Integration der ESG-Berichterstattung in die Finanzkonsolidierung und Planungsprozesse

Koenig & Bauer ist einer der weltweit führenden Hersteller von Druckmaschinen und digitalen Lösungen für die Druck- und Verpackungsindustrie. Mit rund 5.500 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von rund 1,3 Milliarden Euro ist das Unternehmen weltweit mit mehr als 40 rechtlich eigenständigen Einheiten in Europa und weltweit tätig.

“Mit der OneStream-Lösung haben wir eine deutlich höhere Prozess- und Auditsicherheit erreicht. Wir können unsere ESG-Ziele systematisch verfolgen und profitieren gleichzeitig von einer deutlich effizienteren und strukturierteren ESG-Berichterstattung, die den umfassenden regulatorischen Anforderungen gerecht wird.”

- Dr. Bernd Heusinger, Certified ESG Officer, Koenig & Bauer

1. Aufbau einer einheitlichen Berichtsplattform für ein globales Unternehmen

Angesichts steigender regulatorischer Anforderungen und immer komplexer werdender Berichtsprozesse erkannte Koenig & Bauer die Notwendigkeit, sowohl seine ESG-Berichterstattung als auch seine Finanzkonsolidierungsprozesse zu modernisieren. Das Unternehmen wollte sich von Tabellenkalkulationen und isolierten Systemen lösen und eine einheitliche Corporate-Performance-Management-Plattform (CPM) schaffen, die Nachhaltigkeitsberichterstattung, Finanzkonsolidierung, Planung und zukünftige Managementprozesse unterstützt.

2. Tabellenkalkulationsbasierte Prozesse schränkten Transparenz und Effizienz ein

Vor der Einführung von OneStream stützten sich sowohl die ESG-Berichterstattung als auch die Finanzkonsolidierung stark auf Excel-basierte Prozesse.

Für die Konsolidierung reichten die Tochtergesellschaften Finanzdaten in umfangreichen Tabellenkalkulationspaketen ein, die geprüft und manuell in die Konsolidierungsumgebung geladen wurden. Der Prozess war zeitaufwändig, anfällig für Probleme bei der Versionskontrolle und bot keine ausreichende Transparenz hinsichtlich Verantwortlichkeiten, Genehmigungen und Datenänderungen.

Gleichzeitig nahmen die Anforderungen an die ESG-Berichterstattung aufgrund der Einführung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), den European Sustainability Reporting Standards (ESRS), den aktuellen Berichtspflichten nach HGB und der EU-Taxonomie-Anforderungen erheblich zu. Koenig & Bauer schätzte, dass sich die Anzahl der Datenpunkte für die ESG-Berichterstattung fast verzehnfachte, was in einer dezentralen Organisation zu zusätzlicher Komplexität bei der Berichterstattung führte.

„In der Vergangenheit haben wir mit Excel gearbeitet. Bei der Vielzahl unserer Produktionsstandorte und globalen Vertriebs- und Serviceniederlassungen wurde das jedoch zu unübersichtlich und komplex. Die Erstellung und Bearbeitung war außerdem mit enormem manuellem Aufwand verbunden und darüber hinaus sehr fehleranfällig.“

- Dr. Bernd Heusinger, Certified ESG Officer, Koenig & Bauer

Das Unternehmen benötigte eine moderne Lösung, die die strengen Anforderungen an die ESG-Berichterstattung erfüllt, gleichzeitig die Finanzkonsolidierung modernisiert und eine gemeinsame Datenbasis für zukünftiges Wachstum schafft.

3. Eine einzige Datenquelle für ESG- und Finanzberichterstattung

Koenig & Bauer begann die Zusammenarbeit mit einem dynamischen und führenden CPM/EPM-Beratungsunternehmen in der DACH-Region, das sich auf die Konzeption, Planung, Implementierung und Optimierung von Geschäftssystemen und -prozessen spezialisiert hat. Die Berater stellten Koenig & Bauer OneStream vor, das eine moderne und sichere Systemarchitektur bot, die sich nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft integrieren ließ und gleichzeitig eine flexible Anbindung an die Nicht-SAP-Unternehmen der Organisation ermöglichte. Dadurch ist eine Vereinheitlichung der Datenquellen ("Single Source of Truth") möglich. So wird die Nachvollziehbarkeit gewährleistet und die Datenverfügbarkeit sowie die Effizienz der Berichterstellung gesteigert.

