & Bauer stattfand und dazu diente, einen reibungslosen Übergang in den Produktivbetrieb zu gewährleisten. Zudem erfolgte die Erstellung der finalen Dokumentation, die sowohl ein Anwenderhandbuch als auch die Prozessdokumentation beinhaltet.

"Wir haben in einem ersten Termin zunächst unser Pflichtenheft vorgelegt, in dem die erforderlichen Datenpunkte und Eingabemasken sowie zu berechnenden ESG-spezifischen Kennzahlen und erforderlichen Datenquellen definiert waren. Dann erfolgte die Entwicklung eines Testsystems. Durch ein iteratives Vorgehen mit turnusmäßigen wöchentlichen mehrstündigen Meetings sowie regelmäßigen Jour fixe mit unserem OneStream-Partner konnten wir sicherstellen, dass OneStream analog unseren konkreten Bedürfnissen weiterentwickelt wird, sozusagen als Maßanfertigung. Das Projekt wurde innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens von rund sechs Monaten abgeschlossen."

- Dr. Bernd Heusinger, Certified ESG Officer, Koenig & Bauer

Um die Qualität und Funktionsfähigkeit der Lösung sicherzustellen, erfolgten zahlreiche technische Tests, Performance-Tests, funktionale Tests, Integrationstests und User Acceptence Tests. So testeten Mitarbeitende von Koenig & Bauer aus der IT, dem ESG-Bereich und den weltweiten Konzerngesellschaften die rund 30 Haupteingabemasken sowie die dazugehörigen Unterbereiche für Detaileingaben.

Über die ESG-Berichterstattung hinaus unterstützt OneStream auch die automatisierte Konsolidierung von Intercompany-Beziehungen einschließlich Schulden-, Aufwands- und Ertragskonsolidierung, und stellt vielseitige Analysemöglichkeiten für Konzernabfragen wie Kostenstellenberichte und Produktgruppenauswertungen bereit.

“Unsere Erfahrungen mit der Implementierung seitens unseres OneStream-Partners spiegelte sich in einer sehr professionellen und effizienten Projektorganisation wider. Hinzu kam ein großes Vertrauen und Zutrauen auf beiden Seiten. So konnten wir nicht nur das eigentliche Projekt optimal umsetzen, sondern fast nebenbei auch internes Wissen zu OneStream aufbauen.”

- Dr. Bernd Heusinger, Certified ESG Officer, Koenig & Bauer

3. Effiziente Transparenz und Erfüllung regulatorischer Vorgaben

Die für das ESG-Reporting erforderlichen Daten – etwa Personalinformationen wie die Genderverteilung der Beschäftigten, geleistete Arbeitsstunden, die Anzahl der Arbeitsunfälle, Full-Time Equivalents (FTE) und der Entgelt-Median – werden aus rund 60 verschiedenen SAP- (zum Beispiel SAP HCM und SAP S/4 HANA) und Non-SAP Systemen dezentral von 120 Mitarbeitenden in den einzelnen Ländergesellschaften über die jeweiligen Eingabemasken in OneStream eingegeben.

Die eingegebenen Daten werden anhand von Plausibilitätsprüfungen validiert, was den Prüfungsaufwand für die Mitarbeiter der Nachhaltigkeitsabteilung erheblich reduziert. So werden unter anderem die jeweils in den Konzerngesellschaften erfasste Anzahl der Mitarbeitenden nach Geschlecht gegen die Gesamtsumme geprüft. Ergeben sich Abweichungen, wird systemseitig optisch und textlich angezeigt, wo die Abweichung entstanden ist und in welcher Höhe, sodass der Mitarbeitende Korrekturbedarfe direkt erkennen kann.

Auch die Umrechnung der Wertangaben in den jeweiligen Landeswährungen in die Berichtswährung EUR und die Berechnung von berichtspflichtigen Kennzahlen wie den Gender Pay Gap oder die Frequency Rate der Arbeitsunfälle, der Stromverbrauch nach Energiequellen, sowie Abfallmengen und Recyclingquoten erfolgen automatisiert.

4. Ein reibungsloser Go-Live

Koenig & Bauer profitiert von einer bewährten, sicheren CPM-Plattform, die Prozesssicherheit, Nachvollziehbarkeit und die automatisierte Berechnung von Kennzahlen bietet. Die OneStream-Lösung wurde mit einem ausgeklügelten Berechtigungssystem ausgestattet, um sicherzustellen, dass Nutzer aus der ESG-Abteilung nur Zugriff auf die für sie relevanten Daten haben.

Um eine reibungslose Einführung bei den Anwendern zu gewährleisten, wurden Benutzerhandbücher und Prozessdokumentationen erstellt sowie ein abschließender Projektbericht verfasst. Zu diesem Zweck wurden klare Richtlinien für die Dokumentation festgelegt. Besonderes Augenmerk wurde dabei auf die Einhaltung der CSRD-/ESRS- Regularien für das ESG-Reporting gelegt, basierend auf der spezifischen Wesentlichkeitsanalyse von Koenig & Bauer.

Dank des Know-how-Transfers im Rahmen des Projekts ist Koenig & Bauer nun in der Lage, die Lösung eigenständig weiterzuentwickeln und Anpassungen wie beispielsweise Änderungen an den Metadaten vorzunehmen. Koenig & Bauer plant, den Automatisierungsgrad in Zukunft weiter zu steigern. Auf der Agenda stehen neben einer stärkeren Nutzung der Plattform innerhalb der Finanzabteilung als Konsolidierungs- und Planungsinstrument auch die direkte Anbindung von SAP HCM und anderen Systemen an OneStream.

„Dieses Wissen konnte ich dann gruppenweise mit den Nutzerinnen und Nutzern der Ländergesellschaften teilen und sie ebenfalls beim Transformationsprozess begleiten. Die hohe Benutzerfreundlichkeit des Systems war hier ein optimaler Door Opener.“

- Dr. Bernd Heusinger, Certified ESG Officer, Koenig & Bauer