Die Implementierung erfolgte nach einer strukturierten Methodik, die Design-, Implementierungs-, Test- und Rollout-Phasen umfasste. Das Unternehmen startete parallel dazu Initiativen zur ESG-Berichterstattung und Konsolidierung. Zunächst wurde die ESG-Berichterstattung implementiert, wodurch die Grundlage für eine umfassendere CPM-Transformation geschaffen wurde. Im Laufe des Projekts wurde OneStream so konfiguriert, dass es sich sowohl in SAP- als auch in Nicht-SAP-Systeme integrieren lässt und gleichzeitig unternehmensweit standardisierte Prozesse und Workflows schafft.

Heute:

• Liefern mehr als 60 SAP- und Nicht-SAP-Systeme Daten an OneStream
• Sind über 120 Nutzer an den Datenerfassungs- und Berichtsprozessen beteiligt
• Werden Finanzdaten automatisch aus SAP S/4HANA, SAP Business ByDesign und einem zentralisierten Google BigQuery-Data-Warehouse bezogen
• Können kleinere Tochtergesellschaften strukturierte Daten direkt an OneStream übermitteln
• Arbeiten die ESG- und Finanzberichtsteams auf einer zentralisierten Plattform mit einheitlichen Governance-Regeln und Kontrollen

“Wir verfügen heute über eine moderne, skalierbare und revisionssichere Konsolidierungslösung. Entscheidend für den Erfolg war nicht nur die Technologie, sondern vor allem die Art der Zusammenarbeit. Unser OneStream-Partner hat dabei nicht nur implementiert, sondern begleitet, erklärt und befähigt.”

- Julia Müller, Leiterin Konzernrechnungslegung, Koenig & Bauer

Das Ergebnis ist eine einzige Datenquelle, die Transparenz, Standardisierung und die Effizienz der unternehmensweiten Berichterstattung verbessert.

4. Mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit und schnellerer Finanzabschluss

Mit OneStream verwaltet Koenig & Bauer nun die ESG- und Finanzberichterstattung über eine zentralisierte, prüfungskonforme Plattform. Die enge Zusammenarbeit half den Teams, eine der größten Herausforderungen des Projekts zu meistern: die Umstellung stark angepasster Excel-Berichtsprozesse, die sich über viele Jahre hinweg entwickelt hatten, auf standardisierte OneStream-Workflows.

Für die Finanzkonsolidierung werden Berichtsdaten innerhalb von OneStream mithilfe vordefinierter Workflows und Geschäftsregeln erfasst, verarbeitet, validiert und genehmigt. Jede Anpassung wird durch Prüfpfade, Zeitstempel und Änderungsverfolgung dokumentiert, was die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert und das Prüfungsrisiko verringert.

Das Unternehmen verfügt nun über vollständige Transparenz hinsichtlich des Berichtsfortschritts in allen Unternehmenseinheiten, wodurch ein Großteil der zuvor erforderlichen manuellen Nachverfolgung per E-Mail und Tabellenkalkulation entfällt.

Bei der ESG-Berichterstattung tragen automatisierte Validierungen, regelbasierte Berechnungen und standardisierte Eingabeformulare dazu bei, die Datenqualität und die Einhaltung sich weiterentwickelnder regulatorischer Anforderungen sicherzustellen. Wichtige Nachhaltigkeitskennzahlen und Angaben können unternehmensweit einheitlich berechnet werden, während ein lückenloser Prüfpfad gewährleistet bleibt.

Die Auswirkungen sind erheblich:

• Einsparung von etwa 3 Arbeitstagen pro Monat beim Monatsabschluss
• Erhöhte Prozesssicherheit und Einhaltung von Prüfungsvorschriften
• Reduzierung des manuellen Aufwands und der Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen
• Verbesserte Datenintegrität durch zentralisierte Steuerung
• Besserer Überblick über den Status der Finanz- und ESG-Berichterstattung
• Schnellere, effizientere Berichtsprozesse im gesamten Unternehmen

„Bereits im Monatsabschluss konnten wir rund drei Arbeitstage einsparen.”

- Julia Müller, Leiterin Konzernrechnungslegung, Koenig & Bauer

5. Ausweitung von OneStream auf das gesamte Unternehmen

Koenig & Bauer betrachtet OneStream als Grundlage für eine umfassendere CPM-Transformation.

Nach der erfolgreichen Modernisierung der ESG-Berichterstattung und der Finanzkonsolidierung plant das Unternehmen, die Plattform auf weitere Managementprozesse auszuweiten, darunter Planung und Steuerberichterstattung.

Durch die Verwaltung von Finanz- und Betriebsdaten auf einer gemeinsamen Plattform schafft Koenig & Bauer eine integrierte CPM-Umgebung, die zukünftige regulatorische Anforderungen, den Bedarf an Managementberichten und strategische Entscheidungsfindung unterstützen kann.

„Ich würde mich jederzeit wieder für OneStream entscheiden.“

- Julia Müller, Leiterin Konzernrechnungslegung, Koenig & Bauer